Last ned hele kategoristrategien:

Kategoristrategi for kontorområdet 2022–2032

pdf

3.34 MB

Se opptak av lanseringen:

Kategoristrategi for kontorområdet identifiserer hvilke kontraktsområder som er egnet for statlige fellesavtaler, og belyser gevinstpotensialet og utfordringer det enkelte avtaleområdet har, for Statens innkjøpssenter som avtaleeier og den enkelte virksomhet. Ved valg av innkjøpsområder skal Statens innkjøpssenter vurdere potensialet for gevinster og ivareta konkurransesituasjonen på kort og lang sikt.

Kategoristrategien skal etablere praksis og organisering rustet til å drifte og kontinuerlig se etter muligheter for effektivisering innenfor kategorien. Fellesavtalene som Statens innkjøpssenter inngår skal redusere kostnader, men det er også andre viktige gevinster knyttet til bl.a. sikkerhet, bærekraft og god behovsdekning. I 2020 var det 713 977 ansatte i staten, kommunene og fylkeskommunene til sammen. 500 520 jobbet i kommunene, 46 976 i fylkeskommunene og 166 481 i staten. Den relative fordelingen mellom forvaltningsnivåene har holdt seg stabil siden 2008. Det er 191 virksomheter i staten, som er obligatorisk omfattet av fellesavtalene som Statens innkjøpssenter etablerer og forvalter.

I statsbudsjettet og tildelingsbrevet for DFØ for 2022, så fremgår det av punkt 3.2.2 at Statens Innkjøpssenter som et prioritert tiltak skal

(…) igangsette en pilotordning der fylkeskommuner og kommuner inngår i innkjøpsavtaler til Statens innkjøpssenter. Ordningen er frivillig for kommunene og skal vare over en fireårs periode.

Kategoristrategien er utarbeidet med tanke på de statlige virksomhetene, selv om kommunal deltakelse er en del av det totale bildet. Dette gir i sum en betydelig innkjøpsmakt. Det gir også en unik mulighet til å ta en ledende rolle for å sette søkelys på miljø- og samfunnsansvar. Styrende for strategien og alle avtaler omfattet, er at vi skal jobbe for bærekraftige, sirkulære løsninger og produkter. Denne kategoristrategien er Statens innkjøpsenters styringsdokument og handlingsplan for gjennomføring av statlige fellesavtaler innen kontorområdet. Kontorkategorien er en omfattende kategori som omhandler et stort antall kontraktsområder. Kartlegging av aktuelle avtaleområder er basert på statsregnskapet, øvrige regnskapstall, behovs- og markedsundersøkelser, diskusjon internt og med kategorigruppen. Kontorkategorien er blitt delt inn i fire kategorier; kontordrift, profesjonelle tjenester, møbler og inventar og elektrisk kraft. Hver av underkategoriene består av flere avtaleområder. Innenfor kontorkategorien, så er det allerede to godkjente kontraktsområder, som fordeler seg på to av underkategoriene. Den ene er Fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell (kontordrift). Dette er en avtale som allerede har hatt en kontraktsperiode, og hvor ny fellesavtale trådte i kraft 01.03.22. Det andre kontraktsområdet er Fellesavtale om kjøp av kontormøbler (møbler og inventar), som er i prosess når denne kategoristrategien skrives.

Arbeidet med kategoristrategien har vært omfattende. Vi har gått bredt ut i kartleggings – og analysearbeidet, med mange potensielle kontraktsområder, for så underveis i analysen identifisere et utvalg kontraktsområder fordelt på de ulike underkategoriene.

I analysen av kontorkategorien har vi undersøkt og analysert kompleksiteten i leverandør-markedene, behov og strategisk viktighet for virksomhetene, volum og den økonomiske dimensjonen, samt bærekraft. Analysen har tatt utgangspunkt i behovs- og markeds-undersøkelser, samt økonomisk data, og hvor overnevnte godkjente kontraktsområder er med i analysen, sammen med potensielle nye kontraktsområder.

Kategoristrategien består av fire kategorier med en rekke kontraktsområder, og er relativ omfangsrik. For å analysere gevinstpotensialene i kategoristrategien og handlingsplanene, har det blitt gjennomført en ekstern samfunnsøkonomisk analyse. Rapporten følger som vedlegg til kategoristrategien.

Last ned rapport om samfunnsøkonomisk analyse her

Rapport SØA - Kategoristrategi for kontorområdet.pdf

pdf

1.13 MB

Analysen synliggjør det reelle ressursbehovet som skal til for å kunne gjennomføre handlingsplanene, og realisere og hente ut gevinstene i strategien. Gevinstpotensialet i handlingsplanen er stort, men ressurssituasjonen i Statens innkjøpssenter er begrenset. Prosessene er krevende, og hver anskaffelse og hver fellesavtale som inngås skal følges opp i kontraktsperioden. Basert på dagens ressurssituasjon i Statens innkjøpssenter, så vil vi kun, med forbehold, kunne gjennomføre deler av anskaffelsene og kontraktsforvaltningen i kategorien møbler og inventar (nye kontormøbler og interiørarkitekttjenester), revisjons-tjenester, samt kontraktsforvaltning av forbruksmateriell.

Kontorkategorien er delt inn i fire underkategorier: kategori kontordrift, kategori profesjonelle tjenester, kategori møbler og inventar og kategori elektrisk kraft (illustrert i figuren under).

Statens innkjøpssenter vil jobbe systematisk og strategisk innenfor de ulike kategoriene, hvor de ulike kontraktsområdene vil prioriteres. Vi vil derfor primært fokusere på en kategori av gangen og jobbe metodisk innenfor den respektive kategorien. Kategoriene er derfor prioritert seg imellom og vil ha følgende rekkefølge:

Noe variasjon vil forekomme. Eksempelvis så har vi allerede en aktiv fellesavtale innenfor kategorien kontordrift, Fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell, samt at et av kontraktsområdene innenfor profesjonelle tjenester, revisjonstjenester, vil bli prioritert og igangsatt tidligere enn de andre kontraktsområdene i denne kategorien. Revisjonstjenester kommer inn i handlingsplanen i samme periode som interiørarkitekttjenester.

Etter en gjennomgang av kontraktsområdene innenfor de fire kategoriene, inklusiv en kalibrering mht. strategiske og praktiske vurderinger, har vi kommet frem til følgende prioriterte handlingsplaner (figurer under, en handlingsplan per kategori):

De ulike kategoriene har egne handlingsplaner, hvor kontraktsområdene er prioritert internt. For å synliggjøre rekkefølgen av de ulike prosessene, uavhengig av kategoriinndeling, vil en oversikt over prioritering av kontraktsområdene se slik ut:

Avtaleområder	Prioritering
Fellesavtale om kjøp av forbruksmateriell (avtaleforvaltning)*	0
Fellesavtale om kjøp av kontormøbler	1
Fellesavtale om kjøp av interiørarkitekttjenester	2
Fellesavtale om kjøp av revisjonstjenester	3
Digital markedsplass for bruktmøbler**	4
Digital ombruksplattform**	5
Reparasjonstjenester***	6
Flyttebyråtjenester***	7
Bruktmøbeltjenester***	8
Avfallshåndteringtjenester***	9
Fellesavtale om kjøp av sikkerhetstjenester	10
Fellesavtale om kjøp av kaffe og vannautomater	11
Fellesavtale om kjøp av profileringsartikler og trykkeritjenester****	12
Fellesavtale om kjøp av posttjenester og budtjenester****	13
Fellesavtale om kjøp av leveranse av strøm	14
Fellesavtale om kjøp av administrasjon og formidling av tidsskrift og andre informasjonsressurser	15
Fellesavtale om kjøp av medieovervåkningstjenester	16
Fellesavtale om kjøp av oversettelses- og tolketjenester****	17

*Avtaleforvaltning. Anskaffelse av ny avtale når nåværende avtale utløper.

**Digital ombruksplattform og markedsplass for bruktmøbler må ses i sammenheng. Kan muligens være ett helhetlig system.

*** Sirkulære tjenester, som vil bli jobbet med parallelt.

**** Kontraktsområdet vil høyst sannsynlig deles i to separate kontrakter, avhengig av konkusjonene i de konkrete konkurransestrategiene.

Det er forventet at utvalgte fellesavtaler vil resultere i en rekke gevinster. Fellesavtalene som Statens innkjøpssenter inngår skal redusere kostnader, men det er også andre viktige gevinster knyttet til bl.a. bærekraft og god behovsdekning. DFØ grupperer gevinster inn i tre hovedtyper, effektiviseringsgevinster, kvalitetsgevinster og samfunnsgevinster. Gevinstpotensialet er nærmere beskrevet i kapittel 7.4 og 7.5, men kort oppsummert ser konsekvensmatrisen slik ut:

Avtaleområder	Effektiviseringsgevinster*	Kvalitets-gevinster	Samfunns-gevinster
Forbruksmateriell	+++	+	++
Møbler og inventar (kjøp av nye møbler, sirkulære tjenester og løsninger)	+++	++	+++
Interiørarkitekttjenester	+	+	++
Tidsskrifter og andre informasjonsressurser	+++	+++	+
Profileringsartikler og trykkeritjenester	+	++	++
Kaffe og vannautomater	++	+	++
Sikkerhet	++	+	+
Strøm	+	0	+
Posttjenester/budtjenester	+	+	++
Oversettelses- og tolketjenester	+	++	+++
Revisjonstjenester	+	++	++
Medieovervåkningstjenester	+	0	0

* Når det gjelder effektiviseringsgevinster anslår vi gevinstpotensialet til å ligge i størrelsesorden 2,5-5% for (+), 5-10% (++), 10-20% (+++) og >20% (++++). Øvrige gevinsttyper har ikke blitt tallfestet.

Når vi oppsummerer effektiviseringsgevinstene viser analysen at potensialet for å oppnå effektiviseringsgevinster innenfor kontorområdet ligger i størrelsesorden 7 - 12% (fig. 0.9).

Avtaleområder	Omfang	Direkte besparelser*	Transaksjons- kostnader*
Forbruksmateriell	200-230	40-46	3
Møbler og inventar (kjøp av nye møbler, sirkulære tjenester og løsninger)	200-400	20-80	2-3
Interiørarkitekttjenester	20-40	0,5-2	2-3
Tidsskrifter og andre informasjonsressurser	130-260	13-52	2-3
Profileringsartikler og trykkeritjenester	65-130	1,625-6,5	2-3
Kaffe og vannautomater	33-66	1,65-6,6	2-3
Sikkerhet	120-150	6-15	2-3
Strøm	330-385	8,25-19,25	2-3
Posttjenester/budtjenester	65-130	1,625-6,5	2-3
Oversettelses- og tolketjenester	85	2,125-4,25	2-3
Revisjonstjenester	200	5-10	2-3
Medieovervåkningstjenester	7-13	0,175-0,65	2-3
Totalsum	1455-2088	100-250 (7%-12%)	25-36 (ca. 2%)

*Effektiviseringsgevinster

Merk at alle tall er oppgitt i MNOK, og reduserte transaksjonskostnader avhenger av deltakelse på den enkelte fellesavtalen.