I dette kapittelet finner du veiledning om hvordan oppdragsgiver bør gjennomføre kontroll av om krav om bruk av lærlinger er oppfylt.
Nødvendig kontroll
Oppdragsgiver har plikt til å gjennomføre nødvendig kontroll av om krav om bruk av lærlinger overholdes.
Det betyr at oppdragsgiver må kontrollere at de tre følgende kravene er oppfylt:
- Leverandøren er tilknyttet en lærlingordning.
- Minst ti prosent av arbeidet utføres av lærlinger.
- Minst én person av de som deltar i arbeidet med å oppfylle kontrakten, skal være en lærling.
Oppdragsgiver skal bare kontrollere at krav om bruk av lærlinger er oppfylt i den aktuelle kontrakten.
Hvordan gjennomføre kontrollplikten?
DFØ anbefaler at kontroll gjennomføres som en del av den generelle kontraktsoppfølgingen. Krav om bruk av lærlinger i kontraktarbeidet bør være et fast tema på oppfølgingssamtaler med leverandøren, eventuelt i byggemøter eller andre faste statusmøter slik at leverandøren har fokus på bruk av lærlinger gjennom hele kontraktsperioden.
Veilederen «Beste praksis for kontraktsoppfølging» inneholder DFØs generelle anbefalinger om kontraktsoppfølging, og disse anbefalingene kan være til hjelp ved oppfølging og kontroll av om krav om bruk av lærlinger er oppfylt. Dette gjelder også anbefalinger om organisering av oppdragsgivers virksomhet, som sikrer at det foreligger:
- tilstrekkelige ressurser
- tilgjengelig ressurser med riktig kompetanse
- kapasitet til å gjennomføre arbeidet
Det første steget i kontrollen er å innhente en oversikt over leverandører og underleverandører som deltar i kontraktsarbeidet, og informasjon om det er leverandør eller underleverandør som skal oppfylle kravet om bruk av lærlinger. Oppdragsgiver må også innhente dokumentasjon som viser at leverandøren, eller eventuelt underleverandøren, er tilknyttet en lærlingordning.
Det bør også innhentes dokumentasjon som gir en oversikt over lærlinger som er involvert i kontraktsarbeidet, og hvilke deler av arbeidet lærlingene deltar i.
Det andre steget i kontrollen er å innhente timelister eller annen dokumentasjon som viser hvor mange arbeidede timer på kontrakten som er utført av lærlinger. Dokumentasjonen kan inneholde personopplysninger om ansatte lærlinger hos leverandøren eller underleverandøren, og personvernlovgivningen må overholdes. Det finnes mer informasjon om dette i veilederen "Beste praksis for kontraktsoppfølging".
Oppdragsgiver anbefales å kontraktsfeste en plikt for leverandøren til å dokumentere hvordan kravet vil bli oppfylt. Dette gjelder også en plikt til å fremlegge timelister og lærekontrakter på anmodning fra oppdragsgiver.
Stedlig kontroll
Dersom oppdragsgiver ønsker å gjennomføre såkalt stedlig kontroll (kontroll på stedet hvor kontraktsarbeidet utføres), må adgangen til dette avtales i kontrakten. Dette kan for eksempel være aktuelt på bygge- og anleggsplasser.
Tips
Informasjon fra leverandøren om oppfyllelse av kravene kan innhentes gjennom egenrapportering fra leverandøren. I så fall må det avtales i kontrakten at leverandøren er forpliktet til å fylle ut egenrapporteringen.
DFØs veileder om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter inneholder nyttig informasjon som også kan være til støtte i arbeidet med oppfølging og kontroll knyttet til forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter. I veilederen omtales også egenrapportering.
Reelle forsøk på å inngå lærekontrakt
En leverandør som er tilknyttet en lærlingordning og som kan dokumentere reelle forsøk på å inngå lærekontrakt uten å lykkes, skal anses å ha oppfylt kravet om bruk av lærlinger.
Som et minimum må leverandøren kunne dokumentere:
- kontakt med Fylkeskommunen/opplæringskontor som formidler lærlinger
- kontakt med eventuelle tilgjengelige lærlinger/gjennomført intervjuer eller samtaler
- eventuelt annen dokumentasjon om hvorfor lærlingen ikke var egnet
Dersom forhold som skyldes lærlingen gjør at leverandøren ikke kan benytte vedkommende under leveransen, skal leverandøren anses å ha oppfylt kravet om bruk av lærlinger, dersom leverandøren kan dokumentere reelle forsøk på å inngå ny lærekontrakt uten å lykkes. Dette gjelder i tilfeller der lærlingen har sluttet, blitt langvarig syk eller på andre måter ikke er tilgjengelig.
Selv om leverandøren ikke har lærling tilgjengelig til kontraktsarbeidet, må det fortsatt kunne dokumenteres at virksomheten er tilknyttet en lærlingordning, fordi dette er et vilkår for å kunne ta inn lærlinger i bedriften.
Leverandøren må ikke selv være skyld i at virksomheten ikke har klart å rekruttere eller beholde lærlinger.
Eksempel
Det er underdekning nasjonalt av læreplasser, men det er i det enkelte prosjekt eller lokalt vanskelig å få tak i kvalifiserte lærlinger. Dersom det kan dokumenteres at det er blitt gjort reelle forsøk på å inngå lærekontrakt uten å lykkes, kan det sidestilles med å ha oppfylt krav om bruk av lærlinger. Betingelsene som nevnes i teksten over her, må være oppfylt.
Sanksjoner
Kontrakten skal inneholde sanksjoner, som blir aktuelle hvis det avdekkes brudd på krav om bruk av lærlinger. Sanksjonene skal være egnet til å påvirke leverandøren til å oppfylle vilkårene i kontrakten. Dette betyr at sanksjonen må stå i forhold til alvorlighetsgraden og omfanget av bruddet på kontraktsvilkåret.
Sanksjonene må ikke være uforholdsmessige, og må tilpasses den enkelte kontrakten. Ved mindre alvorlige brudd anbefaler DFØ at oppdragsgiver krever at brudd på kravene rettes, dersom det faktisk er mulig å rette bruddet på kontraktsvilkåret. Oppdragsgiver bør gi leverandøren en skriftlig tilbakemelding med en rimelig frist til å rette forholdet, med varsel om at forholdet vil bli sanksjonert dersom retting ikke skjer.
Det vil ikke alltid være mulig å rette brudd på krav om bruk av lærlinger, og oppdragsgiver kan da vurdere andre sanksjoner, som tilbakeholdelse av en forholdsmessig del av kontraktssummen eller eventuelt en forholdsmessig avkortning av vederlaget ved avslutning av kontrakten. Oppdragsgiver bør gi leverandøren et skriftlig varsel også i slike tilfeller.
Ved vesentlige kontraktsbrudd kan kontrakten heves. Alvorlige eller gjentatte brudd på krav om bruk av lærlinger kan føre til at vesentlighetskravet er oppfylt.
Oppdragsgiver må gjøre en konkret vurdering av eventuelle avvik og om det er grunnlag for å ilegge sanksjoner.
Rapport etter kontroll
En gjennomført kontroll av krav om bruk av lærlinger skal dokumenteres i samsvar med god forvaltningsskikk og krav i arkivloven. Vi anbefaler at oppdragsgiver utformer en skriftlig rapport som beskriver hvordan kontrollen er gjennomført, eventuelle funn som ble avdekket samt andre viktige forhold. Denne rapporten dokumenterer at kontrollplikten er ivaretatt.
Rapporten vil også ligge til grunn for senere kontroller på kontrakten. DFØ anbefaler videre at oppdragsgiver utarbeider et erfaringsdokument ved avslutning av kontrakten. Kontrollrapporter bør inngå i et slikt erfaringsdokument. Du kan lese mer om erfaringsdokument på anskaffelser.no.