Vurdere og prioritere risiko
Når alle risikoer som kan opptre er kartlagt skal risikoene vurderes. Hvilke risikoer er mest kritiske, og hvilke skal håndteres videre?
Sannsynlighet og konsekvens
En risiko vurderes i forhold til sannsynligheten for at den inntreffer. Og hvis den inntreffer, hva blir i så fall konsekvensen for oppnåelse av målsetninger?
En modell for vurdering og rangering av risiko kan være en skala fra 1 til 4 for både sannsynlighet for at risikoen inntrer og konsekvens dersom den gjør det. Vi anbefaler at denne vurderingen gjøres i et arbeidsmøte/workshop.
I forkant av risikovurderingen er det viktig å bestemme kriteriene for de ulike rangeringene.
Sannsynlighet for at usikkerhetsforholdet inntreffer fra 1 – 4 i stigende grad:
- Usikkerhetsforholdet vil trolig ikke inntreffe – inntreffer kun i ett av ti tilfeller
- Mindre sannsynlighet for at det inntreffer enn at det ikke vil inntreffe
- 50/50 sjanse for at det inntreffer
- Større sannsynlighet for at det vil inntreffe, enn at det ikke vil inntreffe
Definer hva som ligger i disse punktene med deltakerne, slik at dere har en felles referanse.
Eksempel på kriterier for konsekvens dersom usikkerhetsforholdet inntreffer
- Mindre konsekvens, som enkelt kan korrigeres
- Vil ikke alene føre til avvik på kriterium nevnt ovenfor, men vil sammen med uønsket utfall på 1-3 andre risikoforhold kunne medføre avvik
- Vil føre til avvik på minst ett viktig kriterium for å nå målet (må defineres nærmere hva som skal være kriteriene)
- Løsningsforslaget lar seg ikke gjennomføre = «Showstopper»
Andre kriterier kan også brukes.
Hvordan vurdere og prioritere risiko
Diskuter hvorfor forholdet utgjør en risiko, og hva som er konsekvensen av hver enkelt risiko.
I diskusjonen bør dere tenke på hvilke tiltak virksomheten eventuelt allerede har iverksatt for å håndtere risikoen. Dette er et viktig premiss for vurderingen, siden risikoen skal vurderes ut fra dagens situasjon, gitt dagens tiltak.
For å sikre en mest mulig felles forståelse av risikoen må deltakerne diskutere de kartlagte risikoene en og en.
Hver risikofaktor vurderes hver for seg med disse spørsmålene
- Hvor sannsynlig er det at risikoen inntreffer?
- Gitt at risikoen inntreffer, hva er da konskekvensen for måloppnåelsen?
Ettersom vurderinger av sannsynlighet og konsekvens i stor grad er subjektive, kan det være ulike oppfatninger om hvor høy den enkelte risiko er.
Grunner til at dere vurderer risiko ulikt
- Ulike oppfatninger av målene
- Ulik forståelse av risikoen
- Mangelfull kompetanse om risikoen som vurderes
- Ulik oppfatning av metoden, f.eks. kriteriene for sannsynlighet og konsekvens
For 1), 2) og 4) er det viktig å diskutere forholdet for å komme frem til en omforent forståelse. Når det gjelder 3), bør de som har tilstrekkelig kunnskap om risikoen delta i vurderingen.
Tips: Erfaringsmessig er det lett for deltakerne å "glemme" kriteriene for sannsynlighet og konsekvens (skalaverdiene) når de vurderer risiko. Den som leder arbeidsmøtet sørger derfor for at kriteriene brukes aktivt, slik at gruppen har en felles forståelse.
Risikonivåer
Risikonivået fremkommer ved å gange sannsynlighet for at hendelsen inntreffer med tilhørende konsekvens (S x K = Risikonivå). Når du har identifisert risikoene kan sannsynligheten for at de inntreffer, og eventuell konsekvens, plasseres i en risikomatrise eller et risikokart. Matrisen visualiserer risikofaktorene som er fremkommet og gjør det enklere å kommunisere dette.
Risikonivåene i matrisen over angis som lav (grønt område), middels (gult område) og høy (rødt område) definert ved kombinasjon av sannsynlighet og konsekvens (sannsynlighet x konsekvens).
Etter at risikovurderingen er gjennomført skal prosjektleder kvalitetssikre risikobildet som er fremkommet. Dette innebærer en vurdering av om enkelte risikoer har havnet for høyt/lavt og bør justeres ned/opp. En vanlig erfaring i begynnerfasen er at risikoer i arbeidsmøter blir vurdert som for kritiske. Dette skal prosjektleder fange opp i kvalitetssikringen.
Ansvar og deltakere
Prosjektleder deltar i arbeidsmøtet for å vurdere og prioritere risikoene, og vurderer behovet for også å involvere andre. Det er viktig at de som deltar i risikovurderingene har kompetanse på området som risikovurderes, og bidrar til at gode og riktige vurderinger gjøres.
Dokumentasjon
Husk å dokumentere prosessen på en hensiktsmessig måte gjennom et møtereferat.