Kapittel

1. Innledning

I dette kapittelet finner du informasjon om veilederens innhold og bruk av denne.

To nivåer, basis og avansert

Veilederen er bygget opp med to nivåer, basis og avansert.

  • Anbefalingene på basisnivå tar utgangspunkt i regelverkets krav, og beskriver hvilke krav virksomhetene må følge opp og hvordan dette kan gjøres i praksis. Alle virksomheter, uavhengig av ressurser, må følge opp sine kontrakter minimum på basisnivå.
  • Anbefalinger på avansert nivå er rettet mot virksomheter som har tilstrekkelige ressurser med riktig kompetanse til å følge opp sine kontrakter. Disse virksomhetene har mulighet til å stille seriøsitetskrav utover lovpålagte krav.

Veilederens innhold

Veilederen beskriver innledningsvis nødvendige forutsetninger for god kontraktsforvaltning (se kapittel 2). Dette gjelder forhold knyttet til organisering og krav til system og rutiner. Veilederen viser også hvordan virksomheten skal sikre oversikt over sine kontrakter og ivareta krav til overordnet risikostyring (se kapittel 3). Veilederen beskriver hvordan virksomheten kan følge opp kontraktene praktisk og operativt (se kapittel 4). Kontroll og oppfølging av seriøsitetskrav beskrives i et eget kapittel (se kapittel 5). Kapittel 5 inneholder også et overordnet punkt om personvern.

To sjekklister

Veilederen er ment å brukes i sammenheng med tilhørende sjekklister. Det er utarbeidet to sjekklister:

  • én som gjelder for kontraktsoppfølging av rammeavtaler
  • én for kontraktsoppfølging av enkeltkjøp

Sjekklistene omfatter en fane for basisnivå og en fane for avansert nivå. Oppfølging av seriøsitetskrav er delt i en fane for lønns- og arbeidsvilkår (lovpålagte krav) og en fane for andre kontraktsfestede seriøsitetskrav. Sjekklistene har henvisning til gjeldende punkt i veilederen. Det er også lenket til andre nyttige maler, som for eksempel maler for agenda til både oppstarts- og statusmøte med leverandøren.

Oppdatert: 5. september 2023

Beste praksis for kontraktsoppfølging

Skriv ut / lag PDF

1. Innledning

To nivåer, basis og avansert

Veilederens innhold

To sjekklister

2. Organisering

Roller, kompetanse og kapasitet

Basis nivå for virksomheter med et minimum av kapasitet og kompetanse

Avansert nivå for virksomheter med tilstrekkelig kapasitet og kompetanse

System og rutiner

3. Kontraktsoversikt og overordnet risikostyring

3.1 Kontraktsregister

3.2 Overordnet risikovurdering og oppfølgings- og kontrollplan for virksomheten

Eksempel på hvordan riskovurderinger kan gjennomføres

4. Kontraktsoppfølging

Generelt

Implementeringsperiode

Informasjon om kontrakten

Risikovurdering av kontrakten

Administrative forhold

Oppstartsmøte

Samarbeidsmøter/statusmøter 

Krav til rapportering om statistikk for kontrakten

Oppfølging av leveransen

Kvalitet

Oppfølging av prisbestemmelser

Oppfølging av leveransefrister mv.

Revisjon og stikkprøver

Endringer i produktsortiment, priser og andre betingelser under kontraktsperioden

Avvikshåndtering og sanksjonering

Opsjon på rammeavtaler

Avslutning av kontrakten

5. Seriøsitet

System og rutine for kontroll av krav til lønns- og arbeidsvilkår

Kontrollplikt lønns- og arbeidsvilkår

Oppfølging av krav til lærlinger og begrensninger i antall ledd i leverandørkjeden

Oppfølging av andre seriøsitetskrav

Personvern

Prinsipper for behandling av personopplysninger 

Krav til virksomheten for behandling av personopplysninger

Behandlingen må være lovlig 

Krav til åpenhet

Formål med behandlingen

Dataminimering

Riktighet

Lagringsbegrensning og sletting

Informasjonssikkerhet

Protokoll over behandling av personopplysninger

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.