For å kunne følge opp kontraktsvilkårene, må oppdragsgiver vurdere hvordan disse kan dokumenteres og at dokumentasjonskravene er lovlige. Tydelige og gode dokumentasjonskrav er avgjørende for å kunne følge opp kontraktene og eventuelle krav om seriøsitet. Uten tilstrekkelig dokumentasjon blir det vanskelig for oppdragsgiver å kontrollere om seriøsitetskravene faktisk følges, og det blir vanskeligere å avdekke useriøse leverandører og eventuelle kriminelle forhold.

Gode dokumentasjonskrav kan også bidra til å sikre like konkurransevilkår, skape forutsigbarhet og sikre at formålet med seriøsitetskravene oppnås i offentlige kontrakter. Dette styrker tilliten til innkjøpsprosessen og at offentlige midler brukes på en ansvarlig måte. Dokumentasjonskravet må knytte seg til selve kravet, og være nødvendig for å vise at kravet er oppfylt. Kravet til dokumentasjon skal ikke gå lenger enn det som er nødvendig for å oppnå dette.

Personvernregelverket

Personvernregelverket oppstiller også en skranke for hvilke dokumentasjonskrav offentlige oppdragsgivere kan stille, og hvordan dokumentasjon kan behandles. Ved innhenting av dokumentasjon som inneholder personopplysninger fra leverandører og eventuelle underleverandører, må oppdragsgiver sørge for å ha tilstrekkelig hjemmel for både å innhente og behandle dokumentasjonen. Dette innebærer at bare nødvendige og relevante opplysninger kan kreves som dokumentasjon for kontraktsvilkår, og at dokumentasjonen behandles i tråd med personvernregelverket. Oppdragsgiver må derfor vurdere grundig hvilke personopplysninger som er nødvendige for å kontrollere de seriøsitetskravene som ønskes stilt, og sikre at all behandling av personopplysninger kan skje på en lovlig måte.

Oppdragsgiver må ha gyldig behandlingsgrunnlag i medhold av personvernlovgivningen for å kunne behandle personopplysningene. Det vil særlig være behandlingsgrunnlagene «nødvendig for å oppfylle en rettslig plikt» eller «nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlige myndighet», jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6. Dette er de mest relevante behandlingsgrunnlagene når oppdragsgiver skal kreve dokumentasjon for oppfyllelse av seriøsitetskrav. Vær oppmerksom på at et samtykke neppe vil være et gyldig behandlingsgrunnlag i denne sammenhengen fordi samtykke i så fall må innhentes fra den enkelte arbeidstaker hos leverandør, og at et slikt samtykke vanskelig kan sies å være avgitt frivillig.

Oppdragsgiver må også være bevisst på at dokumentasjon kan inneholde taushetsbelagt informasjon. For slik dokumentasjon må oppdragsgiver vurdere den enkelte hjemmelslov for å vurdere om det foreligger tilstrekkelig hjemmel for å kreve denne typen dokumentasjon utlevert og at oppdragsgiver kan benytte dokumentasjonen til å dokumentere oppfyllelse av seriøsitetskravet. Dette kan for eksempel dreie seg om skatteopplysninger eller opplysninger om lønn og ytelser til arbeidstakere, arbeidsgiveravgift med videre som reguleres av for eksempel  skatteforvaltningsloven, folketrygdloven eller arbeidsmiljøloven.

For mer informasjon om hvordan seriøsitetskrav kan doumenteres, se:

Momenter oppdragsgiver må tenke på når krav til dokumentasjon utformes:

• Er det nødvendig å innhente dokumentasjon som inneholder personopplysninger for å dokumentere at kravet er oppfylt?
• Er det nødvendig å innhente dokumentasjon som inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt?
• Finnes det gyldig behandlingsgrunnlag for å innhente denne dokumentasjonen?
• Er det lagt til rette for sladding av personopplysninger til personer som ikke utfører arbeid på kontrakten?