Konkurransegjennomføring

For anskaffelser som er lik eller over den nasjonale terskelverdi på kr 1,3 millioner ekskl. mva. er hovedregelen at anskaffelsen skal kunngjøres ved en alminnelig kunngjøring eller ved en forhåndskunngjøring på Doffin, jf. FOA § 8-17 for anskaffelser etter forskriftens del II. For anskaffelser med kontraktsverdi over EØS terskelverdiene skal kunngjøres etter forskriftens del III,  i henhold til FOA § 21-2. Anskaffelser over EØS terskelverdi kunngjøres i TED (Tenders Electronic Daily) via Doffin. 
Det er imidlertid noen unntak, jf. FOA § 5-2. Disse unntakene skal tolket restriktivt, da det er et unntak fra det grunnleggende prinsippet om konkurranse.

For særlige tjenester, jf vedlegg 2 til FOA, er det kunngjøringsplikt over EØS terskelverdien på kr 7,8 millioner eksl. mva., jf. FOA § 5-2 (2). Disse anskaffelsene skal følge kunngjøringsreglene i FOA del III. Under EØS terskelverdien er det ikke kunngjøringsplikt for særlige tjenester.

Det er viktig å merke seg at anskaffelsesregelverket opererer med minimumsfrister. Disse minimumsfristene varierer avhengig av hvilken del av FOA din anskaffelse er omfattet av og som regel er det verdien av de kommende kontrakter som vil avgjøre dette. Se nærmere informasjon nedenfor.

For anskaffelser etter FOA del I, del II og del IV er det ikke satt noen eksakt minimumsfrist, så her gjelder tilstrekkelig tid. For anskaffelser etter FOA del III er det konkrete frister, jf FOA kapittel 20.

Hva er tilstrekkelig frist?

Fristen skal være så lang at leverandøren rekker å sette seg inn i anskaffelsesdokumentene og får tid til å utarbeide en forespørsel eller sitt beste tilbud. Det betyr at du må ta høyde for anskaffelses kompleksitet, hvor omfattende anskaffelsesdokumentene er og hvor beskrivelser og dokumentasjon du pålegger leverandøren å innlevere.

Du må også vurdere hvor mange arbeidsdager du "gir" leverandøren, dvs er det mange helligdager eller vanlig ferietid i løpet av minimumsfristen bør du sette en lengre frist. Det å legge ut en kunngjøring rett før sommerferien med en minimumsfrist, er sjelden vellykket, da leverandører også tar sommerferie. Tilsvarende over juleferien.

Kunnskap om markedet er også relevant å vurdere, f.eks. om du kjenner til topper eller perioder der bransjen er spesielt opptatt som kan medføre manglende evne til å innlevere forespørsel om deltagelse i nye konkurranser eller innlevering av tilbud.

Hvorfor skal du beregne kontraktens anslåtte verdi?

Kontraktens anslåtte verdi har betydning for hvilke deler av forskrift om offentlige anskaffelser som kommer til anvendelse. Det fastsettes terskelverdier hvert annet år. Er anskaffelsens anslåtte verdi under den nasjonale terskelverdien, er det kun del I som gjelder og det er ikke kunngjøringsplikt, men selvfølgelig fullt mulig å gjøre det dersom du mener du sikrer bedre behovsoppfyllelse. 

Der kontraktens verdi er over den nasjonale terskelverdien men under EØS terskelverdien, er det del I og del II i forskriften som kommer til anvendelse og det er kunngjøringsplikt i Doffin. 

Der kontraktens verdi er over EØS terskelverdiene, er det del I og del III i forskriften som kommer til anvendelse og det er kunngjøringsplikt i Tenders Electronic Daily (TED).

Begrunnelsen for at det er forskjellige måter å henvende seg til markedet på, er at større beløpsmessige kontrakter ofte er av mer grenseoverskridende interesse blant leverandørene. Ved å henvende seg til et bredere spekter av leverandører, har du også mulighet til å få en bedre konkurranse og bedre tilbud fra leverandørene.

Hvordan skal du beregne kontraktens anslåtte verdi?

Hvordan kontraktens verdi skal beregnes er regulert i FOA § 5-4.

Du skal ta med alle de betalinger ekskl mva som kan komme til utbetaling i kontraktens levetid. Det betyr at har du for eksempel til hensikt å inngå en avtale på to år med opsjon på 1 år, er kontraktens levetid 3 år og verdien av alle årene skal medtas.

Dersom dere har flere driftsenheter i virksomheten, skal dere medta verdien av eventuelle kjøp fra alle driftsenhetene. Dette gjelder likevel ikke dersom den enkelte driftsenhet har delegert budsjettansvar for anskaffelsene generelt sett eller for den kategorien dere nå skal ut å anskaffe.

Du skal medta eventuelle premier som skal utbetales til leverandørene. 

Dersom det gjelder kjøp av produkter og drifts- og/eller vedlikeholdsavtale, skal verdien av både produktene og verdien av alle årene drifts og/eller vedlikeholdsavtalen skal være virksom medtas.

Ved rammeavtaler skal verdien beregnes på bakgrunn av alle de kontrakter som forventes inngått (avropene) i avtaleperioden. Tilsvarende ved dynamiske innkjøpsordninger, der verdien skal beregnes på bakgrunn av alle de kontraktene som forventes å bli inngått i ordningens varighet.

Når skal du beregne kontraktens anslåtte verdi?

Beregningen skal være forsvarlig og det betyr at den skal være foretatt så nær opp til kunngjøringstidspunktet som mulig. Eldre budsjettvedtak eller beregninger vil som regel ikke være forsvarlig.

Anskaffelser som er omfattet av forskriftens del III skal kunngjøres i TED-databasen (Tenders Electronic Daily). Doffin sørger for videresending av kunngjøringen til TED. Det er ikke lovlig å kunngjøre i Doffin eller på annen måte før anskaffelsen er kunngjort i TED. Det er imidlertid et unntak som fremgår av FOA § 21-1 (5). 

Fristens utgangspunkt, jf forskriftens kapittel 20 regnes fra den dagen kunngjøringen sendes til TED. Du vil få en bekreftelse fra Doffin når kunngjøringen er sendt TED. Du må imidlertid ta høyde for at det kan gå noen dager fra du sender kunngjøringen til Doffin til den ligger tilgjengelig på TED. I departementets veileder (lenke på høyre side) heter det at du bør ta høyde for at oversettelse og publisering tar 7 virkedager.

Anskaffelser som er omfattet av forskriftens del II har ikke tilsvarende regulering mht lengden på frister, men selve fristen for forespørsel om deltagelse eller tilbudsfrist skal likevel angis i kunngjøringen, jf. FOA § 8-17.

I oversikten over terskelverdiene på regjeringen.no kan du finne informasjon om hvilke anskaffelser som reguleres av forskriftens del II og III. 

Ved anskaffelser under kr 1,3 millioner ekskl. mva. kan du foreta en frivillig kunngjøring på Doffin, på egne hjemmesider eller ved direkte henvendelse til leverandørene. Selv om anskaffelser under denne beløpsgrensen ikke er kunngjøringspliktig, vil det flere ganger være hensiktsmessig å kunngjøre for å nå de rette leverandørene.

Du kunngjør dine anskaffelser elektronisk på Doffin uansett verdi. Du foretar kunngjøringene ved utfylling av kunngjøringsskjemaer som ligger på Doffin. Kunngjøringsskjemaene varierer avhengig av type kunngjøring og verdi på den planlagte anskaffelse. De kunngjøringer som henvender seg til det europeiske markedet (over EØS terskelverdiene) videresendes til Tenders Electronic Daily (TED).

Ved utfylling av alle obligatoriske felt i skjemaene, sikrer du oppfyllelse av de krav regelverket stiller til kunngjøringens innhold.

Mer om kunngjøringsskjemaene.

Det er i hovedsak tre typer kunngjøringer som legges ut på Doffin

• kunngjøringer av planlagte fremtidige konkurranser, kalt veiledende kunngjøringer
• kunngjøringer av selve konkurransen
• kunngjøringer av konkurranseresultat

For flere konkurranser er det obligatorisk å publisere en eller flere av disse kunngjøringene, mens det for andre vil være frivillig.

Alminnelig kunngjøring av konkurranse reguleres av FOA § 8-17 (del II) og FOA § 21-2 (del III).

Anskaffelsesdokumentene består av kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og ESPD skjemaet.

Kunngjøringen er din henvendelse til markedet for å informere om hva du skal anskaffe. Leverandøren kan på bakgrunn av kunngjøringen vurdere om det er relevant for dem å delta i konkurransen. Kunngjøringen bør derfor inneholde relevant informasjon som kan vekke interesse for å sikre deg at du får inn gode, relevante tilbud. Legges det for eksempel vekt på klima- og miljøvennlige løsninger? Ønsker dere markedets nyeste løsninger/innovasjon? Er det en rammeavtale? Tidsperiode etc.

Du bør passe på slik at det ikke blir motstrid mellom kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Dersom det er motstrid, går kunngjøringen foran.

 Kunngjøringen skal minimum angi

• en beskrivelse av det som skal anskaffes, jf. FOA § 8-17 og FOA kapittel 21
• frist for mottak av forespørsel om å delta i konkurransen (for begrensede konkurranser der det er prekvalifisering) eller frist for å innlevere tilbud (ved åpne konkurranser). 
• hvilke kvalifikasjoner leverandøren skal ha (tilstrekkelig for å gjennomføre kontrakten). For anskaffelser etter del III i forskriften skal du vedlegge ESPD skjemaet og angi her hvilke kvalifikasjoner du mener er nødvendig
• om det er anledning til å innlevere tilbud på delkontrakter
• dersom det er en plan- og designkonkurranse (FOA kapittel 13) skal det angis dersom du planlegger å inngå en etterfølgende tjenestekontrakt

Anskaffelsesdokumentene skal angi (enten i selve kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget som skal gjøres tilgjengelig samtidig med kunngjøringen)

• hvilke tildelingskriterier som gjelder for konkurransen, jf. FOA § 8-11 og kapittel 18
• hvilke kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen, FOA § 8-12 og kapittel 19
• vedståelsesfrist, jf. FOA  § 8-15 og § 20-6
• eventuelt om du har satt en frist for antall ledd i leverandørkjeden, jf FOA § 8-13 og § 19-3

Utvelgelse av leverandører blant de kvalifiserte

Dersom du ønsker å begrense antall leverandører som inviteres til å innlevere tilbud blant de som oppfyller kvalifikasjonskravene, skal dette opplyses om i kunngjøringen, eventuelt i invitasjonen til å innlevere tilbud, jf. FOA  § 8-9 og § 16-12. Du skal da angi en nedre, eventuelt en øvre grense for antall leverandører som vil bli invitert.

Du må også angi de objektive og ikke-diskriminerende kriterier for hvordan du vil velge ut leverandørene. Vil du for eksempel legge vekt på spesiell erfaring, kapasitet eller utdanning? Eller vil du legge vekt på å få inn tilbud fra leverandører av fra forskjellig segment, feks noen store, noen mindre, noen norske og noen utenlandske? 

Det antallet du angir skal være tilstrekkelig for å sikre reell konkurranse og ved begrenset anbudskonkurranse skal det ikke være færre en 5 eller færre enn 3 ved konkurranse med forhandling, konkurransepreget dialog, konkurranse om innovasjonspartnerskap og plan- og designkonkurranse.

Bruk av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)

Et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) gjør det mulig å gjennomføre hele konkurransegjennomføringen digitalt. Du lager kunngjøringen i ditt KGV, som sender kunngjøringen videre for publisering i Doffin.

Et standard KGV har dynamiske maler for de vanligste aktivitetene, og du kan i tillegg legge inn egne maler og integrere det opp mot eget sak- og arkivsystem. KGV vil sikre effektivitet, og at lovens minimumskrav til elektronisk kommunikasjon og elektronisk tilgjengelig konkurransegrunnlag blir ivaretatt.

Les mer om KGV og andre fagsystemer for elektronisk handel.

For å varsle markedet om kommende konkurranser kan du også publisere en veiledende kunngjøring på Doffin, jf. FOA § 21-3. Denne kunngjøringen skal inneholde en kort beskrivelse av anskaffelsen. Du må likevel kunngjøre selve konkurransen på Doffin eller TED.

Fordelen med veiledende kunngjøringer er at markedet varsles om kommende anskaffelser og får tid til å forberede seg. I tillegg kan du forkorte fristen for å levere inn tilbud til 10 dager, under forutsetning av at den veiledende kunngjøringen tidligst ble publisert 12 måneder og senest 35 dager før kunngjøringen av konkurransen. 

I en begrenset anbudskonkurranse eller en konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring kan du kunngjøre konkurransen gjennom en forhåndskunngjøring. 

Fordelen med denne kunngjøringen er at det gir deg muligheten til å være tidlig ute med å informere markedet om dine planer, at du kan kunngjøre flere konkurranser samlet og at det vil være den eneste kunngjøringen av konkurransene. Leverandører som er interessert vil melde sin interesse og du inviterer disse direkte senere om å komme med tilbud.

Etter forskriftens del III er det kun ikke-statlige virksomheter som kan benytte forhåndskunngjøring som eneste kunngjøring av konkurransen, jf. FOA § 21-2 (2). Statlige virksomheter må benytte seg av alminnelig kunngjøring for anskaffelser etter del III.

En forhåndskunngjøring etter forskriftens del III må

• Inneholde en presis beskrivelse av hvilke ytelser kontrakten omfatter
• Angi at kontrakten vil bli tildelt uten annen kunngjøring av konkurransen, og må derfor informere om at interesserte leverandører inviteres til å melde sin interesse
• Angi frist for når interesserte leverandører må melde sin interesse
• Sendes til publisering tidligst 12 måneder og senest 35 dager før den dagen du inviterer leverandørene til å bekrefte sin interesse

Forskriften del II gir mer fleksibilitet i anskaffelsesprosessen. Det settes ingen begrensninger hvem som kan anvende forhåndskunngjøring, eller når kunngjøringen kan brukes.  Det betyr at både statlige og ikke statlige virksomheter kan benytte forhåndskunngjøring.

En forhåndskunngjøring etter forskriftens del II må angi

• hvilke ytelser som skal anskaffes
• at kontraktene vil bli inngått uten annen kunngjøring av konkurransen
• at interesserte leverandører inviteres til å melde sin interesse
• frist for når interesserte leverandører må melde sin interesse

Du kan også opprette en kjøperprofil på internettsiden til virksomheten din. Kjøperprofilen kan inneholde opplysninger om kommende anskaffelser, pågående konkurranser, inngåtte kontrakter og avlyste konkurranser, jf. FOA § 21-4.

Dersom du  bruker kjøperprofilen til å publisere opplysninger om kommende anskaffelser, dvs som en "veiledende kunngjøring", så må du publisere på TED at du har opprettet en kjøperprofil på internettsiden din. Du må ikke publisere denne veiledende kunngjøringen på kjøperprofilen din før den dagen du kunngjør på TED at du har opprettet en kjøperprofil. Begrunnelsen for dette er at alle leverandørene skal få lik mulighet til å vite om planlagte anskaffelser, og Doffin og TED er den databasen som når flest leverandører.

Det er ingen tilsvarende bestemmelser for anskaffelser etter forskriftens del I og II, men det kan være hensiktsmessig å publisere også slike anskaffelser som en kjøperprofil på internettsiden. Det må imidlertid gjelde tilsvarende regler som for del III i forskriften; en slik publisering av kjøperprofilen må ikke gjøres før den dagen bruken av kjøperprofilen sendes til Doffin for del II anskaffelser.

Der du mener det foreligger hjemmel for å ikke kunngjøre, dvs en såkalt "direkte anskaffelse", kan du før du inngår kontrakt publisere en intensjonskunngjøring for å informere markedet at du har til hensikt å inngå en kontrakt, jf. FOA § 8-18 (del II) og FOA § 21-5 (del III). 

Intensjonskunngjøringer er anvendelig der du mener 

• anskaffelsen ligger utenfor anskaffelsesregelverkets virkeområde, eller
• hvor kontrakten er unntatt regelverket etter FOA § 5-2 (del II) eller
• hvor vilkårene for konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring i FOA § 13-3, f.eks. der du allerede har kunngjort en anskaffelse og det ikke kom inn tilbud eller alle tilbudene som kom inn var uakseptable, eller 
• anskaffelse uten konkurranse i FOA § 13-4 er oppfylt (del III), f.eks. der ytelsen kun kan leveres av en person fordi det er et unikt kunstnerisk verk.

I intensjonskunngjøringen må du oppgi hvem kontrakten vil bli inngått med. Reglene om karensperiode gjelder også for intensjonskunngjøring, og du må avvente minimum 10 dager før du kan inngå kontrakten. KOFA har slått fast at du må foreta en faglig forsvarlig vurdering for å anvende en intensjonskunngjøring. Dersom det ikke kommer innsigelser mot kontraktsinngåelsen, kan du lovlig inngå kontrakten med leverandøren.

Det har store rettslige konsekvenser om en intensjonskunngjøring er foretatt eller ikke. Har du publisert en intensjonskunngjøring etter en forsvarlig vurdering, kan ikke den senere påviste ulovlige direkteanskaffelsen rammes av sanksjonene avkortning eller overtredelsesgebyr etter LOA § 12 og LOA § 14 eller kjennes uten virkning etter LOA § 13. Dette gjelder kun hvis du tidligst har inngått kontrakten etter utløpet av karensperioden på 10 dager regnet fra dagen etter datoen for kunngjøringen, og at det foreligger en forsvarlig vurdering.