Det er som nevnt innledningsvis en anskaffelse og avtale som er godkjent og i prosess, og det er Fellesavtale om kjøp av kontormøbler, men området møbler og inventar er stort og inneholder i tillegg til nye møbler flere andre potensielle avtaleområder.

Innhold

Det er identifisert to økonomiske dimensjoner innenfor området møbler og inventar, en lineær og en sirkulær. Fellesavtalen om kjøp av nye møbler og nytt inventar representerer den lineære økonomien. I tillegg består møbelområdet og bransjen av mange ulike andre komponenter som henger sammen med kjøp av nye møbler og nytt inventar, som sirkulære tjenester, interiørarkitekttjenester og digitale løsninger som binder disse sammen. Fellesavtalen om kjøp av nye møbler og nytt inventar vil gjøres så klimavennlig som mulig, og samtidig dekke behovet til oppdragsgiverne, og vil ha et logisk forhold til den sirkulære økonomien. De ulike delområdene innenfor møbler og inventar blir nærmere beskrevet i kapittel 4 Markedsanalyse, men kan kort summeres slik:

Grenseganger mot andre avtaleområder

De lineære og sirkulære dimensjonene og de ulike komponentene innenfor møbelområdet henger sammen, og utgjør til sammen et økosystem for møbler og inventar. Det er sirkulære elementer i fellesavtalen om kjøp av nye kontormøbler, avtalen har et grønt fokus, med sirkulære tjenesteelementer som reparasjonstjenester og vareutvalg som har en grønn profil. Den sirkulære dimensjonen inneholder ulike komponenter, og må ses i sammenheng med den lineære dimensjonen, og komponentene som befinner seg et sted imellom de to dimensjonene, som binder disse sammen, som digitale løsninger (ombrukssystem/digital markedsplass) og interiørarkitekttjenester.

Interiørarkitekttjenester er spesielt relevant og viktig i begge økonomiene og som vil være avgjørende for å kunne oppnå full uttelling mht. målene knyttet til klima og miljø. Dette kontraktsområdet er en naturlig del av området møbler og inventar, og er en tjeneste som møbelleverandørene tilbyr, samtidig som det egner seg som en selvstendig Fellesavtale.

Det er noe overlapp på enkelte produktgrupper innen kontorområdet mht. hva leverandører av forbruksmateriell og møbelleverandørene kan tilby. Enkelte leverandører opererer i begge kategoriene, så det er ventet at leverandører som har begge forretningsområdene, kontormøbler og forbruksmateriell, vil kunne levere tilbud på fellesavtalen om kjøp av nye møbler. Det må derfor tydeliggjøres hvilke produktgrupper som skal omfattes av forbruksmateriellområdet og møbelavtalen.

Behovsvurdering

Det har blitt foretatt en beregning av volum og verdi av Fellesavtale om kjøp av kontormøbler, hvor det har blitt benyttet ulike kilder i analysen og beregningen, som statsregnskapet, data fra leverandører og virksomhetene mm. Størrelsen til totalmarkedet i Norge av omsetning av kontormøbler, innenfor bedriftsmarkedet (kontraktsmarkedet), er beregnet til 3–4 MRD NOK per år. Beregningen viser at det potensielle volumet for fellesavtalen om kjøp av nye møbler og nytt inventar er 500 MILL NOK per år, mens det adresserbare volumet er beregnet til 300–400 MILL NOK per år.

Estimert volum for anskaffelsen justeres opp til 400 MILL NOK per år. Bakgrunnen for dette er at tallene for 2018 til 2020 synliggjør en liten økning av den statlige andelen av total omsetning, som har vært relativ stabil i samme periode, og at en fellesavtale med gode vilkår og god innretning vil kunne ha en positiv effekt mht. avtalelojalitet og videre på omsetningen.

Spørreundersøkelsen som ble sendt ut til de statlige virksomhetene var delt inn i fem deler, der første del omhandlet spørsmål om hvordan møbelanskaffelser organiseres innad i virksomhetene. Den andre delen omhandlet praktiske spørsmål for å få innsyn i hvordan virksomhetene konterer møbelanskaffelser og for å få en oversikt over årlig kostnad tilknyttet møbelkjøp. Videre i del tre ble det etterspurt produktpreferanser og spesielle behov, mens del fire omhandlet spørsmål for å kartlegge virksomhetenes etterlevelse av etiske kontraktsvilkår under kontraktsoppfølgingen. Til slutt dekket del fem spørsmål om bærekraft, kartlegging av virksomhetenes stilte miljøkrav og rutiner på gjenbruk. Svarene fra spørreundersøkelsen ble deretter bearbeidet og analysert av Statens innkjøpssenter.

Undersøkelsen synligjør et felles behov, dette er et område som alle virksomheter har og hvor det er lite behov for individuell tilpasning, og at innkjøpsvolumet er vesentlig for den enkelte virksomhet. Det fremgår også at det er behov for sirkulær kompetanse og tjenester, samt et økt fokus på bærekraft. Undersøkelsen viser også at små og mellomstore virksomheter er mer sårbare kontra de større virksomhetene med større innkjøpsmiljøer. Det blir tydeliggjort i analysen av undersøkelsen at samtlige virksomheter vil ha god nytte og gode effekter av statlig avtale på dette området, mht. økonomiske besparelser, bærekraft samt etterlevelse av etiske kontraktsvilkår under kontraktsoppfølging, samtidig som det fremgår at de små og mellomstore virksomhetene vil kunne hente ut størst gevinster gjennom statlig fellesavtale.

Etablering av fellesavtaler på dette området forventes å gi gevinster på flere ulike områder:

• Økonomiske besparelser i form av bedre priser på varer og tjenester
• Reduserte transaksjonskostnader
• Sikre et velfungerende system for en sirkulær møbelflyt og dermed redusere den totale klima- og miljøbelastningen fra å dekke møbelbehovet i offentlig sektor.
• Sikre at nye møbler som anskaffes er designet for en sirkulær økonomi med lang levetid, lav klima- og miljøbelastning og fravær av helseskadelige kjemikalier.

Det foreligger i dag ingen fellesavtaler på dette området.

Innhold

Interiørarkitekter arbeider med utforming av alle typer rom og interiør inne i bygninger eller andre konstruksjoner. Interiørarkitekt ble etablert som selvstendig profesjon i Norge da Interiørarkitektenes forening (IAF) ble stiftet i 1945. Senere endret foreningen navn til Norske interiørarkitekters og møbeldesigneres landsforening (NIL). Interiørarkitekttjenester er ofte benyttet i forbindelse med innredning av kontorlokaler, skoler osv, enten i forbindelse med flytteprosjekter, oppgraderinger mm, men også som faglig rådgiver ved suppleringskjøp.

Grenseganger mot andre avtaleområder

Interiørarkitekttjenester er et eget fagområde som tilbys av Interiørarkitektleverandører. Dette er også tjenester som tilbys via bemannings – og rekrutteringsbyråer, av møbelleverandører og innenfor kontraktsområdet Facility Management.

Behovsvurdering

Interiørarkitekttjenester er godt plassert innenfor kontorområdet. 96 % av virksomhetene har organisert dette området innenfor områder som henger sammen og sorter innunder kontorområdet; kontor/drift/admin., innkjøp, eiendom og økonomi/finans. Dette er et av områdende virksomhetene i spørreundersøkelsen oppgir som egnet område for statlig fellesavtale. Interiørarkitekttjenester vil være viktig for å kunne oppnå full uttelling mht. målene knyttet til klima og miljø, jfr. kap. 1,3. Virksomhetene vil ha behov for faglig rådgivning fra interiørarkitektleverandører som er uavhengige av møbelleverandører og produsenter, og som kan hjelpe virksomhetene med vurderinger om hva som trengs å kjøpes inn nytt, og samtidig komme med sirkulær rådgivning, jfr. hva kan kjøpes brukt, repareres osv. 

Det har blitt inngått fellesavtale på forbruksmateriell siden 2017. Det har nylig blitt inngått ny avtale som hadde oppstart i mars 2022.

Innhold

Dagens fellesavtale på forbruksmateriell dekker virksomhetenes behov for kontorrekvisita, renholds- og toalettrekvisita og kantineartikler. I tillegg gjelder avtalen kjøp av noe datarekvisita. Varegruppene lyskilder, munnbind (medisinsk munnbind) og toner, blekk og printerrekvisita inngår som opsjonsmuligheter i fellesavtalen.

Det er avdekket at behovet for forbruksmateriell er noenlunde likelydende fra virksomhet til virksomhet og at det er lite behov for individuell tilpasning for å dekke behovene.

Grenseganger mot andre avtaleområder

Forbruksmateriell har flere grenseganger mot øvrige avtaleområder som grafisk- og profileringsartikler, datarekvisita, multifunksjonsmaskiner og print, møbler og inventar, kaffemaskiner og facility (renhold og lyskilder). Hovedårsakene til disse grensegangene er at virksomhetene handler varer på ulike måter. Eksempelvis har flere virksomheter valgt å kjøpe renholds- og toalettrekvisita som en del av avtalen på rengjøringstjenester og kaffe som en del av avtalen på kaffemaskiner. Fellesavtalen på forbruksmateriell åpner for at virksomhetene selv velger sourcing. Det er altså rom for å kjøpe disse varene utenfor fellesavtalen så lenge de inngår i en tjenesteavtale.

Flere virksomheter ønsker også muligheten til å kjøpe grafiske- og profileringsartikler, datarekvisita samt medisinsk forbruksmateriell på fellesavtalen. Statens innkjøpssenter mener at datarekvisita, med unntak av ergonomiske produkter som gjerne bestilles av ansatte i administrasjonsavdelingen, bør kjøpes gjennom IKT-avtalene. Vi mener også at toner, blekk og printerrekvisita bør kjøpes fra andre aktører enn forbruksmateriell leverandørene. Siden vi ikke har et alternativ i dag har vi valgt å inkludere dette som opsjon for de virksomhetene som måtte ha behovet. Profileringsartikler har blitt fjernet fra avtalen på bakgrunn av at det er et eget marked. Ved å inkludere profileringsartikler i avtalen, blir forbruksmateriell leverandørene et unødvendig mellomledd. Medisinsk forbruksmateriell er en kategori som er en naturlig del av forbruksmateriell. Det er derimot få av våre virksomheter pr i dag som har behov for disse produktene med unntak av munnbind (nå under pandemien) vi har derfor valgt å ikke inkludere dette på bakgrunn av at det ikke er felles behov blant statlige virksomheter.

Behovsvurdering

Det totale markedet for forbruksmateriell er estimert til 10 MRD årlig av leverandørene. Dette inkluderer både det private og offentlige markedet. Det er estimert at statens virksomheter står for ca. 200–250 MNOK, det vil si ca. 2–2,5 % markedsandel.

Pandemien har påvirket enkelte virksomheters forbruk i stor grad. I 2020 og 2021 så vi en klar økning i kjøp av desinfeksjonsmidler, rengjøringsmidler og verneutstyr. På lengre sikt har vi begynt å se at forbruket har stabilisert seg etter hvert som situasjonen har gått tilbake til normalen, men det er mulig at pandemien vil medføre varige forbruksendringer hos oppdragsgiverne. Forbruksendringer kan komme som følge av økt bruk av hjemmekontor, større fokus på renhold og personlig hygiene etc., men det er fremdeles for tidlig å si noe om dette på nåværende tidspunkt.

Vi har fått mange innspill fra virksomhetene siden vi inngikk den første fellesavtalen på området. På basis av disse og egne erfaringer har vi etablert en rekke fokusområder som er viktig å jobbe med på forbruksmateriellavtalen:

• Kjøp på standardsortimentet – Ligger i dag godt under vår målsetning på 50–60 %
• Gjennomsnittlig ordrestørrelse – Ligger i dag over vår målsetning på 4000 kr
• Servicegrad (Andelen fulleverte ordre uten rest) – Fokus på å øke servicegraden i ny fellesavtale
• Miljøvennlig transport – Stilt ambisiøse krav i de 20 største kommunene
• Øke andel kjøp av miljømerkede produkter – Inngikk som tildelingskriterium i ny fellesavtale

I tillegg til punktene over er avtaleoppfølging i forhold til daglig oppfølging og oppfølging av renhold viktig og har blitt vektlagt i konkurransen.
Forbruksmateriell er en logistikkavtale og fokuset ligger derfor i å etablere gode rutiner for bestilling, levering og fakturering for å minimere støy i avtaleoppfølgingen samt standardiserer sortimentet for å oppnå bedre betingelser i fremtiden. I tillegg er området godt tilrettelagt for å jobbe med miljø og bærekraft på produkt og transportsiden.

Det foreligger i dag ingen fellesavtaler på dette området. Profileringsartikler og noen grafiske produkter underlagt trykkeritjenester var inkludert som opsjon i tidligere avtale om kjøp av forbruksmateriell, men er siden tatt ut.

Innhold

I statsregnskapet føres profilering og trykkerisaker på en egen artskonto. Basert på kostnader ført under denne kontoen ser vi at profileringsartikler og trykkeritjenester er noe de fleste statlige virksomheter har behov for. I denne strategien defineres profileringsartikler som alle gjenstander som har behov for påtrykk med unntak av papirprodukter og diverse andre lignende materialer som vil falle innunder trykkeritjenester. Profileringsartikler kan være alt fra giveaways i form av nøkkelringer og drops, til profileringstøy og it-utstyr med logo. Disse produktene kalles også profilartikler eller reklameartikler, og fellesnevneren er at det benyttes til profilering av logo og merkevare.

Det som skiller denne kategorien fra standardiserte forbruksvarer, er samspillet mellom bestiller og leverandør i forbindelse med bestilling. Produktene skal gjerne benyttes i forbindelse med profilering, noe som gjør at virksomheten gjerne har krav til produktet og hvordan trykket skal se ut og hvor det skal plasseres.

Eksempler på varer som kan betraktes som profileringsartikler og trykkeritjenester er oppsummert i tabellen under (ikke uttømmende).

Grenseganger mot andre avtaleområder

Som nevnt under forbruksmateriell kan profileringsartikler og trykkeritjenester dekkes gjennom avtalen på forbruksmateriell. Enkelte virksomheter ønsker å kjøpe produkter på denne måten på grunn av leverandørenes mulighet til å lagerføre varene. Behovet gjelder derfor hovedsakelig volumprodukter som virksomhetene har jevnlig og stort behov for.
Enkelte virksomheter har eget hus-trykkeri som dekker deler eller hele behovet for profileringsartikler og trykkeritjenester. I enkelte tilfeller dekker hus-trykkeriet også behovet til andre virksomheter.

Behovsvurdering

For å kartlegge virksomhetenes behov for profileringsartikler og trykkeritjenester har vi analysert flere ulike datakilder.

• Statsregnskapet (Utvalg 100 % av statlige virksomheter)
• Regnskapsdata fra et utvalg virksomheter (Utvalg ca. 60 % av årsverk i staten)
• Spørreundersøkelse til virksomhetene (Svarprosent 48 %)

Volum er anslått til å potensielt utgjøre 250 MNOK basert på kostnader ført under artskonto 682 trykksaker. Når vi ser nærmere på kostnadene ført her ser vi derimot at en vesentlig andel er kostnadsført til DSS og Skatteetaten, Norsk helsenett og UiO som vi antar har egne hus-trykkerier som enkelte virksomheter har benyttet. I tillegg er en vesentlig del av kostnadene knyttet til Kopinor og universitetsforlaget som vi er usikre på om er relevant for en fellesavtale. Estimatet er derfor nedjustert til 65–130 MNOK. Det har ikke blitt gjennomført en vurdering av størrelsen på det totale bedriftsmarkedet i Norge og hvor mye staten utgjør av markedet.

Av spørreundersøkelsen som ble presentert tidligere i dette kapittelet er trykkeritjenester nevnt som et aktuelt område mens profileringsartikler er nevnt som et uegnet område. Årsaken til at profileringsartikler møter skepsis blant enkelte er nok det tette samspillet som skjer mellom kunde og leverandør forut for bestilling. Vi har også fått innspill i løpet av forrige avtaleperiode på forbruksmateriell om at flere virksomheter ønsker at Statens innkjøpssenter dekker dette området i fremtiden.

Området har et relativt stort volumpotensial og behovet finnes i alle statlige virksomheter. Den største usikkerheten er derfor hvor stort behov virksomhetene har for individuell tilpasning av produktene.

Det foreligger i dag ingen fellesavtaler på dette området. Forbruksmateriellet definert i figuren under inngår i dag i avtalen om kjøp av forbruksmateriell. Det er derimot åpnet for unntak dersom disse artiklene kjøpes indirekte som en del av en tjenesteavtale.

Innhold

Behovet for kaffemaskiner og vannautomater kan dekkes på ulike måter. Maskinene kan anskaffes og eies av virksomheten eller leases for en periode. Ut ifra kostnadene i regnskapet kan det se ut som at leasing er det mest vanlige.

I tillegg til selve maskinen vil det være ulikt behov blant virksomhetene for tilhørende forbruksmateriell og vedlikehold/reparasjon av maskinene. Behovet for dette avhenger av sourcingmodellen til virksomheten – med andre ord, om virksomheten utfører påfyll, vedlikehold og reparasjon selv eller har outsourcet det til en tredjepart. Som eksempel kan lagerføring og påfyll av kaffe være outsourcet eller man kan gjøre det selv. Det samme gjelder service på maskinen selv om det er en høyere barriere for å vedlikeholde og reparere maskinene selv.

Grenseganger mot andre avtaleområder

Som nevnt tidligere er forbruksmateriell et tilgrensende område. I dag varierer det hvordan virksomhetene kjøper inn kaffe og annet forbruksmateriell til kaffemaskiner og vannautomater. Det kan enten gjøres gjennom kaffemaskinavtalen eller som en del av en ren vareanskaffelse slik som forbruksmateriellavtalen. I dagens forbruksmateriellavtale er det tillatt å kjøpe forbruksmateriell gjennom andre avtaler, men det må da være en tjenesteavtale.
Kaffemaskiner og vannautomater kan også inngå som en del av husleien dersom det er byggeier som kjøper dette på vegne av leietakerne. I tillegg er det mange leverandører som primært spesialiserer seg innenfor andre områder av kontorkategorien som kan levere kaffemaskiner og vannautomater som en tilleggstjeneste på siden av sine kjerneleveranser.

Behovsvurdering

For å kartlegge virksomhetenes behov for kaffe/vannautomater har vi analysert flere ulike datakilder.

• Regnskapsdata fra et utvalg virksomheter (Utvalg ca. 60 % av årsverkene i staten)
• Spørreundersøkelse til virksomhetene (Svarprosent 48 %)
• Utvalgsanalyse blant deltakere i innkjøpsgruppen

Det har vært vanskelig å anslå volumpotensialet nøyaktig. Kostnader på dette området er fordelt på svært mange aktører som i tillegg til de spesialiserte leverandørene blant annet inkluderer leverandører av forbruksmateriell, møbler, IKT og banker/finansinstitusjoner. I regnskapet kostnadsføres utgiftene på svært mange ulike steder og er ofte ikke godt nok spesifisert til at de kan knyttes direkte til kaffe- og vannautomater. For å anslå volumet har vi derfor samlet inn forbrukstall fra seks deltakende virksomheter i innkjøpsgruppen og estimert kostnaden for Staten som helhet basert på dette utvalget. Basert på dette anslås kostnader å ligge på mellom 250–500 kr pr årsverk som gir oss et kostnadsestimat for staten som helhet på 33–66 MNOK. Det er usikkerhet knyttet til estimatet siden innrapporterte kostnader varierer mye fra virksomhet til virksomhet. Dette kan skyldes flere ting som at området er uoversiktlig og at avtalene inkluderer ulike sammensetninger av varer og tjenester som vist i tabellen lenger oppe.

Av spørreundersøkelsen som ble presentert tidligere i dette kapittelet fremgår det at området er nevnt både som et aktuelt område og som et uegnet område. Argumentene for å inngå en fellesavtale er at det er et felles behov som de fleste (om ikke alle) statlige virksomheter har og at behovet er noenlunde likt på tvers av virksomhetene. Argumenter imot er at volumet fremstår som moderat og at behovet i dag dekkes på svært ulike måter basert på hvordan virksomhetene er organisert internt. Det kan derimot finnes en verdi i at statlige virksomheter håndterer anskaffelsen på en mer enhetlig måte med tanke på denne og tilgrensende områder.  

Det er ikke gjort en vurdering av å kjøpe versus å lease kaffemaskiner og vannautomater. Denne vurderingen vil gjennomføres som en del av en eventuell anskaffelse.

Det foreligger i dag ingen fellesavtaler på dette området.

Innhold

Facility Management er en samlebetegnelse på alle servicetjenester og støttesystemer en bedrift har behov for i egne lokaler, som eksempelvis renhold, posthåndtering, resepsjon, kantine og eiendomsdrift. Facility management består av flere potensielle avtaleområder som varierer i størrelse og verdi. De viktigste er listet opp under:

• Renholdstjenester
• Vaktmestertjenester
• Håndverkertjenester
• Kantinedrift/tjenester
• Møtemat
• Matteleie
• Bærehjelp
• Vinduspuss
• Snømåking

Grenseganger mot andre avtaleområder

Facility Management er et kontraktsområde som grenser mor flere andre områder. Innenfor renhold så er det grenseoppganger til forbruksmateriell. Både leverandører av forbruksmateriell og renholdsleverandører tilbyr renholdsprodukter, tørkepapir, toalettpapir mm. Også produkter som lyskilder tilbys innenfor områdene forbruksmateriell og Facility Management (via vaktmestertjenester). Innenfor området kaffe/vannautomater, forbruksmateriell og Facility Management er det overlappende produktportefølje knyttet til mat og drikke, som kaffe, te osv.

Andre områder som grenser mot Facility Management er posttjenester/budtjenester, som er leveranser som begge områdene kan levere på. Det er også grenseoppganger til vikarbyråtjenester, som tradisjonelt sett tilbyr vikarer innenfor flere av facility områdene, som resepsjon, kantine, renhold osv.

Det er flere Facility Management leverandører som tilbyr vakthold og sikkerhetstjenester. Flere leverandører innen sikkerhet er uavhengige leverandører, samtidig som det er flere innen Facility Management som har sikkerhet i porteføljen og har knyttet til seg leverandører av sikkerhetstjenester som underleverandører.

Behovsvurdering

Flere av de områdene som virksomhetene oppgir som uegnede områder for statlig fellesavtale, er områder som hører til Facility Management. Dette er et område hvor virksomhetenes behov er veldig forskjellig, hvor flere av underliggende områder og tjenester helt eller delvis er knyttet til husleiekontrakt, og hvor både anskaffelsen og kontraktsforvaltingen vil kunne være krevende. Det kreves også at virksomheten selv setter av ressurser til kontraktsoppfølging.

Posttjenester/budtjenester henger tett sammen med facilityområdet men vi har valgt å skille det ut som et eget område på bakgrunn av svarene i spørreundersøkelsen som er presentert tidligere i dette kapittelet.

Innhold

Basert på kunngjøringer på Doffin har vi definert området til å bestå av posttjenester, budtjenester og spesialtransport. Posttjenester skiller seg fra øvrige transporttjenester da den er omfattet av postloven som har formål om:

«Å legge til rette for at brukere over hele landet skal få tilgang til gode og fremtidsrettede posttjenester, og et likeverdig tilbud av leveringspliktige tjenester til overkommelig pris, gjennom effektiv bruk av samfunnets ressurser».

En posttjeneste er definert som: «formidlingen avpostsendinger fra 0 til 20 kg, fra disse samles inn til de leveres hos mottaker. Selskapet som har avtalen med avsender og som er ansvarlig for formidlingskjeden er en tilbyder av posttjenester». Det er altså et skille mellom posttjenester og øvrige transporttjenester som må hensyntas i en eventuell anskaffelse.

Grenseganger mot andre avtaleområder 

Som sagt har posttjenester og budtjenester klare grenseganger mot facilityområdet. Her finnes det aktører som kan dekke deler av behovet, spesielt knyttet til post- og budtjenester.

Flyttetjenester er en annen transporttjeneste som må vurderes på siden eller som del av en fellesavtale på dette området. Det ser ut som at det er egne aktører som spesialiserer seg på dette området, men det må vurderes opp mot statens totale transportbehov innenfor kontorkategorien.

Som nevnt under møbler og inventar jobber DFØ mot å øke ombruk av møbler i statlig og kommunal sektor. For å ivareta dette vil det være nyttig med en transportavtale som ivaretar transport av brukte møbler og inventar mellom offentlige enheter.

Behovsvurdering

For å kartlegge virksomhetenes behov for post- og budtjenester har vi sett på flere ulike datakilder.

• Regnskapsdata fra et utvalg virksomheter (Utvalg ca. 60 % av årsverkene i staten)
• Spørreundersøkelse til virksomhetene (Svarprosent 48 %)
• Utvalgsanalyse blant deltakere i innkjøpsgruppen

Det har i likhet med flere andre områder vært vanskelig å anslå volumpotensialet til post- og budtjenester nøyaktig. I regnskapet er omfanget av kostnader som er spesifisert som post eller budtjenester svært lavt. I tillegg står leverandører som utelukkende leverer transporttjenester, som Posten/Bring, PostNord og DB Schenker for en relativt liten andel av volumet. Vi tror behovet er større på grunn av at kostnader skjuler seg bak generelle aggregerte artskontoer. For å anslå et volum har vi derfor samlet inn forbrukstall fra seks deltakende virksomheter i innkjøpsgruppen og estimert kostnaden for Staten som helhet basert på dette utvalget. Basert på innsamlet data anslås kostnader å ligge på mellom 500–1000 kr pr årsverk som gir et kostnadsestimat for staten som helhet på mellom 66–132 MNOK.

Av spørreundersøkelsen som ble presentert tidligere i dette kapittelet er post- og budtjenester oppgitt som aktuelt av virksomhetene. Behovet vil nok variere noe fra virksomhet til virksomhet, men det antas at de fleste har et basisbehov. Det er knyttet usikkerhet til totalomfanget og hvorvidt virksomhetene har behov for individuelle tilpasninger.

Det foreligger i dag ingen fellesavtaler på dette området.

Innhold

Området kan inneholde en rekke tjenester og produkter, men kan grovt deles inn i to hovedområder – sikkerhetstjenester og vakthold. Innenfor disse hovedområdene er det et bredt utvalg, som mobilt vakthold, stasjonært vakthold, alarmmottak, utrykning, formidlingstjenester, analyse, elektronisk sikkerhet mm.

Grenseganger mot andre avtaleområder

Sikkerhet og vakthold grenser i første rekke mot kontraktsområdet Facility Management. Leverandører av facilitytjenester kan også i flere tilfeller tilby vakthold og sikkerhetstjenester. 

Behovsvurdering

Dette er et område som er relevant for samtlige virksomheter. Dette er noe samtlige har et behov for i en eller annen kapasitet. Det er noe ulikt hvordan dette området er organisert blant virksomhetene. Det framgår av spørreundersøkelsen at 27% av virksomhetene oppgir at området er inkludert i husleieavtalen, 51 % at de har egen avtale på området, mens 7 % oppgir at de har avtale via innkjøpssamarbeid, 4 % hos tredjepart og 11 % oppgir annet på kontraktsform. Det ligger herav et potensiale i å inngå en fellesavtale på området, for å strukturere området, samt sikre gode betingelser, stabilitet og drive utvikling. Samler man leveransen hos en leverandør så er det mest å hente for virksomhetene, inkludert personell og teknologien, hvor sikkerhetsleverandøren kommer til å forvalte risikoen for å investere i tilbudte tjenester. Samtidig som det kan utfordre målsetningen om å stimulere og ikke sementere leverandørmarked.  Dette er noe som vil være en viktig diskusjon i en konkurransestrategi.

Det foreligger i dag ingen fellesavtaler på dette området. Forbruksmateriellet definert i figuren under inngår i dag i avtalen om kjøp av forbruksmateriell i form av opsjon på toner, blekk og printerrekvisita mens kopipapir inngår som standardprodukt. I kategorien for IKT-området ble multifunksjonsmaskiner og printere kartlagt som et aktuelt område og er i prosess med å inngås som en del av IKT-området.

Innhold

Behovet for multifunksjonsmaskiner og printere er veldig likt behovet for kaffemaskiner og vannautomater selv om det er helt forskjellige produktområder.

Behovet for Multifunksjonsmaskiner og printere kan dekkes på ulike måter. Maskinene kan anskaffes og eies av virksomheten eller leases for en periode. Ut ifra kostnadene i regnskapet og innspill i forbindelse med utarbeidelsen av IKT-kategoristrategien tyder på at leasing er mest vanlig.

I tillegg til selve maskinen vil det være ulikt behov blant virksomhetene for tilhørende forbruksmateriell og vedlikehold/reparasjon av maskinene. Behovet for dette avhenger av sourcingmodellen til virksomheten – med andre ord, om virksomheten utfører påfyll, vedlikehold og reparasjon selv eller har outsourcet det til en tredjepart. Som eksempel kan lagerføring og påfyll av toner/blekk være outsourcet eller man kan gjøre det selv. Det samme gjelder service på maskinen selv om det er en høyere barriere for å vedlikeholde og reparere maskinene på egenhånd.

Grenseganger mot andre avtaleområder

Som nevnt tidligere er forbruksmateriell et tilgrensende område. I dag varierer det hvordan virksomhetene kjøper inn toner, blekk, kopipapir og annen printerrekvisita. Det kan enten gjøres gjennom multifunksjonsmaskinavtalen eller som en del av en ren vareanskaffelse slik som forbruksmateriellavtalen. I dagens forbruksmateriellavtale inngår toner, blekk og printerrekvisita som en opsjon mens kopipapir som hovedregel skal kjøpes gjennom forbruksmateriellavtalen.

Som nevnt innledningsvis har multifunksjonsmaskiner og printere blitt vurdert som en del av statens innkjøpssenters strategi på IKT-området. Hovedårsaken er at det er en del knytninger til virksomhetens programvare og interne systemer som må hensyntas i en eventuell anskaffelse. Det er også gjerne leverandører på IKT-siden som selger/leaser
maskiner på vegne av produsentene.

Behovsvurdering

For å kartlegge virksomhetenes behov for multifunksjonsmaskiner og printere har vi analysert flere ulike datakilder.

• Regnskapsdata fra et utvalg virksomheter (Utvalg ca. 60 % av årsverkene i staten)
• Spørreundersøkelse til virksomhetene (Svarprosent 48 %)
• Utvalgsanalyse blant deltakere i innkjøpsgruppen

I utarbeidelsen av IKT-strategien ble omfanget anslått til 190 MNOK i året. Det overordnete estimatet har blitt undersøkt på nytt i forbindelse med kontorstrategien. I regnskapet er utgiftene i likhet med flere andre områder ofte ikke godt nok spesifisert til at de kan knyttes multifunksjonsmaskiner og printere. For å anslå volumet har vi derfor samlet inn forbrukstall fra seks deltakende virksomheter i innkjøpsgruppen og estimert kostnaden for Staten som helhet basert på dette utvalget. Basert på dette anslås kostnader å ligge på mellom 500–1000 kr pr årsverk som gir oss et kostnadsestimat for staten som helhet på 33–66 MNOK. Dette er noe lavere enn estimatet fra IKT-strategien og må undersøkes nærmere i forbindelse med en anskaffelse.

Av spørreundersøkelsen som ble presentert tidligere i dette kapittelet fremgår det at virksomhetene ønsker at vi prioriterer å inngå avtale på dette området. Behovet er noenlunde likeartet mellom virksomhetene og vi forutsetter at det er relativt lite behov for individuell tilpasning. Volumpotensialet er i tillegg relativt stort, men avhenger av hva av forbruksmateriell og service som blir kjøpt gjennom avtalen.

Det er ikke gjort en vurdering av å kjøpe versus å lease multifunksjonsmaskiner og printere. Denne vurderingen vil gjennomføres i forbindelse med en eventuell anskaffelse.

I kategoristrategien for reiseområdet ble det kartlagt at de statlige virksomhetene har behov for betalingsløsninger for å dekke behovet for betaling av bestilte tjenestereiser og andre utlegg gjort i tjenesten.

Innhold

Betalingsløsningen er knyttet til den ansattes behov for tjenester knyttet til deler av reiseprosessen fra behovet oppstår til bestilling og betaling/dokumentasjon av tjenestereiser er gjennomført. Tilsvarende behov gjelder for andre utlegg som ikke kan knyttes direkte til en reise. Dette kan være gaver til ansatte, refusjon av terminalbriller, datarekvisita, faglitteratur, etc.

Statlige virksomheter har i dag ulike og gjerne flere betalingsløsninger for å dekke behovet for betaling av reise og utlegg i tjenesten. Mange arbeidstakere legger i dag ut for reisene selv, med private debet- eller kredittkort, mens andre får dekket reisekostnadene gjennom reisekonto eller forskudd fra arbeidsgiver. Noen reiser betales også gjennom kort med firmaansvar. Følgende betalingsløsninger har blitt kartlagt:

Grenseganger mot andre avtaleområder

Siden betalingsløsninger benyttes til å betale for utgifter som oppstår i tjenestesammenheng, vil avtaleområdet ha grenseganger mot flere mulige avtaler på kontorområdet. Med tanke på kontorstrategien, er det primært utlegg i forbindelse med reise som er viktig siden dagens bruk av betalingsløsninger hovedsakelig knytter seg til utlegg som gjøres i forbindelse med tjenestereiser.

Behovsvurdering

For å kartlegge virksomhetenes behov for betalingsløsninger har vi analysert ulike datakilder.

• Spørreundersøkelse til virksomhetene
• Data vedrørende utlegg/refusjon (Utvalg DFØ-kunder på lønn)

På bakgrunn av erfaringstall fra andre statlige virksomheter og nordiske innkjøpssamarbeid i Sverige, Danmark og Finland anslås den direkte kostnaden for betalingsløsninger er å være svært lav. Det anslås at 15 % av de ansatte har behov for betalingskort i tillegg til at enkelte virksomheter har behov for reisekonto. Sammenlignet med totalmarkedet estimeres det at staten utgjør under 1 % av antall kredittkort, transaksjoner og omsetning. Det er derimot naturlig at staten utgjør en større del av bedriftsmarkedet, men dette har vi ikke lyktes med å kartlegge i denne omgang.

Potensialet til anskaffelsen ligger derfor ikke i direkte økonomiske besparelser, men snarere å standardisere og effektivisere reiseprosessen (paralleller kan trekkes til utlegg på kontorområdet).

• Unngå at ansattes personlige økonomi belastes
• Effektiv reiseadministrasjon, tidsbesparelse
• Sikre god integrasjon mellom betalingsløsningen og øvrige systemløsninger/grensesnitt
• Etterlevelse av lover og regler
• Sikre gjennomslagskraft overfor markedet (fremtidsrettede, gode løsninger)
• Sikre at transaksjonsdata som videreformidles til en tredjepart ikke kommer på avveie
• Sikre riktig styringsinformasjon, staten er eier av transaksjonsdata
• Unngå at ansatte bruker private fordelskort i tjenestesammenheng
• Virksomhetsspesifikke avtaler utgår

Det foreligger i dag ingen fellesavtaler på dette området.

Innhold

Strømmarkedet er delt mellom selskap som forvalter strømnettet (nettselskap) og leverandørene som kjøper strøm på børsen og selger videre (strømleverandører) til kunden, jf. kap. 5.2.3.1.

Grenseganger mot andre avtaleområder

Innenfor kraftbransjen er det et økt fokus på bærekraft og klimasmarte tjenester. Med en økende grad av elektrifisering vil de fleste områder som har et fokus på bærekraft og klimavennlige tjenester måtte relatere seg til strøm/kraft.

Behovsvurdering

Dette er et område som er relevant for alle virksomhetene. Det er et område som kan være inkludert i husleieavtaler. Brukerundersøkelsen blant virksomhetene viser at andelen som har strøm inkludert i husleieavtalen er 34 %. Resten har andre typer avtaler som er uavhengig av gårdeier og husleieavtale. Kompleksiteten knyttet til det organisatoriske vurderes derfor ikke som høy. Kraftmarkedet kan være gjenstand for store svingninger, og det er et stort potensiale knyttet til stabilitet og mht. besparelser gjennom en robust og strategisk innrettet fellesavtale.

Det foreligger i dag ingen fellesavtale på dette området.

Innhold

Tidsskrifter og andre informasjonsressurser er et område som ofte faller mellom to stoler til tross for å ha et enormt besparelsespotensial. Statsregnskapet avdekker at det brukes store summer på abonnementer for trykte og digitale aviser, tidsskrifter og bøker fra flere ulike leverandører. Estimert kostnad for området er 800 millioner og rent volummessig er området stort nok til å forsvare inngåelse av en statlig fellesavtale, jf. kapittel 2.1 kostnader. Leverandørmarkedet for tilbydere av abonnementer og medlemskap innenfor dette området er derimot svært fragmentert, og det reduserer volumpotensialet for en potensiell fellesavtale. I motsetning er det et synlig behov etter bistand til å strukturere, rydde og effektivisere håndteringen av løpende abonnementer i staten. På bakgrunn av dette bør en fellesavtale innenfor området Tidsskrifter og andre informasjonsressurser dreies i retningen av å anskaffe administrasjon- og effektiviseringsbistand for virksomhetenes abonnementsportefølje.  

Grenseganger mot andre avtaleområder

Dette er et smalt område, men det er noen likheter mellom informasjonsressurser og mediaovervåkningstjenester. Fra statsregnskapet ser vi at det finnes to ulike artskontoer for aviser og bøker, men leverandørene er overlappende og består av nyhetsbyråer, forlag, mediehus og offentlige aktører som eksempelvis Universitet i Bergen. Det er likevel subtile forskjeller mellom de to avtaleområdene ved at journaler og tidsskrifter er skrevet av fagpersoner og ment som støtte til blant annet akademisk forskning, mens medieovervåkningstjenester har som formål å gi brukeren et fugleperspektiv over dagens mediebilde.

Behovsvurdering

Området Tidsskrifter og andre informasjonsressurser kan deles inn i to nivåer, det første nivået består av abonnenter og medlemskap for tilgang til tidsskrifter, bøker, oppslagsverk mm. i trykket og digital form, mens det andre nivået ligger et hakk over og er tjenestebasert med fokus på håndtering av nivå èn. Det er usikkerhet tilknyttet til svarene i spørreundersøkelsen om hvorvidt virksomhetene har besvart på spørsmål til området etter nivå én eller to. Tabelloversikten for spørsmålene 17–21 i spørreundersøkelsen viser at 64,6 % av virksomhetene har svart at de har en egen inngått avtale for dette området, og 31,7 % har svart «annet» eller ikke relevant. Virksomhetene som har svart på undersøkelsen har heller ikke nevnt Tidsskrifter og andre informasjonsressurser som et område som egner seg for en fellesavtale innenfor kontorområdet. Svarene tyder på at virksomhetene begrenser dette området til kun nivå èn.

Statsregnskapet og kostnadsestimatet viser et annet bilde. Dette området er preget av et dynamisk volum, området er fragmentert bestående av mange små og store leverandører, endringer i abonnentbetingelser kan forekomme og virksomhetene betaler små månedlige beløp som kan bygge seg opp over tid og i verste fall ende i strid med anskaffelsesregelverket. Dette er et område som bør reguleres og aktører som håndterer og effektiviserer abonnementsporteføljene kan spare virksomhetene enormt for tid og ressurser. Per i dag er det få aktører i det norske markedet som tilbyr slike tjenester, men staten med sitt volum kan mulig stimulere til økt konkurranse i dette markedet. Videre er dette området muligens et behov virksomhetene ikke er klar over, men mye taler for at en fellesavtale på dette området vil være gunstig for staten.

Det foreligger i dag ingen fellesavtale på dette området.

Innhold

Hensikten med medieovervåkning er å holde virksomheten oppdatert på viktige nyheter relatert til virksomheten og bransjen denne befinner seg i, samt å støtte den enkelte virksomhets planlegging og implementering av kommunikasjon. Leverandører av medieovervåkning tilbyr løsninger som skal gi virksomhetene god oversikt over relevante temaer som man ønsker å følge med på mediedekningen, samt oversikt over innslag og artikler i alle de viktigste mediekildene.

Grenseganger mot andre avtaleområder

Medieovervåkningstjenester har noen grenseoppganger opp mot Tidsskrifter og andre informasjonsressurser, jfr. kap. 4.4.4.1. Tjenestene har noe overlapp mht. området de operere i, men selve tjenestene er ulike. Tidsskrifter og andre informasjonsressurser hjelper virksomhetene med å effektivisere driften knyttet til forvaltning av ulike typer abonnementer mm, som igjen har en positiv effekt på bunnlinjen. Medieovervåkningstjenester er tjenester knyttet til mediebildet, journalistikk, sosiale medier og andre kilder, og hjelper virksomheten med å ha kontroll på en kompleks medievirkelighet.

Det er også noen tilgrensning til kommunikasjonstjenester. Det er samme felt, men likefult ikke det samme. Kommunikasjonstjenester er kjøp av konsulenttjenester, som ofte er rådgivningstjenester av mer strategisk karakter, mens medieovervåkningstjenester er knyttet til medier, kilder, PR osv. Dette er ulike tjenester innenfor samme fagområde, og det er to forskjellige marked, samtidig som markedsundersøkelsen viser at det er aktører som har begge tjenesteområdene i sin portefølje.

Behovsvurdering

Dette er et område hvor behovene er relativ ensartet, og hvor det burde være mulig å standardisere og tilby enhetlig avtale for offentlig sektor. Den økonomiske analysen viser at dette er et område hvor kostnadene er relativ lave, så det totale volumet er mindre enn for de fleste andre av områdene som analyseres i denne kategoristrategien (med unntak av betalingsløsninger). Kartleggingen avdekker en kostnadsdriver, og det er tilgang til kildepakker og mediehus, som er rettighetsregulert og defineres etter antall ansatte per virksomhet. Potensialet til anskaffelsen ligger derfor ikke i første rekke i direkte økonomiske besparelser, men snarere å standardisere og effektivisere på vegne av statsforvaltningen, samtidig som en stor offentlig fellesavtale kan ha en positiv effekt på prismekanismer.

Innhold

Vikarbyråene tilbyr vikarer til midlertidige stillinger for oppdragsgivere. Behovene er av midlertidig karakter, og er ofte knyttet til administrative oppgaver og stillinger som skal hjelpe virksomheten etter behov. Ved faste ansettelser er normal prosedyre å gjennomføre egne ansettelsesprosesser, men vikarbyråene tilbyr dette også. Lov om statens ansatte (statsansatteloven) ble vedtatt av Stortinget 16. juni 2017. Den trådte i kraft 1. juli 2017 og erstattet tidligere tjenestemannslov av 1958. Loven inneholder blant annet bestemmelser om personalreglement og hvordan ansettelsesprosessen skal gjennomføres. Alle ledige stillinger i staten skal lyses ut offentlig, med mindre annet er fastsatt i lov, forskrift eller tariffavtale, jfr. §4 i statsansatteloven.

Grenseganger mot andre avtaleområder

Vikarbyråtjenester grenser opp mot konsulentbransjen, spesielt kontraktsområdet rekrutteringstjenester.  Det er flere vikarbyrå som også tilbyr rekrutteringstjenester, og således konkurrerer inne på samme marked som leverandører som har spesialisert seg på rekrutteringstjenester. Det er også noen grenseoppganger til Facility Mangement, innfor kantine, renhold, resepsjon ol.

Behovsvurdering

Behovsundersøkelsen synliggjør at dette er et område som naturlig er organisert hos HR i virksomhetene. 43,90% svarer at HR har ansvar for å følge opp inngåtte avtaler på vikarbyråtjenester. Ansvarfordelingen for øvrig er mellom områder i virksomhetene som sorterer innunder kontorområdet. Dette styrker relevansen av at kontraktsområdet er med i analysen, samtidig som at det bekrefter at dette er et område som forvaltes av HR og personal i virksomhetene og ikke de tradisjonelle kontorområdene.

Fra et virksomhets perspektiv kan det virke som at det er et behov for denne type tjenester, og økonomisk analyse indikerer et reelt behov. Samtidig som forbruksstatistikken synliggjør et behov, så kan kjøp av vikartjenester også komme i konflikt med ønsket om å redusere midlertidighet.

Det foreligger i dag ingen fellesavtaler på dette området.

Innhold

Bedriftshelsetjeneste er en fagkyndig og rådgivende tjeneste innen forebyggende HMS-arbeid. Tjenesten skal bistå arbeidsgiver og arbeidstakere med å følge opp arbeidsmiljøet i virksomheten. Alle arbeidsgivere har plikt til å knytte virksomheten sin til en godkjent bedriftshelsetjeneste dersom risikoforholdene tilsier det, jfr. § 3-3, første ledd, i Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern (arbeidsmiljøloven).

Arbeidstilsynet kan derfor pålegge enhver virksomhet å knytte til seg en godkjent bedriftshelsetjeneste dersom det er et særlig behov for overvåking av arbeidsmiljøet eller kontroll av helsen til de ansatte i virksomheten. Noen bransjer har et mer risikofylt arbeidsmiljø enn andre (sykdom, skader, psykiske belastninger mm.), og virksomheter innenfor disse bransjene er i en egen forskrift pålagt å knytte til seg en godkjent bedriftshelsetjeneste.

Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig. Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver i arbeidet med å skape sunne og trygge arbeidsforhold i virksomheten innen disse områdene:

• planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer
• utarbeidelse av internkontroll i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet
• kartlegging av arbeidsmiljøet, foreta undersøkelser og vurdere risiko
• å foreslå og gjennomføre tiltak som kan forebygge helseskader
• å overvåke og følge opp arbeidstakernes helse når arbeidssituasjonen tilsier det
• å foreslå og gjennomføre tilrettelegging av arbeidet for den enkelte
• informasjon og opplæring om helse-, miljø- og sikkerhet
• oppfølging av henvendelser fra arbeidstaker, verneombud og arbeidsmiljøutvalg

En bedriftshelsetjeneste som skal bistå arbeidsgivere, må være godkjent av Arbeidstilsynet.

Grenseganger mot andre avtaleområder

Bedriftshelsetjenester kan være relevant for flere områder. Alle områder som omfatter eller påvirker arbeidsmiljøet på en arbeidsplass vil ha grenseoppgang til bedriftshelsetjenester. Eksempelvis så er møbler og inventar et relevant område med tanke på god ergonomi i produktene osv. Også innen Facility Mangement, som renhold og vakthold, kan det være aktuelt å involvere bedriftshelsetjenester.

Behovsvurdering

Bedriftshelsetjenester er et område som virksomhetene må forholde seg til i en eller annen grad, og er et av områdene som virksomhetene oppgir som egnet område for statlig fellesavtale. Økonomisk analyse viser at dette er et område som, i sammenligning med de andre områdene som analyseres i denne kategoristrategien, kommer volummessig lavt ut. Samtidig, dette er et område hvor kostnadene ikke er høye, så totalvolumet er derfor en usikker parameter mht. behovsvurderinger, men det gir en indikator.

Bedriftshelsetjenester er avhengig å jobbe tett med virksomheten for å kunne utføre tjeneste på en effektiv og god måte. Det vil i den sammenheng være relevant og sentralt å samarbeide med HR og personal, drift, innkjøp og ledergruppen. Det framgår av brukerundersøkelsen at dette organisatorisk er et område som naturlig sorterer innunder HR hos virksomhetene. 71 % av virksomhetene svarer at ansvarsfordelingen innad i virksomheten for dette området ligger hos HR, og ikke innenfor noen av de mer tradisjonelle kontor og administrasjonsområdene i virksomhetene.

Det er behov for bedriftshelsetjenester hos virksomhetene, men kostnadene er ikke store, og en stor andel av virksomhetene har kontroll på området internt med egne avtaler. 79 % av virksomhetene oppgir at de har egen avtale på bedriftshelsetjenester, 4 % oppgir via innkjøpssamarbeid, 2 % via tredjepart, 13 % oppgir annet og kun 1 % oppgir at dette området er inkludert i husleieavtalen. Fra er brukerperspektiv er det derfor usikkert om det er noen store gevinster ved å opprette fellesavtale på dette området.

Det foreligger i dag ingen fellesavtaler på dette området.

Innhold

Interiørarkitekttjenester omtales i kap. 4.4.1.2 og 5.2.1.2. Det er flere konsulenttjenester på kontorområdet som potensielt utgjør en stor del av det totale omfanget. Områdene er innenfor ulike fagfelt, men har til felles at de understøtter og bistår virksomhetene med fagspesifikke kompetanse som ikke nødvendigvis det enkelte prosjekt, oppdrag eller virksomhet innehar. Områdene som analyseres innenfor kontorområdet og disse strategiene er:

• Interiørarkitekttjenester
• Revisjonstjenester
• Rekrutteringstjenester
• Virksomhetsstyring
• Juridiske tjenester
• Oversettelses- og tolketjenester
• Kommunikasjonstjenester

Grenseganger mot andre avtaleområder

De ulike konsulentområdene tilbyr kompetanseprofiler som er spisset for de ulike fagområdene. Likefult, det store konsulenthusene har en portefølje som innehar mange fagkretser. For enkelte av konsulentområdene som er med i denne analysen, så er det grenseoppganger til andre kontraktsområder.

Et område er rekrutteringstjenester, som grenser til kontraktsområdet vikarbyråtjenester. Dette er områder som tilbys av konsulentaktører (rekrutteringstjenester) og vikarbyrå (vikarbyråtjenester), samtidig som det er noen aktører som tilbyr både rekrutteringstjenester og vikarbyråtjenester. Det største skillet mellom disse to områdene er regelverket og oppfølgingen i kontraktsperioden. Vikarbyråtjenester er omfattet av statsansatteloven, ref. kap. 4.4.4.3, hvor oppdragsgiver har et større ansvar for innleid vikarer, mens dette ikke gjelder for kjøp av konsulenttjenester.

Behovsvurdering

Det er et behov for fagspesifikk kompetanse for å bistå og hjelpe virksomheter til å realisere virksomhetenes målsetninger. Dersom behovet griper over i den daglige driften, skal dette håndteres av ansatte i virksomheten eller ved nyansettelser. I mange tilfeller vil det være behov for kompetanse som ikke virksomheten selv innehar, eller det er behov for en tredjepartsvurdering osv. Konsulenttjenester er et stort område med et stort volum, det ligger et potensiale innenfor dette området, men kartleggingen så langt avdekker at behovet blant virksomhetene er noe ulikt fordelt og at dette er et område som bør utredes videre i et eget analyseløp.

I tillegg til interiørarkitekttjenester, er det to andre områder som skiller seg ut i analysen av konsulentområder knyttet til kontorområdet, revisjonstjenester og oversettelses- og tolketjenester.

Det framgår av spørreundersøkelsen at det er mangelfulle rutiner, samt at det er behov for mer ressurser og kompetanse, knyttet til oppfølging og kontroll i offentlige kontrakter. 59% av virksomhetene oppgir at de ikke har laget noen egnede rutiner for å bekjempe arbeidslivskriminalitet utover det som kreves av lovverket. Konsulentområdet revisjonstjenester er et område som vil kunne understøtte virksomhetene med oppfølging av krav til lønns- og arbeidsvilkår og andre seriøsitetskrav, samt etterprøving av kontraktsvilkår for ivaretagelse av menneskerettighet i leverandørkjeden.

Ved språkbarrierer skal tolketjenester sikre at virksomheten ivaretar den enkelte innbyggers rettssikkerhet og retten til et likeverdig tjenestetilbud. Mange offentlige virksomheter er avhengige av tolketjenester for å kunne tilby primærtjenester til en sammensatt befolkning.  Gjennom en fellesavtale på dette området vil Statens Innkjøpssenter kunne gå inn og regulere dette området, og sikre et godt tilbud av oversettelses- og tolketjenester. Det framgår av spørreundersøkelsen at det er mangelfull kontraktsdekning, så det er behov for å styrke dette området. På spørsmål om hvilken kontraktsform virksomhetene har på de ulike områdene, så er det en fordeling på ulike kontraktsformer innenfor dette området, samtidig som det framgår at andelen som svarer «annet» er 39 % på området oversettelses- og språktjenester og 68,3 % på området tolketjenester. Dette kan tyde på at det mht. det kontraktsmessig er mangler. 49 % av virksomhetene har organisert dette området innenfor områder som henger sammen; kontor/drift/admin., innkjøp, eiendom og økonomi/finans, og sorterer innunder kontorområdet.