Elektronisk handelsformat (EHF)

Hva er EHF?

EHF er "Elektronisk handelsformat" er en rekke spesifikasjoner som har til hensikt å hjelpe systemleverandører i å implementere forsendelse og mottak av digitale transaksjoner på lik måte som dekker brukernes behov (oppdragsgivere og leverandører).

EHF-spesifikasjonene er harmonisert mot Peppol BIS, der disse finnes, med mål om interoperabilitet mellom ulike land. Utvikling og forvaltning av spesifikasjonene utføres av DFØ i tett samarbeid med brukere og tjenesteleverandører i Norge. Spesifikasjonene er basert på OASIS UBL (tilpasning-CIUS) og CEN.

EHF og Peppol BIS har en stor utbredelse i Norge som legger et fundament for effektive prosesser i privat og offentlig sektor, økt datakvalitet for analyse og rapportering, etterprøvbarhet og etterlevelse av lover og forskrifter.

Utbredelse og transaksjoner

For å oppnå effektive digitale prosesser er det viktig at brukere har kompetanse på prosesser og hvilke systemer som støtter de ulike prosessene. Det er også viktig at flest mulig virksomheter har mulighet å ta del i prosessen via systemer som har implementert EHF. Disse støttesidene gir informasjon om dette:

Hvordan kommuniserer de ulike systemene med hverandre

De ulike EHF-meldingene sendes via noe som kalles Peppol-nettverket. Dette nettverket består i hovedsak av tre komponenter.

Det er et sentralt elektronisk adresseregister, kalt SML, som får tilsendt alle virksomheters elektroniske mottaksadresser fra desentraliserte adresseregistre, kalt SMP. Det mest brukte adresseregisteret i Norge kalles ELMA. Det er Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) som administrerer ELMA. Systemene som gjør oppslag i adresseregistrene og som sender og mottar EHF-transaksjoner, kalles aksesspunkt (AP-porter inn i nettverket). De ulike aksesspunkt er koblet mot ulike systemer som skal sende og motta EHF-transaksjoner. Slike system kan være faktura-/regnskapssystemer, bestillingssystemer, katalogverktøy og analyse og rapporteringssystemer.

Hele systemet kalles en 4-hjørners modell (four corner modell) der to hjørner (C2 og C3 i bildet) er aksesspunkt, og de andre to hjørnene (C1 og C4 i bildet) er de ulike brukersystemene, som eksempel faktura- og bestillingssystem.

Peppol-myndigheten har ansvaret for å støtte systemleverandører i å utvikle støtte for Peppol-nettverket og forvaltning i nettverket.

Tekniske spesifikasjoner

DFØ forvalter og utvikler EHF. Spesifikasjonene er en bruksanvisning for de forskjellige systemleverandørene hvordan støtte den digitale prosessen og hvordan implementer støtte for innholdet i form av tekstfelt, regler for feltene og kodelister. Alle feltene i spesifikasjonene er viktige å implementere i systemene brukerne skal benytte, for en best mulig brukeropplevelse.

Bruk av systemene i hele organisasjonen gir en stor mulighet for å fange data. Data gir faktainformasjon til ledelsen og kan bruke i styring og ledelse av virksomheten. Gode data er også viktig i en effektiv rapporteringsprosess.

Vi har flere områder på siden vi benytter for tilgjengeliggjøring av våre EHF-spesifikasjoner. Vi har område for EHF som tilhører konkurransegjennomføring, kontraktsoppfølging og betaling. Vi har også et område for støtte i implementeringen, kalt "Services".

Utvikling og forvaltning av EHF

Utvikling og forvaltning av EHF er definert i en prosessdefinisjon. Endringer av EHF-spesifikasjonenes innhold må varsles de ulike systemleverandørene på en konsistent måte. Varsler om endringer kan du finne nederst på Anskaffelser.dev: "Recent announcements". Varslinger kan automatiseres via en RSS.

EHF harmoniseres hele tiden mot Peppol BIS for å oppnå interoperabilitet. Peppol har også et eget område for sine spesifikasjoner.

EHF-prosesstegninger

Prosesser er viktige å kartlegge for at virksomheten skal drive et kontinuerlig forbedringsarbeid. Prosessen sammen med transaksjonene og transaksjonsinnholdet, i form av EHF, gir en innsikt som gir ledere mulighet å optimalisere sin organisasjon og oppnå bedre medarbeidertilfredshet.

Vi har kartlagt prosessene, og har markert de prosessene som støttes av EHF og Peppol BIS

Viktig informasjonsinnhold i EHF

Informasjonsinnholdet i de ulike transaksjonene spiller en viktig rolle for å få til en mest mulig automatisert digital prosess med mål om å stimulere til effektivitet på kjerneprosesser og tilstøtende prosesser. Det er viktig både for oppdragsgiver og leverandør å benytte systemer som støtte i sine prosesser basert på standardformater. Kontinuerlige forbedringer av de ulike prosessene krever en organisering av prosessarbeidet som har effektivisering som mål.

God informasjonskvalitet i data i de digitale transaksjonene er med på å automatisere de ulike prosesstegene. Dermed kan man måle hvilke prosesser som er flaskehalser. Hver prosess må ha som mål å få 100 % kvalitet inn og gi 100 % kvalitet ut for mer automatisering.

Man har eksempler på informasjonselementer definert i EHF som kan binde de ulike hovedprosessene sammen.

• Kontraktsnummer kan binde anskaffelsesdokumentene i konkurransegjennomføring sammen med kontraktsoppfølgingen (Sak-arkiv-referanse/Doffin-Ted-referanse/kontrakt-referanse). Registrerer leverandør referansen i EHF-katalog og EHF-faktura, kan systemer sammenligne data.
• En EHF-tilbudskatalog kan overføres til kontraktsoppfølgingsprosessen via et katalogverktøy for å spare tid og øke informasjonskvalitet for alle bestillere i organisasjonen. Dermed trenger ikke avtaleansvarlig å sjekke sortiment i detalj men lar katalogverktøyet gjøre dette i form av en avviksrapport.
• Standard klassifiseringskoder for varer og tjenester, som eksempel UNSPSC, kan være til støtte i bestillingsprosessen, i analyser for planlegging av neste anskaffelse og for effektive rapporteringsprosesser, som eksempel moms og miljø (CO₂-utslipp)

Annen teknisk informasjon

Flere spørsmål?

Har du flere spørsmål om EHF, send oss gjerne en e-post på ehf@dfo.no