Avklare behov og forberede konkurransen

Å verifisere behovet betyr å definere  ​​​​​​hva som skal løses, hvilket resultat eller tilstand som skal oppnås, og ikke hvordan det skal løses. Vi som oppdragsgivere kjenner behovet best og er de som skal definere det. Leverandørene er best på å tilby det som best  dekker behovet. Som innkjøper vil du aldri være best på ulike løsningsalternativer, men det er leverandørene. Det er derfor veldig viktig at du er grundig i å beskrive behovet slik at leverandørene forstår hvilket løsningsalternativer de kan tilby.

Dere skal beskrive hvilke utfordringer dere står overfor og hvilke resultater dere ønsker å nå. Det vil si hva behovet er, og ikke hvordan det skal dekkes. Det er leverandørene som skal beskrive hvordan i sine tilbud. Det kan være nødvendig å gå litt frem og tilbake på aktivitetene i dette steget "Kontraktsstrategi" ,fordi de andre aktivitetene som for eksempel "Dialog med markedet" kan synliggjøre at noen av behovene ikke kan dekkes nå, men først på sikt. Det kan bety at dere må legge til rette for en litt mer omfattende prosess for å få frem nye løsningsalternativer.

Det er viktig at behovet beskrives så åpent som mulig for ikke å stenge for gode løsningsalternativer. Med en gang behovet blir beskrevet med krav som skal oppfylles, vil det sette grenser for hvilke løsninger leverandørene kan tilby. Din oppgave som innkjøper blir å kvalitetssikre at spesifikasjonene (krav, tildelingskriterier eller kontraktsvilkår) som interessentene mener er viktig for å dekke behovet, er de som faktisk bidrar til å nå de resultater og mål som er satt for denne anskaffelsen. Du bør borre litt i disse kravene og spørre "hvorfor er det nødvendig å stille dette kravet?" Dersom det ikke har en forsvarlig begrunnelse, skal kravene ikke med. Ofte er ønsket om å ha med krav begrunnet i at "slik har vi alltid gjort".

Behovet vil sjelden være helt åpent, da det som regel vil være relevant å angi funksjonen. Et eksempel: Behov for å redusere saksbehandlingstiden med x dager. Dette kan løses på flere måter, feks ved å ansette flere eller å automatisere saksbehandlingen.

Eksempler på behovsbeskrivelser:

• Behovet er å redusere saksbehandlingstiden med x antall dager ved å anskaffe en saksbehandlingssystem ( på en funksjonsbeskrivelse)
• Behovet er å øke livskvaliteten til eldre hjemmeboende ved at de får næringsriktig, delikat mat som de vil spise.  (behovet er å øke livskvaliteten og funksjonen er ved at de får næringsriktig mat)

Samordning av behov

Er det andre avdelinger, enheter, seksjoner som kan ha sammenfallende behov? Det er ikke effektiv ressurbruk dersom hver avdeling gjennomfører sin egen anskaffelse. Det er store sjanser for å oppnå bedre betingelser der anskaffelsen samordnes.

Avrop på eksisterende avtaler

Er det en avtale som kan synes å omfatte behovet? Kan det avropes på denne? Dersom du vurderer at behovet ikke kan dekkes ved et avrop på en slik avtale, må du begrunne hvorfor avtalen ikke omfatter den ytelsen som vil dekke det behovet dere har verifisert.

Dersom avtalen dekker behovet, plikter dere å avrope på denne. Avtaler om offentlige anskaffelser som det offentlige inngår er de som er omfattet av avtalen forpliktet til å bruke - de er "gjensidig bebyrdende". Det å ikke avrope på en slik avtale dersom behovet kan dekkes og  så dekke behovet ved en annen avtale, vil være avtalebrudd.

Involver interessenter slik at du kan avdekke "alle sider av anskaffelsen". Budsjetteier bør opprett en tverrfaglig gruppe (TAT). Dette kan være feks brukere, fagpersoner, teknisk personell, juridisk kompetanse og miljøfaglig kompetanse. En bredere tilnærming til behovet åpner opp for nye måter å tenke på som vil føre til bedre løsninger. Tenk formål og ikke løsning. Frigjør dere fra å tenke på hva som er kjøpt inn tidligere.