Avklare behov og forberede konkurransen

Eksempler på spørsmål knyttet til livssykluskostnader som du kan diskutere med  leverandøren:

Anskaffelseskostnader

• Hva er inkludert i produktet eller tjenesten, og hva er ikke inkludert? Prisnivå på andre tjenester?
• Hva leveres og hva må eventuelt egen virksomhet bidra med eller legge til rette for ved levering?
• Hvor langt livsløp/utnyttelse forventes produktene å ha?

Kostnader for levering, installasjon med videre

• Hva koster installasjon eller frakt? Inngår denne kostnaden i produktprisen? Inngår oppstartskostnader i pris?

Kostnader til opplæring, trening, utdanning med videre ved oppstart

• Omstillingskostnadene (i tilfelle en ny leverandør eller ny løsning)
• Krever løsningen for eksempel annen infrastruktur, opplæring eller annet? Hva koster det?

 Kostnader for lisenser, leie, leasing, skatter, avgifter

• Krever produktet eller tjenesten noen forsikring, lisenser, skatter, gebyrer eller avgifter? Hva koster det?

Driftskostnader

• Hva er årlige bruk av energi/vann/drivstoff/gass/kjemikalier?
• Krever produktet bruk av forbruksvarer, for eksempel tonekasetter til kopimaskiner?
• Vær spesielt oppmerksom dersom leverandøren for eksempel tilbyr deg noe "gratis" som i realiteten binder deg til et type produkt i ettertid. Et eksempel her er såpedispenser eller holder til tørkerull på toilett. Det kan fort medføre at du kun kan velge leverandørens såpe eller tørkerull i ettertid, fordi den er den eneste som passer. Det kan fort bli dyrt.

Kostnader for service, vedlikehold og arbeid

• Hva slags service og hvor mye service  krever denne type produkt i kontraktsperioden? Er det behov for oppgraderinger, rengjøring, reserverdeler, reparasjoner, annet vedlikehold?
• Hva koster disse tjenestene eller reservedelene? Er det nødvendig med spesialkompetanse eller verktøy?

Kostnader ved avhending eventuelt verdi?

• Er det noen kostnader knyttet til avhending/destruering av produktet?
• Hvor stort er produktets annenhåndsverdi?

Analyse av livssykluskostnadene

Informasjonen som du har samlet inn i dialogen, kan brukes til å vurdere 

• hva som skal anskaffes
• hvilke livssykluskostnader som er relevante for anskaffelsen og hvordan livsykluskostnadene skal beregnes

Ved å vurdere livsykluskostandene tidlig i anskaffelsesprosessen, kan du lettere endre strategi og veivalg for den videre prosess. Ved å gjøre slike vurderinger tidlig, kan anskaffelsen føre til både lavere kostnader og innovative løsninger for organisasjonen.

Vurderingen om å bruke livssykluskostnader som krav i en anskaffelse, vil særlig avhenge av om det er betydelige kostnader i kontraktsperioden og om disse kostnadene vil variere med alternative løsninger.

I oppsummeringen etter at dialogen er avsluttet bør du derfor blant annet kunne svare på følgende:

• Var det som vi trodde, eller kom det frem ytterligere kostnadsparametere av vesentlig betydning?
• Medfører noen av kravene våre dyrere livssykluskostnader? Må vi i tilfelle ha disse kravene?
• Hvordan ser de forventede livssykluskostnadene ut for ulike typer løsninger?
• Hvor er de største kostnadsdriverne?
• Trenger vi å spesifisere behovet anderledes? Ser vi for eksempel at behovet vårt kan dekkes ved å anskaffe elektriske biler som har klare økonomiske fordeler fremfor andre typer biler, så kan vi spisse anskaffelsesprosessen mot dette.

Når resultatene av vurderingene viser at driftskostnadene til et produkt eller en tjeneste er av en viss størrelse i forhold til anskaffelseskostnaden, vil det være fornuftig å stille krav til livsykluskostandsberegninger i anskaffelsesdokumentene.

En analyse av de forventede livssykluskostandene kan også føre til en beslutningen om at det kan være mer hensiktsmessig å anskaffe totaltjenesten og således overføre kostnadene ved driften til leverandøren.

Det kan i dialogen også ha blitt avdekket andre løsninger som kan forbedre kvaliteten på det som skal leveres. Bedre kvalitet kan for eksempel oppnås med bedre materialer, bedre funksjon, redusert nedetid, forenklet bruk eller forbedret miljøeffekt. Da er det spesielt viktig å stille funksjonskrav slik at du åpner opp for alternative løsninger som gjør det mulig for leverandøren å levere forslag til tekniske løsninger, produkt eller metoder som best oppfyller de krav som stillles. Bedre kvalitet kan føre til fordeler som fornøyde kunder og ansatte, frigjort arbeidstid eller bedre inneklima.

Nye klima-, energi- og miljøløsninger for varer og tjenester utvikles i høyt tempo og nye bruksmuligheter av eksisterende miljøteknologi blir tilgjengelig. Nye klima- og miljøvennlige løsninger vil i et livssyklusperspektiv ofte bli billigere. Derfor er det viktig med oppdatert informasjon om hva markedet kan tilby når du gjør en ny anskaffelse.

Eksempler på spørsmål du kan stille:

• Hva er miljøbelastningen ved denne ytelsen?
• Hva skjer i markedet? nye trender?
• Bruker ytelsen mye energi/drivstoff og i tilfelle hva slags drivstoff?
• Er kjemikalier en del av ytelsen eller driften av ytelsen?
• Kan man stille krav til at ytelsen skal bestå av resirkulert materiale? I tilfelle hvor mye?
• Kan ytelsen resirkuleres?
• Kan ytelsen leveres som en tjeneste i stedet for en vare?

Du kan lese mer om hvilke krav og kriterier som kan være aktuelle i den konkrete anskaffelse i kriterieveiviseren.  Det er viktig å avklare hvilke av disse kravene og kriteriene som kan være aktuelt å stille i den konkrete anskaffelsen, da det vil variere ut fra hvilket marked som kan være aktuelt for anskaffelsen og den målsetting virksomheten har med anskaffelsen.

I dialogen med markedet er et av formålene å finne ut om markedet kan levere en løsning som dekker ditt behov og de målsettinger virksomheten har.

Det er derfor viktig å avdekke dette tidglig. Dersom markedet ikke kan dekke behovet ditt må du tenke bredere, beskrive behovet ditt på en åpen måte og være kritisk til hvilke krav du stiller. Du må sjekke ut hva som finnes på markedet og sørge for at markedet vet hva du trenger. Det handler om å ha bevissthet rundt og kompetanse om hva som stimulerer til innovasjon.

Eksempel: Løsninger utviklet til bruk i en sektor, tilbys nå også brukt i en annen sektor

En kommune hadde behov for en mer energi- og driftseffektiv styring av driften i de kommunale byggene.

Gjennom dialog med markedet kom det frem at det finnes løsninger som muliggjør sentral styring; programvare som kobler sammen styring av ventilasjon, alarmer, automasjon osv. i ett sentralt system, håndtert fra en pc. Løsningen var basert på teknologi utviklet til bruk i olje- og gassektoren, men som kunne tilpasses bruk til styring av systemer i bygg.

Kommunen kjente ikke til at det fantes en slik løsning, og de hadde tidligere kjøpt inn ulike løsninger basert på hva de hadde fra før.

Ved å beskrive behovet sitt i anskaffelsen i stedet for å spesifisere hva de ønsket kjøpt, fikk kommunen tilbud om den nye løsningen.

Eksempel: Anskaffe helt ny kunnskap og løsninger

Norad så et behov for å kunne tilby tilrettelagt leseundervisning for barn i flyktningeleirer. Det fantes ikke noen gode løsninger for dette behovet på markedet. Norad tok derfor rollen med å utvikle markedet og etterspørre løsninger for å dekke behovet.

Gjennom en før-kommersiell anskaffelsesprosess mobiliserte Norad markedsaktører innen spillteknologi, arabisk, pedagogikk og psykologi til å jobbe med å utvikle løsninger på behovet for leseundervisning.

Markedsaktørene ville ikke av seg selv ha sett på løsninger for dette behovet. Men ved at Norad kommer på banen som kunde og etterspør slike løsninger, har aktørene i markedet fått stimulans og insitament til å utvikle noe nytt.

Når du vet eller antar at dere skal anskaffe høyrisikoprodukter, bør dere bruke markedsdialogen til å undersøke hva slags rutiner, retningslinjer og systemer leverandørene har for å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter i sine leverandørkjeder. I praksis vil dette si å undersøke hvordan leverandørene gjennomfører aktsomhetsvurderinger. 

Følgende spørsmål kan være nyttige å stille i markedsdialogen: 

• Har leverandørene egne etiske retningslinjer for å ivareta menneskerettigheter i egen virksomhet og hos sine underleverandører og forretningsforbindelser. Spør om de bruker etiske kontraktsvilkår overfor sine underleverandører. Undersøk innholdet i de etiske retningslinjene og/eller kontraktsvilkårene, og finn ut om kravene samsvarer med de etiske kravene du skal benytte for den kommende anskaffelsen.
• Har leverandørene rutiner for kommunikasjon av etiske retningslinjer og hvordan de ivaretar menneskerettigheter i leverandørkjeden? 
• Har leverandørene et system for sporbarhet i leverandørkjeden?
• Hvilke rutiner har leverandørene for aktsomhetsvurdering i leverandørkjeden, blant annet vurdering av risiko for brudd på menneskerettigheter? 
• Hvilke produkter i leverandørens sortiment har høyest risiko for brudd på menneskerettigheter? Se også på enkeltkomponenter og råvarer. Hva ligger til grunn for vurderingen av risiko (land, produksjonsprosess, historikk med brudd etter leverandørens vurdering)? 
• Har leverandørene merkede produkter i sortimentet? I så fall hvilke produkter og merkeordninger? 
• Hvordan følger leverandøren opp sine retningslinjer for ivaretagelse av menneskerettigheter i leverandørkjeden?
• Undersøk om noen av produksjonsstedene er sertifisert i henhold til en standard for ansvarlig produksjon.
• Undersøk om markedet er klart for etiske kvalifikasjonskrav. Hvis ikke kan du risikere at ingen eller få leverandører vil være kvalifisert til å delta i konkurransen og du bør heller bruke kun kontraktsvilkår.

Vurder om dere skal stille krav til merkeordninger

For noen produkter finnes det sosiale merkeordninger som kan brukes som dokumentasjon på ivaretagelse av menneskerettigheter for dette produktet. Dette kan lette arbeidsbyrden med kontraktsoppfølging for oppdragsgiver.

Om et tilstrekkelig antall leverandører kan tilby produkter merket med sosial merkeordning, kan dere stille krav i kravspesifikasjon om at de skal dokumentere ivaretagelse av menneskerettigheter ved slik merkeordning.  

Når du gjennomfører dialog med markedet, og når du ønsker å avdekke forhold knyttet til lønns- og arbeidsforhold i en bransje, kan du for eksempel stille spørsmål om:

• Kjenner leverandørene til særskilte risikoforhold knyttet til arbeidslivskriminalitet innenfor sin bransje?
• Er det vanlig å benytte underleverandører til å gjennomføre kontraktsarbeidet?
• Brukes det utenlandske arbeidstakere?
• Brukes det innleid arbeidskraft?
• Er det lave krav til formell kompetanse i bransjen?
• Hvilke landsomfattende tariffavtaler er det vanlig å lønne i henhold til?
• Hvilke rutiner har leverandørene for å følge opp krav til lønns- og arbeidsforhold overfor sine egne arbeidstakere og eventuelle underleverandører?

Svarene på spørsmålene ovenfor gir deg en indikasjon på hvilken risiko det vil være for arbeidslivskriminalitet og brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten du skal inngå. Denne informasjonen hjelper deg med å prioritere og gjennomføre oppfølging og kontroll av kravene til lønns- og arbeidsvilkår i kontraktenFormålet med dialogen

Dere har spisskompetanse på behovet og leverandørene har spisskkompetanse på mulige løsningsalternativer. Formålet med dialogen er å avdekke muligheter for å dekke behovet på en kosteffektiv måte som ivaretar virksomhetens målsetting.

Hvilke løsninger finnes nå og på sikt, trender, kostnadsdrivere, miljøbelastninger, muligheter, konkurransesituasjon, sosiale forhold mm. Hva bidrar til å få de beste løsningsforslagene som dekker behovet på en kosteffektiv måte? Hvordan ivaretar jeg strategiske føringer?

Ulovlig anbudssamarbeid er en av de mest alvorlige formene for økonomisk kriminalitet. Anbudssamarbeid innebærer at konkurrerende levreandører samarbeider om priser og vilkår før de leverer inn tilbud eller blir enige om ikke å innlevere tilbud.

Dette kan skje uten at du som innkjøper kan se dette. Dere kan tape både penger og kvalitet der leverandørene driver slikt samarbeid. Du bør alltid kontakte Konkurransetilsynet dersom du har mistanke om ulovlig anbudssamarbeid.

Hva kjennetegner anbudssamarbeid?:

• Det blir ikke levert inn tilbud fra leverandører du forventer vil gjøre det, eller de trekker tilbudet sitt.
• De aktuelle virksomhetene skifter på å ha det beste tilbudet.
• Virksomhetene har på forhånd delt markedet mellom seg geografisk, etter produkt el.
• Det levrees inn fiktive tilbud, feks ved at de er priset for høyt eller inneholder krav som du ikke kan godta, slik at du plikter å avvise tilbudene i en konkurranse.

Hvilke markeder er særlig utsatte for ulovlig anbudssamarbeid?

• Dess færre virksomheter som er aktuelle for den aktuelle konkurransen, jo lettere er det for leverandørene å "holde oversikten".
• Dersom det er få nykommere i bransjen, blir de etablerte leverandørene i mindre grad utfordret enn i markeder som er truet av trusselen om stadig nye aktører.
• Der det er stabile ledergrupper, vil det lettere legges til rette for anbudssamarbeid, ledergruppene blir trygge på hverandre.
• Stabile og forutberegnelige markedsforhold øker risikoen for ulovlig samarbeid.
• Møter i bransjeforeninger har i mange saker vært åstedet for ulovlig samarbeid.
• Gjentagende anskaffelser som går til de samme leverandørene gjør anbudsrotasjonen enklere.
• Det er enklere å avtale samarbeid om like produkter og tjenester som kan sammenlignes med hverandre.
• Der det er lite innovasjon om de etterspurte produktene eller tjenestene gjør det også enklere å opprette samarbeid over tid.

Hva bør du gjøre? Hvordan forebygge ulovlig anbudssamarbeid?

Du bør alltid kontakte Konkurransetilsynet dersom du har spørsmål eller mistanke om ulovlig anbudssamarbeid.

Konkurransetilsynet har følgende råd:

• Vær oppdatert på priser og viktige kostnadselementer i markedet.
• Ha jevnlig kontakt med andre innkjøpere som gjør lignende anskaffelser som deg.
• Sørg for at tilbyderne i anbudsprosessen undertegner en erklærling om at kontakt mellom tilbyderne og eventuelle avvik umiddelbart skal rapporteres til oppdragsgiver.
• Unngå å utforme anskaffelsesdokumentene slik at de stenger for ute nye mulige tilbydere, som for eksempel nye tilbydere eller utenlandske leverandører. Det betyr at du må tenke nøye gjennom hva slags kvalifikasjonskrav du stiller; feks er det nødvendig med tidligere erfaring? Er det nødvendig å be om regnskap for de 3 siste år?
• Vær litt uforutsigelig med hensyn til hvem du inviterer til å inngi tilbud ved anskaffelser som ikke er kunngjøringspliktig, feks ved å ha rutiner om alltid å invitere en ny leverandør blandt de som blir invitert. Tilsvarende ved begrensede prosedyrer ved kunngjøringspliktige anskaffelser; vær tydelig på at du vil kvalifisere leverandører som gir den beste konkurransesituasjon ved at du ønsker noen små, noen store, noen nye og kanskje noen utenlandske leverandører. Poenget er å skape litt usikkerhet i bransjen.
• Varier omfanget av kontraktene ved for eksempel å etablere samarbeid med en annen offentlig virksomhet.
• Del opp anskaffelsen i delkontrakter, jf FOA § 19-4. Dette kan skape interesse fra et større antall tilbydere som ikke har kapasitet til å innlevere tilbud på det hele.