Avklare behov og forberede konkurransen

Kravspesifikasjoner er regulert i anskaffelsesforskriftens del II i § 8-5 og del III i § 15-1.

Spesifikasjonene skal utformes som

• ytelses- eller funksjonskrav, inkludert miljøegenskaper,
• ved henvisning til tekniske spesifikasjoner, nasjonale standarder, europeiske standarder, europeiske tekniske bedømmelser mv, se § 15-1 (3). Husk å ta med "eller tilsvarende".
• en kombinasjon av de overnevnte punktene

Det kan som den store hovedregel ikke vises til bestemte merker, prosesser, fabrikater, typer eller opprinnelse eller produksjon som fører til at visse leverandører eller produkter favoriseres eller utelukkes. Det er imidlertid tillatt dersom det er nødvendig ut fra anskaffelsens formål eller det ikke er mulig å beskrive anskaffelsen tilstrekkelig presist. Dersom du henviser til slike merker, prosesser etc, må du huske å ta med "eller tilsvarende" for ikke å begrense konkurransen unødig.

Reglene for kravspesifikasjon er mer omfattende regulert for de beløpsmessig større anskaffelsene i del III enn i del II.

For anskaffelser som er omfattet av anskaffelsesforskriftens del I er ikke spesifikasjoner direkte regulert, men her vil de grunnleggende prinsipper legge føringer for hvordan spesifikasjonen bør utformes. Det betyr at det må være forutberegnelig for leverandørene hva som er viktig for deg og hvordan dere vil evaluere tilbudene.

Felles for alle anskaffelser 

Kravene i kravspesifikasjonen:

• Skal angi kravene som stilles til egenskapene ved ytelsen, jf. foa § 8-5 (1) og 15-1 (1)
• Skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi. Det betyr at spesifikasjonens krav må være relevante for det som skal leveres i den aktuelle kontrakten. Det betyr videre at jo større, viktigere eller mer risikofylt en anskaffelse er, jo mer omfattende og byrdefulle krav kan stilles.
• Kan omfatte alle sider av og trinn i livssyklusen til varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som kontrakten gjelder
• Skal som den store hovedregel ikke vise til bestemte fabrikater, prosesser, varemerker, patenter, typer eller prosesser som fører til at visse leverandører eller produkter favoriseres eller utelukkes, jf. foa § 8-5 (3) og § 15-1 (4).
• Skal ta hensyn til universell utforming ved anskaffelser som skal brukes av personer, enten av offentligheten eller ansatte hos oppdragsgiver, jf loa § 5 siste ledd og foa § 15-2

For anskaffelser som følger forskriftens del III

Kravene skal utformes som, jf foa § 15-1 (3):

• Ytelses- eller funksjonskrav inkludert miljøegenskaper. Det er den spesifikasjonsform som åpner opp for markedets beste løsningsforslag på ditt angitte behov. Hvis behovet er å redusere støynivået fra en motorvei, kan for eksempel behovet formidles som en ønsket reduksjon i støynivå (ytelses- eller funksjonskrav), og ikke som et behov for en støyskjerm (krav til valg av løsning).
• Ved henvisning til tekniske spesifikasjoner, som nasjonale standarder, europeiske standarder. Husk alltid på å føye til "eller tilsvarende" for å kunne likebehandle tilbud fra leverandører som benytter seg av andre standarder enn det du henviser til.
• En kombinasjon av ytelses- og funksjonsegenskaper og tekniske spesifikasjoner.

Veiledere og sjekkliste for ytelses- og funksjonskrav

Hvilken målsetting har virksomheten din som skal ivaretas i anskaffelsen? Målsettingen kan være nedfelt i strategiske dokumenter som virksomhetens anskaffelsesstrategi. 

• Hvilke krav til egenskap støtter opp under behovet som skal dekkes? Pass på at du ikke stiller krav som i realiteten medfører at leverandøren ikke kan tilby den ytelsen som dekker behovet ditt best.
• Hvilken miljøbelastning medfører det som skal anskaffes? Sjekk med markedet hvilke miljøkrav som er relevante. Se dialog med markedet.
• Er det nok konkurranse i markedet slik at du kan få inn konkurransedyktige tilbud der du stiller spesifikke krav?
  Hvis det ikke er nok konkurranse i markedet kan du vurdere å senke kravene og i tillegg bruke samme behovselement som et tildelingskriterium.
• Hvilke krav tilrettelegger for at nyetablerte bedrifter kan delta i konkurransen? Husk at små og nyetablerte bedrifter ofte har gode og innovative løsninger. 

Valg av spesifikasjonstype

Valg av spesifikasjonstype vil legge føringer for:

• Hvor mange leverandører som kan/er interessert i å levere inn tilbud
• Utnyttelse av markedets kompetanse
• Grad av måloppnåelse
• Fleksibilitet og kostnader
• Risikofordelingen mellom din virksomhet og leverandøren

Det er flere forskjellige måter å spesifisere på. Uansett er viktig med en god gjennomgang av hva det reelle behovet er før du begynner å lage spesifikasjonen. Husk at:

• Din virksomhet skal ha spisskompetanse på hva behovet er og hvilket resultat dere ønsker å oppnå.
• Leverandørene skal ha spisskompetanse på å løse dette behovet.

Du skal med andre ord beskrive hva dere har behov for og hvilke resultater som skal nås, og ikke hvordan det skal løses.

I en åpen kravspesifikasjon beskriver du egenskapen uten å angi i detalj hvordan det skal dekkes.

Åpne spesifikasjoner legger til rette for å få den beste løsningen, fordi de inviterer til flere løsningsalternativer, både løsninger du ikke kjenner til på andre områder og også helt nye innovative løsninger.

Spesifikasjonen bør være utformet på en åpen måte der du som oppdragsgiver beskriver behov/funksjon som skal dekkes. Ved å beskrive behov gjennom en åpen spesifikasjon til ytelse og funksjon, kan leverandørene i større grad selv vurdere hvilken løsning som vil være den beste.

Eksempel på åpen spesifikasjon

• Et behov kan være: "behov for raskere saksbehandlingstid".

Dette kan i prinsippet dekkes på flere måter, feks ved å ansette flere saksbehandlere, standardisere svarbrev eller anskaffe et elektronisk saksbehandlingssystem. I dette eksemplet forutsetter vi at et saksbehandlingssystem blir valgt. Det overordnede behovet eller resultatet kan da defineres slik: 

• Saksbehandlingstiden skal være maksimum x timer/dager. 

Funksjonen er hvordan dette overordnet skal løses: Anskaffelse av et saksbehandlingssystem. 

• Et åpent krav til ytelsen/funksjonen kan være: IKT systemet skal ha en oppetid på Y % mellom kl. 08.00 og kl. 16.00.

Fordeler med åpne spesifikasjoner

Ved å lage slike åpne spesifikasjoner legger du til rette for større og bedre konkurranse, og nye og bedre løsningsforslag for å dekke behovet.

Stiller du unødige krav til hvordan en løsning skal utformes, utnytter du ikke den kompetansen og kreativiteten som finnes i markedet, og kan dermed komme til å begrense markedsmuligheter. Leverandørene kan ha løsninger på ditt behov som du ikke kjenner til, selv om du har sondert markedet på forhånd.

Husk at dersom tilbudet ikke oppfyller de kravene du stiller, plikter du å avvise tilbudet. Det er derfor viktig ikke å stille så strenge krav at du begrenser konkurransen unødvendig.

Dersom du krever at egenskapen ved ytelsen skal oppfylle tekniske spesifikasjoner, skal du henvise til:

• Norske standarder som gjennomfører europesiske standarder
• Europeiske tekniske bedømmelser
• Felles tekniske spesifikasjoner
• Internasjonale standarder
• Andre tekniske referanser

Du kan også vise til norske standarder og tekniske godkjenninger. Du skal alltid føye til "eller tilsvarende". Begrunnelsen for dette er at leverandøren skal kunne dokumentere også på annen måte dersom ytelsen oppfyller de tekniske spesifikasjoner du krever.

Dersom du i detalj beskriver hva leverandøren skal levere, vil du som regel få "gårsdagens løsning". Dette skjer typisk når du tar kravspesifikasjonen fra forrige konkurranse og bruker denne om igjen. Hvis du ønsker å åpne opp for også de løsningene du ikke vet om, bør du være varsom med å stille spesifikke krav. Kun de kravene som absolutt må være oppfylt skal med.

En annen utfordring ved detaljspesifikasjoner, er at det er din virksomhet som har risikoen for at spesifikasjonen vil oppfylle behovet ditt. Under forutsetning av leverandøren leverer den avtalte ytelsen, er det din virksomhets risiko at behoved ikke dekkes og målene ikke nås.

Dersom du beskriver behovet og formålet, er det leverandørens risiko at leveransen dekker behovet og formålet - og det er leverandørens ansvar dersom det senere viser seg at leveransen ikke dekker behovet eller formålet.

Du kan stille egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i prosessen (kvalifikasjonskrav, spesifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktskrav) slik at offentlige kontrakter gjennomføres på en måte som fremmer hensyn til miljø, innovasjon, arbeidsforhold og sosiale forhold, forutsatt at kravene og kriteriene har tilknytning til kontrakten.

Virksomheten har plikt til å innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremmer klimavennlige løsninger der det er relevant, jf anskaffelseslovens § 5. Det betyr at det bør finnes overordnede rutiner i styrende dokumenter hvordan dette skal ivaretas, gjerne i anskaffelsesstrategien eller miljøstrategien.

Virksomheten plikter også å ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter i sine anskaffelser der det er risiko for brudd på slike rettigheter.

Ivaretagelse av menneskerettigheter kan stilles som kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår.

Se også:

• Plikten til å ivareta samfunnshensyn

Klima- og miljøkrav

Det finnes regne regler for ivaretagelse av klima- og miljøhensyn i FOA § 7-9. Hovedregelen er at klima- og miljøhensyn skal vektes med minimum tretti prosent, jf. FOA § 7-9 (2). Dersom det er klart at det gir en bedre klima- og miljøeffekt å stille klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, kan tildelingskriterier etter både andre og tredje ledd erstattes, jf. FOA § 7-9 (4) 1. pkt. Dette skal begrunnes i anskaffelsesdokumentene.  

Det kan også være fornuftig å stille krav til klima- og miljø i tillegg til tildelingskriterier dersom det er relevant og gir klima- og miljøeffekt.

• Se DFØs veileder om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser for nærmere omtale om disse reglene.
• Se DFØs kriterieveiviser med forslag til miljøkrav og -kriterier for ulike produkter og tjenester.

Miljømerker

Kravspesifikasjonen kan omhandle miljøegenskaper. 

Du kan bruke de underliggende merkekriteriene i en miljømerkeordning som oppfyller kravene i FOA § 15-3 som kravspesifikasjon og så åpne opp for at leverandøren kan dokumentere dette med fremleggelse av et 3. parts sertifisert miljømerke.

Du kan også kreve en miljømerket ytelse «som sådan». Det betyr at du kan etterspørre en ytelse som er sertifisert med et bestemt 3. parts sertifisert miljømerke under forutsetning av at merkeordningen oppfyller kravene i FOA § 15-3. Du må også godta andre tilsvarende miljømerker eller også annen dokumentasjon dersom leverandøren ikke kan tilegne seg miljømerket innen fristen.

Forutsetningen for å kunne kreve et bestemt miljømerke, er at samtlige merkekrav (underliggende krav i merkeordningen) er knyttet til leveransen og er egnet til å beskrive egenskapene ved det som skal anskaffes. Dette er spesielt relevant der ikke alle merkekravene er relevante for det som skal anskaffes. 

• Se DFØs veileder om miljømerker og miljødokumentasjon.

Det er plikt til å ta hensyn til universell utforming for ytelser som skal brukes av personer, enten allmennheten eller ansatte hos oppdragsgiver, med mindre unntak kan begrunnes særskilt. Dersom plikten er regulert i lov eller forskrift, skal det vises til denne.

Universelt utformede ytelser dreier seg om utforming og tilrettelegging av fysiske forhold for å fremme like muligheter for personer i samfunnet.

• Se krav til IKT-løsninger, der hovedregelen er at de skal være universelt utformet.
• Se mer informasjon om universell utforming og planlegging etter plan- og bygningsloven på regjeringens hjemmeside.

Elektronisk handelsformat (EHF) er en teknisk spesifikasjon som har til hensikt å legge til rette for en korrekt implementering av informasjonsinnholdet i de systemer som benyttes av oppdragsgiver og leverandør. Spesifikasjonen beskriver også de digitale prosessene mellom oppdragsgivers og leverandørs systemer. Systemleverandørene, basert på spesifikasjonen, er i stand til å utveksle ulike transaksjoner mellom systemer som har en effektiviseringsgevinst, og sikrer etterlevelse av LOA/FOA.

I planleggings- og konkurransegjennomføringsfasene er det definert tre EHF-spesifikasjoner:

• EHF-forespørselskatalog
• EHF-tilbudskatalog
• EHF-CV-Request og EHF-CV

EHF-forespørselskatalog

EHF-forespørselskatalog gjør det mulig for oppdragsgiver og uttrykke behov som skal dekkes i konkurransen på en generisk måte ved hjelp av standard produktklassifisering som for eksempel UNSPSC-koder.

EHF-forespørselskatalog kan legges ved anskaffelsesdokumentene. Leverandører som skal vurdere og svare på anskaffelsen, kan laste ned forespørselskatalogen i sitt system, og benytte den generiske vare- og tjenesteinformasjonen oppdragsgiver har definert som utgangspunkt for sitt tilbud.

EHF-tilbudskatalog

Leverandør velger firmaets varer og tjenester fra sin egen database, basert på de produktklassifiseringskoder som er definert av oppdragsgiver i EHF-forespørselskatalog, og legger inn pristilbud per vare og tjeneste samt produktinformasjon i henhold til EHF-tilbudskatalog-spesifikasjonen.
Leverandøren sender/laster opp EHF tilbudskatalog sammen med resten av dokumentene i sitt tilbud.

Oppdragsgiver har da mulighet for å benytte sitt system i en mer automatisert evaluering av tilbudte varer.

EHF-forespørselskatalog og -tilbudskatalog egner seg i alle prosedyrer. Dynamisk innkjøpsordning (DPS) egner disse katalogene seg spesielt godt for. Katalogene legger til rette for en digital evalueringsprosess for oppdragsgiver som vil være tidsbesparende og øke kvalitet i informasjonen.  EHF-tilbudskatalog kan også gjenbrukes i kontraktsgjennomføringsfasen, da den inneholder tilstrekkelig vare- og tjenesteinformasjon som bestillerne kan bruke ved bestilling av produkter.

EHF-CV-Request – EHF-CV som basis for forespørsel og tilbud på kompetanse

For krav til og tilbud på kompetanse er det utviklet en EHF CV Request og en EHF-CV-spesifikasjon.

Disse spesifikasjonene kan implementeres i systemene oppdragsgiver og leverandør benytter i konkurransegjennomføringsfasen. Spesifikasjonene gir systemleverandører mulighet for å gjennomføre en standard metode for å stille krav til kompetanse i en anskaffelse. EHF-CV-Request-fil vedlegges som en del av anskaffelsesdokumentene som gjøres tilgjengelig for leverandørene.
Leverandør kan gi tilbud, ved bruk av sitt system, basert på de kravene oppdragsgiver har stilt. Ved at leverandør sender/laster opp EHF-CV i et maskinlesbart format, har oppdragsgiver mulighet til å benytte sitt system for en digital evaluering av innsendt tilbud på kompetanse. EHF-CV inkluderes derfor i tilbudsdokumentene.

Det en forutsetning at oppdragsgiver og leverandør sine systemer er i henhold til spesifikasjonene for å kunne digitalisere prosessen både for oppdragsgiver og leverandør

Hvordan stille miljøkrav i forespørselskatalogen og tilbudskatalogen

Oppdragsgiver har mulighet til å spesifisere ønskede miljøverdier (eks. CO₂-verdi per kg) for hvert produkt i EHF-forespørselskatalog ved hjelp av de frie feltene (Additional Item Properties).
Leverandør har mulighet til å legge inn CO₂-verdi for hvert produkt de tilbyr ved bruk av de samme frie feltene i EHF-tilbudskatalog.

Du bør vurdere hvordan du skal be leverandøren beskrive sin tilbudte løsning og hva slags dokumentasjon du vil leverandøren skal innlevere. Du kan henvise til standarder, attester eller annen dokumentasjon, jf § 15-4. Du kan også angi at kravene ansees dekket ved et miljømerke.

I utgangspunktet skal du kunne stole på det leverandøren sier og du har ikke noen plikt til å undersøke nærmere, med mindre det er noe som er inkonsistent eller du blir gjort oppmerksom at det er noe som ikke stemmer. Det kan imidlertid likevel være klokt enkelte ganger å be om dokumentasjon.

Der du har stilt ytelses- og/eller funksjonskrav og leverandøren tilbyr en ytelse som oppfyller en standard, skal leverandøren på en egnet måte påvise at den tilbudte ytelse oppfyller ytelses- og/eller funksjonskravene, jf FOA § 15-1 (5).

Regelverket nevner en del dokumentasjonsmåter i FOA § 15-4, men listen er ikke uttømmende.