Når strategien er laget, starter det viktigste arbeidet – å realisere målene. Arbeidet handler om å konkretisere aktiviteter, fordele ansvar, informere, følge opp og rapportere til ledelsen.
Anskaffelsesstrategien skal vise virksomhetens overordnede veivalg og satsinger for anskaffelser.
Å kartlegge nåsituasjonen er en forutsetning i de fleste planleggings- og forbedringsprosesser, og dermed sentralt i utarbeidelsen av en anskaffelsesstrategi. En god kartlegging vil bidra til å skape en felles forståelse av virkeligheten, forstå utgangspunktet, identifisere barrierer og skape eierskap og engasjement til prosessen.
Før du lager strategien, må du sikre forankring hos ledelsen, og lage en plan for hvem som skal involveres, og hvordan strategiprosessen skal gjennomføres.
Anskaffelsesstrategien skal gi en felles retning. En god strategi identifiserer mål, og prioriterer de viktigste områdene.
Strategien er et viktig dokument for å skape felles forståelse for virksomhetens mål og føringer for anskaffelser.
Anskaffelsesloven og Økonomiregelverket for staten setter overordnede og tydelige krav til anskaffelsesfunksjonene i offentlige virksomheter.
Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte.
Økonomiregelverket om anskaffelser
Loven skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Den skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.
Anskaffelsesloven § 1
Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader. Disse oppdragsgiverne skal også ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter.
Anskaffelsesloven § 5
En god anskaffelsesstrategi kjennetegnes ved at den:
- har mål som bygger opp under virksomhetens overordnede mål og strategier
- har en tydelig prioritering av delmål og tiltak virksomheten skal gjennomføre på anskaffelsesområdet
- har styringsparametere som er enkle å måle
- er oversiktlig og ikke for detaljert
- enkelt kan gjøres kjent i virksomheten
- er utformet i samarbeid med relevante interessenter, og forankret hos ledelsen
En strategi er kun nyttig når den er et aktivt dokument som hele organisasjonen forholder seg til. Den mister sin verdi om den blir «liggende i en skuff».
Strategiprosessen er like viktig som selve anskaffelsesstrategien, fordi den tilrettelegger for lederforankring, allokering av ressurser og involvering av interessenter. Det er gjennom disse stegene du sikrer eierskap i organisasjonen og fremdrift i arbeidet.
Et fellestrekk ved de virksomhetene som lykkes med å realisere mål i en anskaffelsesstrategi er bred involvering, støtte og forpliktelse fra ledelsen.
Mange av interessentene vil oppleve å ha begrenset med tid til å bidra med strategiarbeidet. Det er derfor viktig at arbeidet ikke blir mer omfattende enn nødvendig. Enkle grep under hvert steg kan være bra nok.
Stegene på veien til å etablere en strategi
Forankre og planlegge
Før du skal lage en anskaffelsesstrategi, er det viktig at du har ledelsens støtte. Det innebærer at både du og andre bidragsytere i organisasjonen har rom til å prioritere tid til å jobbe med strategien. Der ledelsen ikke ser behovet for en strategi, eller er villige til å sette av nødvendig tid for å lage den, kan det være nødvendig å jobbe aktivt for å synliggjøre viktigheten.
Kartlegge nåsituasjon
For å gjøre de riktige prioriteringene av mål og tiltak i strategien, er det viktig med et tydelig og felles bilde av nåsituasjonen. En analyse av nåsituasjonen gapet mellom dagens situasjon og ønsket fremtidig situasjon for å kunne identifisere mulighetsrommet. Dette vil danne grunnlaget for neste steg.
Utforme strategi
Med utgangspunkt i virksomhetens overordnede mål, og identifiserte muligheter og utfordringer, lager du strategien. En strategi er gjerne bygget opp av fokusområder, delmål og tiltak.
Implementere og følge opp
Etter at strategien er ferdig, må den implementeres og følges opp. Det kan inkludere å lage en handlingsplan for å gjennomføre tiltak, en gevinstplan og rutiner for måling og rapportering. Dette gir grunnlag for å identifisere områder der strategien fungerer bra, og områder der det er behov for justeringer for å oppnå målene.
- innkjopsledelse [at] dfo.no (innkjopsledelse[at]dfo[dot]no)
Horten kommunes nye omsorgsboliger har vært pilotkommune for DFØs kriterieveiviser for bygg. Nå søker DFØ nye kommuner som vil bruke bærekraftskriteriene.
Statens innkjøpssenter har fått styrket mandat i ny Kgl. Res fra 3. september 2021: «Fullmakt til å inngå og forvalte felles innkjøpsavtaler som er obligatoriske for sivile virksomheter i statsforvaltningen»
En ny handlingsplan skal hjelpe offentlige innkjøpere med å støtte opp om grønn omstilling og bidra til at Norge når sine klima- og miljømål.
DFØs Anskaffelseskonferanse er i år tilbake! Om konferansen blir fysisk eller digital er avhengig av råd og anbefalinger fra myndighetene.
Forbud mot enkelte engangsprodukter av plast trer i kraft 3. juli 2021. Forbudet vil især ha betydning for offentlige innkjøp av cateringprodukter, men også for hygieneprodukter.