Hensikten med å inngå statlige fellesavtaler er primært å redusere totale innkjøpskostnader, transaksjonskostnader (arbeidsprosesskostnader) og bedre regelverksetterlevelse. Når vi inngår fellesavtaler på vegne av mange virksomheter i offentlig forvaltning har vi også et spesielt ansvar med å hensynta bærekraft og sikkerhet. Samtidig er det viktig at bærekraft og krav til sikkerhet ikke tar fokus vekk fra den primære hensikten med fellesavtalene.

I Oslo Economics evalueringsrapport av Statens innkjøpssenter anbefaler de økt ressursinnsats og bemanning til et større avtalevolum, men også for å sikre tilstrekkelig forarbeid og god oppfølging av avtalene. De anbefaler å øke ressursinnsatsen knyttet til å informere og yte service og bistand ut mot de statlige virksomhetene, spesielt i fasen med avtaleimplementering, og til dels i oppfølgingen av avtaler og leverandører.

God veiledning om riktig bruk av avtalene er sentralt for at vi skal nå målene om kostnadseffektive avtaler og prosesser hvor vi hensyntar bærekraft og sikkerhet på en god måte.

2.1 Gevinstrealisering

Kategoristrategien skal etablere praksis og organisering rustet til å drifte og kontinuerlig se etter muligheter for effektivisering innenfor kategorien. Fellesavtalene som Statens innkjøpssenter inngår skal redusere kostnader, men det er også andre viktige gevinster knyttet til bl.a. sikkerhet, bærekraft og god behovsdekning.

DFØ grupperer gevinster inn i tre hovedtyper, effektiviseringsgevinster, kvalitetsgevinster og samfunnsgevinster.

2.2 Fellesavtaler skal sikre god behovsdekning

Statens innkjøpssenter er avhengig av tilgang på data om forbruk og kjøpemønstre og et tett samarbeid med virksomhetene for å kunne sikre god behovsdekning. Erfaringsmessig viser dette seg å være svært ressurskrevende og dataene vi mottar kan ofte være mangelfulle og misvisende. Etter hvert som avtaleporteføljen vokser og vi får flere erfaringer, vil også kvaliteten til dataene bli bedre gjennom mottatt statistikk og rapportering fra leverandørene i avtaleoppfølgingen.

2.2.1 Mandat til å utnytte potensialet

Den viktigste faktoren for å utnytte potensialet som ligger i fellesavtaler ligger ikke alene i betingelsene som oppnås, men i et tydelig og sterkt mandat til innkjøpssenteret og retningslinjer til hvordan avtalene bør brukes. Vi vet at kjøp i store kvanta gir stordriftsfordeler som resulterer i gode betingelser, men med stor frihet i avtalene til hvordan virksomhetene bruker avtalene, utnyttes kun en liten del av potensialet.

2.2.2 Langsiktige innkjøpsplaner

En langsiktig og helhetlig innkjøpsplan vil muliggjøre at virksomhetene i større grad kan bidra til ønsket gevinstrealisering. Dette vil gi større forutsigbarhet til leverandørene som igjen gjør at de kan tilby bedre betingelser.

2.3 Retningslinjer for bruk av statlige fellesavtaler

Hensikten med statlige fellesavtaler er å effektivere staten gjennom lavere priser og bedre ressursutnyttelse, samt økte samfunnsgevinster. Før avtalene inngås gjennomføres det gevinstberegninger for å anslå effekten av den enkelte avtale. Fra arbeidet med gevinstberegninger ser vi at det er gjennom riktig bruk av avtalene at virksomhetene kan hente ut fellesavtalens fulle potensiale for besparelser og hente ut samfunnsgevinstene som er relevant for den respektive fellesavtale. Med gjennomtenkte og standardiserte forbruksmønstre vil en kunne effektivisere den enkelte virksomhet.

2.3.1 Potensialet

Når vi inngår fellesavtaler beregner vi potensielle gevinster av avtalene gjennom å sammenligne tidligere forbruk med nye priser. Dersom vi innfører retningslinjer for bruk av avtalene, ser vi at besparingspotensialet er langt større enn om at vi lar virksomhetene fritt velge hvordan de benytter avtalene. Dette forholdet gjelder også mht. bærekraft.

Det er en risiko at gevinstpotensialet ikke blir effektuert når inngåtte fellesavtaler skal brukes av oppdragsgiverne. Dersom fellesavtalene ikke brukes slik det er ment, vil ikke fellesavtalens fulle potensiale for besparelser og samfunnsgevinster bli realisert.

2.3.2 Anbefaling

På regjeringens sider fremgår det:

«Et hovedformål med samordnete avtaler er å oppnå mer kostnadseffektive innkjøp ved at én enhet forhandler vilkårene istedenfor at mange etater gjør samme jobben hver for seg.

Anskaffelser er ofte tid- og ressurskrevende. Ved å benytte sentralt inngåtte rammeavtaler kan etatene spare egne administrative ressurser når de skal kjøpe inn standardiserte produkter. Kompliserte regler og tungvinne prosedyrer for å foreta innkjøp har vært en gjenganger blant innmeldte tidstyver fra etatene.

En sentral rammeavtaleforvalter vil kunne bli en effektiv administrativ støtte til statsetatene…»

Skal vi oppnå hovedformålet slik det er beskrevet her med god ressursutnyttelse, kostnadseffektive og bærekraftige anskaffelser, så er det ikke tilstrekkelig å forhandle frem gode betingelser. Det er også behov for at det innføres retningslinjer for den enkelte fellesavtalen, og for kategorien som helhet.

2.4 Prosedyrevalg

Valg av anskaffelsesprosedyre vil fremkomme av konkurransestrategien til den konkrete anskaffelse. Anskaffelse av Fellesavtalene gjennomføres hovedsakelig etter anskaffelsesforskriften del I og del III. Som hovedregel tilsier dette at anskaffelsene skal gjennomføres som åpne anbudskonkurranser. Konkurranse med forhandling kan kun brukes når vilkårene i anskaffelsesforskriften §13-2 er oppfylt.

Gjennom å bruke handlingsrommet som ligger i regelverket skal det vurderes mulighet og behov for å gjennomføre forhandlinger. Forhandlinger stiller store krav til kompetanse hos innkjøperen, tar lengre tid og er også svært ressurskrevende både for oppdragsgivere og leverandører. Dersom anskaffelsen er egnet for forhandlet prosedyre, kan man potensielt oppnå gode resultater som involverte parter er fornøyde med, og hvor samtlige får god anledning til å belyse sin side av anskaffelsen, som styrker prosessen og sluttresultatet.

Det kan være aktuelt å undersøke muligheten for å opprette dynamiske innkjøpsordninger i de tilfeller hvor det kan være hensiktsmessig, spesielt med tanke om å stimulere ulike områder og sektorer. Det vil blant annet være relevant å se nærmere på dette i kategorien møbler og inventar, hvor sirkulære tjenester kan være relevant for dynamiske innkjøpsordninger.

2.5 Organisering

I praksis innebærer kategoristyring tverrfaglig involvering av nødvendige ressurser av virksomheten på tvers av seksjoner og avdelinger. Opprettelse av kategoriteam kan være sentralt for å samordne innkjøpene og ivareta de ulike interessene innenfor kategorien. Med dagens ressurser er det ikke mulig å utvikle faste tverrfaglige team innad i Statens innkjøpssenter. Vi er avhengig av fagkompetanse fra virksomhetene samt spesialkompetanse om bl.a. bærekraft og samfunnsansvar fra andre avdelinger i DFØ. I tillegg kan det være behov for å kjøpe konsulenttjenester for eksempel til å kontrollere etterlevelse av etiske krav.

Kontorkategorien er under utvikling, og foreløpig er det ikke mange avtaler som er inngått eller i prosess. På sikt vil kategorien imidlertid får et stort omfang, og det vil i den anledning være naturlig å vurdere organiseringen av kategorien ved at det kommer inn en kategorileder, for hele kontorkategorien og/eller for eventuelle underkategorier. Kategorileder er ansvarlig for å avdekke interne og eksterne momenter som kan påvirke Statens innkjøpssenter avtaler innenfor kategorien. Kategorileder skal angi retning for kontorkategorien, prioritere og iverksette forbedringssaker for avtaleområdene i kategorien.

Effektuering av denne strategien vil avhenge av økt ressurstilgang samt prioritering, samarbeid og koordinering mellom øvrige kategorier hos Statens innkjøpssenter.

For å lykkes med strategien fordrer det styring på tvers av organisasjonen og at ledelsen gir kategoriansvarlig mandat til å samle ressurser. Videre, for å få realisert alle målsetninger og gevinster, og gjennomført handlingsplanen, vil det Statens Innkjøpssenter trenge øke kapasiteten.

2.5.1 Kompetanse

Arbeid med kategorien vil kreve relevant og oppdatert kompetanse innenfor en rekke ulike fagfelt.

Prosjektledelse

Prosjektledelse er kanskje det viktigste fagfeltet i kategoriteamet.  Det er svært mange interessenter tilknyttet fellesavtalene, ulike fagfelt skal jobbe sammen samt ulike og ofte motstridende hensyn til utvikling og oppfølgingen av fellesavtalene. God og effektiv prosjektledelse er derfor avgjørende for å oppnå best mulig gevinstrealisering med begrensete ressurser.

Bærekraft

Bærekraftige anskaffelser krever mer enn vekting av miljø og krav til samfunnsansvar i anskaffelsene. Vi skal ha et spesielt fokus og oppfølging på tiltak som

• vil gi forlenget produktlevetid
• bidrar til kutt i klimagassutslipp ved transport og i produksjon
• reduserer risiko for brudd på menneskerettigheter i leverandørkjeden

Regelverk

God kunnskap om og praksis av regelverket for offentlige anskaffelser er viktig for at innkjøpere og avtaleforvaltere skal se mulighetsrommet innenfor regelverket og ikke kun se begrensinger.

Kontraktsoppfølging

Kontraktsoppfølging av fellesavtaler innebærer mye veiledning for at virksomhetene skal kunne ivareta den daglige oppfølgingen av avtalen. Det må legges til rette for effektive kommunikasjonslinjer og rutiner for å kunne kontrollere etterlevelse av avtalens bestemmelser av både virksomheter og leverandører. Vi må kontinuerlig overvåke og kontrollere at avtalene virker etter sin hensikt og raskt kunne iverksette korrigerende tiltak.

Kontroller

Store verdier med mange virksomheter og leverandører krever god kontrollerkompetanse for å understøtte kontraktsoppfølgingen for å sikre avtalt kvalitet og pris.

Analyse

Analyse er viktig i alle faser av en anskaffelse. I forkant av en anskaffelse må behov, muligheter og potensial analyseres. I kontraktfasen må driftseffekter analyseres for å understøtte kontraktsoppfølgingen, og erfaringsdata må analyseres for å gi datagrunnlag til neste prosess.

Kommunikasjon

Det er mange interessenter knyttet til fellesavtaler og erfaringsmessig når vi ikke alltid frem med rett informasjon til rett person til rett tid. Både virksomhetene og leverandørene har mange ansatte med behov for informasjon om våre avtaler. For å oppnå ønskede gevinster er kommunikasjon rundt våre prosesser og hvordan avtalene er ment til å brukes og følges opp essensielt. 

2.6 Strategisk tilnærming

Strategien vi velger og hvordan vi tilnærmer oss de ulike avtalene, vil påvirke hvordan avtaleområdet klassifiseres i fremtiden.

Ved å kategorisere anskaffelsesområdet kan man, ved å se de ulike kontraktsområdene og underkategoriene i sammenheng, oppnå gode effekter mht. effektivisering av anskaffelser og avtaleforvaltning, få ned transaksjonskostnadene, oppnå gode betingelser og følgelig øke de økonomiske besparelsene.

Innenfor kontorkategorien er det tydelig fokus på bærekraft, jf. kap, 6 Bærekraft, og en klar målsetning om å innrette anskaffelsene på en slik måte at andelen klima- og miljøvennlige anskaffelser og grønn innovasjon øker, som bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger i hele livssyklusen til en ytelse. Kapittel 2 i strategien gir retning og føringer på sentrale problemstillinger som vil være relevante og sentrale når konkurransestrategier utformes og anskaffelser gjennomføres. På samme måte som at de forskjellige kontraktsområdene og underkategoriene har ulikt potensiale for miljøpåvirkning, er også risiko knyttet til brudd på menneskerettigheter og arbeidsvilkår uensartet.