Avklare behov og forberede konkurransen

I januar 2016 inviterte 10 kommuner i Hedmark arkitekter, ingeniører, planleggere, entreprenører og leverandører til å gi innspill til hvordan de kan anskaffe mer klima-, miljø og energivennlige bygg. Formålet med konferansen var å

• synliggjøre hvilke muligheter som ligger i trebygg
• skape interesse for økt bruk av tre i bygg
• synliggjøre miljøeffektene av bærekraftig byggeri
• øke kompetansen om bruk av tre i store bygg
• skape trygghet for at tre kan «gjøre jobben»

I november 2015 arrangerte Akershus fylkeskommune, Oslo kommune, Nasjonalt program for leverandørutvikling, og OREEC, i samarbeid med Interreg-prosjektet Blue Move og Norsk Hydrogenforum en leverandørkonferanse.

Formålet med konferansen var å informere om erfaringer fra og planer Oslo kommune og Akershus fylkeskommune hadde for hydrogen til transport, og få økt kunnskap og diskusjon om veien videre for hydrogensatsing.

Formål

Kunngjøringsskjemaet «kjøperprofil» kan brukes for å formidle fremtidige behov og anskaffelsesplaner til markedet.

Se eksempler på kjøperprofiler på Doffin.

Under finner du informasjon om disse dialogaktivitetene:

• Forespørsel om informasjon (RFI)
• Dialogkonferanse
• Dialogbefaring
• En-til-en-møter
• Konkurransegrunnlag på høring

Egner seg for å få informasjon før du kunngjør en konkret anskaffelse.

Formål

• Få informasjon fra leverandørene som ikke er offentlig tilgjengelig.
• Utnytte kompetansen i leverandørmarkedet.

Slik sender du en forespørsel om informasjon (RFI)

Veiledende kunngjøring på Doffin.no kan brukes for å be om å få tilsendt informasjon fra leverandørene før kunngjøring av konkurranse.

Eksempel på en forespørsel om informasjon (RFI)

Direktoratet for økonomistyring (DFØ) ønsket å identifisere løsninger som leverandører kunne tilby innen avstemming og kontroll. De brukte en veiledede kunngjøring i Doffin for å få tilsendt informasjon fra leverandørene. 

Se hele DFØs veiledende kunngjøring på Doffin.

Dialogkonferanse (dialogmøte - om du kaller det dialogkonferanse eller dialogmøte bestemmer du selv) egner seg før kunngjøringen av en konkret anskaffelse.

Formål

• Informere leverandører og relevante interessenter om oppdragsgivers behov.
• Få innspill på hvordan behovet kan dekkes av markedet.
• Diskutere konkrete utfordringer sammen med leverandører, brukerne og eventuelt relevante fagmiljøer for å få innspill til ulike løsninger.
• Få drøftet andre spørsmål dere som oppdragsgivere lurer på.

Målgruppe

En dialogkonferanse må være åpen for alle leverandører som ønsker å delta. Hvis dere ønsker innspill på et fagtema anbefales det å kommunisere med leverandørene at dere ønsker at de sender «fagansatte» og ikke «selgerne».

Andre målgrupper for en dialogkonferanse er, interesseorganisasjoner, næringsutviklingsmiljøer og andre offentlige myndigheter med interesse for området (eksempelvis planmyndigheter).

Slik gjennomfører du dialogkonferanser

• Kommuniser bredt via bransje- og egne nettverk, egne nettsider og sosiale medier. Skjemaet veiledende kunngjøring i Doffin kan også brukes.
• Ta direkte kontakt med personer/ leverandører du ønsker at skal delta.
• Arranger gjerne med andre. Det er mer attraktivt å delta hvis flere oppdragsgivere går sammen eller bransjeforeninger, bedriftsnettverk, uavhengige stiftelser osv. er medarrangører.
• Sørg for at innspill som kommer fra leverandørene i plenum blir notert og tatt med videre (noen bør ha ansvar for å notere/samle innspill/kommentarer som kommer fra leverandørene)
• Stream, film eller skriv referat fra dialogkonferansen. Inkludert presentasjonene fra møtet og legg det ut på virksomhetens hjemmeside og/eller last det opp på Doffin. Slik sikrer du at samme informasjon er tilgjengelig for de som ikke kunne delta. Referatet bør også legges ved i senere kunngjøring av konkurranse.

Forslag til agenda:

1. Registrering og kaffe
2. Innledning - velkommen
3. Informasjon om virksomheten og mål med anskaffelsen
4. Beskrivelse av dagens situasjon, behov og utfordringsbildet
5. Spørsmål og diskusjon. Eventuelt vurdere å dele deltakerne opp i grupper for å få mer engasjement
6. Mulighet for en-til-en-møter eller befaring
7. Planer for videre anskaffelsesproses
8. Takke for fremmøte

Heldigital dialogkonferanse

Dialogkonferanser gjennomføres vanligvis som et fysisk møte, men det kan også gjøres heldigitalt. Ved å filme eller live-streame på nett kan leverandører delta uten å at de må reise fysisk, noe som gjerne gjør at flere deltar. En digital dialogkonferanse kan ha mulighet for leverandører til å stille sprøsmål underveis, og kan legge opp til påfølgende en-til-en-møter på Skype.

Gjelder behovet en fysisk gjenstand som ikke kan flyttes, for eksempel et teknisk anlegg, en bygning eller et område inviter gjerne leverandørene med for å se gjenstanden.

En slik befaring kan gjøres i forbindelse med en dialogkonferanse eller arrangeres som et eget opplegg.

Eksempel på dialogbefaring

Se video av presentasjon av en plan- og designkonkurranse for HIAS. Her inviterte til dialogkonferanse med etterfølgende befaring.

En-til-en-møter egner seg før kunngjøring av konkrete anskaffelser.

Formål

• Få innspill og presentasjon fra leverandørene på et konkret behov eller anskaffelse.
• I en-til-en-møter deler leverandørene mer informasjon enn når det er konkurrerende virksomheter tilstede.

Målgruppe

Når du inviterer leverandører til en-til-en-møter må du gjennomføre møter med alle leverandører som ønsker å delta.

Slik gjennomfører du en-til-en-møter

• En-til-en-møter kan gjerne arrangeres etter eller i forbindelse med en dialogkonferanse/befaring. Det er også mulig å kun invitere til en-til-en-møter (må kunngjøres på forhånd).
• Kommuniser bredt via bransje- og egne nettverk, egne nettsider og sosiale medier.
• Lag en møteplan slik at de samme punktene og spørsmålene tas opp i alle møtene. Dette er for å sikre likebehandling.
• Be om å få innspillene skriftlig i forkant av møte. Leverandørene presenterer løsningsforslag og innspill muntlig i møte.
• Leverandørene kan også i etterkant av dialogkonferansen sende inn en skriftlig beskrivelse av hvordan de best kan løse de behov og utfordringer som er presentert (bør ikke være mer enn 4 A4-sider) og gi oppdragsgiver gode råd i anskaffelsesprosessen.
• Skriv referat fra møtene. Det er ikke noe krav om å offentliggjøre disse referatene til andre leverandører, dersom du ikke mottar en innsynsbegjæring. Husk at oppdragsgiver plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om leverandørenes tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold, som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Lag en plan for hvordan dette skal håndteres ved en eventuelle innsynsbegjæringer. Les mer om taushetsplikt og offentlige anskaffelser.
• Noen ganger kan ikke behovet dekkes av én leverandør alene og leverandørene er avhengig av underleverandører eller samarbeidspartnere. For å svare på behov for gode integrerte løsninger trenger leverandørene kunnskap om hverandre. Som oppdragsgiver kan du invitere leverandørene til å ha en-til-en-dialogmøter sammen. Du kan også arranger arbeidsseminar og «speed dating» mellom leverandørene. Samarbeid og arranger gjerne med klyngeorganisasjoner innen aktuell bransje eller andre bransjeforeninger og nettverk for å skape mer engasjement blant leverandørene.
• Et en-til-en-møte anbefales å ha en varighet på ca 20-30 min.

Forslag til agenda

1. Ønske velkommen.
2. Presentasjonsrunde.
3. Informere om at både offentlighetsloven og forvaltningsloven har bestemmelser som pålegger oppdragsgiver å hemmeligholde forretningshemmeligheter.
4. Informere om «spilleregler» for innholdet i møte. Det skal kun snakkes om innholdet i leverandørenes presentasjon og punkter/ spørsmål i møteplan.
5. Informer om at idéer og innspill som kommer frem kan bli bruk i kravspesifikasjonen og senere anskaffelser. 
6. Leverandørene presenterer sitt løsningsforslag og innspill.
7. Spørsmål og diskusjon rundt leverandørenes presentasjon og punkter/ spørsmål i møteplan.
8. Takk leverandør for at de har satt av tid og informer om videre prosess. 

Formål

• Unngå at det stilles feilaktige eller uhensiktsmessige krav.
• Avdekke og rette opp uklarheter.
• Utnytte kompetansen i leverandørmarkedet.
• Redusere risiko både for oppdragsgiver og leverandører.
• Bedre måloppnåelse i anskaffelsene og læring i egen organisasjon.

Slik sender du konkurransedokumenter på høring

• Hele eller deler av konkurransedokumentene kan sendes på høring til leverandørene. Det er mulig å be om innspill på for eksempel:
  • Formulering av krav. Oppfatter leverandørene kravene slik oppdragsgiver ønsker?
  • Innhold i kravspesifikasjonen. Har oppdragsgiver satt riktige krav for å få en løsning som dekker behovet? Er det krav som er unødvendig fordyrede? Er det krav som begrenser konkurransen? 
  • Oppsett og relevans til prisskjemaet. Er det bedre måter å be om pris?
  • Tildelingskriterier og evalueringsmodell. Vil det beste tilbudet vinne?
• Bruk skjemaet «veiledende kunngjøring» på Doffin for å sende ut hele eller deler av konkurransedokumentene på høring.
• Kommuniser tydelig hva du ønsker at leverandøren skal gi innspill på og hvordan.
• Lag gjerne et eget høringsdokument som leverandørene skal fylle ut. Se malen til NAV for inspirasjon til hvordan lage dette.
• Pass på å legge inn alle relevante CPV-koder i skjemaet.

Anskaffelsesseksjonen og kontor for brukeranskaffelser i NAV sender konkurransegrunnlag på høring i alle sine anskaffelser. Deres erfaringer er at

• det er en god måte å avstemme konkurransen med markedet på
  • leverandørene har noe konkret å vurdere
  • informasjon på et tidligere tidspunkt
• NAV får positive tilbakemeldinger fra leverandører
  • øker involvering, bedrer samarbeid
• det er viktig med dokumentasjon av beslutninger
• det er variasjon i hvordan leverandører benytter muligheten
  • ny praksis
  • krever innsats fra leverandørene 
• det krever tid i gjennomføringsfasen, men betaler seg i konkurransefasen
  • tydeligere konkurransegrunnlag
  • færre avvisninger og avlysninger

Personas er en effektiv metode å formidle behov på når du skal i dialog med leverandører og andre miljøer. Metoden går ut på at dere gjennom såkalte personas illustrerer og formidler brukeren(s) situasjon, opplevelser og ønskede framtidsscenarioer.

Personas representerer brukere. De er oppdiktede, men realistiske illustrasjoner av brukere.

Personas har størst verdi når det er god og reell informasjon bak dem. Unngå synsing og baser «portrettene» på kvalitative og kvantitative undersøkelser og analyser.