Parallell rammeavtale på nye og brukte møbler i Innlandet
Innlandet fylkeskommunes nye rammeavtale har forenklet anskaffelsen av brukte møbler, noe som har resultert i en betydelig økning i andelen gjenbruk.
Anskaffelsestype: Rammeavtale, 1+1 år
Verdi: 40 mill. kr
Tilbydere: 3
Leverandører: Lindbak AS, Input interior Norway AS, Kinnarps AS (hovedenhet)
Om anskaffelsen
Innlandet fylkeskommune har inngått en parallell rammeavtale på kjøp av nye og brukte møbler med tre leverandører.
Lindbak AS, Input interior Norway AS og Kinnarps AS ble valgt, og tilbudene deres ble rangert. Input Interior Norway AS ble rangert som nummer 1, og har ansvaret for å levere både nye og brukte møbler. Ved kjøp av nye møbler over 200 000 kr ekskl. mva. foretas en minikonkurranse mellom leverandørene.
Brukte møbler inngår ikke i denne verdiberegningen. Med andre ord: Ved å tilby flere brukte møbler, kan en leverandør unngå å overskride terskelen for at oppdragsgiveren gjennomfører en minikonkurranse.
Leverandørene bistår oppdragsgiver med flytteoppdrag, montering og demontering av møbler, ombruk internt inkludert oppussing og vedlikeholdstjenester, og avhending av brukt utstyr ved behov.
I 2023 var omtrent 12 prosent av møblene som ble kjøpt, brukte. Fylkeskommunen har som mål å øke denne andelen betraktelig, men er fremdeles i en tidlig fase med å øke bevisstheten blant ansatte, og forplikte sin hovedleverandør.
Framgangsmåte
Innlandet fylkeskommune hadde i 2020 inngått en rammeavtale om kjøp av brukte møbler. Gode erfaringer med kjøp av brukte møbler til rehabilitering av kontor- og skolebygg gjorde at fylkeskommunen ønsket å legge enda bedre til rette for, og øke andelen kjøp av brukte møbler.
Fylkeskommunen samarbeidet med eiendomsavdelingen for å utarbeide en spesifikasjon for møbler som samsvarte med deres eiendomsstrategi. Det ble også gjennomført en markedskonferanse for å vurdere markedets modenhet.
Samtlige kommuner fikk tilbud om å være med. Fylkeskommunen endte opp med å samarbeide med sju kommuner som gjennomførte konkurransen på like vilkår.
Konkurransen ble kunngjort i juni 2022. For å gjøre det så enkelt som mulig å kjøpe brukt, valgte fylkeskommunen å gå til anskaffelse av en parallell rammeavtale som skulle dekke både nye og brukte møbler.
Tilbudene ble evaluert etter fire kriterier:
- Pris: 35 prosent
- Tilbud av brukte møbler: 20 prosent
- Kvalitet på tjenesten: 20 prosent
- Kvalitet på tilbudte produkter: 25 prosent
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
- Vær presis på eget behov, og lag gode kravspesifikasjoner og tildelingskriterier.
- God dialog med relevante aktører som f.eks. eiendomsavdelingen, lokale kommuner og leverandørmarkedet, er nyttig.
- Kvalitet bør vektes høyere enn pris. Å presse markedet ytterligere på pris, vil resultere i at leverandørene tilbyr produkter med dårligere kvalitet.
- I vårt tilfelle var en parallell rammeavtale tilstrekkelig for å sørge for et godt tilbud av bruktmøbler.
- Hvis man behøver et større sortiment, kan en dynamisk innkjøpsordning med en rammeavtale i bunn være et godt alternativ.
- Intern kompetanseheving har i vårt tilfelle vært viktig for å øke andelen bruktkjøp.
- God dialog med innkjøperne i fylkeskommunen er viktig.
- God kontraktsoppfølging er avgjørende for å sikre at leverandørene følger opp kravet om å alltid sjekke med sine underleverandører om de kan levere brukt.
- Vi sikrer at leverandøren undersøker brukte alternativer ved å gjennomføre stikkprøver blant våre ansatte.
Tilhørende dokumenter
Trenger du hjelp til en anskaffelse
Kontakt
- sparretelefon [at] dfo.no (sparretelefon[at]dfo[dot]no)
- 404 34 830