Første del av kapittelet presenterer noen felles prinsipper for bærekraft i kontorområdet, og gir en omtale av verktøy og tankesett som fremmer bærekraft og sirkularitet i anskaffelsene. Det er også rettet fokus mot bekjempelse av arbeidslivskriminalitet, og hvordan innkjøpssenteret kan stille relevante krav på ulike kontrakter innenfor kontorområdet for å sikre seriøse leverandører og sunn konkurranse.

I andre del av kapittelet tas det et dypdykk i de kontraktsområdene som har størst risiko for negativ miljø- og klimapåvirkning, og størst risiko knyttet til brudd på menneskerettigheter og arbeidsvilkår. Disse kontraktsområdene har blitt analysert og oppsummert i en tabell som forslår ulike tiltak for fremme miljø- og klimagevinster og for å sikre ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden.

6.1. Generelle bemerkninger

6.1.1. Noen felles prinsipper for bærekraft under kontorområdet

Kontorområdet fremstår som et veldig bredt område med ulike type varer og tjenester. Bærekraft inkluderer i denne sammenhengen miljø- og klimapåvirkninger, arbeidslivskriminalitet, og risiko knyttet til brudd av menneskerettigheter. FNs bærekraftsmål rammer inn og utgjør det politiske hovedsporet for å ta tak i vår tids største utfordringer, herunder miljø og klimautfordringene. Regjeringen la i 2021 fram en stortingsmelding om Norges handlingsplan for å nå bærekraftsmålene i 2030 (Meld.st. 40 (2020–2021) Mål med mening).

De mest relevante bærekraftsmålene i denne sammenhengen er mål 12 (ansvarlig forbruk og produksjon), 13 (stoppe klimaendringene) og 8 (anstendig arbeid og økonomisk vekst). Innovasjon og digitalisering er en forutsetning for disse målene. For å lykkes er også samarbeid mellom offentlig sektor, næringsliv og akademia og sivilsamfunn avgjørende.

6.1.2. Miljø og klima

I gjennomgangen av kontoområdet er det blitt identifisert noen felles prinsipper for bærekraft, spesielt for miljø og klima, og som vil gjelde alle kontraktsområdene for kontorområdet. Disse prinsippene kan også gi forutsetninger for å vurdere de bærekraftige aspektene av ulike bransjer/ områder.

6.1.3. Produkter fri for helse- og miljøskadelige utslipp og kjemikalier

Som annonsert i EU- handlingsplanen for sirkulær økonomi, foreslår kommisjonen nye regler som vil gjøre nesten alle fysiske produkter på EU-markedet mer miljøvennlige, sirkulære og energieffektive gjennom hele livssyklusen – fra designfasen, i daglig bruk og til produktene finner nye bruksområder eller er opptjent. Forslaget til forskrift om miljøvennlig design for bærekraftige produkter omhandler produktdesign, som bestemmer inntil 80 % av et produkts miljøpåvirkning i livssyklusen.

Forskriften stiller nye krav for å gjøre produktene mer holdbare, pålitelige, gjenbrukbare, oppgraderbare, reparerbare og enklere å vedlikeholde, reparere og resirkulere, samt mer energi- og ressurseffektive. I tillegg vil produktspesifikke informasjonskrav sikre at forbrukerne kjenner til miljøeffekter av kjøpet. Alle regulerte produkter vil motta digitale produktpass. Se dokumentet "New proposals to make sustainable products the norm". Initiativet vil også ta for seg hvis det finnes skadelige kjemikalier i produkter som elektronikk & IKT utstyr, tekstiler, møbler, stål, cement og kjemikalier, som er i stort antall representert i kontorområdet.

6.1.4. Avfallshierarkiet for innkjøp

Innkjøpere bør følge prioriteringene i avfallshierarkiet som står sentralt i den sirkulære økonomien. Prioriteringene er å forsøke å finne løsninger så høyt opp i hierarkiet som mulig. Det betyr blant annet å unngå å kjøpe nytt. Det bidrar til å forebygge avfall, redusere miljøbelastning og øke ressurseffektiviteten. Målet er å redusere mengden ressurser som forsvinner ut av kretsløpet. Da finnes det noen konkrete tiltak, foreslått i figuren under, og innovative handlingsplaner som:

• husk at den grønneste anskaffelsen ofte er den du ikke gjør
• vurder muligheten for digitale møter som alternativ til reise
• still krav om redusert matsvinn og klimasmart meny ved innkjøp av kantinetjenester, møtemat arrangementer etc.
• sjekk alltid muligheter for sambruk, vedlikehold, reparasjon, ombruk og materialgjenvinning innen bygg, møbler, tekstiler og elektronikk
• unngå unødvendig bruk av produkter og materialer med helse- og miljøfarlige

6.1.5. Livssyklusanalyse og livssykluskostnader

Livssyklusanalyse (Life Cycle Assessment- LCA)

LCA er en metode for å vurdere den totale klimapåvirkningen og miljøbelastningen fra hele verdikjeden til et produkt/produksjonssystem. Denne livssyklusen kan inkludere uttak av råmaterialer, produksjon, bruksfasen, resirkulering, avhending og transport i alle ledd. LCA-metodologi utgjør grunnlaget for flere ulike typer miljøanalyser og miljødokumentasjon. Utførelsen av en LCA er beskrevet i ISO standard 14040 (rammeverk og prinsipper) og ISO 14044 (krav og retningslinjer).

Livssykluskostnader (LCC)

Som det står i § 5 av lov om offentlige anskaffelser, skal statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader. Livssykluskostnader er alle de kostnadene anskaffelsen genererer i hele varens, tjenestens eller byggearbeidets levetiden. For å bytte fra en «bruk og kast»-økonomien til en mer sirkulære økonomi er det derfor viktig å ta hensyn til ikke bare innkjøpsprisen, men også fremtidige kostnader forbundet med ytelsen av anskaffelsen, det betyr for eksempel omstillingskostnader, utgifter til forbruk- reparasjon, og drift- og vedlikehold, til avhending eller kassasjon. Det kan gjelde for ulike underkategorier for kontorområdet.

6.1.6. Miljøledelsessystem, miljødokumentasjon og miljømerker

Miljøledelsesstandarder og -system

Miljøledelsesstandarder er verktøy til bruk i organisasjoner. Verktøyet skal bidra til å sikre at leverandøren arbeider mot gode miljømålsettinger, rutiner og tiltak både internt i virksomheten, men også for det leverandøren produserer eller leverer. Dette forbedres jevnlig for den produksjonen eller tjenesteutøvelsen organisasjonen har eller leverer, og det er dette som er det relevante for offentlige anskaffelser. Hvilke miljøledelsestiltak leverandøren har internt i sin virksomhet, som kildesortering og energibruk på kontoret, er ikke relevant å legge vekt på i en offentlig anskaffelse. Miljøledelsessystemer kan være underliggende krav som kan vurderes til å stille i en anskaffelse.

I Norge de meste brukte sertifiserte miljøledelsessystemer er Miljøfyrtårn og ISO 14001. En rask kartlegging av Miljøfyrtårn for de ulike kontorkategoriene viser at mer av 160 renholdsbedrifter er sertifisert, mer enn 80 grafisk bedrifter, nesten 50 i catering og storkjøkken, og mer enn 110 i kantinebransjen. Det finnes også noen bedrifter, i mindre tall, som har en ISO 14001 sertifisering. innenfor bransjer som for eksempel rekruttering og formidling av arbeidskraft (7), utleie av egen eller leid fasteiendom, eller rengjøringsvirksomhet (11). 

Miljødokumentasjon

Det er en fordel å vite hvordan leverandøren kan dokumentere at de overholder de miljøkrav og kriterier det stilles i en anskaffelse. Sertifikater, attester, testrapporter, teknisk dokumentasjon, merkeordninger, EPD (Environmental Product Declaration), beskrivelser, egenerklæringer og tekniske opplysninger er måter å dokumentere miljøprestasjon på. Det bør sjekkes hva som er vanlig i markedet på de ulike kategoriene av kontorområdet det skal anskaffes fra.

Miljømerker

Miljømerker er en god kilde for å se hvilke miljøegenskaper som det er relevant å stille krav til, som for eksempel Svanekravene. Vi skiller mellom miljømerker som forvaltes av uavhengige tredjeparter (som Svanemerket, EU Blomsten og Blaue Engel), og de som er tilgjengelig for alle parter og merker som er opprettet og styres av industrien selv.

Miljømerker kan brukes som kilde som kravspesifikasjon, tildelingskriterium eller kontraktsvilkår. De kan også brukes som dokumentasjon fra leverandøren for å dokumentere at ytelsen de tilbyr oppfyller de spesifikasjoner anskaffelsen har stilt. Siste muligheten er å bruke miljømerker som krav i seg selv. For å kreve et miljømerke må miljømerke oppfylle vilkårene i anskaffelsesforskriften (FOA §15-3). Du plikter å godta at leverandører har sertifisert ytelsene sine med et tilsvarende miljømerke. Svanemerket er utviklet i henhold til ISO 14024, tilsvarende merker utviklet i henhold til denne standarden vil ivareta de samme vesentlige miljøbelastningene ved en spesifikk ytelse, slik at de kan vurderes som tilsvarende. Før å kreve et miljømerke som krav må sjekkes at produktene/tjenestene som er miljømerket dekker behovet.

Miljødeklarasjoner

Miljødeklarasjoner (Environmental Product Declaration) (EPD)) er en tredjepartssertifisering som gir en objektiv beskrivelse av miljøegenskapene til en komponent, et ferdig produkt eller en tjeneste, på en standardisert måte. Denne type deklarasjon beskriver ikke bare innholdet i produktet, men også hvilken miljøpåvirkning som er knyttet til produktet helt fra råvarene ble utvunnet, inkludert transporter til fabrikk, fremstilling av produktet og ofte også bruk og avhending etter bruk. EPD-er utvikles i henhold til ISO standard 14025 og baserer seg på livsløpsanalyse som sikrer at miljøinformasjon innen en produktkategori lar seg sammenlikne på tvers av produkter. Det oppsummerer miljøprofilen til en komponent, et ferdig produkt eller en tjeneste på en standardisert og objektiv måte. I Norge brukes EPD-er primært innen byggevarer, men også for møbler og noen inventarprodukter.

For noen spesifikke kategorier som for eksempel kaffe, posttjenester og møbler, finnes det allerede en praksis for å etterspørre sosial merkeordning eller miljøkrav til ved produktene og også miljømerkede produkter eller at noen leverandører har miljøledelsessystemer. Generell sett, hvis man sammenligner med andre store tunge næringsbransjer, ser det ut at de fleste kategoriene av kontorområdet, har moderat eller lav modenhet for miljøkrav, men arbeidet med denne kategoristrategien har vært en fin anledning til å utfordre markedet. Mange leverandører mangler konkrete rutiner til prioritering av miljøtiltak og rapportering av deres miljømål som for eksempel klimakutt. 

6.1.7. Arbeidslivskriminalitet

Arbeidslivskriminalitet er et samfunnsproblem i Norge. Statens innkjøpssenter vil stille relevant krav for å bekjempe arbeidslivskriminalitet på aktuelle kontrakter innenfor kontorkategorien for å sikre seriøse leverandører og sunn konkurranse.

Tiltak mot arbeidslivskriminalitet i forbindelse med offentlige anskaffelser bidrar til oppfølging og gjennomføring av FNs bærekraftsmål nr. 8 om å fremme varig, inkluderende og bærekraftig økonomisk vekst, full sysselsetting og anstendig arbeid for alle. Et av delmålene handler om å beskytte arbeidstakerrettigheter og om å fremme et trygt og sikkert arbeidsmiljø for alle arbeidstakere, inkludert arbeidsinnvandrere og særlig kvinnelige arbeidsinnvandrere, i tillegg til arbeidstakere i vanskelige arbeidsforhold.

Anskaffelsesregelverket inneholder viktige bestemmelser som skal forhindre arbeidslivskriminalitet i offentlige kontrakter. Dette gjelder for eksempel krav til lærlinger, begrensning i antall ledd i leverandørkjeden, krav til skatteattest, avvisningsbestemmelser mv.

I tillegg gjelder forskrift om krav til lønns- og arbeidsvilkår for tjeneste- og bygg- og anleggsanskaffelser som overstiger en angitt terskelverdi i denne forskriften. Dersom anskaffelsen omfattes av denne forskriften, er det plikt til å stille krav til lønns- og arbeidsvilkår, krav til dokumentasjon samt å innta såkalt egnede sanksjoner i disse kontraktene. Det gjelder også en kontrollplikt for å sikre at kravene overholdes.

Kategoristrategien for kontorområdet inneholder flere aktuelle kontraktsområder hvor det både er plikt til å stille krav til lønns- og arbeidsvilkår og krav til lærlinger. Det kan vurderes hvilket handlingsrom som finnes for å stille krav til lønns- og arbeidsvilkår for transportdelen av vareanskaffelser.

Statens innkjøpssenter vil etablere rutiner og systemer for oppfølging og kontroll kontraktene for å sikre etterlevelse av kravene mot arbeidslivskriminalitet. Dette innebærer blant annet at det vil bli gjennomført systematiske og regelmessige risikovurderinger og kontroll.

6.1.8. Menneskerettigheter

En stor andel produkter som er anskaffet av norske offentlige virksomheter blir produsert i lavkostland. I mange land er det imidlertid dokumentert høy systematisk risiko for at varen kan være produsert under kritikkverdige og ulovlige forhold.

Dessverre er slavearbeid, barnearbeid, forbud mot faglig organisering og andre kritikkverdige arbeidsforhold systematisk dokumentert av FN organisasjoner som ILO (International labour organization) i leverandørkjeder til for eksempel tekstil og klær, IKT, bygg- og anleggsmaterialer og kontorrekvisita. Når det offentlige kjøper inn såkalte høyrisikoprodukter, produkter med dokumentert systematisk høyrisiko for brudd på menneskerettigheter i leverandørkjeden, er det forventet at vi stiller krav til at disse skal være produsert på en ansvarlig måte, altså uten brudd på grunnleggende menneskerettigheter. Produktområdene Forbruksmateriell, Møbler og inventar, Profileringsartikler, Kaffe/vannautomater og Multifunksjonsmaskiner som omhandles i denne kategoristrategien er alle høyrisikoprodukter. Som et ledd i å etterleve § 5 i loven om offentlige anskaffelser som stiller krav om å «(…) fremme respekt for menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er risiko for brudd på slike rettigheter», kommer Statens innkjøpssenter derfor å ha et spesielt fokus på menneskerettigheter for disse produktområdene. Vi vil blant annet sikre at aktsomhetsvurderinger blir gjennomført i henhold til kravene i åpenhetsloven som trådte i kraft 30.juni 2022.¹

6.2. Bærekraft i de ulike kategoriene

Prioriterte innkjøpskategorier for inkludering av bærekraftshensyn er transport, bygg, anlegg og eiendom (BAE), mat og måltidstjenester, produkter som inneholder plast, IKT/elektriske og elektroniske produkter, batterier, møbler og tekstiler. For disse overnevnte innkjøpskategoriene skal oppdragsgiver som hovedregel inkludere miljøkrav eller kriterier for å bidra til redusert miljøbelastning, samt fremme null- og lavutslippsløsninger og sirkulær økonomi.

DFØ har gjort en helhetlig bærekraftsprioritering av avtaleområdene innen de fire underkategoriene i kontorområdet; kontordrift, profesjonelle tjenester, møbler og inventar og elektrisk kraft. Avtaleområdene er prioritert ut fra bærekraftshensyn som vil si risiko knyttet til brudd på menneskerettigheter og arbeidsvilkår, samt risiko for negativ klima- og miljøpåvirkning. For klima- og miljøpåvirkning så er alle aspektene knyttet til nullutslippsløsninger, sirkulær økonomi, plast og reduksjon av miljøskadelige kjemikalier som beskrevet i kap. 6.1.2-6.1.3 hensyntatt.  Tabellen under utdyper de vurderingene som er gjort og foreslår tiltak for å fremme klima- og miljøgevinster samt tiltak for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter. Tabellen viser også hvilke avtaleområder som er viktigst å prioritere sett fra et klima- og miljøperspektiv.

Se tabell over hvilke avtaleområder som er viktigst å prioritere sett fra et klima- og miljøperspektiv:

Avtaleområde	Prioritering ut fra bærekrafts-hensyn	Tiltak for å fremme klima- og miljøgevinster	Tiltak for ivaretakelse av menneskerettigheter
Forbruksmateriell	Høy	Krav til bruk av nullutslippskjøretøy ved levering. Innføring av minsteordregebyr for å stimulere til færre, men større bestillinger. Bruke revisjon som et virkemiddel for å måle effekter av miljøkrav.	Revisjon av etiske kontraktsvilkår etter åpenhetsloven. Høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter knyttet til råvarer og komponenter for produktene i dette avtaleområdet.
Møbler og inventar	Høy	Legge til rette for lang levetid. Bygge et system for sirkulær møbelflyt (gjenbruk, reparasjonstjenester, redesign og gjenvinningstjenester).	Revisjon av etiske kontraktsvilkår etter åpenhetsloven.
Interiørarkitekt- tjenester	Høy	Finne smarte løsninger uten å bruke mer ressurser enn nødvendig. Dempe bruken av nye møbler. Benytte tjenesteleverandører med prosessorienterte kvalitets- og miljøledelsessystemer.	Revisjon av lønns- og arbeidsvilkår.
Kaffe og vannautomater	Høy	Sosial merkevareordning på kaffe, te, sukker etc. Sikre høy kvalitet og varighet på kaffe og vannautomatene. Dempe bruken av energikrevende maskiner.	Revisjon av etiske kontraktsvilkår etter åpenhetsloven. Finnes programmer som skal sikre ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i alle ledd fra jordbruk til sluttprodukt, eksempelvis "responsible coffee sourcing principles".
Posttjenester/ budtjenester	Høy	Redusere miljøbelastning ved å stimulere til hel-elektrisk bilpark. Samkjøring Ruteoptimalisering	Revisjon av lønns- og arbeidsvilkår.
Facility Management	Høy	Møtemat og kantinetjenester: - Lokale produsenter, kortreist mat - Økologiske råvarer - Klimasmarte menyer - Redusere matsvinn Renholdstjenester: - Miljøfyrtårn - ISO 14001	Revisjon av lønns- og arbeidsvilkår. Revisjon av etiske kontraktsvilkår etter åpenhetsloven
Strøm	Middels høy	Krav til opprinnelsesgaranti. Fokus på egenproduksjon av strøm (solceller på egne bygg e.l.)	NA
Profileringsartikler og trykkeritjenester	Middels høy	Benytte miljømerket tekstil og materiell. Alle produkter som er svanemerket stiller krav til trykkerier om å ta i bruk bærekraftig papir i produksjonen, i tillegg til at produktene skal være egnet til å kunne resirkuleres og være uten plast og helse-og-miljøfarlige stoffer. Minimalisere bruken av flyers og andre engangsartikler ifbm. profilering, f.eks. erstatte med QR-kode.	Revisjon av etiske kontraktsvilkår etter åpenhetsloven
Vikarbyråtjenester	Middels høy	Matche tilbud og etterspørsel lokalt for å forhindre lang reisevei.	Benytte sertifiserte vikarbyråer, eksempel på sertifiseringsordning "Revidert arbeidsgiver". Bruke markedsdialogen som et aktivt virkemiddel for å få innsikt i hvilke sertifiseringsordninger som brukes i bransjen.
Multifunksjonsmaskiner og print	Middels høy	Etterspørre maskiner med lang levetid og lite vedlikehold. Fremme energieffektive maskiner med mulighet for ombruk og gjenvinning. Benytte maskiner hvor man kan bruke resirkulert papir og tonere med mulighet for refill.	Revisjon av etiske kontraktsvilkår etter åpenhetsloven
Revisjonstjenester	Middels høy	Generelt for tjenesteanskaffelser vil det være viktig å redusere reisebehovet. Det bør oppfordres til virtuelle møter og andre digitale løsninger, gitt at det ikke reduserer kvaliteten på tjenesten.	Anskaffelse av revisjonstjenester vil være et viktig supplement til blant annet oppfølging av krav til lønns- og arbeidsvilkår og andre seriøsitetskrav, og til revisjon/ etterprøving av kontraktsvilkår for ivaretagelse av menneskerettighet i leverandørkjeden.
Tidsskrifter og andre informasjonsressurser	Lav	NA	NA
Sikkerhet	Lav	NA	Revisjon av lønns- og arbeidsvilkår.
Medieovervåknings-tjenester	Lav	NA	NA
Rekrutterings- tjenester	Lav	NA	Revisjon av lønns- og arbeidsvilkår.
Virksomhetsstyring	Lav	NA	NA
Juridiske tjenester	Lav	NA	NA
Bedriftshelsetjenester	Lav	NA	NA
Kommunikasjons-tjenester	Lav	NA	NA
Oversettelses- og tolketjenester	Lav	NA	Revisjon av lønns- og arbeidsvilkår.