Innenfor hvert av avtaleområdene vil handlingsplanen overordnet vise hvilke effektiviseringsgevinster, kvalitetsgevinster og samfunnsgevinster som er identifisert i kategoristrategiens analyser. Konkurransestrategien for den enkelte avtalen vil beskrive konkrete tiltak som ivaretar kategoristrategiens satte mål. 

3.1 Oppfølging

I Oslo Economics sin evaluering av Statens innkjøpssenter anbefaler de økt ressursinnsats og bemanning i Statens innkjøpssenter. Først og fremst for at senteret skal kunne håndtere et større avtalevolum og fortsatt gjennomføre profesjonelle anskaffelsesprosesser med tilstrekkelig forarbeid og god oppfølging av avtalene. Videre mener de at Statens innkjøpssenter bør øke ressursinnsatsen knyttet til å informere og yte service og bistand ut mot de statlige virksomhetene, spesielt i fasen med avtaleimplementering, og til dels i oppfølgingen av avtaler og leverandører.

Innsatsen på bistand ut mot virksomhetene må balanseres opp mot hastigheten på utviklingen av avtaleporteføljen gitt de ressursene som er tilgjengelige. Oppstart av en ny anskaffelsesprosess må ses opp mot om det settes av mer tid til implementering og oppfølging for å utnytte potensialet til allerede inngåtte avtaler.

Statens innkjøpsråd ønsker at Statens innkjøpssenter balanserer prioriteringen av avtaleoppfølging av inngåtte avtaler opp mot etablering av nye fellesavtaler. Innkjøpsrådet mener det bør konkretisere bedre hvilke oppgaver innen kontraktsoppfølgingen som vil foretas av Statens innkjøpssenter og hva som må foretas av den enkelte virksomhet.

Statens innkjøpssenter er som Avtaleeier sammen med den enkelte Oppdragsgiver ansvarlig for at potensialet i kontrakten utnyttes fullt ut og i henhold til intensjonen med avtalen slik det er beskrevet i konkurransestrategien og i konkurransegrunnlaget. 

3.2 Rammedokument

Statens innkjøpssenter har fått styrket mandat i ny Kgl. Res fra 3. september 2021: «Fullmakt til å inngå og forvalte felles innkjøpsavtaler som er obligatoriske for sivile virksomheter i statsforvaltningen»

Bakgrunnen for å gi DFØ/Statens innkjøpssenter et styrket mandat er at Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) ser muligheter for å skape ytterligere gevinster fra fellesavtalene.

I mandatet til Statens innkjøpssenter står det at det til hver enkelt felles innkjøpsavtale skal utarbeides rammedokument. Rammedokumentet gir føringer på hvordan avtalene bør brukes for å oppnå gevinster.

KMDs bakgrunn for å innføring av rammedokument er at man har sett at ikke alle virksomheter har kunnskap om hvordan avtalen skal brukes for å oppnå optimale gevinster eller har kapasitet til å sette seg tilstrekkelig inn i fellesavtalene.

Fra forvaltningen av avtalene erfarer Statens innkjøpssenter variasjon i praksis innenfor avtaleområdene og ser at økt bevissthet i bruk av avtalene, trolig vil bidra til økte gevinster. Gevinster vil kunne komme gjennom lavere enhetskost for virksomheten og forlenget levetid på produkter.

3.3 Roller og ansvar i kontraktsperioden

3.3.1 Avtaleeier

Statens innkjøpssenter har som avtaleeier det strategiske ansvaret i avtaleoppfølgingen. Statens innkjøpssenter vil følge opp leverandørene på et overordnet nivå for å påse at fellesavtalene virker etter sin hensikt, herunder kontrollere priser, måloppnåelse og etterlevelse av krav i fellesavtalene.

Innen 14 dager etter at kontrakt er inngått skal det være utarbeidet en risikovurdering av avtalen. Risikovurderingen omfatter helheten av kontrakten. Identifiserte risiko med tilhørende tidfestede tiltak er planen for kontraktsoppfølging som er tilpasset den enkelte kontrakt. Risikoanalysen oppdateres minimum årlig. 

Avtaleforvalter er ansvarlig for at det senest 12 måneder forut for utløp av kontrakt (første opsjon) foreligger en vurdering av hvorvidt eventuell opsjon skal utløses.

Sentrale elementer i vurderingen er en (spørre)undersøkelse blant oppdragsgiverne, en vurdering/benchmarking av merkantile betingelser, samt vurdering av om eventuelle endringer i markedssituasjonen tilsier at fornyet konkurranse er hensiktsmessig.

Avtaleforvaltningen må tilpasses den enkelte avtale og den enkelte virksomhet. Som minimum skal avtaleforvalter gjennomføre kvartalsvis statusmøter med leverandørene.

Avtaleforvalter i Statens innkjøpssenter er ansvarlig for å påse at henvendelser og avvik fra virksomheter/brukere skal besvares snarest mulig, at varekataloger (e-handel) skal til enhver tid er oppdatert med korrekte priser. 

Priser og sortiment skal overvåkes og det skal tas stikkprøver kvartalsvis i prislister, nettbutikk og varekataloger.  Leverandør skal levere statistikk som gjennomgås i kvartalsmøter med Statens innkjøpssenter for å sikre at bruken av kontrakten er i tråd med kontraktens formål.

3.3.2 Oppdragsgiver

Virksomhetene er ansvarlig for å følge opp egne avrop og bestillinger på avtalene. Dette innebærer bl.a. å påse at bestemmelsene i Standardavtalens Bilag 4 etterleves.

Bilag 4, regulerer oppdragsgiver og leverandørs plikter og hvordan avrop på avtalen skal gjøres. Dersom leverandør ikke overholder forpliktelser i henhold til avtalen, er oppdragsgiver pliktig å følge opp og sanksjonere om nødvendig i henhold til avtalens bestemmelser.

Oppdragsgiver oppfordres også til å sette seg inn i og å følge avtalenes rammedokument som beskriver retningslinjer for hvordan avtalen bør brukes. Dette er sentralt for at avtalene skal virke etter sin hensikt og for at potensialet i avtalene skal kunne hentes ut.

3.4 Kommunikasjon

For å sikre god behovsdekning, høy tilslutning til avtalene, avtalelojalitet og at avtalene brukes etter hensikt, er det avgjørende med god kommunikasjon mellom virksomhetene og Statens innkjøpssenter.

I planleggingsfasen og i utarbeidelse av konkurransedokumentene trenger Statens innkjøpssenter informasjon fra virksomhetene om deres behov. I kontraktfasen trenger Statens innkjøpssenter informasjon fra virksomhetene om hva som virker og hva som ikke virker etter sin hensikt. Det er derfor viktig at virksomhetene prioriterer å svare på brukerundersøkelser og deltar aktivt i innkjøpsgrupper.

Virksomhetene er avhengig av informasjon om Statens innkjøpssenter sine aktiviteter og planer slik at de kan tilpasse sin innkjøpsvirksomhet og legge til rette for langsiktig planlegging. Virksomhetene trenger også en kanal for å gi tilbakemelding om hva som ikke virker.

For å skape engasjement rundt fellesavtalene og sikre god informasjon vil Statens innkjøpssenter utgi 4 årlige nyhetsbrev som informerer om hva det jobbes med og hva som er planlegge å gjøre på innkjøpssenteret. Oppdaterte og korrekte hjemmesider skal sikre løpende informasjon om avtalene, pågående og planlagte prosesser.

Både i forbindelse med fravalg og før kontraktsoppstart vil Statens innkjøpssenter invitere til digitale informasjonsmøter. Statens innkjøpssenter skal også løpende ta initiativ virksomhetsbesøk for å identifisere behov og informere om våre aktiviteter. Gjennom disse møtearenaene vil Si bedre være i stand til å møte virksomhetenes behov, redusere fravalg og sikre bedre etterlevelse av avtalenes rammedokumenter.

Statens innkjøpssenter skal også dele referater og dokumenter i avtaleforvaltningen slik at virksomhetene er godt informert om status på avtalene og avtaleoppfølgingen som gjøres.