Innenfor hvert av avtaleområdene i hver handlingsplan vil det bli presentert en overordnet vurdering av hvilke effektiviseringsgevinster, kvalitetsgevinster og samfunnsgevinster som er identifisert, og hvordan disse gevinstene kan hentes ut i de fire kategoristrategiene: møbler og inventar, kontordrift, elektrisk kraft og profesjonelle tjenester.

7.1 Utvalg av avtaleområder

7.1.1. Kraljics matrise

For å velge hvilke markeder vi skal rette oss mot, hvilke avtaleområder vi skal prioritere og inngå fellesavtaler på, og hvordan vi skal tilnærme oss, har vi kartlagt avtaleområdenes konkurransesituasjon. Resultatene er fremstilt i en Kraljic-matrise hvor kontraktsområdene er plassert ut ifra kompleksitet i leverandørmarkedet og hvor strategisk viktig avtaleområdene er for behovshaver. Det er viktig at ikke resultatene fra analysen brukes ukritisk, da nyanser ved kategoriene ikke kommer frem av analysen.

7.1.2. Utvalg av avtaleområder

I arbeidet med utvelgelse av kontraktsområder, så har vi tatt utgangspunkt i de fem dimensjonene som Statens Innkjøpssenter vurderer etter i utvelgelsesprosesser, ved valg av kontraktsområder, se figur 7.1.2.1:

Prosjektet har kartlagt og analysert ulike dimensjoner, ref. over, og har utviklet et sett med kriterier for utvelgelse av kontraktsområder, som samsvarer med nevnte dimensjoner: kompleksiteten i leverandørmarkedene, behov/strategisk viktighet for virksomhetene, volum/ økonomi, samt bærekraft, jfr. fig. 7.1.2.2.

Analysen har tatt utgangspunkt i behovs- og markeds-undersøkelser, samt økonomisk data, og hvor godkjente kontraktsområdene er med i analysen, sammen med potensielle nye kontraktsområder. Vi har jobbet strukturert og systematisk i kartleggingen -og analysearbeidet, og etter en helhetsvurdering av samtlige kontraktsområder, gjort i samsvar med overnevnte vurderingskriterier, rangerer kontraktsområdene som i illustrert i figur 7.1.2.3 under. Fellesavtale om kjøp av kontormøbler er rangert som nr. 1. Denne fellesavtalen sorterer innunder kategorien møbler og inventar, som inneholder flere avtaler, jfr. kap. 5.2.1.1. Dette er avtaleområder knyttet til sirkulære tjenester og løsninger, som har blitt avdekket i kartleggings- og analysearbeidet, men som ikke var med da prosjektet startet. Det betyr at disse områdene ikke er med i behovsundersøkelsen, med spørsmål konkret om disse type tjenester og løsninger, men behovene fremgår indirekte knyttet spørsmål omhandlende bærekraft. De sirkulære tjenestene og løsningene har blitt kartlagt i markedsdialogen gjennom fokusert dialog med markedet. De sirkulære tjenestene og løsningene er redegjort for i analysen og synliggjøres i figur 7.1.2.6, hvor samlet prioriteringsrekkefølge på utvalgte kontraktsområder er visualisert.

I tabellen under (fig. 7.1.2.3) vises sluttrangeringen, rent matematisk fordelt, uten sortering på godkjente og potensielle avtaler, eller kalibrering. Sirkulære tjenester og løsninger er ikke med i denne evalueringsoversikten. Bakgrunnen for dette er at måleparameterne ikke har vært helt sammenlignbare med øvrige områder i analysen, da sirkulære tjenester og løsninger ikke var med i brukerundersøkelsen, og fordi det er et mangelfullt tallgrunnlag for disse områdene, hvorpå det for disse konkrete områdene er knyttet usikkerhet til økonomikriteriet. Analysen avdekker imidlertid et stort behov for sirkulære tjenester og løsninger, og har kartlagt et økosystem for møbler og inventar hvor den sirkulære dimensjonen er vesentlig. De sirkulære kontraktsområdene er evaluert og vurdert som sentrale i kategorien møbler og inventar, og er prioritert innad i kategorien, jfr. figur 5.2.1.3. Hvordan disse kontraktsområdene fordeler seg i forhold til øvrige kontraktsområder vises i figur 7.1.2.5.

*I analysen har det blitt avdekket flere avtaleområder innenfor området møbler og inventar i tillegg til fellesavtale for kjøp av nye møbler og interiørarkitekttjenester, jfr. fig. 7.1.2.5 og analyse av denne kategorien.

Ni av kontraktområdene er ikke med videre i denne kategoristrategien. To av områdende er fra før plassert i andre kategoristrategier. Dette er betalingsløsninger (Kategoristrategi for reiseområdet)og multifunksjonsmaskin/print (Kategoristrategi IKT).Disse to kontraktsområdene er med i analysen fordi vi ville undersøke hvordan disse kontraktsområdende plasserer seg organisatorisk i virksomhetene, kartlegge hvem som faktisk har ansvar for kontraktsområdende, i relasjon til innhold og formål med kontraktsområdene, og således vurdere om kontraktsområdende er riktig plassert eller om de burde være del av kontorkategorien. Analysen viser at for betalingsløsninger, så kunne dette området organisatorisk vært plassert i kontorkategorien, mens det i forhold til behov og innhold samsvarer bedre med reisekategorien. For kontraktsområdet multifunksjonsmaskin og print, så viser brukerundersøkelsen at området sorterer innunder IT hos virksomhetene (63%), og at innhold og organisering harmonerer godt. Analysen har derfor konkludert med at disse to områdende er riktig plassert i sine respektive strategier, og er derfor ikke med videre i handlingsplanen til denne strategien.

De syv andre områdene som ikke er med videre er områder som får lav score på kompleksitet, og/eller i kombinasjon med en elle flere av de andre kriteriene. Kontraktsområdende som ikke er med videre er tjenesteområder. Flere av områdene er kjøp av ulike typer konsulenttjenester, med et høyt volum, og som i all hovedsak vurderes til relativ lav risiko og ikke-kritisk for forretningsvirksomheten, men som kan komme i konflikt med sourcing -og ansettelsesstrategier, samt at dette er noe som treffer litt ulikt mht. behov og organisatorisk plassering hos virksomhetene.

Kontraktsområdene som ikke er med videre i denne kategoristrategien anbefales å analyseres på nytt senere. Det er flere områder som har et potensiale mht. i fremtiden bli fellesavtaler. Kontorstrategien består av fire underkategorier, hvor en kategori er profesjonelle tjenester, som før samlet vurdering og prioritering er tungt representert av ulike typer konsulenttjenester. Konsulenttjenester er et område som har et stort volum og bør på sikt vurderes om egner seg som en egen kategoristrategi, eventuelt at kontorstrategien utvides med en ny underkategorien som tar for seg konsulenttjenester.

Enkelte områder er innrettet mot HR området, som vikartjenester, rekrutteringstjenester og bedriftshelsetjenester. Dette er områder som kan vurderes å ses i sammenheng i en senere gjennomgang, og som potensielt kan være fellesavtaler i en egen kategoristrategi eller underkategori til denne kategoristrategien. Dette er områder som ikke er vurdert med videre i denne omgang.

Tabellen under (fig. 7.1.2.4) viser samlet vurdering og prioritering. Etter en gjennomgang av kontraktsområdene hvor vi har vurdert strategiske og praktiske forhold, har vi kalibret og prioritert rekkefølgen på kontraktsområdene. To av kontraktsområdene er allerede godkjente (Fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell og Fellesavtale om kjøp av kontormøbler), mens resten er de andre potensielle kontraktsområdene. Enkelte kontraktsområdene er ikke med videre i strategien og handlingsplanen, og er markert i tabellen under.

Avtaleområder	Status	Prioritering
Fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell	Aktiv	0
Fellesavtale om kjøp av kontormøbler*	Under arbeid	1
Fellesavtale om kjøp av interiørarkitekttjenester	Tas med	2
Fellesavtale om kjøp av revisjonstjenester	Tas med	3
Fellesavtale om kjøp av sikkerhetstjenester	Tas med	4
Fellesavtale om kjøp av kaffe og vannautomater	Tas med	5
Fellesavtale om kjøp av profileringsartikler og trykkeritjenester	Tas med	6
Fellesavtale om kjøp av posttjenester og budtjenester	Tas med	7
Fellesavtale om kjøp av leveranse av strøm	Tas med	8
Fellesavtale om kjøp av administrasjon og formidling av tidsskrift og andre informasjonsressurser	Tas med	9
Fellesavtale om kjøp av medieovervåkningstjenester	Tas med	10
Fellesavtale om kjøp av oversettelses- og tolketjenester	Tas med	11
Fellesavtale om kjøp av vikarbyråtjenester	Ikke med videre	12
Fellesavtale om kjøp av Facility Management	Ikke med videre	13
Fellesavtale om kjøp av bedriftshelsetjenester	Ikke med videre	14
Fellesavtale om kjøp av rekrutteringstjenester	Ikke med videre	15
Fellesavtale om kjøp av konsulenttjenester for virksomhetsstyring	Ikke med videre	16
Fellesavtale om kjøp av juridiske tjenester	Ikke med videre	17
Fellesavtale om kjøp av multifunksjonsmaskin og print	Ikke med videre	18
Fellesavtale om kjøp av betalingsløsninger	Ikke med videre	19
Fellesavtale om kjøp av kommunikasjonstjenester	Ikke med videre	20

* I analysen har det blitt avdekket flere avtaleområder innenfor området møbler og inventar i tillegg til fellesavtale for kjøp av nye møbler og interiørarkitekttjenester, jfr. fig. 7.1.2.5 og analyse av denne kategorien.

På bakgrunn av overnevnte ser den prioriterte oversikten over de utvalgte kontraktsområdene som i figuren under (fig. 7.1.2.5). I oversikten er samtlige kontrakts

områder inkludert og synliggjort, dvs. også de kontraktsområdene som er avdekket innenfor området møbler og inventar. For enkelte kontraktsområder vil det mest sannsynlig være aktuelt å etablere to separate fellesavtaler, slik at antall kontraktsområder har et spenn på 18 til 21 kontrakter. De konkrete konkurransestrategiene vil konkludere hva som er formålstjenlig.

Avtaleområder	Prioritering
Fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell (avtaleforvaltning)*	0
Fellesavtale om kjøp av kontormøbler	1
Fellesavtale om kjøp av interiørarkitekttjenester	2
Fellesavtale om kjøp av revisjonstjenester	3
Digital markedsplass for bruktmøbler**	4
Digital ombruksplattform**	5
Reparasjonstjenester***	6
Flyttebyråtjenester***	7
Bruktmøbeltjenester***	8
Avfallshåndteringstjenester***	9
Fellesavtale om kjøp av sikkerhetstjenester	10
Fellesavtale om kjøp av kaffe og vannautomater	11
Fellesavtale om kjøp av profileringsartikler og trykkeritjenester****	12
Fellesavtale om kjøp av posttjenester og budtjenester****	13
Fellesavtale om kjøp av leveranse av strøm	14
Fellesavtale om kjøp av administrasjon og formidling av tidsskrift og andre informasjonsressurser	15
Fellesavtale om kjøp av medieovervåkningstjenester	16
Fellesavtale om kjøp av oversettelses- og tolketjenester****	17

* Avtaleforvaltning. Anskaffelse av ny avtale når nåværende avtale utløper

** Digital ombruksplattform og markedsplass for bruktmøbler må ses i sammenheng. Kan muligens være ett helhetlig system.

*** Sirkulære tjenester, som vil bli jobbet med parallelt

**** Kontraktsområdet vil høyst sannsynlig deles i to separate kontrakter, avhengig av konkusjonene i de konkrete konkurransestrategiene.

7.2 Kategoriinndeling

Kontorkategorien deles opp i fire underkategorier: kontordrift, profesjonelle tjenester, møbler og inventar og elektrisk kraft (fig. 7.2.1). De ulike kontraktsområdene i de respektive underkategoriene har et logisk forhold til hverandre, og de ulike underkategoriene har mange klare fellestrekk, både når det gjelder hva som kjøpes og mht. konkurransedynamikken og kompleksiteten i markedene, samt bærekraftsdimensjonen.

Før gjennomført analyse og før avgrensing og utvalg av kontraktområder, ser fordelingen slik ut:

Innenfor kategorien kontordrift berører og overlapper leverandørmarkedene og forretningsområdene hverandre, og leveransene er rettet inn på kontordrift. Området strøm kunne vært en naturlig del an kategorien kontordrift. Grunnen til at dette området har fått engen kategori er fordi dette er et område som skiller seg ut mht. leverandørmarkedet i forhold til aktørbildet, samt innretning og konkurransedynamikk. Innenfor kategorien elektrisk kraft, så vil det være viktig med god kontraktsforvaltning, og ved å bygge og sentralisere kompetanse på området vil dette bidra til å øke kvaliteten på kontraktsoppfølgingen, samt også mht. anskaffelsesprosessen. Områdene som sorterer innunder kontordrift er områder som kan ses under ett, og hvor man kan jobbe strategisk og systematisk, og således hente ut synergier ved en helhetlig tilnærming til områdene og kategorien.

Kategorien profesjonelle tjenester består av områder hvor leveransen er fagspesifikk kompetanse, ofte i kombinasjon med tjenestesystemer. I den første inndelingen, før utvalgsanalysen har blitt gjennomført, så inneholder kategorien flere områder som er innenfor samme leverandørmarked, men også flere områder som ikke har noen berøringsflater og åpenbare faglige fellestrekk eller sammenheng. Fellesnevneren for samtlige kontraktsområder er at dette er områder hvor hovedleveransen er spesifikk kompetanse og systemer som understøtter og avhjelper virksomhetene i den daglige driften, og/eller for å realisere og levere på virksomhetenes målsetninger.

Kategorien møbler og inventar består av ulike komponenter, både varer og tjenester, som til sammen utgjør et økosystem. Sammenhengene mellom komponentene og kategoriens sammensetning framgår av kap. 4.4.1.1 og 5.2.1.1.                                                                                                                

Etter å ha gjennomført en totalanalyse, jfr. behovsanalyse og markedsanalyse, og etter å ha foretatt et utvalg, ser utvalget av kontraktsområder og kategoriinndelingen ut som på følgende vis (fig. 7.2.2):

Hver av underkategoriene består av flere kontraktsområder. Underkategoriene profesjonelle tjenester består av områder som har tydelige tjenesteprofiler, mens områdene innenfor kategoriene kontordrift og møbler og inventar inneholder både vare og tjenester. Sammensetningen av områdene vil således reflekteres i ulike konkurransestrategier og anskaffelser som inneholder både vare og tjenesteelementer.

Fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell er et godkjent kontraktsområde, hvor det allerede eksisterer en fellesavtale, samt at Fellesavtale om kjøp av kontormøbler er et godkjent kontraktsområde; som er i prosess. Parallelt med arbeidet med fellesavtalen om kjøp av nye møbler, så jobbes det samtidig med et system for sirkulær møbelflyt. Dette arbeidet vil trappes opp etter at anskaffelsen av Fellesavtalen om kjøp av kontormøbler er gjennomført. De andre identifiserte og utvalgte kontraktsområdene er samtlige nye kontraktsområder.

7.2.1. Sammensetning av kontorområdet etter kategorisering

Etter gjennomført kategorisering og utvelgelse av kontraktsområder, sortert i underkategorier, ser markedsoversikten ut som på figuren under (fig. 7.2.1).

Underkategoriene er markert i ulike farger: møbler og inventar: grønn, strøm: grå, profesjonelle tjenester: lys grønn og kontordrift: blå.

7.3. Handlingsplaner

Kontorkategorien er delt inn i fire underkategorier. Innholdet i disse kategoriene er kontraktsområder som har fellestrekk, enten mht. leverandørmarkedet, innhold eller bærekraft, hver for seg, i ulike kombinasjoner eller samtlige dimensjoner, og ved å kategorisere områdene vil det være lettere å jobbe systematisk, strategisk og øke mulighetene for å hente ut gevinstpotensialer.

For å kunne hente ut synergier og lettere se sammenhenger mellom kontraktsområder, så er det utarbeidet separate handlingsplaner. Tanken er å jobbe systematisk med en kategori om gangen. Noe variasjon vil forekomme, som følge av strategiske og praktiske vurderinger, men i all hovedsak vil de ulike

aktivitetene i handlingsplanene følge en logisk, kronologisk rekkefølge per kategori, hvor den første kategorien er møbler og inventar. Bakgrunnen til at denne kategorien er prioritert først er fordi dette er et område som allerede er i prosess, jf. anskaffelsen av Fellesavtale om kjøp av kontormøbler, samt pågående prosesser og analyse på de andre områdene innenfor denne kategorien. De påfølgende handlingsplanene er prioritert etter en vurdering av resultatene av analysen og sluttrangering, og prioritert rekkefølge av kontraktsområdene. Rekkefølgen av handlingsplanene er således møbler og inventar, kontordrift, elektrisk kraft og profesjonelle tjenester.

Som nevnt i innledende kapittel, så vil Statens innkjøpssenter trenge å øke kapasiteten for å kunne gjennomføre handlingsplanene. Hver anskaffelse er ressurskrevende og hver fellesavtale som inngås skal forvaltes. Det er et stort gevinstpotensial i handlingsplanene i kontorkategorien, ref. kap. 7.4, men med dagens kapasitet vil Statens innkjøpssenter kun, med forbehold, kunne gjennomføre deler av anskaffelsene og kontraktsforvaltningen i kategorien møbler og inventar (nye kontormøbler og interiørarkitekttjenester), revisjonstjenester, samt kontraktsforvalting av forbruksmateriell.

Etter en gjennomgang av kontraktsområdene innenfor de fire kategoriene, inklusiv en kalibrering mht. strategiske og praktiske vurderinger, har vi kommet frem til følgende prioriterte handlingsplaner (figurer under, en handlingsplan per kategori):

7.4. Totalt gevinstpotensial

Fellesavtalene som Statens innkjøpssenter inngår skal redusere kostnader, men det er også andre viktige gevinster knyttet til bl.a. sikkerhet, bærekraft og god behovsdekning. DFØ grupperer gevinster inn i tre hovedtyper, effektiviseringsgevinster, kvalitetsgevinster og samfunnsgevinster.

• Effektiviseringsgevinster – Med effektiviseringsgevinster menes her gevinster som gir offentlige budsjettbesparelser. Det kan være direkte besparelser som følge av lavere priser, men også reduserte transaksjonskostnader.

• Kvalitetsgevinster – Gevinster som for offentlige virksomheter gir riktig behovsdekning, færre avvik, god service og god kvalitet på produkter og tjenester.

• Samfunnsgevinster – Dette er effektiviseringsgevinster for leverandørmarkedet og kvalitetsgevinster i form av økt bærekraft, økt sikkerhet og økt tillitt til offentlige virksomheter som innkjøper.

Siden det i per dag ikke foreligger fellesavtaler på de fleste av kontraktsområdene i denne kategoristrategien, er estimatene basert på funn fra behovs- og markedsanalysen samt erfaringer fra tidligere anskaffelser gjennomført av innkjøpssenteret. Det presiseres at det er knyttet usikkerhet til estimatene som blir gjort på dette stadiet. Gevinstpotensialet kommer derfor til å bli vurdert på nytt i forbindelse med både gjennomføring og inngåelse av kontrakt.

Avtaleområder	Effektiviserings gevister*	Kvalitets gevinster	Samfunns gevinster
Forbruksmateriell	+++	+	++
Møbler og inventar (kjøp av nye møbler, sirkulære tjenester og løsninger)	+++	++	+++
Interiørarkitekttjenester	+	+	++
Tidsskrifter og andre informasjonsressurser	+++	+++	+
Profileringsartikler og trykkeritjenester	+	++	++
Kaffe og vannautomater	++	+	++
Sikkerhet	++	+	+
Strøm	+	0	+
Posttjenester/budtjenester	+	+	++
Oversettelses- og tolketjenester	+	++	+++
Revisjonstjenester	+	++	++
Medieovervåkningstjenester	+	0	0

* Når det gjelder effektiviseringsgevinster anslår vi gevinstpotensialet til å ligge i størrelsesorden 2,5-5% for (+), 5-10% (++), 10-20% (+++) og >20% (++++). Øvrige gevinsttyper har ikke blitt tallfestet.

7.4.1. Gevinster som følge av digitale løsninger

Formålet med en kategoristrategi for kontorområdet er å identifisere hvilke kontraktsområder som er egnet for statlige fellesavtaler, samt belyse hvilket potensial og utfordringer det enkelte avtaleområdet har for Statens innkjøpssenter som avtaleeier og den enkelte virksomhet. Kategoristrategien omhandler kontorområdet med identifiserte kontraktsområder, hvor kontaktenes gjenstand er ulike varer og tjenester som i all hovedsak ikke er teknologiske. Likefult, for flere av kontraktsområdene er teknologi en viktig komponent, og for enkelte områder hovedkomponenten (digital ombruksplattform og markedsplass for bruktmøbler, tidsskrifter og andre informasjonsressurser og medieovervåkningstjenester). Dette er digitale løsninger som tilbys på leverandørmarkedet, og som vil understøtte og effektivisere virksomhetene gjennom tilgang til fellesavtaler. Gevinstpotensialet vil kunne hentes ut på alle tre gevinstdimensjonene; effektiviseringsgevinster, kvalitetsgevinster og samfunnsgevinster, jfr. figur 7.4.1. Når det gjelder digital ombruksplattform og markedsplass for bruktmøbler, så er dette et område hvor de største gevinstene vil kunne hentes ut på bærekraftsdimensjonen, mens det for kontraktsområdene tidsskrifter og andre informasjonsressurser og medieovervåkningstjenester vil kunne forvente økte gevinster knyttet effektivitet og kvalitet.

En annen måte å sammenholde gevinster som følge av digitale løsninger, er økt kvalitet og effektivitet i prosesser knyttet til inngåelse, bruk og forvalting av fellesavtalene. Fokuset er da flyttet fra effektene som følge av inngåtte fellesavtaler, til effekter som følge av bedre rammebetingelser og prosesser før, under og etter inngåelser av fellesavtale. Et slikt tiltak er elektronisk handel (e-handel). E-handel defineres som bruk av elektronisk verktøy for planlegging, gjennomføring og oppfølging av kjøp av varer og tjenester. E-handel er et virkemiddel for å oppnå bedre og effektive anskaffelser, og for å sikre en sporbar og dokumentert prosess fra bestilling til betaling. Innføring av elektronisk handel vil kunne gi offentlige virksomheter en hel rekke gevinster ved å forbedre innkjøpsfunksjonen, som resulterer både i direkte og indirekte gevinster. De direkte gevinstene vil bandt annet være en bedre oversikt over hvilke varer og tjenester virksomhetene kan bestille, mens indirekte gevinster kan hentes ut ved at den enkelte virksomhet vil kunne generere et bedre informasjonsgrunnlag.

Kontraktsporteføljen til Statens innkjøpssenter øker i omfang, og for å håndtere et større volum med en påfølgende økt grad av kompleksitet, herav for å kunne jobbe mer effektivt mht. brukerinvolvering, markedsdialog, gjennomføring av anskaffelsesprosesser og kontraktsforvaltning, så skjerper det behovet for mer avanserte digitale systemer. Det vil være vesentlig for Statens innkjøpssenter å oppgradere med bedre digital systemstøtte, for å øke kvaliteten og effektiviteten i prosessene i Statens innkjøpssenter, samt at det vil redusere transaksjonskostnadene for Statens innkjøpssenter, virksomhetene og leverandørene knyttet til kontraktsforvaltning, kommunikasjon og dialog.

Elektroniske støtteverktøy som konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og kontraktsadministrasjons-verktøy (KAV), som benyttes til gjennomføring av anskaffelser og oppfølging av kontrakter, og eventuelle andre relevante elektroniske verktøy som bestillingsløsninger osv., er løsninger som bidrar til å øke kvaliteten og effektiviteten i verdikjeden. Effektivitets -og kvalitetsgevinster som vil kunne hentes ut av digital prosessestøtte knyttet til fellesavtalene, samt samfunnsgevinstene som følger av digitale leveranser på fellesavtalene, er virkninger som relevante innenfor de to dimensjonene separat, samtidig som effektivitets -og kvalitetsgevinstene virker inn på det vi kan hente ut av samfunnsgevinster. Et økt fokus på høyere kvalitet og effektivitet i prosesser knyttet til inngåelse, bruk og forvalting av fellesavtalene, vil ha en positiv innvirkning på kvaliteten på prosessene, samt at inngåelse av nye fellesavtaler med positive samfunnsgevinster vil tidseffektivt kunne øke i omfang.

7.4.2. Kategori møbler og inventar

Kjøp av nye møbler, sirkulære tjenester og løsninger

Selv om produktene i seg selv er ulike, kan fellesavtalen om kjøp av nye møbler sammenlignes med fellesavtalen om kjøp av forbruksmateriell, når det gjelder potensialet for å oppnå effektiviseringsgevinster. Aktører i bransjen er kjent for å kunne levere et vidt spekter av ulike produkter med svært mange tilpasningsmuligheter. Det anslås derfor at potensialet for effektiviseringsgevinster ligger på mellom 10–20 %. En forutsetning for å nå potensialet vil være at staten til en viss grad greier å standardisere på et felles sortiment.

Fra behovs- og markedsanalysene fremgår det at både markedet og oppdragsgiverne er umodne når det gjelder bestillingsprosessen. Bestillinger foregår gjerne på epost eller telefon noe som potensielt kan føre til unødvendig tidsbruk hos alle parter. Det er dermed en potensiell kvalitetsgevinst ved at en fellesavtale legger til rette for økt bruk av e-handel.

Bærekraft er kartlagt som et viktig aspekt innenfor kategorien møbler og inventar. Det kan i anskaffelsen av fellesavtale om kjøp av nye kontormøbler og nytt inventar stilles krav til både produkter og transport, men også tilrettelegges for økt levetid på møblene ved blant annet å sikre tilgang på reservedeler og reparasjonsmuligheter. Samtidig vil tilrettelegging for økt bruk av sirkulære løsninger for gjenbruk og gjenvinning potensielt kunne gi store samfunnsgevinster. I kartleggingen og analysen av møbelområdet er det blitt identifisert en rekke tilknyttede områder, i tillegg til kjøp av nye møbler, som til sammen utgjør et økosystem innenfor møbler og inventar. Dette er områder som er knyttet til sirkulær økonomi, som sirkulære tjenester (reparasjonstjenester, flyttebyråtjenester, avfallshåndteringstjenester og kjøp og salg bruktmøbler) og sirkulære løsninger som digitalt ombrukssystem og digital markedsplass for bruktmøbler. Interiørarkitekttjenester er en del av økosystemet møbler og inventar, og vil være viktig for å hente ut potensialet for økt sirkularitet, gjennom sirkulær kompetanse og rådgiving. Innenfor kategorien møbler og inventar er det med andre ord et stort potensiale mht. samfunnsgevinster, som anslås å være mellom 10–20 %.  

Interiørarkitekttjenester

Det er ikke avdekket et stort potensial for å oppnå effektiviseringsgevinster knyttet til denne avtalen. Området er relativt lite i omfang samtidig som at kompetansen til arkitektene står sentralt i å realisere kvalitet- og samfunnsgevinster. Det anslås likevel at det kan oppnås effektiviseringsgevinster i størrelsesorden 2,5–5 % som følge av stordriftsfordeler ved fellesavtaler.

Det har ikke blitt avdekket et stort potensial innenfor kvalitetsgevinster. Vi antar at interiørarkitekter som benyttes i dag gjerne har høy kompetanse og dekker virksomhetenes behov på en god måte. Det er derimot en forventning om at en ny fellesavtale vil legge til rette for bedre behovsdekning for de virksomhetene som ikke har egen avtale på interiørarkitekttjenester i dag.

Interiørarkitekttjenester er en del av økosystemet møbler og inventar, og det en forventning om at det inngås avtale med leverandører som har fokus på å sette sammen bærekraftige løsninger. Interiørarkitekten vil potensielt ha stor innvirkning på de produktene og løsningene som velges av virksomhetene og står sånn sett sentralt i at vi når målsetninger innenfor bærekraft i anskaffelse av møbler og inventar.

7.4.3. Kategori kontordrift

Forbruksmateriell

Basert på analyser gjennomført i forbindelse med nylig inngått avtale, estimeres det en effektiviseringsgevinst på rundt 20 % for avtalen som helhet. Det anslås at 12 % er realisert, men at virksomhetene i større grad enn i dag må standardiserer sitt forbruk for at hele potensialet skal kunne oppnås.

Potensielle kvalitetsgevinster knytter seg hovedsakelig til forbedring og standardisering av prosessene knyttet til bestilling, levering og fakturering. Avtalen defineres som en logistikkavtale hvor fokuset har ligget i å tilrettelegge for effektive prosesser i den daglige driften hos leverandør og oppdragsgiver.

Det er potensiale for å oppnå samfunnsgevinster spesielt innenfor miljø og bærekraft. Det har i avtalen blitt lagt til rette for at leverandørene kan optimalisere sin transport på en bedre måte enn tidligere ved å lette på krav til leveringstid, redusere antall restleveranser og inkludere miljøgebyr ved bestilling under et visst nivå. Det har også blitt utviklet krav for å øke andelen nullutslippstransport og miljøvennlige produkter. I tillegg finnes det enkelte risikoprodukter i sortimentet som blir fulgt opp når det gjelder samfunnsansvar.

Profileringsartikler og trykkeritjenester

Det anslås at det er et lavt potensial for å oppnå effektiviseringsgevinster. Hovedårsaken er at det vil være vanskelig å standardisere produktsortimentet på tvers av statlig sektor på grunn av virksomhetsspesifikke ønsker og behov knyttet til både produkt og trykk. Det anslås likevel at det kan oppnås effektiviseringsgevinster i størrelsesorden 2,5–5 % som følge av stordriftsfordeler samt en viss grad av standardisering.

Det har blitt kartlagt et stort potensial for kvalitetsgevinster. Årsaken er at overraskende mange virksomheter valgte å utløse profileringsartikler som opsjon på den forrige fellesavtalen på forbruksmateriell. En egen fellesavtale vil trolig forenkle og forbedre rammeverket som finnes der ute i dag.

På bakgrunn av erfaringer fra forbruksmateriell anslås det at denne avtalen har et stort potensial for å oppnå samfunnsgevinster innenfor både samfunnsansvar og bærekraft. Mange av produktene som kjøpes på denne avtalen kan sammenlignes med produkter på forbruksmateriellavtalen med den forskjell at de leveres med trykk. Det forventes derfor at samfunnseffektene vil være sammenlignbare, og en potensiell anskaffelse bør legge til rette for effektiv distribusjon og vektlegge miljøvennlig transport og produkter.

Kaffe og vannautomater

Det anslås at det er et middels potensial for å oppnå effektiviseringsgevinster. Dagens avtaler inneholder ulike produkter og tjenester, og løsning varierer fra lokasjon til lokasjon avhengig av organisering. Det forventes at vi kan oppnå bedre priser både på maskiner og forbruksmateriell ved å, i større grad enn i dag, legge opp til standardisering av produktene som leveres. Det anslås derfor at det kan oppnås effektiviseringsgevinster i størrelsesorden 5-10% som følge av stordriftsfordeler ved fellesavtaler.

Det har ikke blitt kartlagt et stort potensial for å oppnå kvalitetsgevinster på dette området. En fellesavtale vil derimot, sett i sammenheng med fellesavtalen på forbruksmateriell, sette virksomhetene og statens innkjøpssenter bedre i stand til å vurdere ulike sourcingmodeller. Eksempelvis, på hvilken avtale er det mest hensiktsmessig å kjøpe kaffe?

Det er avdekket et middels potensial for å oppnå samfunnsgevinster både når det gjelder produktene og transporten. Det kan stilles krav til eksempelvis fairtrade kaffe og at øvrige forbruksmateriell skal være miljømerket. Videre kan det stilles krav til transport både når det gjelder produktleveranser og service.

Sikkerhet

Det forventes at en fellesavtale innenfor sikkerhet vil ha middels potensial for å oppnå effektiviseringsgevinster. Det er få store aktører på markedet og området består av flere ulike produkter og tjenester. Staten anslås å være en stor aktør på markedet og vil, avhengig av hvordan konkurransen innordnes, kunne bruke denne til å oppnå gode betingelser. Det anslås at det kan oppnås effektiviseringsgevinster i størrelsesorden 5–10 % som følge av stordriftsfordeler ved fellesavtaler.

Når det gjelder kvalitetsgevinster har det ikke blitt kartlagt et stort potensial for besparelser. Det kan være synergier å hente ved at en fellesavtale inkluderer flere ulike sikkerhetstjenester og setter enkeltvirksomheter i bedre stand enn tidligere til å dekke sitt behov innenfor sikkerhet.

Heller ikke når det gjelder samfunnsgevinster har det blitt avdekket et vesentlig potensial. Det kan stilles krav til at transport i forbindelse med leveranser og daglig drift skal skje med nullutslippskjøretøy, men det er ikke sikkert at det er hensiktsmessig i denne type anskaffelser hvor sikkerhet er første prioritert, samt at det er en dreining i retning av økt fokus på digitale løsninger og i mindre grad mobilt vakthold.

Posttjenester/budtjenester

Det er ikke avdekket et stort potensial for å oppnå effektiviseringsgevinster knyttet til dette området. Transportbransjen har tradisjonelt vært en lavmarginsbransje som er svært presset på pris. Det anslås likevel at det kan oppnås effektiviseringsgevinster i størrelsesorden 2,5–5 % som følge av stordriftsfordeler ved fellesavtaler.

Også når det gjelder kvalitetsgevinster ansees potensialet som relativt lavt. Tjenestene som leveres er svært standardiserte og har blitt utformet og tilpasset gjennom mange år. Avtalen har derimot synergier mot andre avtaler som kan bidra til en kvalitetsøking for virksomhetene dersom de utnyttes på en hensiktsmessig måte. Eksempelvis kan det tenkes at denne avtalen kan brukes til å distribuere brukte møbler ved gjenbruk internt i offentlig sektor. 

Det er kartlagt et middels potensial for å oppnå samfunnsgevinster. Transport står sentralt i avtalen og ved å øke andelen transport med nullutslippskjøretøy vil man kunne redusere negativ miljøpåvirkning.

7.4.4. Kategori elektrisk kraft

Strøm

Det anslås at området har et lite potensial for å oppnå effektiviseringsgevinster på mellom 2,5–5 %. Strøm er en børsvare som gjør at prisnivået til enhver tid er offentlig tilgjengelig. Det er sannsynligvis av den grunnen relativt lave marginer i bransjen og et relativt sett lavere potensial for besparelser. Det forventes derimot at staten er en attraktiv kunde for strømleverandørene på grunn av størrelse og volum. Det er i tillegg usikkerhet knyttet til hvilke avtaler og betingelser de ulike virksomhetene har i dag og hvor mye av volumet en fellesavtale vil kunne omfatte. Disse aspektene vil i stor grad kunne påvirke gevinstpotensialet.

Det har ikke blitt kartlagt et potensial for å oppnå kvalitetsgevinster. Tjenestene som tilbys på dette området er svært standardisert og det er lite behov for å tilpasse løsningene etter virksomhetenes behov.

Det har ikke blitt kartlagt noe potensial for å oppnå samfunnsgevinster utover den naturlige forenklingen som følger av færre prosesser, kontaktpunkt og et enhetlig rammeverk for leverandørene å forholde seg til.

7.4.5. Kategori profesjonelle tjenester

Tidsskrifter og andre informasjonsressurser

Det anslås at området har et stort potensial for effektiviseringsgevinster på mellom 10–20 %. Det er to hovedgrunner til denne forventningen. Ved å fremforhandle bedre betingelser på de mest brukte informasjonsressursene og tilgjengeliggjøre dem i en felles portal (administrasjonstjeneste) vil man oppnå reduserte kostnader. Ved å inngå avtale med en administratortjeneste som gir virksomhetene oversikt over aktive lisenser og abonnementer, vil virksomhetene få mulighet til å styre sine informasjonsressurser på en bedre måte ved å legge til og fjerne overflødige abonnementer. Det er usikkerhet knyttet til hvor stor andel av omfanget i denne kategorien som vil kunne adresseres gjennom fellesavtaler.

Det er kartlagt et stort potensial for å oppnå kvalitetsgevinster. I likhet med forrige punkt vil virksomhetene få bedre oversikt og kontroll over sine lisenser og abonnementer ved å samle dem hos en administrator, som også bistår i å fremforhandle nye avtaler og setter opp et system som har til hensikt å effektivisere driften på en økonomisk effektiv måte. Det er også et poeng at en slik løsning vil gi virksomhetene bedre oversikt over andre informasjonsressurser som finnes på markedet, som kan være nyttige for at virksomheten skal kunne løse sitt samfunnsoppdrag på en bedre måte.

Det har ikke blitt kartlagt noe potensial for å oppnå samfunnsgevinster utover den naturlige forenklingen som følger av færre prosesser og kontaktpunkt. Det understrekes at området er svært fragmentert med mange ulike aktører og at det derfor kan vise seg at effekten for leverandørsiden får en større betydning enn først antatt.

Oversettelses- og tolketjenester

Det er ikke avdekket et stort potensial for å oppnå effektiviseringsgevinster knyttet til dette området. Bransjen er vurdert som umoden og en fellesavtale vil først og fremst ha som mål å fremme seriøse aktører og bidra til å utvikle markedet i en positiv retning. Hovedfokuset i en kontrakt vil derfor ikke handle om å redusere kostnader. Det anslås likevel at det kan oppnås effektiviseringsgevinster i størrelsesorden 2,5–5 % som følge av stordriftsfordeler ved fellesavtaler.

En fellesavtale vil kunne gi virksomhetene tilgang på tjenester som holder en høyere kvalitet og gi en trygghet om at leverandørene driver på en ordentlig måte. Større grad av seriøsitet blant aktørene kan også føre til at virksomhetene må bruke mindre tid til å følge opp mangelfulle leveranser. Potensialet for å oppnå kvalitetsgevinster ansees derfor som middels stort.

Det er lovpålagt for statlige virksomheter at de må benytte kvalifiserte tolker når det er nødvendig. Enklere tilgang på og økt bruk av tolketjenester, samt oversettelsestjenester, vil kunne resultere i bedre tjenester til borgerne og økt regelverksetterlevelse. I tillegg vil økt kvalitet på tjenestene, som kommentert i forrige punkt, også forbedre tjenestene til offentlige virksomheter. Potensialet for å oppnå samfunnsgevinster ansees derfor som stort.

Revisjonstjenester

Det er ikke avdekket et stort potensial for å oppnå effektiviseringsgevinster knyttet til dette området. Revisjonstjenester er litt spesielt i denne sammenheng siden tjenestene primært benyttes til å oppnå gevinster på andre områder. Hovedfokuset vil derfor i likhet med oversettelses- og tolketjenester ligge i å inngå avtale med kompetente leverandører som leverer tjenester med god kvalitet. Det anslås likevel at det kan oppnås effektiviseringsgevinster i størrelsesorden 2,55 % som følge av stordriftsfordeler ved fellesavtaler.

Ved å unngå og definere revisjonstjenester for snevert, vil en fellesavtale kunne ha positive effekter for virksomheter når det oppstår behov for å gjennomføre revisjoner. Eksempler kan være å revidere oppfyllelse av prisbetingelser, menneskerettigheter, klima og miljø mm. Potensialet for å oppnå kvalitetsgevinster og samfunnseffekter ansees derfor som middels stort.

Medieovervåkningstjenester

Det har ikke blitt avdekket et stort potensial for å oppnå effektiviseringsgevinster knyttet til dette området. Statens forbruk ansees som for lav til at vi kan oppnå spesielt store besparelser. Det anslås likevel at det kan oppnås effektiviseringsgevinster i størrelsesorden 2,5–5 %.

Det har ikke blitt kartlagt et potensial for å oppnå kvalitetsgevinster. Tjenestene som tilbys på dette området er svært standardisert og det er lite behov for å tilpasse løsningene etter virksomhetenes behov.

Det har heller ikke blitt kartlagt noe potensiale for samfunnsgevinster.

7.5. Oppsummering effektiviseringsgevinster

Tabellen under oppsummerer effektiviseringsgevinstene som ble redegjort for i forrige kapittel. Av tabellen fremgår det at vi estimerer potensialet for å oppnå effektiviseringsgevinster innenfor kontorområdet til å ligge i størrelsesorden 9–12 %.

* Alle tall er oppgitt i MNOK.

** Reduserte transaksjonskostnader avhenger av deltakelse på den enkelte fellesavtalen.