Avtaleforvaltning innebærer oppfølging og samhandling med leverandør for alle typer anskaffelser og kontrakter gjennom hele kontraktsperioden.
SRP - Seksjon for regelverk og prosess
Seksjon for regelverk og prosess
Må utfordringen/målsettingen dekkes ved en anskaffelse, eller er det andre bedre måter å løse oppgaven på?
Kontrakten fordeler ansvar og risiko mellom partene. Kontrakten må gjøres kjent i virksomheten og nødvendige tiltak må utføres for at kontrakten skal fungere etter hensikten.
Når du følger opp en kontrakt, sikrer du bedre måloppnåelse ved at du får kontraktsmessig ytelse. Omfanget og ikke minst lengden på kontraktsoppfølgningen varierer fra kontrakt til kontrakt.
Konkurransegjennomføringen starter med den formelle henvendelsen til markedet, vanligvis gjennom en kunngjøring på Doffin eller TED. Formålet er å inngå en eller flere kontrakter som skal bidra til å nå mål og resultater nedfelt i konkurransegrunnlaget.
Det er tidlig i prosessen du har størst mulighet til å påvirke anskaffelsen.
Anskaffelsesprosessen er DFØs standard prosessmodell for gjennomføring av en offentlig anskaffelse fra utfordringen oppstår til gevinster er realisert, kontrakten er sluttført og evaluert.
Tid, påvirkning og kostnader
Som figuren under viser er påvirkningsmuligheten størst tidlig i prosessen. Det er her alle premisser og føringer blir lagt. Det hjelper ikke hvor god du er senere i prosessen, hvis du bommer innledningsvis. Det er også viktig å gjennomføre selve konkurransen i markedet profesjonelt og ikke minst følge opp om du får dekket de behov eller når de resultater du har inngått kontrakt om.
Når og hvordan du bør bruke veiledningen
Hvordan bruke veiledningen om anskaffelsesprosessen?
Veiledningen er primært rettet mot offentlige oppdragsgivere, men er også relevant for tilbydere og leverandører.
Formålet med veiledningen
- er å guide brukeren gjennom sentrale trinn i gjennomføringen av en anskaffelse
- å legge til rette for at alle beslutninger er dokumentert
Fagstoffet i de ulike fasene, stegene og aktivitetene kan leses hver for seg, eller brukes som en gjennomgående veileder for gjennomføring av hele prosessen. Det er ikke forutsatt at alle aktiviteter skal gjennomføres i alle anskaffelser. Anskaffelsens kompleksitet og omfang vil alltid være avgjørende for hvor omfattende arbeidet i forberedelsesfasen bør være.
For hvilke anskaffelser bør du følge anskaffelsesprosessen?
Fagstoffet på disse sidene retter seg i utgangspunktet mot anskaffelser som omfattes av regelverket for offentlige anskaffelser, det vil si anskaffelser over 100 000 kroner eksl. mva. Det er utarbeidet et sjekkliste for anskaffelser over kr 100.000. Flere av de rådene som gis er imidlertid også relevante for anskaffelser under denne beløpsgrensen siden de fleste av rådene er av innkjøpsfaglig art innenfor regelverkets grenser og ikke juridisk art.
Jo større og mer strategisk viktig anskaffelsen er, jo grundigere bør fasene og trinnene i anskaffelsesprosessen gjennomføres og spesielt planleggingsfasen vil hjelpe deg til å ivareta strategiske føringer i anskaffelsesstrategien som samfunnshensyn.
For anskaffelser som følger kun del I i anskaffelsesregelverket, dvs der kontraktsverdien er under den nasjonale terskelverdi gjelder de grunnleggende prinsipper og anskaffelsesloven med krav til å ivareta samfunnshensyn.
Anskaffelser med en kontraktsverdi under kr 100.000 eks mva er ikke omfattet av anskaffelsesregelverket. Her vil imidlertid forvaltningsloven, økonomiregelverk og eventuelt interne regler gjelde.
Anskaffelser under kr 100.000
Anskaffelser med en kontraktsverdi under kr 100.000 eks mva er ikke omfattet av anskaffelsesregelverket. Det vil imidlertid ofte være interne regler eller rutiner for hvordan slike mindre anskaffelser skal gjennomføres for eksempel økonomireglement. Offentlige ansatte er forpliktet til å følge bla forvaltningslovens regler om forsvarlig saksbehandling, offentlighetsloven og arkivloven.
Hvor mye arbeid og hvor grundig du skal være, vil avhenge av størrelsen på anskaffelsen, feks om det er en blomsterbukett til en jubilant eller om det gjelder en samling på hotell som er rett under kr 100.000.
Enkle google-søk kan være nok for de minste beløpsmessig store anskaffelsene, mens for de større er det lurt å be om tilbud. Et hotell har for eksempel lagt ut på nettet en pris pr rom, som de ganske sikkert vil kunne tilby billigere dersom det er en hel avdeling som skal på seminar. Tilsvarende for andre anskaffelser, der nettsiden til leverandørene oppgir enhetspriser, så kan du oppnå bedre vilkår der dere skal anskaffe fler eksemplarer.
Det er utarbeidet en sjekkliste beregnet for anskaffelser over kr 100.000, men elementer derfra er også egnet for mindre anskaffelser. Alle forespørsler og avtaler skal skriftliggjøres og det er ikke anskaffelsesfaglige regler for hvordan dette skal gjøres, men det mest praktiske er å gjøre det via et KGV (konkurransegjennomføringsverktøy). Virksomheter som gjennomfører anskaffelser over EØS-terskelverdiene er forpliktet til å gjøre det via et KGV. Det er utarbeidet mal for forespørsel eller konkurransegrunnlag for anskaffelser under kr 1,3 mill eks mva og denne malen kan brukes som inspirasjon/tips hva du bør tenke på å ha med i en forespørsel til markedet når du skal anskaffe en anskaffelse som nærmer seg kr 100.000 eks mva.
Prosessen blir dokumentert
Du plikter å dokumentere alle vesentlige vurderinger og beslutninger i anskaffelsesprosessen, jf. foa § 7-1 (3). For anskaffelser over EØS terskelverdien er det regulert i § 25-5 hva en anskaffelsesprotokoll skal inneholde og i bokstav p) er det regulert at vesentlige forhold skal dokumenteres.
Ved å bruke maler og sjekklister kan disse arkiveres på saken slik at hele anskaffelsen er dokumentert og etterprøvbar.
Hvert dokument bygger på informasjon og beslutninger i tidligere dokument, men er laget slik at de også kan leses eller arkiveres isolert. Dette er gjort ved at man drar med seg de viktigste konklusjonene og føringene over i neste dokument.
For eksempel er konkurransegrunnlaget et selvstendig dokument, men det bygger på sentrale vurderinger fra behovskartleggingen og dialogen med markedet.
Ta DFØs e-læringskurs for å lære mer om anskaffelsesprosessen
- E-læringskurset "Jakten på den gode anskaffelsen" følger innkjøperen Nils fra de første anskaffelsene til han som mer erfaren innkjøper får større ansvar.
- Modulene blir ledet av en kyndig programleder, med faglige innspill fra Ingrid Bjerke Kolderup (Difi), og inspirerende eksempler fra innkjøpsmiljøer over hele landet.
- Modulene inneholder også flervalgsoppgaver, samt råd og tips for å styrke det gode innkjøp.
- Under ser du en kort introduksjonsfilm. Du finner hele kurset på læringsplattformen.