Bruk av miljømerker, miljøvaredeklarasjoner og miljøledelsessystem i anskaffelser

Anskaffelsesregelverket stiller krav til at miljøbelastningen skal reduseres og klimavennlig løsninger skal fremmes jf. lov om offentlige anskaffelser (LOA) § 5 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) § 7-9. Samtidig setter regelverket de juridiske rammene for hvordan det kan gjøres.

Du har stor mulighet til å stille miljøkvalifikasjonskrav til leverandørene og miljøspesifikasjoner til de produkter og tjenester du ønsker å anskaffe. Det er imidlertid vesentlig at du ikke stiller krav/spesifikasjoner som fører til at behovet ditt ikke blir dekket. Ved å formulere formålet med anskaffelsen tydelig og lage en «grønn tittel», signaliserer du overfor leverandørene at du ønsker å prioritere miljøvennlige løsninger.

Anskaffelsesregelverket regulerer ikke hvilken miljøbelastning eller hvilke klimavennlige løsninger som skal prioriteres. Dette vil eventuelt fremkomme av særlovgivningen.

Anskaffelsesregelverket åpner opp for muligheten å tilrettelegge for lavere miljøbelastning på mange måter; enten ved valg av konsept, valg av spesifikasjoner, hvordan tildelingskriterier eventuelt skal vektlegges og krav til leverandørenes kompetanse som er nødvendig for å gjennomføre kontrakten. Det står uttrykkelig i FOA § 7-9 at det kan stilles krav og kriterier i alle trinn av anskaffelsesprosessen der det er relevant og knyttet til anskaffelsen. Hvordan dette gjøres, hvor i anskaffelsesprosessen miljøbelastning og klimavennlige løsninger tas hensyn til, er en anskaffelsesfaglig vurdering.

Alle miljøkrav og miljøkriterier skal være forholdsmessige og relevante

Forholdsmessighetsprinsippet (også kalt proporsjonalitetsprinsippet) setter grenser både for hvor strenge krav oppdragsgiveren kan stille til leverandørene, og for hvor strenge krav som kan stilles til oppdragsgiveren ved gjennomføringen av en anskaffelse.

Forholdsmessighet

• Kravene skal ikke være urimelig tyngende for leverandøren.
• Fordelen for din virksomhet skal oppveie den byrden du legger på leverandøren.
• Den miljømessige effekten av spesifikasjonene (kravene og kriteriene) må veies opp mot kostnadene og administrative byrder som oppdragsgiver og leverandør påføres ved oppfølgningen og overholdelse av dem.

Spørsmål du bør stille deg:

• Er leveransen strategisk viktig for din virksomhet?
• Er det en stor anskaffelse i verdi og lengde?
• Er det en potensiell stor miljøbelastning ved anskaffelsen?
• Er det potensiale for å minimere miljøbelastningen?
• Hvor tyngende er eventuelle krav og kriterier til miljø og dokumentasjonen for leverandøren?
• Hvor tyngende vil det være å følge opp kontrakten mht. miljøkrav og -kriterier?

Relevans 

• Dette betyr at kravene må ha tilknytning til leveransen og ikke utenforstående hensyn. 
• Kravene skal støtte opp om miljømålene i din virksomhet.
• Kravene skal knytte seg til det som leveres i denne kontrakten.
• Kravene skal være saklige, og skal ikke gå lenger enn det formålet med kontrakten tilsier.
• Du kan ikke stille krav for å tilrettelegge for neste konkurranse alene. Kravet må ha betydning for denne kontrakten.

Jo høyere kontraktsverdi, jo mer detaljerte regler

De grunnleggende prinsipper i lovens § 4 skal alltid følges for alle anskaffelser over kr 100.000 ekskl. mva. FOA § 5-4 har regler om hvordan du beregner kontraktens verdi.

Regler for del I-anskaffelser

For anskaffelser under den nasjonale terskelverdi, som er kr 1,3 millioner ekskl. mva. (del I), er det ikke detaljerte regler for hvordan miljøkrav og -kriterier skal stilles, og hva du kan be om av dokumentasjon.

• Det betyr at du har mer fleksibilitet enn for anskaffelser som skal følge del II og III.
• Du skal imidlertid følge de grunnleggende prinsippene i LOA § 5.

Regler for del II- og III-anskaffelser

For anskaffelser over kr 1,3 millioner (del II og del III) er det nærmere regulert hvordan de grunnleggende prinsippene skal forstås.

• Kvalifikasjonskrav kan stilles til leverandørens kompetanse, erfaring og økonomi slik at han er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Krav til kompetanse på miljø kan for eksempel være spesifikk utdannelse, erfaring, maskinpark, miljøledelsesrutiner og miljøledelsestiltak eller miljøledelsessystem eller -standarder.
• Miljøspesifikasjoner kan stilles som krav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår til miljøegenskaper ved det som skal leveres.
• Kontraktsvilkår som er relevante og proporsjonale, kan stilles for å fastholde miljøforpliktelsen hele kontraktsperioden eller for å få til en endring i miljøprestasjon i kontraktens løpetid.

Det finnes flere kilder til miljøkrav og -kriterier der du kan plukke spesifikasjoner som passer med din virksomhets målsettinger, og der det også er tilhørende dokumentasjonskrav.

Det er utviklet flere verktøy både av DFØ og av andre myndigheter. Fordelen med slike «standardiserte» krav er at de er utviklet i samarbeid med bransjen og leverandørene slik at de er balanserte og relevante. Der det offentlige bruker disse, sender vi det samme signalet til markedet om hvilken miljøbelastning det er viktig å minimere, og gjør det enklere for leverandørene å forholde seg til kravene og oppfylle dem.

Kilder for verktøy

• Kriterieveiviseren
• Den svenske Upphandlingsmyndighetens kriterieveiviser
• EUs kriteriebibiliotek
• Nederlands miljøkriterier

Andre kilder

Miljømerker er en god kilde for å se hvilke miljøegenskaper som det er relevant å stille krav til, som for eksempel Svanekravene

Miljøledelsessystemer har også underliggende krav som kan stilles, som for eksempel Miljøfyrtårns krav til enkeltbransjer

Miljødokumentasjon

Det er en fordel å vite hvordan leverandøren kan dokumentere at de overholder de miljøkrav og kriterier du stiller. 

Sertifikater, attester, testrapporter, teknisk dokumentasjon, merkeordninger, EPD (environmental product declaration), beskrivelser, egenerklæringer og tekniske opplysninger er måter å dokumentere miljøprestasjon på. Du bør sjekke hva som er vanlig i markedet du skal anskaffe fra.

Du kan stille krav til miljø i hele prosessen, dvs. både som kvalifikasjonskrav, som kravspesifikasjon, som tildelingskriterium og som kontraktkrav.

Det er viktig at du ikke stenger for gode løsningsforslag som dekker behovet ditt samtidig som du begrenser miljøbelastningen.

Spesifikasjoner som krav, også kalt kravspesifikasjoner, er absolutte krav til ytelsen (også kalt minimumskrav). Krav til miljøegenskaper må være knyttet til kontraktens gjenstand, men behøver ikke påvirke egenskapene til det som skal leveres.

Hva du bør vurdere før du velger hvilke miljøkrav du skal stille?

• Hvilke miljømål har virksomheten min som skal ivaretas i anskaffelsen?
  • Målsettingen kan være nedfelt i strategiske dokumenter som anskaffelsesstrategi og rutiner for god anskaffelsespraksis.
• Hvilken miljøbelastning medfører det som skal anskaffes?
  • Sjekk med markedet hvilke miljøkrav som er relevante.
• Hvilke miljøkrav støtter opp under behovet som skal dekkes?
  • Pass på at du ikke stiller krav som i realiteten medfører at leverandøren ikke kan tilby den ytelsen som dekker behovet ditt best.
• Er det nok konkurranse i markedet slik at du kan få inn konkurransedyktige tilbud der du stiller spesifikke miljøkrav?
  • Hvis det ikke er nok konkurranse i markedet, kan du vurdere å bruke miljøkravet som et tildelingskriterium i stedet.
     

Hovedregel – miljøegenskaper – HVA og ikke HVORDAN

Spesifikasjonen skal beskrives åpent som ytelses- eller funksjonskrav, og kan inkludere miljøegenskaper. Du kan beskrive åpent eller ved henvisning til standarder eller en kombinasjon. Det innebærer for eksempel at du skal angi hvilken miljøeffekt eller hvilket resultat du vil oppnå, men ikke hvordan leverandøren skal løse det.

Dette betyr at du skal angi HVA og ikke HVORDAN. På denne måten utnytter du partenes komparative fortrinn; oppdragsgivere er best på behovet, og leverandørene er best på mulig løsningsalternativer som dekker behovet. Dette er den måten som åpner opp for at leverandøren kan levere inn tilbud som best oppfyller miljøegenskapene, og dokumentere kravet på flere måter. Ved å beskrive åpent vil du kunne få inn flere mulige miljøvennlige løsningsalternativer og også helt nye innovative løsningsalternativer.

Det kan være lurt å angi flere måter leverandøren kan dokumentere hvordan han oppfyller de stilte krav til miljøegenskaper.

Eksempler på åpne spesifikasjoner som legger til rette for flere tilbud:

Produksjonsprosessen:

• Det skal ikke brukes klor til å bleke papir.
• Grønnsakene skal være økologisk dyrket.

Selve ytelsen:

• I ytelsen skal det ikke finnes skadelige kjemikalier fra myndighetenes prioritetsliste (en ikke synlig egenskap).
• Energien skal komme fra fornybare kilder.
• Leverandøren skal ta med seg emballasjen tilbake (virkemiddel for å få leverandøren til å minimere sin emballasje og tenke gjenbruk).
• Tjenesten skal gjennomføres med kjøretøy som har null utslipp av CO2 (et krav som tillater flere typer teknologi).
• Tjenesten skal gjennomføres uten bruk av kjemikalier som er uønsket i henhold til Reach-forskriften.
• Ytelsen skal være Svanemerket, eller merket med EU-Blomsten, Blaue Ängel eller tilsvarende (krav til miljømerkeordning).

Bruk:

• Bygget skal ikke bruke mer enn X kwt pr døgn (både miljøvennlig og økonomisk lønnsomt).
• Det skal være mulig å reparere ytelsen / stille krav til reservedeler (sikrer lang levetid og økonomisk lønnsomt).

Avhending:

• Ytelsen skal kunne kildesorteres og resirkuleres (bidrar til sirkulær økonomi).

På samme måte som for kravspesifikasjoner, kan du finne egnede tildelingskriterier i ulike kilder som kriterieveivisere, merkeordninger med mer.

Ulike måter å bruke tildelingskriterier 

Tildelingskriterier kan brukes alene eller i kombinasjon med krav til miljøegenskaper, ved å stille krav om en minimums miljøprestasjon og så premiere som tildelingskriterier de tilbud som skårer bedre.

Eksempel på tildelingskriterium

Eksempel på kravspesifikasjon i kombinasjon med et tildelingskriterium

Kravspesifikasjon: Det skal benyttes minimum 20 % resirkulert materiale under produksjon av utstyret. 

Tildelingskriterium: Større andel resirkulert materiale under produksjon enn kravet på 20 % vil gi ekstrapoeng.

Dokumentasjonskrav: EPDer, merkeordninger, testrapporter, attester, produktspesifikasjoner eller annen egnet dokumentasjon som viser at kravet og tildelingskriteriet er oppfylt. Leverandøren skal angi hvor i dokumentasjonen det vises at kravet/kriteriet om resirkulering er angitt.

Det kan være lurt å si at leverandøren skal angi hvor i dokumentasjonen kravet/kriteriet er oppfylt, da det forenkler din jobb når du får inn tilbudene og skal evaluere dem. I tillegg er det leverandøren som er best kjent med sin dokumentasjon.

Der du har stilt krav til miljø i kravspesifikasjonen, kan det likevel gi merverdi å bruke samme miljøspesifikasjon som tildelingskriterium.

Som hovedregel bør miljø vektes 30 % der det brukes som tildelingskriterium, jf. FOA § 7-9, men du må vurdere hvor mye et miljø-tildelingskriterium skal vektes opp mot andre tildelingskriterier. Hvilken vekting gir den beste oppfyllelsen av det behovet som skal dekkes og det formål (herunder miljøformål) som skal nås, og hvor mye man er villig til å betale for den ekstra miljøprestasjonen?

Du kan vekte miljø opp mot volum

Dersom det er flere ytelser som skal leveres, som for eksempel ved anskaffelse av kontorrekvisita, rengjøringsmidler o.l., kan det også være hensiktsmessig å vekte ut fra volum.

Der du for eksempel har anslått at du kommer til å kjøpe mer av produkt A enn av produkt B, så bør du angi at resirkulert materiale i produkt A  vil telle mer enn resirkulert materiale i produkt B.

Eksempel

Tildelingskriterium: Det legges vekt på andel resirkulert materiale i produktene. Kriteriet vil bli vurdert ut fra antall produkter med resirkulert materiale vektet mot estimert angitt volum på henholdsvis A og B. Tildelingskriteriet vil telle 20 %.

Dokumentasjonskrav: EPD, merkeordninger, teknisk dokumentasjon fra produsenten eller annen egnet dokumentasjon. Det skal angis hvor i dokumentasjonen andel resirkulert materiale er angitt.

Du kan likestille ulike miljømerkeordninger Type 1

Siden det er mest hensiktsmessig å likestille Type I-merkeordninger, kan du heller vekte tilbudte ytelser som er miljømerket, ut fra det estimerte volumet de utgjør på kunngjøringstidspunktet. Du må da huske å angi hva du estimerer av volum.

Eksempel på evaluering ut fra volum

Tildelingskriterium: Det legges vekt på om tilbudte produkter er Svanemerket, har EU-blomsten eller har tilsvarende tredjepartssertifisert miljømerke type I. De produktene som er miljømerket, vil få poeng vektet mot det estimerte volumet de utgjør. Tildelingskriteriet vil telle 30 %.

Du kan gi forskjellige poeng til miljømerker som ivaretar forskjellige miljøhensyn

Dette kan være tilfelle med merkeordninger som tar med relevante miljøhensyn i hele livssyklusen som Type I merkeordninger, mot merkeordninger som kun tar for seg ett miljøaspekt. 

Ett-kravs-merkeordninger som FSC (Forest Council Stewardship) tar kun for seg hvorvidt tremassen kommer fra bærekraftig skogbruk, mens flere-kravs-merkeordninger som Svanemerket og EU-blomsten tar for seg hele livsløpet og den totale miljøbelastningen.

Det kan også være forskjeller som er relevante å premiere i flere-kravs-merkeordninger type I fordi det støtter opp om miljømålene i din virksomhet.

Vurderingen av forskjellen mellom merkeordningene må foretas på tidspunktet tett opp til kunngjøring, da merkeordningene oppdateres på ulike tidspunkter.

Hva du bør vurdere før du bruker tildelingskriterier på miljø?

• Hvilke miljømål har virksomheten din som skal ivaretas i anskaffelsen?
  • Målsettingen kan være nedfelt i strategiske dokumenter som anskaffelsesstrategi og rutiner for god anskaffelsespraksis.
• Blir miljømålene best ivaretatt ved kun å stille krav til miljø?
  • Husk at et tildelingskriterium på miljø kan trumfes av andre tildelingskriterier som for eksempel pris. Det betyr at om prisen er lav nok på et annet tilbud som ikke oppfyller miljøtildelingskriteriet, kan sistnevnte tilbud vinne.
• Blir miljømålene bedre ivaretatt med miljøtildelingskriterier i kombinasjon med miljøkrav for å premiere de tilbud som er best på miljø?
  • Da sikrer du en viss miljøprestasjon ved kravet, og kan premiere bedre miljøprestasjon som tildelingskriterium.
• Hvis det ikke er nok konkurranse i markedet til å stille krav til miljøprestasjon i kravspesifikasjonen, men du likevel ønsker god miljøprestasjon, kan tildelingskriterier på miljø være egnet. Her bør du vurdere hvor høyt du vil vekte miljøtildelingskriteriet for at det skal få en reell betydning under evalueringen.
• Vil det å premiere miljø som tildelingskriterium medføre at du får dekket behovet ditt bedre?
  • Pass på at du ikke premierer en ytelse som i realiteten ikke er det beste tilbudet for ditt verifiserte behov.

I utgangspunktet stiller ikke anskaffelsesregelverket krav om at kravspesifikasjoner skal dokumenteres av leverandøren. Likevel kan det være tilfeller der du ønsker at leverandøren skal dokumentere slike krav i tilbudet sitt. Spesielt kan det være tilfelle der dere har stillet ambisiøse miljøkrav.

For tildelingskriterier skal imidlertid hvert tildelingskriterium dokumenteres, jf. FOA § 18-1 (9). Du som oppdragsgiver skal angi krav til dokumentasjon for hvert tildelingskriterium.

I anskaffelsesforskriften nevnes det en rekke dokumentasjonsmåter, som sertifikater, attester, testrapporter, teknisk dokumentasjon og egendeklarasjoner.

Dette er ikke en uttømmende liste, så du kan også åpne opp for andre måter å dokumentere tildelingskriteriene og eventuelt kravene på. I markedsdialogen kan du avdekke hvilke av disse som egner seg som dokumentasjon på relevante miljøkrav og hva bransjen bruker.

Det kan være lurt å åpne opp for flere måter leverandøren kan dokumentere tildelingskriteriene (og kravspesifikasjonen) på, da du ikke utelukker gode miljøtilbud fordi du har snevret inn til én dokumentasjonsmåte.

Egendeklarasjoner

Det kan være tilfeller hvor en egendeklarasjon er tilstrekkelig dokumentasjon på en spesifikasjon som krav (kravspesifikasjon). I utgangspunktet skal du kunne stole på det leverandøren sier, med mindre du har holdepunkter for noe annet. Du kan undersøke innholdet i egendeklarasjoner du aksepterer, og etterspørre utfyllende informasjon dersom du trenger det.

Der det er spesifikasjoner som tildelingskriterier som skal dokumenteres, så skal imidlertid det leverandøren tilbyr, kunne etterprøves. Her vil egenerklæringer som den regel ikke være tilfredsstillende.

Miljømerker

Tildelt av et sertifiseringsorgan

Miljømerker kan være tredjepartssertifiserte miljømerker som Svanemerket, EU-blomsten, Blaue Ängel mm. Disse er utviklet etter ISO 14024 Type 1 i hele livsløpet til en ytelse, og de fleste av disse miljømerkene oppfyller FOA § 15-3 krav til å være et miljømerke du kan kreve som sådan. Det er også tredjeparts sertifiserte miljømerker for spesifikke ytelser som for eksempel Svensk Möbelfakta for møbler eller GOTS (Global Organic Textile Standard) for tekstiler.

Merkeordningene er tildelt ytelser der produsenten har levert inn dokumentasjon (for eksempel testrapporter og produktdatablad) til et sertifiseringsorgan som godtgjør at ytelsen oppfyller merkekravene. Sertifiseringsorganet godkjenner dokumentasjonen, og tildeler merkeordningen til ytelsen. Det betyr at produsenten kan bruke merkeordningen i sin markedsføring av ytelsene og også dokumentere oppfyllelse av visse miljøspesifikasjoner.

Oppfyllelse av visse tester

​​Andre miljømerker kan produsenten bruke etter å selv ha undersøkt og fått testet sine produkter. Det betyr at de inngir en slags egenerklæring om at produktet eller tjenesten deres har bestått ulike tester i akkrediterte testlaboratorier (dvs. uavhengige testlaboratorier). Her har produsenten en dokumentasjon på at testene er bestått, selv om det ikke er en ytterligere tredjepart som bekrefter at alle testene er bestått. 

Merkeordninger utviklet av myndigheter og bransjeorganisasjoner

For noen av merkeordningene som myndighetene har utviklet, vurderer produsenten selv om ytelsen oppfyller kravene. Det blir en slags egenerklæring. Disse miljømerkene kan ikke kreves "som sådan". Det føres tilsyn ved de fleste myndighetsmerker ved at det tas stikkprøver for å sjekke om ytelsene faktisk oppfyller kravene i merkeordningen. Se nærmere på Forbrukerrådets merkeoversikt. Disse merkeordningene kan imidlertid brukes til å finne egnede spesifikasjoner og som dokumentasjon på oppfyllelse av spesifikasjoner.

Andre merkeordninger kan være bransjens egne merkeordninger, og du må være varsom med å plukke underliggende krav i disse. De kan imidlertid brukes av leverandøren som dokumentasjon for oppfyllelse av de spesifikasjoner du har stilt, men kan ha en noe lavere troverdighet.

Environmental product declaration (EPD)

​​​​​​Environmental Product Declaration (EPD) er en objektiv beskrivelse av miljøprofilen til en komponent, et ferdig produkt eller en tjeneste på en standardisert måte.

EPDer utvikles i henhold til ISO standard 14025, og baseres på livsløpsanalyse og produktkategoriregler, for å sikre at for eksempel miljøprestasjonen til byggevarer er sammenlignbare.

Til forskjell fra miljømerker inneholder ikke en EPD en rekke krav som skal være oppfylt. Dette betyr at både ytelser med god og mindre god miljøprestasjon i markedet kan ha en EPD. Det er opp til deg som innkjøper å sammenligne dem eller vurdere hvilke produkter som møter ditt krav. Det kan være lurt å be leverandør vise hvor i EPD-dokumentasjonen oppfyllelsen av miljøkravet/kravene er omtalt.

EPDer egner seg godt til å vurdere ulike produkters miljøprestasjon opp mot hverandre som tildelingskriterium i motsetning til tredjepartssertifiserte miljømerker som kun viser om produktene oppfyller visse krav eller ikke.

Mest aktuelt innenfor byggevarer

I Norge er det EPD Norge som er programoperatør, og det er først og fremst innenfor byggevarer at EPDer er brukt. Det er også en del EPDer innenfor møbler og maling, mens i andre land finnes EPDer innen en rekke andre produkter.

Hvordan bruke en 3. parts sertifisert miljømerkeordning?

• Du kan angi hvilke miljøegenskaper du ønsker at ytelsen skal oppfylle ved å plukke underliggende merkekrav i miljømerkeordningen og kreve at de er oppfylt som kravspesifikasjon, tildelingskriterium eller kontraktsvilkår.
• Tredjepartssertifiserte miljømerker kan her brukes av leverandøren for å dokumentere at ytelsen de tilbyr, oppfyller de miljøkrav og -kriterier du har stilt.
• Du kan angi at miljøegenskapen ved ytelsen skal være oppfylt av et miljømerke ved at du krever en merkeordning «som sådan». Det vil si at du kan kreve at leverandøren dokumenterer at ytelsen er sertifisert med et bestemt tredjepartssertifisert miljømerke under forutsetning av at miljømerket oppfyller vilkårene i FOA § 15-3.
• FOA § 15-3 (1) har krav til hvilke type krav som kan kreves – de skal være objektive, relevante og knyttet til ytelsen som skal anskaffes. Videre er det krav til hvordan interessenter skal involveres, og at de er utarbeidet av en uavhengig tredjemann.
• Du plikter imidlertid å godta at leverandører har sertifisert ytelsene sine med et tilsvarende miljømerke, dvs. et miljømerke som oppfyller tilsvarende merkekrav. Dette er begrunnet i det grunnleggende kravet til likebehandling.
• Miljømerker kan brukes som tildelingskriterium, dvs. at du vektlegger om leverandøren kan dokumentere at ytelsen er miljømerket, og vekter det opp mot estimert/tilbudt volum.

Hvilke merkeordninger kan du bruke?

Du kan kreve at ytelsen skal være miljømerket med bl.a. Svanemerket, EU-blomsten og Blaue Ängel, da disse oppfyller kravene i FOA § 15-3. Da krever du miljømerket "som sådan". Innenfor ulike bransjer finnes det også spesifikke merkeordninger som også oppfyller FOA § 15-3. Det er ikke et krav i henhold til FOA § 15-3 (1) at merkeordningen skal være utviklet i henhold til ISO 14024 Type I, som både Svanemerket, EU-blomsten, Blaue Ängel er, men kommisjonen sier i sin veileder Buying Green at ISO Type I-merkeordninger som regel oppfyller kravene i FOA § 15-3 (1).

Andre tilsvarende Type I-merkeordninger plikter du også å godta som bevis. På den måten kan Type I-merkeordninger være en tidseffektiv måte å oppnå god miljøprestasjon i anskaffelser. Dette vil spesielt være der det du anskaffer, består av mange type ytelser, som rengjøringsprodukter, kontorrekvisita m.m. der det er mye dokumentasjon som skal verifiseres under evalueringen av tilbudene.

Det er ikke et krav at miljømerket må være utviklet i henhold til ISO 140242 Type I for å kunne bli brukt enten "som sådan" eller for å plukke underliggende krav eller brukes av leverandøren som dokumentasjon, men merkeordningene må oppfylle FOA § 15-3(1).

Vilkår for å stille krav om at ytelsen er miljømerket (§ 15-3)

a) Samtlige merkekrav har tilknytning til leveransen, og er egnet til å beskrive egenskapene ved varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som oppdragsgiveren skal anskaffe. Merkekravene kan likevel omfatte faktorer i leveransens livssyklus som nevnt i § 15-1(2) enten de påvirker varenes, tjenestenes eller bygge- og anleggsarbeidenes egenskaper eller ikke. Et eksempel på en miljøegenskap som ikke påvirker ytelsen, er om den er produsert med fornybar energi.

Det betyr at dersom noen av merkekravene ikke oppfyller dette kravet "tilknytning til leveransen og er egnet til å beskrive egenskapene ved varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene", kan merkeordningen kun brukes som dokumentasjon på at visse merkekrav er oppfylt og ikke kreves "som sådan". Se nedenfor om tilknytningskravet.

b) Merkekravene er basert på etterprøvbare og ikke-diskriminerende kriterier.

Det betyr at kravene må la seg måle og dokumentere. I tillegg må de ikke inneholde krav som forskjellsbehandler leverandørene, som for eksempel bestemte fabrikater, patenter eller opprinnelse.

c) Merkeordningen er utviklet i en åpen og gjennomsiktig prosedyre hvor alle relevante interessenter kan delta.

Det betyr at leverandørens egne merkeordninger ikke kan kreves i en offentlig anskaffelse.

d) Merkeordningen er tilgjengelig for alle interesserte parter.

Det betyr at alle som er interessert, skal kunne få kunnskap om merkekravene og også kunne tilegne seg merkeordningen dersom deres ytelse oppfyller merkekravene.

e) Merkekravene er fastsatt av en tredjepart som leverandøren som søker om merkeordningen, ikke utøver bestemmende innflytelse over.

Det betyr at merkekravene må fremstå som uavhengige slik at de er troverdige, fordi ulike produsenter ikke kan påvirke hvilke merkekrav som skal stilles eller nivået på kravene.

Det betyr videre at for at leverandøren skal kunne fremlegge et tredjepartssertifisert miljømerke som dokumentasjon om oppfyllelse av kravet til en bestemt merkeordning, så må han ha sertifisert ytelsene sine med et miljømerke hos en uavhengig tredjepart. 

Husk at oppdragsgiver skal angi hvilke merkekrav varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene skal oppfylle, dersom man ikke krever at alle kravene i en merkeordning skal være oppfylt.

Andre miljømerker

Andre miljømerker kan være både tredjepartssertifisert, men også merkeordninger der produsenten/leverandøren selv sjekker om merkekravene er oppfylt og så bruker merket i sin markedsføring. For selv å kunne sjekke, krever flere merkeordninger at ytelsen skal bestå visse tester, dvs. da finnes det dokumentasjon på at merkekravene i merkeordningen er oppfylt, men de kan ikke kreves "som sådan".

For noen av merkeordningene som myndighetene har utviklet, vurderer produsenten selv om ytelsen oppfyller kravene. Det blir en slags egenerklæring. Disse miljømerkene kan ikke kreves "som sådan". Det føres imidlertid tilsyn ved de fleste myndighetsmerker ved at det tas det stikkprøver for å sjekke om ytelsene faktisk oppfyller kravene i merkeordningen. Se nærmere Forbrukerrådets merkeoversikt.

Andre merkeordninger kan være bransjens merkeordninger, og du må være varsom med å plukke underliggende krav i disse. De kan imidlertid brukes av leverandøren som dokumentasjon for oppfyllelse av de spesifikasjoner du har stilt.

Det stilles ikke krav om at et miljømerke skal være utarbeidet i henhold til ISO 14024-standarden for å kunne oppfylle kravene i forskriften § 15-3. Likevel vil de miljømerker som er utarbeidet i henhold til denne standarden, oppfylle kravene i § 15-3 under forutsetning av at alle de underliggende merkekravene har tilknytning til leveransen, jf. § 15-3 (1) a).

Miljømerker utarbeidet i henhold til ISO 14024-standarden (type I-merker), som Svanen og EU-blomsten, oppfyller kravene i § 15-3. Andre miljømerker utarbeidet i henhold til samme standard må sjekkes om det er krav som ikke oppfyller tilknytningskravet (bokstav a). Dette kan være merkekrav som for eksempel leverandørens generelle policy, krav til markedsføring eller rapporteringsplikt.

De miljømerkene som ikke oppfyller tilknytningskravet i bokstav a, kan du ikke kreve. Leverandøren kan imidlertid bruke et slikt miljømerke som dokumentasjon på oppfyllelse av stilte miljøegenskaper i kravspesifikasjonen eller tildelingskriterier, under forutsetning av at merkekravene oppfyller tilsvarende krav som det stilte merket. Du ser med andre ord bort fra de "overskytende krav" som policy m.m.

Ulike miljømerker med mange krav og med kun ett krav eller sektorspesifikke krav

Type I-merkeordninger baserer seg på produktgruppespesifikke livssyklusvurderinger i utviklingen av miljøkravene. Utviklingen av kravene skjer i en åpen prosess, og det er jevnlige revideringer av kravene slik at miljøprestasjonen ikke skal kunne bli utdatert. Du vil finne at type I-merker alltid har flere krav, og ett-kravs-merker som FSC (bærekraftig trevirke) er derfor ikke type I, men henvises gjerne til som type I-like.

Ta utgangspunkt i klassifiseringen under for å vurdere hvilke merker som oppfyller ditt behov.

Kvalifikasjonskrav er kompetanse og ressurser som er nødvendige for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontrakten. Kravene skal være relevante og forholdsmessige (proporsjonale). Det betyr at kompetansen må være nødvendig for å få gjennomført den aktuelle kontrakten, og de kravene du stiller, må stå i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.

Hovedregel om miljøkompetanse/miljøledelsestiltak som kvalifikasjonskrav 

For å bidra til å sikre at du når de miljømål og miljøegenskaper som du stiller krav om i anskaffelsesdokumentene, kan leverandørens miljøledelsestiltak og miljøledelsesrutiner være relevante som kvalifikasjonskrav. Det kan være rutiner og tiltak for å ivareta miljøutfordringer under utførelsen av kontrakten. Du kan da be leverandøren beskrive hvilke miljøledelsestiltak eller -systemer og rutiner han vil anvende under utførelsen, jf. FOA § 16-6 (1) g.

Det kan også være relevant med krav til miljøfaglig kompetanse, krav til erfaring med å nå tilsvarende miljømålsettinger, krav til miljøvennlig maskinpark m.v., men de dokumenteres ikke ved miljøledelsestiltak.

Miljøledelsesstandarder og -system er verktøy til bruk i organisasjoner. Verktøyet skal bidra til å sikre at leverandøren arbeider mot gode miljømålsettinger, rutiner og tiltak både internt i virksomheten, men også for det leverandøren produserer eller leverer. Dette forbedres jevnlig for den produksjonen eller tjenesteutøvelsen organisasjonen har/leverer, og det er dette som er det relevante for offentlige anskaffelser. Hvilke miljøledelsestiltak leverandøren har internt i sin virksomhet, som kildesortering og energibruk på kontoret, er ikke relevant å legge vekt på i en offentlig anskaffelse.

Du kan stille krav om at leverandøren har en spesifikk tredjepartssertifisering på plass for å bli kvalifisert som leverandør. Her krever du et miljøledelsessystem eller -standard «som sådan», dvs. at sertifiseringen er dokumentasjonen på den miljøkvalifikasjonen du ber om.

Du skal da vise til EMAS, ISO 14001eller Miljøfyrtårn (eventuelt likestille disse).

Du plikter å godta andre miljøledelsesstandarder eller -systemer basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder fra akkrediterte organer eller andre miljøledelsessystemer som er anerkjent av EU-kommisjonen etter en særskilt søknad og prosess i kommisjonen. Dette er et utslag av det grunnleggende kravet til likebehandling

Pr. 2020 er det kun Miljøfyrtårn som har søkt og blitt anerkjent av EU-kommisjonen.

Det finnes også andre miljøledelsessystemer ikke som er anerkjent av EU-kommisjonen, da det kreves en formell prosess og søknad til kommisjonen for å bli "anerkjent". Noen av disse, som f.eks. Green Key (for hotell og overnattingssteder), er svært lik EMAS og ISO 14001, og kan være en egnet dokumentasjon på oppfyllelse av konkrete miljøledelsestiltak for hotell og overnattingssteder. Du kan imidlertid ikke kreve at leverandøren har et slik system og heller ikke likestille det som andre tredjepartssertifiserte systemer.

Miljøledelsessystemer kan være til hjelp på forskjellige måter i en konkurranse.

• Du kan plukke underliggende rutiner og tiltak som er viktige for å oppnå prosjektet eller tjenesten sine miljømål og bruke dem som kvalifikasjonskrav.
• Miljøledelsessystemet kan fungere som et av flere måter leverandøren kan dokumentere at kravene er oppfylt.
• Du kan stille krav til at leverandøren dokumenterer sitt miljøledelssystemer eller -standarder med et bestemt miljøledelsessystem som kvalifikasjonskrav. Også her må du godta at leverandøren legger frem en tilsvarende attest fra en annen EØS-stat.
• Miljøledelsessystemer kan brukes for å sikre at miljøprestasjonen opprettholdes i hele kontraktperioden, og du kan derfor stille et kontraktsvilkår om at leverandøren opprettholder sin miljøsertifisering gjennom hele kontraktsperioden.
• Der leverandøren ikke er tredjepartssertifisert, kan du som et kontraktskrav kreve at leverandøren tredjepartssertifiserer virksomheten sin dersom han blir tildelt kontrakten. Dette forutsetter at et slikt krav er forholdsmessig ved at det vil bidra til å sikre bedre miljøprestasjon i kontraktsgjennomføringsfasen. I tillegg er det kun aktuelt der kontrakten er av en viss varighet slik at det både gir tid til å gjennomføre sertifiseringen, og at sertifiseringen får virke i kontraktsperioden. Det er ikke lovlig å kreve at leverandøren skal sertifisere virksomheten sin for å tilrettelegge for nye konkurranser.

• Er det relevant og proporsjonalt å kreve at leverandøren har et tredjepartssertifisert miljøledelsesstandard eller -system for denne anskaffelsen, dvs. er det nødvendig for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontrakten med de miljømålene vi har? Dette er det grunnleggende første spørsmålet du bør stille deg.
• Finnes det tredjepartssertifiserte miljøledelsessystemer eller -standarder i denne bransjen?
• Utelukker jeg viktige deler av markedet ved å kreve et tredjepartssertifisering?
• Er det konkurrerende miljødokumentasjon i dette markedet? Utestenger jeg ett segment av markedet? 
• Hvordan kan i så fall leverandørene dokumentere underliggende rutiner og tiltak?
• Vil det være tilstrekkelig for å oppfylle kvalifikasjonskravene at jeg likestiller flere tredjepartssertifiserte miljøledelsessystemer eller -standarder?
• Er det tilstrekkelig antall leverandører som er tredjepartssertifisert, slik at det blir en reell konkurranse?
• Bør jeg heller stille krav til konkrete miljøledelsestiltak som kvalifikasjonskrav og åpne opp for at leverandøren kan dokumentere dette på flere måter? 
• Burde jeg heller vurdere om det er relevant og proporsjonalt å stille det som kontraktskrav?

Kan jeg se bort fra annen dokumentasjon enn den jeg har bedt om?

Dersom jeg har bedt om at leverandøren skal ha et bestemt tredjepartssertifisert miljøledelsessystem eller -standard, kan jeg da se bort fra annen type dokumentasjon som leverandøren ønsker å dokumentere oppfyllelse av kravet med?

Leverandøren har rett til å levere inn et tilsvarende miljøledelsessystem eller -standard. Leverandøren har også rett til å levere inn annen dokumentasjon dersom han ikke rekker å få sertifiseringen eller tilsvarende sertifisering innen fristen, og dersom leverandøren ikke kan klandres for det.

Her må leverandøren dokumentere at kravene er oppfylt. «Innen fristen» er den frist du har satt for å levere inn dokumentasjon på kvalifikasjonene eller ESPD-skjemaet, dvs. normalt tilbudsfristen eller fristen for å forespørre om å få delta i konkurransen ved begrensede konkurranser.

Bør jeg kreve at leverandøren er tredjepartssertifisert, eller bør jeg åpne opp for annen måte å dokumentere kvalifikasjonskravet på?

Det kan være lurt å åpne opp for annen dokumentasjon for å sikre bred konkurranse. Du må da stille krav til de miljøledelsesrutiner og -tiltak som leverandøren skal ha for å gjennomføre kontrakten. Du kan alternativt (eller i kombinasjon) angi hvilke miljømålsettinger, utfordringer og risikoer gjennomføringen av kontrakten vil medføre og be leverandøren beskrive hvordan han vil forebygge utfordringer og risikoer og bidra til å nå målene.

Her må det foretas en konkret vurdering av om dokumentasjonen oppfyller de kvalifikasjonskrav du har stilt. Her kan du også åpne opp for at leverandøren dokumenterer konkrete miljøledelsesrutiner med annen dokumentasjon som for eksempel en merkeordning, der det godtgjøres at merkeordningen oppfyller tilsvarende krav.

Eksempel der du åpner for flere dokumentasjonsmåter 

Anskaffelse av hotelltjenester

*) Merk at sertifisering etter Green Key bare dokumenterer miljøvennlig drift av hotell og overnattingstjenester og ikke andre type produkter eller tjenester.

**) Svanemerket kan brukes som dokumentasjon også for andre områder, under forutsetning av at leverandøren kan dokumentere at de underliggende merkekravene er tilsvarende de miljøledelsessystemene som er krevet. 

Det er leverandøren som skal godtgjøre at dokumentasjonen verifiserer at kravene er oppfylt. I utgangspunktet skal oppdragsgiver kunne stole på det leverandøren sier / leverer inn, med mindre det er holdepunkter for noe annet. Oppdragsgiver må imidlertid undersøke dokumentasjonen.

Oppdragsgiver skal imidlertid ikke måtte bruke uforholdsmessig lang tid på dette. I NFDs (Nærings- og fiskeridepartementets) veileder står det at oppdragsgiver ikke skal bruke uforholdsmessig mye ressurser for å kontrollere at kravet er oppfylt, se pkt. 20.3.6. I den danske veiledningen til anskaffelsesregelverket (som er likt vårt på dette området), er det sagt om "uforholdsmessig mye tid"  at oppdragsgiver ikke bør bruke mer enn en time mer enn det som kreves for å verifisere den dokumentasjonen oppdragsgiver krevet. 

Dersom leverandørene blir gjort oppmerksom på at du vil kreve tredjepartssertifisering tidlig nok, vil han normalt ha tid til å få sertifisert sin virksomhet. Dette må vurderes konkret for hver anskaffelse av hensyn til kravet om relevans og forholdsmessighet. Du bør være varsom med å kreve et spesielt miljøledelsessystem eller -standard, da leverandøren har rett til å velge det systemet som er best tilpasset det markedet han opererer i. For de leverandører som opererer internasjonalt, kan det være hensiktsmessig å velge et internasjonalt miljøledelsessystem, det kan da være uforholdsmessig å kreve at en leverandør skal sertifisere seg i henhold til enda en sertifiseringsordning.

Du plikter å godta attester utsted fra andre EØS-land, dvs. ISO-sertifiseringer og EMAS-sertifiseringer utstedt fra andre EØS-land og andre anerkjente miljøledelsessystemer som er anerkjent av kommisjonen (på like vilkår som Miljøfyrtårn).

Du kan publisere en veiledende kunngjøring, lage en kjøperprofil på hjemmesiden til virksomhetens din eller legge konkurransegrunnlaget på høring på Doffin/TED. Informasjon om kjøperprofilen din kan inneholde opplysninger om kommende anskaffelser. Det er viktig at du på forhånd har hatt en veiledende kunngjøring der du opplyser om at du har opprettet en kjøperprofil. Dette er begrunnet i likebehandlingsprinsippet ved at alle potensielle leverandører skal ha anledning til å tilegne seg den informasjonen du legger ut samtidig. Kunngjøringen og informasjonen på kjøperprofilen må være publisert såpass tidlig slik at leverandøren har tid til å tredjepartssertifisere seg.

Dersom du krever en tredjepartssertifisert miljømerkeordning, har leverandøren rett til å dokumentere oppfyllelse med en tilsvarende merkeordning.

Dette er begrunnet i det grunnleggende kravet til likebehandling. I tillegg er det ikke effektivt at leverandøren må sertifisere sine produkter med flere miljømerker avhengig av hvilket marked han henvender seg til. Leverandøren må påvise at det miljømerket han leverer inn, oppfyller tilsvarende merkekrav som det merket du har krevet.

Tilsvarende merkeordning

Hva "tilsvarende" betyr, er ikke regulert i FOA eller omtalt i noen rettsavgjørelser.

Det er ikke noen tredjepartssertifiserte miljømerker som er helt like. De kan ha forskjellige underliggende merkekrav, og nivået på kravene kan også være forskjellig, bl.a. fordi de blir oppdatert på ulike tidspunkter. Imidlertid er det meget stor sannsynlighet for at miljømerker som er utviklet etter ISO 14024 (type I-merker), ivaretar de samme vesentlige miljøbelastninger ved en spesifikk ytelse i et livssyklusperspektiv, slik at de kan vurderes som tilsvarende.

Det er leverandøren som skal godtgjøre at merkeordningen er tilsvarende. I utgangspunktet skal du kunne stole på det leverandøren sier og legger frem av dokumentasjon. Det kan likevel være du må brukes noe tid på å vurdere dette. Hvordan leverandøren velger å bekrefte, er i utgangspunktet opp til leverandøren, men det kan være lurt å angi at du ønsker en sammenstilling i form av tabell eller en samsvarsattest. Du kan imidlertid ikke avvise tilbudet dersom leverandøren har valgt en annen egnet måte.

Likestill flere miljømerker

Ved å likestille flere merkeordninger, som beskrevet under, begrenser du sannsynligheten for at du må vurdere hva som er "tilsvarende merker".

Det enkleste er å likestille merkeordninger som er utviklet etter samme standard som ISO 14024.

Her legger du i realiteten «lista lavest», dvs. den merkeordningen som har de minst ambisiøse kravene, vil være godt nok. Her sikrer du på en enkel måte at en tilstrekkelig grad av miljøprestasjon er ivaretatt.​​​​​

Du kan også åpne opp for at leverandøren kan dokumentere med andre ISO 14024-miljømerker selv om de skulle ha underliggende merkekrav som ikke er knyttet til leveransen, jf. § 15-3 (1) a). Du ser bare bort fra det kravet, da det er de andre merkekravene du vurderer.

Kontraktsvilkår skal bidra til at du oppnår miljømålene og miljøkravene som det inngås avtale om gjennom hele kontraktsperioden.

Kontraktsvilkårene må ha betydning for den aktuelle kontrakten.

Kontraktsvilkår kan brukes for å opprettholde og forbedre miljøprestasjonen i kontraktsperioden.

Hva må du tenke på når du utformer kontraktsvilkår?

Kontraktsvilkår skal alltid fremgå av anskaffelsesdokumentene. Du skal angi hvilke generelle og spesielle kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen.

Du kan ikke gjøre vesentlige endringer i kontraktsperioden, men endringer og forpliktelser som det er klart opplyst om i anskaffelsesdokumentene, er forutberegnelige for leverandørene, og utgjør dermed ikke en vesentlig endring. Det er en forutsetning at de er tilstrekkelig presise.

Hvilke miljøhensyn som vil være relevante, vil variere fra kontrakt til kontrakt, og som oppdragsgiver må du vurdere hvor omfattende kontraktsvilkårene til miljø skal være.

Kontraktsvilkårene skal være relevante og forholdsmessige

Relevante

• Kravene skal støtte opp om miljømålene i din virksomhet. 
• Kravene skal knytte seg til det som leveres i denne kontrakten.
• Vilkårene skal være saklige, og skal ikke gå lenger enn det formålet med kontrakten tilsier.
• Du kan ikke stille konstraktsvilkår for å tilrettelegge for neste konkurranse alene. Kontraktsvilkåret må med andre ord ha betydning for denne kontrakten. 

Forholdsmessige

• Kontraktsvilkårene til miljø skal ikke være urimelig tyngende for leverandøren.
• Er leveransen strategisk viktig for din virksomhet? 
• Krav til dokumentasjon og rapportering skal heller ikke være urimelig tyngende.
• Fordelen for leveransen skal oppveie den byrden du legger på leverandøren.

Kontraktsvilkår for å opprettholde kompetanse gjennom hele kontraktsperioden

Det er viktig at leverandøren er kvalifisert gjennom hele kontraktsperioden, og du bør derfor stille et kontraktsvilkår som forplikter leverandøren til å opprettholde kvalifikasjonen.

Der du har stilt et kvalifikasjonskrav til miljøledelsestiltak, kan et kontraktsvilkår se slik ut:

Der du har stilt kvalifikasjonskrav til et tredjepartssertifisert miljøledelsessystem, bør du sikre deg at leverandøren er sertifisert i hele kontraktsperioden. Et kontraktskrav kan se slik ut:

Kontraktsvilkår for å få til endringer i kontraktsperioden

Endringer i kontraktsperioden er bare relevant ved kontrakter av en viss varighet.

• Det må være mulig tidsmessig og praktisk for leverandøren å kunne gjennomføre endringen
• Det må være såpass lang tid igjen av kontraktsperioden etter at endringen er gjennomført, til at endringen faktisk får betydning for leveransen.
• Endringene må knytte seg til denne leveransen og ikke kun senere anskaffelser.

Kontraktsvilkår for å forbedre kvalifikasjonene

Der du ikke har stilt krav til miljøledelsestiltak eller tredjepartssertifisering til miljøledelsessystem fordi markedet er umodent, kan du forplikte leverandøren til å utforme relevante miljøledelsesrutiner og tiltak som et kontraktsvilkår.

Rutiner og tiltak må bidra til å ivareta miljømålene og miljøutfordringene i kontrakten. Du kan presisere hva rutinene skal omfatte, for eksempel rutiner for kjemikaliehåndtering eller opplæringsrutiner.

Kontraktsvilkåret bør følges opp med et krav til jevnlig rapportering. Det er viktig at du følger opp rapporteringskravet, og dette bør gjøres som ledd i den ordinære kontraktoppfølgingen.

Eksempel – sett en frist

• Leverandøren skal innen x uker/måneder etter kontraktsinngåelse dokumentere rutiner og tiltak som viser hvordan leverandøren ivaretar relevante miljøhensyn knyttet til tjenestene som leveres.
• Rutinene skal være tilknyttet utøvende enhet.
• Leverandøren skal rapportere på hvert kontraktsoppfølgingsmøte om rutinene, eventuelle avvik og korrektive tiltak og hvordan disse har bidratt til å nå relevante miljømål.

Kontraktsvilkår til ytelsen

Det må være viktig for din virksomhet at ytelsene blir sertifisert. Du må vurdere om kravet er relevant og forholdsmessig. Hvis ytelsen allerede oppfyller de miljøspesifikasjoner du har stilt, vil det normalt være uforholdsmessig å kreve at leverandøren skal sertifisere ytelsen med et miljømerke.

Selve sertifiseringen må ha betydning for denne kontrakten. Dersom det er viktig at det er synlig at produktene er miljøvennlig, kan det være relevant og proporsjonalt. Forutsetningen er at ytelsene lar seg miljømerke, og det kan være vanskelig å avgjøre på kunngjøringstidspunktet.

Eksempel

Dersom dere har en kantine der dere bruker engangsbestikk og -tallerkener, kan det være ønskelig at besøkende ser at produktene er miljøvennlige med et tydelig merke.

Hvis du krever at leverandøren skal miljømerke ytelsene sine, må du åpne opp for at leverandøren kan gjøre det med alternative merkeordninger. Husk at leverandører som henvender seg til det internasjonale markedet, gjerne ønsker andre tredjepartssertifiserte miljømerker enn for eksempel Svanemerket.

Der leverandøren allerede har tilfredsstillende rutiner, vil en tredjepartssertifisering som regel ikke gi bedre kvalitet på leveransen. Der du har tilfredsstillende kontraktsoppfølgingsrutiner som rapportering, så vil du kunne kvalitetssjekke at leveransen holder det nivået som er avtalt.

Det kan i visse tilfeller være relevant dersom det er viktig for kvaliteten på det arbeidet som skal utføres eller tjenesten som skal leveres, at det er en tredjepart som har kvalitetssikret rutinene og tiltakene. Ved å pålegge leverandøren å tredjepartssertifisere sin virksomhet, så vet du at rutiner og tiltak har blitt utviklet etter en viss kvalitetssikret standard og metode. Dette kan være relevant ved kontrakter med vesentlig risiko for miljøbelastning under utførelsen.

Kontraktsvilkår for å endre innholdet i det som leveres i kontraktsperioden

Der du ønsker en mer miljøvennlig ytelse enn det som er mulig å kreve i dag, så kan det være relevant å pålegge leverandøren å endre innholdet i leveransen i kontraktsperioden. Men husk at en slik endring må fremgå av anskaffelsesdokumentene på en klar og tydelig måte – og hvilke konsekvenser en slik endring skal få, for eksempel for prisen.

Eksempel

Hvis du skal anskaffe miljøvennlige kjøretøy til hjemmetjenesten i din kommune, kan det være relevant å stille et kontraktsvilkår om at leverandøren i løpet av kontraktsperioden skal øke sin andel av nullutslippskjøretøy som benyttes for å oppfylle kontrakten fra x % til y % innen en konkret frist.

Der du ønsker flere miljømerkede produkter i en rammeavtale, så kan du pålegge leverandøren å endre sortimentet i kontraktsperioden.

Eksempel

Antall produkter som er miljømemerket med Svanemerket, EU-blomsten eller andre miljømerker utviklet iht. ISO 14001 Type I, skal økes med 5 % hvert år i rammeavtaleperioden. Hvert år skal endringen være gjennomført innen X. 

Det kan være relevant at leverandøren utarbeider rutiner, tiltak, kvalitetssikringstiltak og sjekklister i kontraktsperioden.

For å kunne kreve at leverandøren etabler et tredjepartssertifisert miljøledelsesystem for sin virksomhet, må det være relevant og forholdsmessig. Dette må vurderes konkret for hver kontrakt

Du kan ikke kreve at leverandøren sertifiserer seg etter et bestemt miljøledelsessystem- eller standard. Det må være opp til leverandøren hvilket miljøledelsessystem han velger, bare det er tilsvarende det du i utgangspunktet ønsker.

Også for leverandører som har en tredjepartssertifisering, er det viktig å følge opp rutiner og tiltak som ledd i den ordinære kontraktsoppfølgingen.

Kontraktsvilkårene bør inneholde egnede sanksjoner for å sikre oppfyllelse. Sanksjoner kan være retting, prisavslag, dagbøter, erstatning og heving.

Det viktigste er imidlertid å følge opp kontrakten tett, slik at det ikke blir begrenset behov for å illegge sanksjoner.

Krav om retting som sanksjon sikrer at du får levert det du har bestilt på de vilkår som fremgår av kontrakten. Et krav om prisavslag eller dagbot kan være egnet som «ris bak speilet» for å få leverandøren til å oppfylle kontrakten.