Regler for dialog med markedet
Det er lovlig å ha dialog med markedet så lenge du behandler leverandørene likt, unngår å gi urimelig konkurransefordel og ikke røper forretningshemmeligheter.
Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for at offentlige virksomheter mottar råd fra leverandørene før konkurransen utlyses.
Se FOA § 9-3 og FOA § 12-2
Etter at du har kunngjort anskaffelsen, eller henvendt deg til leverandørene med anskaffelsesdokumentene, er det for sent å ta hensyn til eventuelle råd.
Muligheter for dialog
- Aktivt gå ut å søke råd i markedet hos leverandører, bransjer, rådgivere, andre virksomheter, uavhengige eksperter, forskningsmiljøer eller andre markedsaktører
- Motta råd uoppfordret fra for eksempel leverandører, bransjer, rådgivere
- Delta på messer og andre steder fagmiljøer møtes
- Informere om kommende anskaffelser og behov
- Invitere til møter og konferanser
- Be om å få tilsendt skriftlig informasjon fra leverandørene
- Legge hele eller deler av konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen og kontraktsvilkår ut på «høring» på Doffin eller hjemmesiden din og invitere potensielle leverandører til å komme med innspill.
God kunnskap om markedet gir bedre behovsdekning på en kosteffektiv måte og som oppdragsgiver har du stort handlingsrom.
Vurder hvilke former for dialog (dialogaktiviteter) som gir deg informasjonen du trenger til din anskaffelse. For noen anskaffelser kan det være aktuelt å gjøre alle dialogaktivitetene ovenfor, mens for andre gir én dialogaktivitet nok informasjon.
De fleste dialogaktiviteter starter med en markedsundersøkelse; innhenting av tilgjengelig informasjon i databaser, statistikk, søk på nettet og lignende. Denne grunnlagsinformasjonen vil legge føringer på hva slags dialogaktiviteter som er nødvendig å gjennomføre.
Les mer om markedsundersøkelser.
Bruk av konsulenter under planleggingen av anskaffelsen
Bruk gjerne leverandører som rådgivere i planleggingen av anskaffelsen, men pass på at de ikke får en konkurransefordel videre i konkurransen.
Offentlige oppdragsgivere bruker ofte innleide rådgivere for å bistå i planleggingen av anskaffelsen, gjerne med selve spesifikasjonen.
De rådene disse rådgivere gir, må behandles på samme måte som råd fra andre dialogaktiviteter. Rådene må vurderes konkret slik at konkurransen ikke vris slik at noen leverandører eller den innleide konsulenten selv kan få en konkurransefordel.
For å sikre etterfølgende konkurranse, kan det noen ganger være hensiktsmessig å være tydelig på at en konsulent som bistår i forberedelsen av anskaffelsen ikke kan delta i selve anskaffelsen. Det å være tydelig på dette, kan forhindre at andre potensielle leverandører vil avholde seg fra å delta i den senere konkurransen.
Dette bør fremgå av anskaffelsesdokumentene av konsulenten og kontraktsfestes.
Forundersøkelser og rapporter
Leverandører kan også ha vært med i eksempelvis forundersøkelser og rapporter. Dette forhindrer i utgangspunktet ikke at de kan delta i etterfølgende konkurranser.
De vil imidlertid sitte på mer informasjon enn andre leverandører, så slike undersøkelser eller rapporter bør legges ved anskaffelsesdokumentene for å sikre likebehandling.
Regler for kontakt med markedet
Før kunngjøring av konkurransen er det ingen begrensning i å ha kontakt med markedet, så lenge du:
- Sikrer likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet
- Ikke røper leverandørenes forretningshemmeligheter for andre
- Treffer egnede tiltak for å sikre at de leverandører som har gitt råd, ikke får en urimelig konkurransefordel
Slik sikrer du likebehandling
Du må sikre at du overholder de grunnleggende prinsippene til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Du sikrer du dette ved å:
- være tydelig på hva som er formålet med dialogen og lag en agenda når du inviterer markedet til møter
- lage en presentasjon om din virksomhet og behovet deres for å sikre at dere kommuniserer samme budskap til alle
- likebehandle leverandørene/eller grupper av leverandører ved å
- gi alle tilnærmet lik tid i møter
- sørge for at alle får den samme informasjonen
- skrive referat fra alle møter eller råd du mottar uoppfordret
- være tydelig på at sensitiv informasjon vil bli hemmeligholdt
- sørge for at all informasjon du har meddelt leverandørene også blir tilgjengeliggjort for andre potensielle leverandører i anskaffelsesdokumentene
- vurdere hvor lang tilbudsfrist som er nødvendig for å gi alle potensielle leverandører mulighet til å sette seg inn i dokumentasjonen
Slik sikrer du forretningshemmeligheter, innsyn og taushetsplikt
Det kan av og til være behov for å berolige leverandører om at det ikke er fare for at deres forretningshemmeligheter blir avslørt overfor andre potensielle leverandører.
Både offentleglova og forvaltningsloven har bestemmelser som pålegger offentlige oppdragsgiver å hemmeligholde slike opplysninger. Du kan vise til disse bestemmelsene når du har dialog med leverandørene.
Typiske eksempler på forretningshemmeligheter kan være opplysninger om:
- produksjonsmetoder
- nye produkter
- markedsføringsstrategier
- arbeidsteknikk
- markedsanalyser
- økonomiske utregninger og prognoser
- konkrete forretningsstrategier
Slik utjevner du urimelig konkurransefordel
Rådene du har fått må vurderes konkret
- Det er vesentlig at du foretar en selvstendig vurdering av den informasjonen du har mottatt. Både når du selv har innhentet det gjennom markedsdialog eller du har mottatt råd fra leverandører uoppfordret.
- Ikke bruk informasjon ukritisk, som for eksempel hvilke krav som kan eller bør stilles, hvordan (kravs-) spesifikasjonen skal utformes, hva som bør vektlegges, når en konkurranse bør lyses ut med mer.
Gi alle leverandører samme informasjon
- Det betyr at anskaffelsesdokumentene ofte må være mer utfyllende. De må suppleres med for eksempel referater fra åpne møter, rapporter eller annen type informasjon som er meddelt potensielle leverandører. Dette kan være informasjon om oppdragsgivers målsettinger og behov på kort og lang sikt.
Vurder hva som er tilstrekkelig lang nok frist for innlevering av tilbud
- Potensielle leverandører kan trenge lenger tid for å kunne få tid til å lese utfyllende informasjon i anskaffelsesdokumentene.
- Du må også vurdere om fristen bør forlenges for å sikre tilstrekkelig konkurranse. Potensielle leverandører kan for eksempel trenge noe lenger tid for å tilfredsstille krav som er stilt. Dette vil avhenge av hvordan markedet er.
Bruk åpne spesifikasjoner som ytelses- og funksjonskrav
- Åpne spesifikasjoner angir behovet og hvilke nødvendige grensesnitt (absolutte krav) som må være oppfylt. Det vil si at spesifikasjonen ikke er «skreddersydd» til en leverandør.
- Åpne spesifikasjoner er det som best ivaretar konkurranse blant leverandøren samtidig som det er den spesifikasjonsformen som åpner for best mulige løsningsforslag fra leverandørene.
Angi behovet og ønsket resultat
- Ved å angi behovet og hvilke resultater du ønsker å oppnå, vrir du konkurransen mot effektene dere ønsker. Du skal angi hva dere ønsker å oppnå, ikke hvordan det skal gjøres. Det er det leverandørene som har spisskompetanse på som skal gjøre.