Avklare behov og forberede konkurransen

De grunnleggende prinsippene i lovens § 4 skal følges; krav til konkurranse, forholdsmessighet, likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet. 

• Konkurranseprinsippet innebærer at konkurranse er den store hovedregel for å sikre mest mulig effektiv ressursbruk i det offentlige.
• Forholdsmessighetsprinsippet innebærer at de krav og kriterier som stilles må stå i forhold til de mål som ønskes oppnådd. Det må være en passende balanse mellom mål og virkemiddel slik at du må vurdere om de krav du stiller påfører leverandørene en større byrde enn den gevinsten du får.
• Likebehandlingsprinsippet innebærer at du ikke kan diskriminere og usakelig forskjellsbehandle på grunnlag av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. Det betyr for eksempel at du ikke kan vise til et bestemt fabrikat, prosess ol, jf forskriftens § 15-1 (4).
• Forutberegnelighetsprinsippet innebærer at anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene og sikre åpenhet om alle stadier i prosessen. Det betyr at alle krav og kriterier skal være klare og tydelige for leverandørene.
• Etterprøvbarhet innebærer at det er mulig for både leverandører, eventuelle tredjeparter og også din virksomhet å sjekke om du har fullgt reglene som gjelder for konkurransen. Det betyr at det skal være mulig å sjekke at de krav og kriterier du stiller i konkurransegrunnlaget faktisk blir hensyntatt under evalueringen. Det eneste måten å oppfylle kravet på er å fortløpende dokumentere de vurderinger og valg som er foretatt gjennom hele prosessen.

Det å konkretisere og bruke tid på å beskrive mål og ønskede resultater har minst tre formål.

• Det vil sikre at du faktisk beskriver det som skal anskaffes på en slik måte at det bidrar til måloppnåelse. Kun ved helt enkle standardanskaffelser, vil det ikke være påkrevet.
• Det vil sikre en felles forståelse internt for hva som er målsettingen med den konkrete anskaffelsen
• Det vil bidra til å sikre at leverandørene får en forståelse for hva som er viktig for dere og hvordan han derfor bør spisse tilbudet sitt.

Les mer om formålsbeskrivelse.

Gjennomføringsplanen er virksomhetens interne arbeidsdokument for styring, ressurstildeling og fremdrift av anskaffelsen.  Den skal sikre at anskaffelsesteamet til enhver tid arbeider med høy, faglig kvalitet innenfor det anskaffelsesmandatet de har fått tildelt.

Hvem som bør delta og hvilken ressursbruk som bør settes av avhenger av anskaffelsens strategiske viktighet og kompleksitet. Men det alltid viktig å tenke tverrfaglighet og sikre at gruppen representerer de fagmiljøer, avdelinger, interessenter og brukergrupper som er relevante for anskaffelsen. 

Sjekkliste for om det bør opprettes en tverrfaglig gruppe.

Forvaltningslovens regler om habilitet §§ 6-10 gjelder også for gjennomføringen og oppfølgningen av offentlige anskaffelser, jf FOA § 7-5. Statsansatte er underlagt etiske regler for statstjenestemenn. I punkt 4 er habilitet omtalt.

Vi skal opptre med integritet, profesjonalitet og rettferdighet. Vi skal opptre på en slik måte at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Det betyr at de alltid skal vurderes om det foreligger forhold som er egnet til å skape tvil om deltagere som deltar i anskaffelsesprosessens habilitet.

Det å erklære seg  inhabil, er ikke noe klandreverdig. Derimot er det klandreverdig  å ikke erklære seg inhabil dersom du har slike interesser, nære relasjoner eller andre særegne forhold som tilsier at du burde fratre og ikke delta i den konkrete anskaffelsesprosessen.  Forvaltningsloven lister opp en rekke forhold som tilsier inhabilitet, feks der du selv har interesser i en anskaffelse (leverandørvalg), du er i slekt eller svogerskap med en potensiell leverandør eller det er andre særegne forhold som er egnet til å skape mistillit.

Inhabilitet eller ikke, handler ikke om du klarer å skille rollene og klarer å opptre profesjonelt for eksempel der du forventer at din svoger vil være interessert i å levere inn et tilbud. Det er nok at du antar at din svoger vil levere inn tilbud og du bør da erklære deg inhabil. Du kan spørre deg selv, som en tommelfingerregel ; Tåler jeg å se denne opplysningen på første siden av avisen?

Du må derfor selv vurdere om du er inhabil og fratre i planleggingen og gjennomføringen av anskaffelsen. Dersom du er i tvil om du er inhabil må du løfte det til nærmeste overordnede.

Dersom en av dine overordnede er inhabil, er også alle underordnede det.

Virksomheten skal ha rutiner for å forebygge, identifisere og avhjelpe inhabilitet.

Formålet bak inhabilitetsreglene er å sikre tillit til at offentlige anskaffelser gjennomføres på en samfunnstjenlig måte ved at det offentlige opptrer med integritet, jf lov om offentlige anskaffelsers formålsparagraf;  § 1.