Bærekraftig transport ved anskaffelser av varer

De viktigste aktivitetene du gjør for å fremme bærekraft i dine anskaffelser, skjer i forberedelsen av konkurransen og oppfølging av avtalen.

Forberedelser

Få kontroll over kostnadsdriverne

Ved de fleste vareleveranser er transportprisen bakt inn i vareprisen. Dette betyr ikke at transporten er gratis, men at kostnaden er skjult i prisen hver enhet betaler for en vare. Unngå hyppige småbestillinger, forventninger om rask levering eller lite informasjon i anbudet om leveringspraksis. Dette gjør at leverandørene priser transporten høyere.

Gjør det attraktivt for leverandøren å kjøre utslippsfritt

Gode intensjoner og krav er ikke nok hvis de praktiske forutsetningene ikke er på plass. Du som oppdragsgiver kan aktivt bidra til å senke terskelen for elektrisk kjøring ved å:

• Signalisere i god tid hvilke anbud dere vil stille krav til, eller vekte utslippsfri kjøring som tildelingskriterium. Dette gir leverandører trygghet og et incentiv til å investere i kjøretøy og infrastruktur.
• Optimalisere logistikken. Elektriske kjøretøy lønner seg mest når oppdragsgiver gjør det lett for leverandør å optimalisere logistikken – med minst mulig småleveranser, god tid fra bestilling til leveringsdato og fleksibilitet for leverandør i ruteplanlegging.
• Kartlegge ladeinfrastruktur. Finnes det tilstrekkelig ladeinfrastruktur langs leverandørens ruter? Mangel på lademuligheter er en mulig barriere for elektrisk tungtransport.

Prioriter få, men treffsikre krav og kontraktsvilkår

DFØs generelle anbefaling er å prioritere få krav, men sørge for at de er treffsikre. Mange krav kan gjøre konkurranser mer komplekse enn nødvendig, øke risikoen for at leverandører ikke deltar, og gjør oppfølgingsarbeidet tyngre enn det trenger å være. Færre og mer målrettede krav er også tydeligere kommunikasjon: det signaliserer til leverandørene hva som faktisk betyr noe.

Gå gjennom krav og kontraktsvilkår med friske øyne. Mye kan ha stått uendret i flere anbudsrunder uten at noen vet om det faktisk har effekt. Be ikke om flere KPI-er eller hyppigere rapportering enn dere faktisk har ressurser til å analysere. Se gjerne til hva andre kommuner stiller av krav, slik at dette blir forutsigbart for leverandørene.

Markedsdialog

Gjennom aktiv markedsdialog kan du både hente innsikt om hvilke behov det er mulig å dekke nå og på sikt, og samtidig påvirke markedet ved å tydeliggjøre din virksomhets mål og behov.

Eksempler på spørsmål for markedsdialog

Om utslippsfrie kjøretøy:

• Hvilken andel av leveransene kan dere gjennomføre med elektriske kjøretøy i dag – og to år inn i rammeavtalen?
• Hva er de største barrierene for å øke andelen elektriske kjøretøy på våre ruter?

Om logistikk og planlegging:

• Hva trenger dere av informasjon fra oss for å kunne planlegge og prise transporten best mulig?
• Hvor lang bestillingsfrist trenger dere for å samlaste leveranser effektivt?
• Hvilke tiltak fra vår side ville gjort størst forskjell for deres mulighet til å optimalisere logistikken?

Hvordan stille krav og kriterier - og hvordan bruke drivstoffmatrisen til å evaluere tilbud?

DFØ har utviklet et kriteriesett for å fremme utslippsfrie leveranser og en drivstoffmatrise dere kan bruke i evalueringen mellom ulike tilbud og drivstofftyper. Vi viser også til «trappetrinnsmodellen» for gradvis opptrapping av krav, som er et viktig prinsipp for å gradvis øke ambisjonsnivå i tråd med at markedet utvikler seg.

Kriterieveiviseren

Kriterieveiviseren hjelper deg med forslag til krav, kriterier og kontraktsvilkår for utslippsfrie leveranser. Krav og kriterier til transport av varer er utviklet av DFØ, i samarbeid med tidligere Viken fylkeskommune og Klima Østfold.

Hovedprinsippet i kriteriesettet er enkelt: hvis tre eller flere leverandører i ditt marked kan levere utslippsfritt, sett det som et minimumskrav. Hvis færre enn tre kan det, bruk det heller som et tildelingskriterium der du premierer de som tilbyr høyest andel utslippsfrie leveranser.

Kriteriesettet for transport av varer og tjenester kan brukes for ulike innkjøpskategorier, der transport er en viktig del av anskaffelsen.

Drivstoffmatrise

Drivstoffmatrisen er et verktøy utviklet i samarbeid mellom DFØ og Miljødirektoratet, og kan brukes når dere skal evaluere mellom ulike typer drivstoff.

Gradvis opptrapping av krav

Markedet for utslippsfrie kjøretøy er i rask utvikling. En metode for å ta høyde for utviklingen er trappetrinnsmodellen. Her skjerpes krav og kriterier gradvis over tid, enten mellom anbudsrunder eller som en innebygd mekanisme i løpet av kontraktsperioden:  

• Start med å premiere utslippsfri kjøring som tildelingskriterium, i markeder der få leverandører kan tilby dette
• Øk terskelen over tid ved å innføre minimumskrav om at en stigende andel av kjøringen må være utslippsfri
• Bygg gjerne opptrappingen inn i selve kontrakten, slik at kravene skjerpes automatisk uten ny anbudsrunde

Tiltak for å optimalisere leveranser og kutte kostnader

Optimalisering av varelogistikk er et grep som henger tett sammen med elektrifisering: mer effektiv bruk av kjøretøyene gjennom døgnet og uka, betyr at det er mer lønnsomt for leverandør å anskaffe utslippsfrie kjøretøy.

Hvor starter vi?

DFØ anbefaler tre hovedgrep for en gjennomsnittlig norsk kommune:

• Minsteordregebyr innebærer at bestillinger under en viss verdi, for eksempel 1000 kroner, pålegges et gebyr på for eksempel 250 kroner. Hensikten er å incentivere bestillerne til å samle opp ordrer fremfor å legge inn mange små bestillinger. Gebyret faktureres av leverandøren når en ordre faller under minstegrensen.
• Hastegebyr pålegges bestillinger med svært kort leveringsfrist, og skal synliggjøre kostnaden ved hastelevering og motivere bestillerne til å planlegge bedre.
• Faste leveringsdager innebærer å begrense leveringsfrekvens til for eksempel én gang per uke per lokasjon, for å gi leverandøren mulighet til å samlaste og planlegge ruter mer effektivt. For varer med kortere holdbarhet, som matvarer, kan mer enn en dag være nødvendig. Hvilken dag som er fast, bør koordineres med leverandørens eksisterende ruter.

For at gebyrene skal ha ønsket effekt, må de være synlige for bestilleren i et handelssystemet/nettbutikk – der valget faktisk tas – ikke først på fakturaen i etterkant. DFØ anbefaler at konkurransegrunnlaget beskriver at leverandøren skal ha reell innflytelse over valg av leveringsdager, slik at disse kan koordineres med eksisterende ruter.

DFØ oppfordrer også innkjøpere til å legge ved relevant informasjon i konkurransegrunnlaget, som kan hjelpe leverandør å prise fraktleddet riktig. Dette kan inkludere oversikt over leveringssteder, leveringsrutiner (levering ved inngangsdør eller inn på lager?) og forventet volum per adresse.

Avklar i konkurransegrunnlaget hvilke KPI-er leverandøren skal rapportere på og hvor ofte. Et minimum er å be om KPI-er som gjør det mulig å følge opp krav eller kontraktsvilkår:

• frekvens på leveranser
• andel minsteordre
• andel hasteordre
• andel leveranser med utslippsfrie kjøretøy (se kriterieveiviseren for rapporteringsskjema)

Husk at det er ressurskrevende både for leverandør og oppdragsgiver å rapportere og analysere KPI-er, og vi anbefaler derfor å begrense omfang til de viktigste KPI-ene. Vi anbefaler også å begrense frekvens på rapportering til for eksempel hver tredje måned.

Andre grep dere kan vurdere:

• Ikke krev kortere leveringstid enn nødvendig. Utfordre dere selv på om bestillingsfristen kan være lengre enn i dag – det gir leverandøren mer tid til å planlegge transporten.
• Reduser antall personer i hver virksomhet som har myndighet til å legge inn bestillinger, og gi opplæring til disse om hvordan man reduserer kostnader og småleveranser.
• Vurder om levering til inngangsdør eller rampe er tilstrekkelig. Jo lenger inn i bygget leverandøren må, desto mer tid brukes per stopp, og det prises inn i transportkostnaden.
• Vurder om dere kan utvide leveringsvinduet utover normal arbeidstid. Et typisk vindu på 08–15 begrenser leverandøren til ett kjøretøyskift per dag, og gjør at sjåførene kjører i rushtrafikk. Noen virksomheter kan ta imot leveranser før åpningstid eller på kvelden, enten fordi ansatte er til stede, eller fordi det finnes løsninger for levering uten bemanning, som digital lås, pakkebokser eller avgrensede soner for alarmsystem.

Bli med og test bedre virkemidler for logistikkoptimalisering

DFØ leder et nordisk nettverk der vi utforsker virkemidler for å optimalisere vareleveranser og kutte kostnader.  

Oppfølging

Uten aktiv kontraktsoppfølging er det ingen garanti for at kravene du har forhandlet frem, faktisk etterleves.

Ansvaret for å lykkes ligger både på oppdragsgiver og leverandør sin side. Oppdragsgiver bør følge opp at de ansatte kjøper på rammeavtale, og at man unngår ad hoc-kjøp utenfor avtalen. Oppdragsgiver har også et ansvar for å minimere småbestillinger og hastebestillinger.

Kontraktsoppfølging, KPI-er og stikkprøver

• Be leverandørene rapportere på KPI-er for eksempel hvert kvartal. Vær obs på at KPI-er normalt vil kreve egeninnsats fra virksomhetens side for å analysere data.
• Gjennomfør kvartalsvise møter der KPI-ene gjennomgås sammen med leverandøren. Møtene er like mye en arena for samarbeid om forbedringer som for kontroll.
• Stikkprøvekontroll er et enkelt supplement til egenrapporterte tall. En lavterskel variant er å be ansatte ved leveringsstedet merke seg om kjøretøyet som ankommer, er elektrisk, og melde fra ved avvik. Hvis dere også har behov for å kontrollere andre kontraktsvilkår som arbeidsvilkår, bør dere sette av ressurser til grundigere kontroll.

Arbeid internt i egen virksomhet

DFØ erfarer at virksomhetens egne rutiner er en hovedbarriere for logistikk-optimalisering. For at leverandørene skal lykkes med å redusere andel leveranser og kutte kostnader, er tiltak internt i kommunen viktig. Dette arbeidet kalles ofte «bestilleratferd».

En vanlig barriere er at gamle rutiner videreføres fra avtale til avtale uten at noen stiller spørsmål ved dem. Sluttmottakere – skoler, barnehager, sykehjem – har gjerne stor innflytelse over når og hvordan varer leveres. Når deres behov alltid prioriteres, blir det svært krevende for leverandøren å optimalisere logistikken.

Erfaringen vår er likevel at de fleste mottakere er villige til å endre praksis, og mange opplever at nye rutiner faktisk sparer dem for tid. Men endringen skjer ikke av seg selv. Det krever at noen tar kontakt, forklarer hvorfor det er viktig og følger opp den enkelte enheten.

Noen konkrete tiltak:

• Begrens hvem som kan legge inn bestillinger – færre og mer kompetente bestillere gir bedre kontroll
• Synliggjør kostnaden ved småordre og hastelevering i e-handelssystemet/nettbutikken, slik at man er bevisst over kostnaden i bestillingsøyeblikket
• Følg opp enheter som kjøper ad hoc utenfor rammeavtalen. Slike kjøp undergraver de fremforhandlede logistikkvilkårene, påfører kommunen unødvendige faktura- og transaksjonskostnader, og kan i mange tilfeller være i strid med anskaffelsesregelverket.

Oppsummert

1. Avklar med markedet hva som er mulig: En ringerunde til 3–4 leverandører kan avklare hva som er realistisk å sette som krav og kriterier.
2. Følg prinsippet om forhåndsmessighet: Krav og kriterier skal generelt være forholdsmessige. Jo større en anskaffelse er i verdi, jo mer forholdsmessig vil det være å stille strenge krav.
3. Bruk krav og kriterier aktivt – og trapp opp over tid: Start med å premiere en andel utslippsfrie kjøretøy som tildelingskriterie, og øk kravet gradvis gjennom avtaleperioden.
4. Følg opp rammeavtalelojalitet: Når ansatte handler utenfor avtalen, gir det mer fragmentert transport, dyrere fakturahåndtering for virksomheten og ingen garanti for elektrisk kjøring.
5. Begrens hvem som kan legge inn bestillinger: Færre bestillere gir bedre kontroll og færre spontanbestillinger.
6. Unngå å be om mer data og KPI-er enn nødvendig: Data er viktig for å følge opp kontrakter, men prioriter de dataene som er absolutt viktigst. Da sparer dere både dere selv og leverandør for mye tid.
7. Sett av tid til oppfølging: Følg opp med kvartalsvise møter, KPI-gjennomgang og stikkprøvekontroller. Krav uten oppfølging etterleves dårlig.