Sluttevaluering
Evaluering av anskaffelsen er en viktig kilde til læring og erfaringsoverføring. En presis sluttevaluering er et godt erfaringsgrunnlag for fremtidige anskaffelsesprosesser og anskaffelser.
Formålet med å evaluere anskaffelsen er å bidra til at fremtidige anskaffelser blir bedre.
Utgangspunkt for at mål og resultater med en anskaffelse nås, er at virksomheten har brukt tilstrekkelig tid i planleggingsfasen. Under evaluering av anskaffelsen er det viktig å se på anskaffelsesprosessen, organisering og system og rutiner.
Hva kan du gjøre bedre ved neste anskaffelse? Er behovet blitt dekket og ønskede resultater nådd? Her er eksempler på vurderingstema:
Hvorfor ble/ble ikke mål og resultater nådd?
- Ble behovet beskrevet riktig virksomheten?
- Hva var suksessfaktorene?
- Ble behovet beskrevet feil av virksomheten?
- Var det manglende involvering av interessenter?
- Startet virksomheten for sent med anskaffelsesprosessen slik at dere ikke kom i mål i tide?
- Var det interne leveranser som var forsinket?
- Hadde leverandøren tilstrekkelig kompetanse? Var det for mange underleverandører?
- Var det riktige krav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår som ble brukt?
- Var miljøkravene eller kriteriene tilstrekkelig klart utformet slik at leverandørene forstod dem?
- Ble strategiske samfunnshensyn ivaretatt?
Var det ikke tilstrekkelig konkurranse om anskaffelsen?
- Var det for kort tidsfrist?
- Hadde du for liten kunnskap om leverandørmarkedet?
- Var det for store volum for markedet?
- Var det for strenge krav i spesifikasjon og kontraktsvilkår?
- Ble konkurransen utlyst på feil tidspunkt?
- Var det mange leverandører som kunne tilby gode klima- og miljøvennlige løsninger?
Leverte ikke leverandøren avtalt kvalitet?
- Ble det uenighet om hva som var avtalt kvalitet?
- Hadde ikke leverandøren tilstrekkelig kompetanse?
- Endret leverandørene ytelsene eller priser som ikke var avtalt? Hvorfor oppdaget dere det ikke?
- Ble sanksjonene benyttet? Eventuelt hvorfor ikke - og var det et klokt valg?
- Hadde varen eller tjenesten miljøkvalitet i henhold til avtalen?
Fulgte virksomheten opp kontrakten?
- Var det/ var det ikke avsatt ressurser?
- Var det/var det ikke tilstrekkelig med oppfølgningsmøter?
Måtte konkurransen avlyses og hvorfor?
Det er i planleggingsfasen de vesentligste beslutninger tas. Etter at behovet er definert, hvilke resultater som skal nås, konkurransegrunnlaget er skrevet og sendt ut til markedet, er det begrenset med hvilke endringer som kan foretas. I verste fall må virksomheten avlyse konkurransen, dersom planleggingsarbeidet er feilslått.
Etter at kontrakt er inngått kan virksomheten oppdage at behovshaver ikke får dekket det reelle behovet, fordi virksomheten har beskrevet det feil. Nå er ikke avlysning noen mulighet lenger, her må man i verste fall måtte si opp kontrakten med de konsekvenser det medfører; erstatningsansvar for leverandørens tapte fortjeneste. Alternativt må virksomheten ut med en ny konkurranse for å dekke gapet mellom det reelle behovet og det som er kontraktsfestet i avtalen.
Organisering
Det er avgjørende betydning for en vellykket prosess at den er organisert hensiktsmessig og at det er ledelsesforankring.
Eksempler på vurderingstema
- Var anskaffelsesprosessen i planleggings-, gjennomførings-, og oppfølgningsfasen bemannet med riktige personer og tilstrekkelig kompetanse?
- Ble prosessen startet i tide?
- Var det tilstrekkelig forankring for behovsverifisering og konkurransestrategi?
- Var roller og ansvar tydelig avklart?
- Var virksomhetens organisering til hinder for gjennomføring av avtalen?
Systemer og rutiner
For å kontrollere at ytelsen leveres slik det er avtalt, må virksomheten ha tilstrekkelige systemer og rutiner for dette. I tillegg vil arbeidsoppgavene forenkles betydelig ved å ha støttesystemer. Her er noen områder som kan vurderes:
Tilstrekkelige rutiner for
- overholdelse av avtalt kvalitet ved levering (mottakskontroll)?
- overholdelse av avtalt kvalitet under drift? For eksempel overholdelse av energi- og miljøkrav
- å følge opp avvik av/brudd på lønns- og arbeidsvilkår og grunnleggende menneskerettigheter?
- å fange opp avvik som overfakturering, forsinkelse, mangler?
- å reklamere og tilbakeholdelse av motytelser (oftest betaling)?
- å avslutte kontraktsforholdet og igangsette eventuell ny prosess?
Var ansvar og myndighet (fullmakt) gjennom hele prosessen tydelig definert med roller?
- Ble rollene besatt?
- Ble dette overholdt?
- Ble rutinene fulgt?
Intern implementering
- Var avtalen tilstrekkelig kommunisert internt til virksomheten?
- Var det tilstrekkelige systemer for å fange opp rutinene?
- Har virksomheten tilstrekkelige elektroniske støttesystemer?
- Har virksomheten innført e-handel?
Sluttevalueringen bør samles i en rapport og kommuniseres slik at de som skal være involvert i fremtidige anskaffelser får kjennskap til de erfaringene som er gjort.