Konseptutvikling og bearbeiding i bygg- og anlegg

I prosjekteringsfasen blir følgende dokumenter normalt utarbeidet og ferdigstilt:

• Grunnundersøkelser og tilstandsvurderinger
• Planer (skilting, oppmerking, signalanlegg, situasjons-, utomhus-, etasjeplaner med hovedelementer, tak og himling, belysning, SHA)
• Fasader og snitt skjemategninger (rombehandling, dør- og vindusskjema, trappeskjema, skjema for gulvbelegg og fast innredning)
• Beskrivelser (arkitektonisk utforming, overordnet materialbruk, konstruksjonsprinsipp, brannkonsept, lyd/akustikk, energi- og miljøløsninger)
• Universell utforming
• Arealer, kostnader
• Fremdriftsplan for videre prosess
• Beskrivelser med mengdefortegnelser basert på NS 3420, eller prosesskoden. I totalentrepriser burde funksjonsbeskrivelser ligge til grunn.

Er det laget bygningsinformasjonsmodeller (BIM), er det viktig å videreutvikle modellene i alle prosjekteringsfasene. Det er flere fordeler med å utvikle en BIM-modell. Blant annet vil feil kunne avdekkes, modellen kan effektivisere arbeidet på byggeplassen og kan brukes videre i driftsfasen.

En kontraktstrategi er en helhetlig plan og beslutningsgrunnlag for hvordan en eller flere konkrete anskaffelser i et prosjekt skal gjennomføres, følges opp og evalueres.

Strategien skal bidra til riktig kompetanse og involvering, prosjektaktiviteter og framdrift, samt viktige kriterier og målsetninger for å få en best mulig anskaffelsesprosess. 

Riktige anskaffelsesstrategiske- og kontraktsmessige valg i et bygg- og anleggsprosjekt forutsetter kompetanse til å blant annet å vurdere:

• Hvilket verifisert behov skal dekkes?
• Hvilke målsetninger og kritiske begrensninger er det for prosjektet?
• Nøkkelaktiviteter og leveranser gjennom hele prosjektet - framdriftsplan, hvilke ressurser er nødvendige og hvem har ansvar for nøkkelaktivitetene?
• Risikoer som opptrer på ulike faser i prosjektet og hvordan disse best kan håndteres
• Tilgjengelige muligheter i valg av konkurransestrategi og kontrakter
• Anskaffelsesregler og annet relevant regelverk

Vi har utarbeidet en egen kontraktstrategimal for offentlige byggherrer som ønsker en mal å rådføre seg med. Malen har lenker til ytterligere informasjon på anskaffelser.no. Malen er relevant for aktiviteter gjennom hele prosessen fram til konkurransen er gjennomført.

Prosjektleders viktigste oppgaver i bearbeiding av valgt konsept er forberedelse og gjennomføring av konkurransen: 

• Gjennomføre markedsanalyser og kartlegge risikoer i markedet
• Leverandørdialog og eventuelt veiledende kunngjøring
• Utrede og anbefale anskaffelsesmetode, gjennomføringsmodell og kvalitetssikre kostnader
• Utforme kontraktsstrategi med risikoanalyse og tiltak, samt kvalitets-, miljø- og SHA-plan, samt eventuell BIM-strategi
• Ansvarlig for sammenstilling av konkurransegrunnlaget
• Kunngjøring av konkurranse og tildeling av kontrakt for arkitekt, rådgiver, samspillsgruppe eller totalentreprenør i Doffin/TED
• Avvise leverandører og tilbud som ikke møter kvalifikasjonskrav som pris, erfaring, godkjenninger (solidititet, sertifiseringer, mm). 
• Utarbeide anskaffelsesprotokoll
• Innstille til valg av tilbud med oppdatert risikoanalyse
• Sende ut tildelingsbrev til deltagere i konkurransen
• Behandle eventuelle klager
• Oppdatert kommunikasjonsplan og informasjonshåndtering

Noen av prosjekteiers oppgaver i bearbeiding av valgt konsept og forberedelse og gjennomføring av konkurransen: 

• Få sikret og verifisert rammer og planer
• Sikre at konkurranseutlysning ikke skjer før det foreligger kostnadsdekning og et kostnadsoverslag 
• Godkjenne framdrifts-, kvalitets-/miljø-, SHA-, og kommunikasjonsplaner
• Beslutning om prioriteringer ved målkonflikter. Skal man prioritere lavest mulig investeringskostnad eller lavest mulig kostnader i livssyklusperspektivet? Fremdrift over kostnader? Kvalitet over kostnad?
• Avslå/ godkjenne endelig konkurransegrunnlag og konkurransestrategi
• Godkjenne anbefalt gjennomføringsmodell og kontraktstruktur, samt eventuell OPS-modell 
• Godkjenne kontraktsstrategi med risikoanalyse 
• Godkjenne ferdig forprosjekt som beslutningsgrunnlag for politisk eller administrativ behandling

Kontraktforvalters viktigste oppgaver i bearbeiding av valgt konsept og forberedelse og gjennomføring av konkurransen (arkitekt, samspillsgruppe, totalentreprise): 

• Bistå med kunnskap i kartlegging av markedet
• Bistå i utarbeidelse av leveransebeskrivelse/­spesifikasjon, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier

• Bistå i utarbeidelse av konkurransegrunnlag
• Bistå i vurdering av anskaffelsesmetode og gjennomføringsform
• Delta i byggherrens team i konkretiseringsfase der BVP eller samspillsprosjekt benyttes
• Koordinere konkurransegjennomføringen opp mot andre anskaffelser i samme prosjekt

Juridisk ansvarliges viktigste oppgave i bearbeiding av valgt konsept er å forberede og gjennomføre konkurransen: 

• Kvalitetssikre konkurransegrunnlaget slik at dette er i tråd med anskaffelsesregelverket og annen relevant lovgivning

For å sikre en god vurdering og oversikt over ulike alternative løsninger, bør du sette sammen en styringsgruppe med tverrfaglig kompetanse.
Mulige deltakere i en slik styringsgruppe kan være:

• Prosjekteier
• Prosjektleder
• Programmeringsleder
• Rådgivere eller konsulenter
• Brukerrepresentanter, både fra virksomheten som skal bruke bygget og driftsorganisasjonen som skal drifte bygget

Oppgave

• Lag styringsdokument og legg dette frem for prosjekteier (eksempelvis rådmann) for beslutning
• Ta beslutninger basert på prosjektorganisasjonen arbeid og anbefalinger

Noen av prosjektleders viktigste oppgaver i konseptutviklingsfasen: 

• Lede utforming av prosjektmandat og styringsdokument, herunder kommunikasjonsstrategi, informasjonshåndtering og miljøstrategi, i tråd med prosjektets rammebetingelser. Dette skal beskrive behovet som skal dekkes, samt krav og mål til hvordan prosjektet skal løses
• Gjennomføre alternativsanalyser der både kvalitative forskjeller, forskjeller i investeringskostnader og forskjeller i livssykluskostnader beskrives for alle alternativene. 
• Sikre riktig fagkompetanse inn i prosjektet – eksterne rådgivere, prosjekterende, anskaffelsesfaglig kompetanse, prosjektstyring med mer
• Ansvarlig for å få utarbeidet og kvalitetsikret kravspesifikasjoner og underlagsdokumenter av fagpersoner

Noen av prosjekteiers hovedoppgaver i konseptutviklingsfasen: 

• Ansvarlig for etablering av en prosjektorganisasjon og struktur som sikrer god styring av prosjektet, herunder utpeke prosjektleder og opprette prosjektgruppe og styringsgruppe, samt bistå prosjektleder i å skaffe bemanning og kompetanse
• Sørge for at kostnadsnivå- og struktur blir definert, godkjenne budsjett før oppstart av anskaffelsesprosessen.
• Godkjenne styringsdokument, mandat og prosjektets risikobilde og føringer for styring av usikkerhet og sikre at alternativene er beskrevet iht. behov, krav og mål. Videre bør det legges vekt på hvordan både investeringsmidler og driftsmidler blir påvirket i hhv. byggeperioden og over byggets levetid.
• Avslå/ godkjenne kontraktsstrategi og eventuell prosjektnedbrytingsstruktur
• Informere egen innkjøper/ prosjektleder om endringer i rammebetingelser

Ofte krever et prosjekt og grunnlagsmaterialet som er utarbeidet politisk behandling.

Disse grunnprinsippene bør du følge når du legger frem saken:

• Prosjektmålene skal være godt synlige i saksdokumentene. Hvilken verdi et tiltak eller en løsning har for målene skal gå tydelig fram.
• Lekfolk må forstå saksdokumentene. Gjør det enkelt og tydelig.
• Saksfremstillingen bør omtale brukergrupper i prosjektet med forslag til prioritering av ulike behov og/eller aktiviteter.
• Hvis alternativer eller tillegg presenteres, må konsekvensene for fremdrift, kostnad og kvalitet være tydelig.
• Saksdokumentene må inneholde klare forslag til vedtak, og eventuelt alternative vedtak, med en konsekvensvurdering av de ulike alternativene.