Ombruk og gjenvinning av statens IKT-utstyr vant europeisk pris

Den statlige fellesavtalen for ombruk og gjenvinning av IKT-utstyr, har både redusert klimagassutslipp og bidratt til arbeidslivsinkludering.

Konkurransedokument

Kontakt

IKT-avtaler [at] dfo.no (IKT-avtaler[at]dfo[dot]no) (Avtaleansvarlig)

Christian Tangene

99 32 05 46

christian.tangene@dfo.no

Anskaffelsestype: Statlig felles rammeavtale 2+2 år

Verdi: 60 mill. kr eks. mva.

Tilbydere: 7

Leverandør: Foxway AS

Om anskaffelsen

I februar 2023 signerte Statens innkjøpssenter en ny statlig fellesavtale for ombruk og gjenvinning av IKT-utstyr. Denne avtalen er med på å forlenge levetiden til utstyret, som er det viktigste miljøhensynet ved kjøp av IT-utstyr. Avtalen vant i 2024 prisen for årets bærekraftige anskaffelse av det europeiske Procura+-nettverket.

Før anskaffelsen manglet halvparten av alle statlige virksomheter en avtale for gjenvinning av IKT-utstyr. Nå er 155 virksomheter og omtrent 100 000 ansatte dekket av avtalen.

Avtalen gjør det sikkert, enkelt og lukrativt for statlige virksomheter å behandle brukt IKT-utstyr i tråd med prinsippene i avfallshierarkiet, og inkluderer tjenester for innsamling, transport, sikker sletting av data og sortering for ombruk eller materialgjenvinning av utstyret. For IKT-utstyr solgt til ombruk vil en betydelig andel av salgssummen tilbakeføres til virksomhetene.

Avtalen ivaretar også samfunnsansvar ved å inkludere personer med nedsatt funksjonsevne og/eller vanskeligstilte personer. I kravspesifikasjonen står det at minst 20 prosent av de ansatte som er direkte knyttet til gjennomføringen av avtalen til enhver tid skal være personer som tilfredsstiller definisjonen «vanskeligstilte personer» og/eller ha «nedsatt funksjonsevne».

I løpet av det første året har avtalen:

redusert CO2-utslipp med 2000 tonn
gjort at 90 prosent av innleverte PC-er er blitt ombrukt
gitt staten nesten 5 millioner kroner i salgsinntekter

Statens innkjøpssenter vant Procura+-nettverkets pris for årets bærekraftige anskaffelse

Framgangsmåte

I forkant av utlysningen analyserte Statens innkjøpssenter brukernes behov og markedets løsninger. Dette inkluderte blant annet spørreundersøkelser, møter med statlige virksomheter og leverandører, beregning av miljøgevinster, og opprettelse av en brukergruppe bestående av representanter fra statlige virksomheter.

Tildelingskriterier:

Kvalitet: 70 prosent
Pris: 30 prosent

Under kvalitet ble leverandørens løsningsforslag vektlagt 80 prosent, hvor det var et ønske om å optimalisere avtalens mål for ombruk og gjenvinning i tråd med avfallshierarkiet. Brukervennlighet, forutsigbarhet og miljømessige og økonomiske gevinster ble også vurdert. De resterende 20 prosent av kvalitetskriteriet gjaldt hvor stor andel av overskuddet fra videresalg som skulle gå til oppdragsgiver.

Avtalen ble delt opp i fire delavtaler for ulike deler av landet, blant annet for å ha kortere transportetapper, opprettholde markedsbalansen og utnytte lokale ressurser.

Oppdragsgiverens råd og erfaringer

Det kan være utfordrende å identifisere passende kriterier når man gjennomfører en konkurranse som skal være fordelaktig både økonomisk, sosialt og miljømessig. Et viktig verktøy i prosessen har derfor vært dialog med markedet for å forstå tjenestene de kan tilby.

Det har også vært stor interesse fra de statlige organisasjonene som skal benytte seg av avtalen, og gjennom spørreundersøkelsene var det tydelig at sikkerhet og miljøhensyn trumfet penger som deres viktigste prioriteringer i en slik avtale.

En separat avtale for ombruk sikrer at leverandør har sterke insentiver for å følge opp oppdragsgivers ombrukspraksis og sikre at utrangert utstyr ikke havner i skuffen, men får fornyet liv i annen virksomhet.

Det er viktig at avtalen kun blir benyttet i kombinasjon med tiltak og mål om at IKT-utstyret skal ha lengst mulig levetid internt i virksomheten før den blir sendt til ombruk eksternt. Det er derfor viktig at avtalen sees i sammenheng med interne rutiner og tilknyttede avtaler slik som avtaler for reparasjonstjenester.