Avtaleforvalter i renovasjon gir bedre tjenester og lavere kostnader
Det interkommunale renovasjonsselskapet Sirkula ansatte egen avtaleforvalter for bedre kontraktsoppfølging. Han sparte selskapet for 4,4 millioner kroner i 2023.
Om avtaleforvalteren
Renovasjonsselskapet Sirkula IKS i Hamar-regionen har siden juni 2022 hatt en egen avtaleforvalter som har dokumentert store gevinster av arbeidet sitt. Han har spart nesten fire prosent av selskapets totale innkjøp av varer og tjenester.
Oppskriften for økonomiske gevinster handler i stor grad om å:
- bruke mulighetene for reforhandling som ligger i innkjøpsavtaler (typisk når markedsprisene har gått opp eller ned 20 prosent)
- kontrollere prisreguleringer
- realisere sanksjoner ved avvik hos leverandørene
- oppdage feilfakturering
Avtaleforvalteren har også tettest mulig dialog med de største leverandørene, og med selskapets driftsapparat. Slik kan han bidra til å håndtere avvik fra tjenesteleverandører, for eksempel manglende henting av avfall og forsinkede vareleveranser.
Den andre delen av årsverket handler om systematisk juridisk kontraktsoppfølging, blant annet av avtalenes gyldighet, avtalelojalitet, aktsomhetsvurderinger ifølge åpenhetsloven, miljøkrav og seriøsitetsbestemmelser.
Framgangsmåte
Forskning fra Storbritannia viser at aktiv avtaleforvaltning i kommunesektoren kan gi gevinster på 3 til 15 prosent av kontraktsverdien. Med det som bakgrunn fikk Sirkulas innkjøpsrådgiver i 2021 gjennomslag for å opprette en to-årig prosjektstilling for avtaleforvaltning. Ambisjonen var at stillingen skulle finansiere halve lønnskostnaden gjennom besparelser. Avtaleforvalteren startet i juni 2022, og stillingen er etter hvert utviklet med viktige kontrollfunksjoner.
Da Sirkula 1. august 2023 gikk sammen med tre andre selskaper om å opprette en felles innkjøpssentral, ble stillingen gjort permanent. Målet er at årsverket over tid fordeles 50 / 50 mellom systematisk juridisk kontraktsoppfølging og operasjonell avtaleoppfølging.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
- Start gjerne satsing på avtaleforvaltning som en avgrenset prosjektstilling med forventning om å tjene inn lønnskostnadene.
- Sikre at kontrakter inneholder forhandlingsrett når markedspriser endrer seg.
- Bruk sanksjonering aktivt.
- Før et eget regnskap for avtaleforvaltning i regneark, for å dokumentere effekter.
- En reforhandling tar totalt mindre enn to ukesverk for oppdragsgiver, inkludert forberedelser.
- En god avtaleforvalter har både en viss juridisk kompetanse og evne til å prute.
- De aller dårligste avtalene er ofte løpende tjenesteavtaler.
Trenger du hjelp med en anskaffelse?
Kontakt
- e-post sparretelefon [at] dfo.no (sparretelefon[at]dfo[dot]no)
- telefon 404 34 830