Lage konkurransegrunnlag - leige av eigedom

Konkurransereglar

Du skal gjennomføre konkurransen slik at du sikrar like og føreseielege vilkår for tilbydarane. Konkurransereglar beskriv reglane for konkurransen, mellom anna kor og når tilbodet skal leverast. Det er vanleg at konkurransereglane vert beskrivne i innbydinga, del 1 i konkurransegrunnlaget.

Les meir om konkurransereglar i DFØ si steg-for-steg-rettleiing for anskaffingar.

Kvalifikasjonskrav – krav til utleigar

I og med at inngåing av leigekontraktar for eksisterande lokale ikkje er omfatta av anskaffingsforskrifta, er det ikkje obligatorisk å stille kvalifikasjonskrav. Viss avtalen du inngår er av ein viss storleik og/eller langvarig, bør du likevel vurdere å stille kvalifikasjonskrav. Det same gjeld viss utleigar skal levere tilleggstenester, som til dømes kantinedrift og indre vedlikehald.

Det kan vere lurt å stille krav som gjeld utleigars:

• Økonomiske og finansielle stilling for å sikre seg mot at utleigar går konkurs.
• Tidlegare og andre utleigeforhold – er andre leigetakarar fornøgde kundar eller ikkje?
• Vandel og etikk for å unngå å inngå leigekontrakt med ein utleigar som t.d. er straffedømt

I tillegg kan det også for utleigeforhold vere aktuelt å be om skatteattestar som viser at utleigar ikkje har restansar for innbetaling av skatt og meirverdiavgift, samt ei HMS-eigenerklæring, men det er ikkje eit krav om dette slik det er for anskaffingar av varer, tenester og bygg og anlegg.

Les meir om kvalifikasjonskrav.

Kravspesifikasjon – krav til lokala

Målet med ein kravspesifikasjon er riktig behovsdekking til lågast mogleg kostnad og risiko. Det er no du tar i bruk behovsvurderinga frå planleggingsfasen og gjer denne om til konkrete krav til lokalet.

Krava vil vere absolutte krav som tilbydar må kunne oppfylle for å kunne delta i konkurransen. Det er derfor viktig å sikre at det er nok potensielle leigeobjekt i marknaden til å møte ambisjonsnivået.

Utforminga av kravspesifikasjonen vil påverke:

• Kor mange som kan konkurrere om leveransen
• Kva moglegheit utleigar har til å gi forslag til løysingar for å dekke ditt behov
• Om du får fleksible lokale for framtida
• Risikofordeling mellom utleigar og leigetakar

Vi anbefaler å bruke funksjonsbaserte krav. Det vil seie at du ikkje stiller alt for spesifikke krav, men beskriv dei funksjonane du ønsker. Då sikrar du mange tilbydarar og får kanskje forslag til andre løysingar enn du sjølv ville tenkt på. Det minskar også risikoen for at feil i kravspesifikasjonen gir behov for endringar og ekstraordinære driftskostnadar i leigetida.

For å få fram gode funksjonskrav, kan ein lage eit såkalla arealkonsept. Dette er eit dokument som beskriv kva funksjonar ein ønsker seg i bygget. Det vert ofte brukt for å finne fleire arealeffektive løysingar. Mange legg dette ved som ein del av kravspesifikasjonen i konkurransegrunnlaget for å skissere moglege løysingar som kan vere aktuelle. Dokumentet kan lagast i samarbeid med arkitekt eller utleigar.

Det vil ofte vere aktuelt å få inn bistand frå rådgivarar eller arkitektar for å utarbeide kravspesifikasjon og inngå leigekontraktar, særleg viss det er snakk om ein stor og/eller langvarig leigekontrakt.

Les meir om kravspesifikasjonar.

Etisk eigenerklæring

Det er viktig for det offentlege som leigetakar at ein inngår avtale med ein utleigar som har ordna etiske forhold. Med etiske forhold er mellom anna meint at utleigar ikkje skal vere straffedømt. Du kan som eit kvalifikasjonskrav krevje at utleigar overheld grunnleggande etiske krav. Som eit hjelpemiddel kan du bruke mal for etisk eigenerklæring, som ligg i DFØ si dokumentpakke for leige av eigedom.

I denne må utleigar gi opplysningar om ulike etiske forhold. I tillegg vert utleigar gjort merksam på at det ikkje er tillate å tilby gåver eller andre ting til tilsette i verksemda til oppdragsgivar.

Utleigar skal gi ei forklaring i tilbodsbrevet om det er forhold ved hans verksemd som kan vere etisk problematiske. Viss det kjem fram at utleigar har økonomiske problem eller har vore straffedømt, bør det vurderast om ein skal inngå leigekontrakt med utleigar eller om utleigar bør avvisast frå konkurransen.

Tildelingskriterium

Det skal vere tydeleg for tilbydarane kva forhold som er viktige for deg når du skal velje mellom tilboda. Viss du formulerer desse godt, vert det også enklare å vurdere tilboda.

Fordi leige av eigedom ikkje er underlagt anskaffingsforskrifta er det ikkje eit krav at du må sette opp tildelingskriterium og prioritere eller vekte desse slik du må ved andre typar anskaffingar. Likevel må du beskrive i konkurransegrunnlaget kva du legg vekt på ved tilbodet. Då er det viktig å tenke på følgande:

• Det skal vere føreseieleg for tilbydarane kva du legg vekt på
• Det skal vere ei objektiv og ikkje-diskriminerande vurdering som ligg til grunn, dvs. at du til dømes ikkje kan føretrekkje tilbydarar du kjenner frå før
• Tilbydarane skal behandlast likt
• Forholda du legg vekt på skal gjelde leigeobjektet som vert tilbydd, ikkje forhold ved utleigar. Eigenskapane til utleigar er allereie vurderte i samband med kvalifikasjonskrava.

Døme på tildelingskriterium kan vere:

• Pris, til dømes i forhold til netto og brutto areal, med eller utan felleskostnader og energikostnader etc.
• Kvalitet
• Plassering
• Kor fleksible lokala er når det gjeld ombygging, utviding eller reduksjon av areal
• Arealeffektivitet
• Tilgjengelegheit, servicegrad og pris på tilleggstenester

Du bør lage eit notat som fortel korleis du har evaluert dei forskjellige tilboda. Dette notatet kan vere ein del av anskaffingsprotokollen (sjå omtale lenger ned på sida).

Viss du ønsker det, kan du prioritere eller vekte tildelingskriterium, men det er altså ikkje eit krav. Vel du å prioritere eller vekte, kan du lage ei evalueringsmatrise som eventuelt kan følge med konkurransegrunnlaget.

Forskjellen mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium

Kvalifikasjonskrav må ikkje blandast saman med tildelingskriterium. Kvalifikasjonsprosessen og tildelingsprosessen er to separate prosessar. Du må først ta stilling til om utleigar er kvalifisert eller ikkje. Berre dei utleigarane som oppfyller alle kvalifikasjonskrava får sine tilbod evaluerte. Ved vurderinga av dei kvalifiserte leverandørane sine tilbod, er det berre tildelingskriteria som gjeld.

Les meir om tildelingskriterium.

Kontraktsvilkår

Kontraktsvilkår er krav som først trår i kraft når kontrakten er signert. Det kan vere føremålstenleg viss det er krav som leverandøren kan gjennomføre før kontrakten startar. Det kan også vere krav som det ikkje er relevant å stille til andre enn den som ein teiknar kontrakt med.

Typiske kontraktsvilkår vil vere knytt til drifta av bygget. Nedanfor følger nokre døme:

• Driftspersonalet må ha gjennomgått kurs i energieffektiv drift og vedlikehald av bygg
• Utleigar skal tilby dei tilsette kurs i handtering av behovsstyrt varme, lys og ventilasjon innan X månader etter innflytting.

Sjå Nettverk for offentlege leigetakarar sin anbefalte kontraktsmal for leige i marknaden.

Kontraktsvilkår knytt til eventuelle ombyggingsarbeid

Vi har utarbeidd eit miljøkriteriesett for entreprisearbeid for bygg. Her finn du relevante kontraktsvilkår for miljø. Vi anbefaler å plukke dei mest relevante krava frå dette kriteriesettet.

Les meir om kontraktsvilkår.

Protokoll for leige av eiendom

Forskrift om offentlege anskaffingar set ikkje krav om at det må førast protokoll ved konkurransar om innleige av kontorlokale. Det er likevel eit krav om at oppdragsgivar skal sikre at kravet til at prosessen er gjennomsiktig og kan etterprøvast er ivaretatt gjennom heile prosessen. Protokollen for leige av lokale er eit hjelpemiddel for å sørge for at desse krava vert etterlevde.

I dokumentpakka for leige av eigedom finn du malar og forslag til krav du kan bruke i konkurransegjennomføring.