Konkurransestrategiske beslutninger
Du står overfor flere strategiske vurderinger og valgmuligheter etter at det er besluttet at behovet skal dekkes gjennom en anskaffelse. Det å lage en god konkurransestrategi vil være til god hjelp for deg som innkjøper.
Selve beslutningen om at behovet skal dekkes ved en anskaffelse, er behandlet i forrige steg "Vurdere behov".
For å sikre en optimal anskaffelse og tilstrekkelig konkurranse, er det flere strategiske vurderinger og valgmligheter. Disse vil kunne legge føringer for når konkurransen bør ut i markedet og hvordan konkurransegrunnlaget med alle underliggende dokumenter bør utformes.
Aktivitetene i steget vil avdekke begrensninger og muligheter og kunne hjelpe deg til å foreta de riktige vurderinger og foreslå hvordan konkurransen best skal gjennomføres.
Konkurransestrategien hjelper deg ved at den gir føringer for hvordan konkurransegrunnlaget skal utformes, for eksempel:
- Hvilket verifisert behov skal dekkes?
- Hvordan bør spesifikasjonen utformes?
*Hvilke krav (også kalt minimumskrav) må være oppfylt for å sikre behovsoppfyllelse?
*Hvilke tildelingskriterier til ytelsen bør benyttes for å bidra til bedre behovsoppfyllelse?
*Hvordan sikre at miljøbelastningen ved anskaffelsen reduseres? - Hvordan er markedet?
*Er det mange små og mellomstore bedrifter (SMBer) som ikke hver for seg kan tilby å dekke hele behovet slik at anskaffelsen bør deles i delkontrakter?
*Er det kun store bedrifter som kan dekke behovet?
*Bør du åpne opp for delkontrakter for å få det beste totaltilbudet? - Hva slags risiko er det for at behovet ikke blir dekket?
*Hvordan skal vi håndtere mulig risiko for å begrense sannsynligheten og konsekvensene?
*Hvilken risiko er forbundet med gjennomføringen av konkurransen og i gjennomføringen av selve leveransen? - Er det krav eller kriterier som ikke kan oppfylles i dag, men som ønskes oppfylt under kontraktsperioden, så kan kontraktsvilkår være et alternativ.
- Hvordan bør konkurransen gjennomføres?
- Hva slags prosedyre bør vi bruke?
- Hvordan ivareta hensynet til livssykluskostnader?
- Når bør konkurransen ut i markedet?
- Hvor lang bør kontraktsperiode være for å sikre at leverandøren får igjen for sine investeringer? Dette kan spesielt være aktuelt der leverandøren har store utgifter for å kunne levere eller der dere åpner opp for innovative løsningsforslag og leverandøren potensielt vil ha store utviklingskostnader fordi de trenger lengre tid til tilpasning eller utvikling.
- Bør anskaffelsen gjennomføres sammen med eller på vegne av andre oppdragsgivere? Da skal i tilfelle samtlige oppdragsgivere som skal være omfattet av avtalen oppgis i anskaffelsesdokumentene
- Bør du ha en rammeavtale? Har du repetive behov over en viss periode?
- Eller er en dynamisk innkjøpsordning bedre?
- Skal det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår?
- Skal det stilles krav til lærlinger?
Difi har laget en mal for konkurransestrategi, se under. Konkurransestrategi er et beslutningsdokument som beskriver alle strategiske vurderinger og konklusjoner og som godkjennes av den som er delegert myndighet til det. Konkurransestrategien sikrer deg som innkjøper mandat til å utforme konkurransegrunnlaget.
Dokumentet bør arkiveres på saken, da den viser alle viktige vurderinger og beslutninger som er gjort i saken og bør også inneholde en kort kommentar om hvorfor noen aktiviteter ikke er nødvendig å kommentere.