Avklare behov og forberede konkurransen

Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, skal disse som hovedregel benyttes, jf. FOA §§ 8-12 og 19-1.

Veiledning for valg av kontrakt

Kontraktsvilkårene skal være relevante og proporsjonale, som betyr at dere må vurdere konkret hvilke kontraktsvilkår som bør stilles for den spesifikke anskaffelsen.

Pass på å følge opp de kontraktsvilkårene du stiller i den ordinære kontraktsoppfølgingaen.

Her er en huskeliste for hvilke krav som skal/kan være med:

• oppdragsgivers spesifikasjon er et helt sentralt bilag til kontrakten. Dette bilaget angir hvilke krav oppdragsgiver har til den aktuelle ytelsen.
• tilbudet - leverandørens besvarelse av oppdragsgivers kravsepsifikasjon. Angir hva leverandøren har forpliktet seg til å levere.
• hvem som har ansvar for hvilke leveranser (også din virksomhet kan ha ansvar for leveranser) 
• når og hvor skal ytelsene leveres
• hvordan leveransen skal godkjennes  (f.eks. hva er kvalitetsmessig ytelse, hvilke rutiner skal følges eller hvilke tester skal gjennomføres før godkjenning)
• hvem skal godkjenne leveransene
• hvordan skal avvik håndteres 
• hva skal betales, hvilke betalingsmekanismer og når det skal betales 
• eventuelle prisreguleringsklausuler
• hvilke sanksjoner gjelder  (sanksjoner er verktøy for å bidra til kontraktsmessig ytelse), som retting, dagbot, erstatning eller hevning av kontrakt
• avtaleperiode og eventuelle opsjoner
• eventuell oppsigelse av kontrakt fra oppdragsgivers side
• eventuelle biforpliktelser som rapportering, statistikk, bidra til å kontrollere om kvalitet, resultater og målsettinger er nådd
• eventuelt krav om lønns- og arbeidsvilkår for anskaffelser over EØS-terskelverdi for tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter (EØS-verdi for tjenester)
• eventuelt krav om ivaretagelse av grunnleggende menneskerettigheter ved anskaffelse av høyrisikoprodukter
• eventuelt krav om begrensning i antall ledd underleverandører
• eventuelle krav ved ønske om å bytte av underleverandører, konsulenter mv
• eventuelle krav om endring i kontraktsperioden, som f.eks. at leverandøren skal forbedre energi- og ressurseffektivitet i løpet av kontraktsperioden. Innen hvilken frist skal endringen være gjennomført? 
• hva skal skje ved kontraktens slutt, f.eks. overføring av statistikk, bidra til smidig overgang til ny leverandør
• hvem som er kontaktpersoner, kontaktinformasjon og eventuelle rutiner for skifte av kontaktperson

Det skal være forutberegnelig for potensielle leverandører hvilke betingelser som skal gjelde for levering av ytelsen. Kontraktskrav som ikke er med i anskaffelsesdokumentene, kan dere ikke senere påberope dere, da det fort vil bli en ulovlig endring av kontrakt.

• Kravene skal fremgå av anskaffelsesdokumentene.
• Kravene skal være relevante og proporsjonale, - de skal være knyttet til det som skal leveres i henhold til avtalen og ikke hele leverandørens produksjon og de må være saklige 
• Kravene skal være proporsjonale; dvs de må stå i forhold til de mål som ønskes oppnådd. Det må med andre ord være en passende balanse mellom mål og virkemiddel. Proporsjonalitetskravet setter grenser for hvor strenge krav du kan stille til leverandørene.

Ofte er det et ønske at prisene kan reguleres i kontraktsperioden. Spesielt ved langvarige kontrakter vil det være hensiktsmessig med mulighet til å endre prisen, da alternativet "fast pris" medfører at leverandøren må ta høyde for eventuelle økning i pris allerede fra dag 1 ved å legge prisnivået høyt i tilbudet sitt.

Eventuell mulighet til prisendring må reguleres i kontrakten, da endring av priser som den store hovedrregel vil være en ulovig endring dersom det ikke er regulert.

Det er også veldig konfliktavvergende å ha tenkt gjennom og regulert hvordan eventuelle prisendringer skal håndteres i kontraktsperioden. Det betyr at jo mer konkret det er regulert hvordan priser skal reguleres, jo bedre.

Dersom det ikke er en fastpriskontrakt, bør kontrakten regulere:

• Hva skal til for å endre en pris? skal endringer i lønn, innsats, råvarepriser, valutaendringer o.l. medføre mulighet for å endre priser?
• Hvor ofte skal en prisendring vurderes? For eksempel en gang i året (angi presist tidspunkt) eller oftere?
• Hvilken prisendring skal kunne medføre endring i priser? Er det f.eks. kun der prisene endres med en viss %  at det er anledning til å endre prisene? (angi konkret hvilken prisendring opp eller ned)
• Hvilken indeks skal brukes for å vurdere om det er en prisendring? (f.eks. tariffavtale, konsumprisindeks eller valutakurs på).
• Hvilken del av anskaffelsen skal prisendringen kunne gjelde for? (er det kun for innsatsfaktorer som produkter/varer eller også for tjenesteelementene?) 

For anskaffelser som følger del III regulerer § 19-1 (2) hvilke endringer som kan fastsettes i endringsklausuler, og angir prisindeksklausuler eller opsjoner som to eksempler. Andre endringsklausuler er også tillatt, men det er vesentlig at kontraktens overordnede karakter ikke endres.

FOA §  28-1 angir noen endringer som er tillatt uten at det er inntatt en endringsklausul. Dette er meget snevre unntakshjemler og vilkåret er bla at kontraktens karakter ikke endres. 

Tilsvarende for anskaffelser som følger del II regulerer § 11-2 at det ikke kan foretas endringer som er vesentlige i en kontrakt og at vurderingstemaet er om innholdet i kontrakten innebærer en vesentlig endring fra den opprinnelige.

Dersom endringer i kontraktsgjennomføringsperioden er forutberegnelige for leverandøren, dv.s angitt i anskaffelsesdokumentene er de som regel lovlige. 

Det er derfor viktig å tenker over om dere bør ta høyde for at det er forhold som kan medføre at kontrakten endres. Dette skal i tilfelle fremgå av kunngjøringen av hensyn til det grunnleggende krav til forutberegnelighet.

• Kan det være behov for å åpne opp for muligheten til å forlenge kontrakten? Da bør dere regulere en opsjonsmulighet, f.eks. at kontrakten kan forlenges 1 år.
• Kan det være aktuelt å ta høyde for at en annen virksomhet vil slutte seg til avtalen underveis? Da må det angis i anskaffelsesdokumentene og også estimert omfang.
• Er det forhold ved finansiering eller tilskudd som kan danne grunnlag for utvidelse av kontrakten dersom midlene blir tilgjengelige?
• Er det påregnelig at det kan oppstå problemer eller utfordringer i kontraktsgjennomføringsfasen som du bør ta høyde for nå i kontrakten?

Dersom oppdragsgiver foretar en endring i den inngåtte kontrakt uten at det er hjemmel til det, enten i regelverket eller i de kunngjorte endringsklausulene og denne endringen vurderes som vesentlig, så vil det være en ulovlig direkte anskaffelse. 

Kontraktskrav når markedet er umodent

hvis markedet er umodent på miljøområdet, kan det være tjenlig å stille kontraktsvilkår om at leverandøren skal øke miljøprestasjonen i løpet av kontraktsperioden.

Da får du til en endring i kontraktsperioden. Du unngår en situasjon der du må avvise leverandører fordi de ikke kan innfri minimumskrav, samtidig som du sikrer at du i løpet av kontraktsperioden vil få en mer miljøvennlig ytelse. Husk å sette en frist for når kontraktskravene skal være innfridd

Eksempler på kontraktsvilkår

• leverandøren må tilby opplæring av tilsatte, for eksempel i bruk av nytt videokonferanseutstyr for å begrense reisevirksomhet
• leverandør av drosjetjeneste skal kurse sjåførene i miljøvennlig økokjøring
• leverandøren skal skifte til mer miljøvennlige kjøretøy

Etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter skal det kontraktsfestes krav til lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler for vedkommende bransje for tjenestekontrakt tjenester og bygg- og anleggskontrakter som overstiger kr 1.3 ekskl. mva. for statlige oppdragsgivere og kr 2.05 ekskl. mva. for andre oppdragsgivere.

Det skal også kontraktsfestes et krav om at leverandøren og eventuelle underleverandrer på forespørsel dokumenterer at kravene er oppfylt. Videre skal det kontraktsfestes hensiktsmessige sanksjoner dersom leverandøren og underleverandørene ikke oppfyller kravene til lønns- og arbeidsvilkår.

Det skal informeres om at det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. DFØ har utarbeidet forslag til tekst som kan limes inn i konkurransegrunnlaget.

DFØ har utarbeidet standard kontraktsvilkår for lønns- og arbeidsvilkår til bruk i alle anskaffelser. Det finnes også spesielle kontraksbestemelser for å sikre seriøsitet i bygg og anleggskontrakter, utarbeidet av DFØ, KS, BNL og Fellesforbundet.

DFØ og Etisk handel Norge (EHN), har sammen utarbeidet standard kontraktsvilkår for etiske krav.

Dette er obligatoriske krav som skal sørge for at leverandøren gjennomfører kontrakten på en måte som sikrer respekt for grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø.

Kontraktsvilkårene bygger på:

• sentrale FN-konvensjoner
• ILOs åtte kjernekonvensjoner
• nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. 

Det etiske kontraktsvilkårene bør være med i alle anskaffelser av høyrisikoprodukter. I tillegg kan dere undersøke om markedet er modent for også å stille andre etiske krav, som krav til produkter i kravspesifikasjon eller kvalifikasjonskrav.

Du plikter å stille krav om at leverandøren er omfattet av en lærlingordning og at en eller flere lærlinger deltar i arbeidet med gjennomføringen av kontrakten, jf anskaffelseslovens § 7. Dette gjelder kontrakter om tjenester og bygg- og anleggsarbeider.

Kravet gjelder for kontrakter med en varighet over 3 måneder og for statlige anskaffelser kontrakter over kr 1,3 millioner ekskl. mva. og for andre oppdragsgivere omfattet av regelverket for anskaffelser over kr 2 millioner ekskl. mva.

Kravet gjelder i bransjer der departementet i forskrift har definert at det er et særlig behov for læreplasser. I vurderingen av om det er et særlig behov, skal du ta utgangspunkt i Utdanningsdirektoratets statistikk for søkere til læreplasser og inngåtte kontrakter.  Er underdekningen 10 % eller mer tilsier det at det er et særlig behov. Plikten gjelder når kontraktens hovedelement omfatter arbeider der det er relevant å benytte arbeidskraft med fag- eller svennebrev. Kravet må være ikke uforholdsmessig i den aktuelle kontrakten.

DFØ (tidligere Difi) har utarbeidet et kontraktsvilkår som kan anvendes ved slike kontrakter.

Skal du kjøpe bygge- og anleggsarbeider eller renholdstjenester over EØS-terskelverdien for tjenester, må du som hovedregel stille krav om maksimalt to ledd med underleverandører.

Oppdragsgiver skal som hovedregel stille krav om at hovedleverandøren kan ha maksimalt to underleverandører i direkte kjede under seg.

Det kan stilles krav om færre enn to ledd

Reglene utelukker ikke at oppdragsgiver kan stille krav om færre enn to ledd under hovedleverandøren.

Betingelsen er imidlertid at det ikke stilles strengere krav til begrensning av antall underleverandører, enn det som er forholdsmessig. Risiko for sosial dumping og arbeidslivskriminalitet, er momenter som oppdragsgiver bør ta hensyn til når han vurderer om han skal stille strengere krav.

Reglene er hjemlet i forskrift om offentlige anskaffelser §§ 8-13 og 19-3.

Unntak for å sikre tilstrekkelig konkurranse

Oppdragsgiver kan godta flere enn to ledd i leverandørkjeden, hvis det er «nødvendig for å sikre tilstrekkelig konkurranse». Denne vurderingen må gjøres under planleggingen av anskaffelsen.

Markedsmessige forhold har betydning ved vurderingen av om oppdragsgiver kan tillate lengre leverandørkjeder. Lokale forhold kan være et relevant moment.

Markedet kan for eksempel være organisert slik at det vanligvis benyttes flere enn to ledd med underleverandører. Det kan være tilfelle dersom gjennomføring av kontrakten krever spesiell fagkompetanse som en typisk leverandør vanligvis benytter underleverandører til å utføre.

Nedenfor har vi listet opp noen forhold som oppdragsgiver bør ta med i vurderingen av om det kan gjøres unntak fra hovedregelen av konkurransehensyn. Listen er ikke uttømmende.

Markedsmessige og konkurransemessige forhold av betydning:

• Hvor mange leverandører finnes på det aktuelle markedet?
• Hvor store er leverandørene?
• Bruker leverandørene vanligvis underleverandører? Hvorfor bruker de i så fall underleverandører (eksempelvis på grunn av fagkompetanse)?

Slik stiller du kravene

• I både konkurransegrunnlag og kontrakt skal det oppgis
  • maksimalt antall underleverandører som er tillatt
  • innenfor hvilke områder av kontraktsarbeidet begrensningen gjelder
• Dersom oppdragsgiver godtar flere enn to ledd med underleverandører, skal det begrunnes.
  • Begrunnelsen bør fremgå av anskaffelsesdokumentene.
  • Begrunnelsen skal dokumenteres i anskaffelsesprotokollen.
• Dersom Oppdragsgiver godtar færre enn to ledd underleverandører, skal det begrunnes.
  • Begrunnelsen bør fremgå av anskaffelsesdokumentene.
  • Begrunnelsen skal dokumenteres i anskaffelsesprotokollen.
• Oppdragsgiver bør også presisere at avvik og forbehold som gjelder begrensningen i antall underleverandører, kan medføre plikt til avvisning. Dette må for øvrig vurderes i tråd med anskaffelsesregelverket.
• Sanksjoner må tas inn i kontrakten som kunngjøres.

DFÆ (tidligere Difi) har utarbeidet maler for kontraktskrav.

Det er et mål at anskaffelsesprosessen skal være heldigital i 2025.

Du finner de til en hver tid gjeldende obligatoriske/anbefalte EHF standarder og anbefalt PEPPOL eDelivery infrastruktur på Digdir.no

Konkurransegjennomføringsverktøy

Det er lovpålagt å motta tilbud elektronisk.

• Oppdragsgiver: For å oppfylle kravet må oppdragsgiver bruke et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) som benytter de europeiske standardene EHF ESPD i konkurransegjennomføringen.
• Leverandør: Det kreves at leverandør sender inn sin besvarelse på samme fomat.

Elektronisk bestillingsverktøy

• Oppdragsgiver: Bør benytte et elektronisk bestillingsverktøy i sin samhandling med leverandører av varer og tjenester og få inn i kravene om den digitale samhandlingen inn i alle konkurransegrunnlag og kontrakter. Her finner du noen maler til inspirasjon:
  • Konkurransegrunnlag og kontraktstekst
  • Samhandlingsavtalen
  • Tekniske spesifikasjoner- EHF
  • Standardisert forsendelsesmåte- Peppol Network.
• Leverandør: Må håndtere elektronisk samhandling i tråd med kravene. Det er en rekke systemer som støtter leverandøren i den elektroniske samhandlingen. Her finner du en liste over systemer som støtter de ulike prosessene og er kompatible med EHF og Peppol Network:
  • Systemer som dekke bestillings til betaling
  • Enkle nettportaler for EHF faktura

Her finner du beskrivelse av de ulike prosessene: EHF prosessoversikt