Oppdragsgiver stiller krav og kriterier til kandidatens kompetanse. Kandidaten dokumenterer sin kompetanse. Oppdragsgiver gjennomfører en elektronisk bevisinnhenting og evaluering av kandidatens kompetanse.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| ID og navn |
Denne prosessen støtter følgende prosesser: X.2.6.2 Definere krav til erfaring og kompetanse. X.3.5.6 Evaluere tilbud. https://www.anskaffelser.no/verktoy/veiledere/ehf-prosessoversikt |
| EHF Prosess | Digital CV prosess |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | Jan Mærøe |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2021.02.23 | Dokument etablert | Petter Vinje |
3. Definisjoner/forkortelser
- EHF = Elektronisk Handelsformat
- CV = Curriculume Vitae
4. Om prosessen
Prosessen begynner med at oppdragsgiver stiller krav og kriterier til kandidatens kompetanse. Kandidaten dokumenterer sin kompetanse. Oppdragsgiver gjennomfører en elektronisk bevisinnhenting og evaluering av kandidatens kompetanse. Til slutt velges beste kandidat.
5. Brukere og bruksområde
- Oppdragsgiver kan i alle tifeller benytte prosessen når behov for ekstern kompetanse oppstår.
6. Formål
Oppfylle krav til dokumentasjon og effektivisere oppdragsgiver og leverandørens prosess.
7. Mål
- 100% samsvar mellom kandiatens kompetanse/erfaring og krav og kriterier.
- Alle kandidater skal oppfylle virksomhetens sikkerhetskrav.
8. Måltall/KPIer
| KPI | Kommentar |
|---|---|
9. Gevinster
For oppdragsgiver:
- Økt presisjonsnivå på kravstillingen sikrer bedre kvalitet på leveransen.
- Bruk og gjenbruk av standardformater samt automatisk bevisinnhenting og evaluering reduserer tids- og ressursbruk.
- Forenkling av prosess for leverandør kan føre til økt antall tilbydere i anskaffelsen.
For leverandør:
- Standardisering av krav og automatisering av prosess forenkler og effektiviserer leverandørens arbeid. For eksempel vil tydeligere krav redusere behov for å tolke, stille spørsmål, osv.
- Ved bruk av EHF CV etableres det et likt oppsett som hele offentlig sektor kan benytte, og som legger til rette for automatisert hel- eller delvis utfylling av besvarelsen.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
10. Startkriterier/forutsetninger
| Trigger |
Behov for å utføre en tjeneste har oppstått |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Teknologiske: Oppdragsgiver og leverandør må ha systemstøtte. |
11. Input og leverandører
| Input | Avgivende prosess: | Leverandør av input | Referanse |
|---|---|---|---|
| Beslutning/dokumentasjon av behov | For eksempel fra planleggingsprosess | Intern prosess | |
12. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Leverandør | System | L-sys | |
| Publiseringstjeneste | System | Pub | |
13. Prosessdiagram
Dersom du har Visio og ønsker å bruke/redigere diagrammet.
Høyre-klikke på diagrammet
Klikk "Visio-objekt"
Klikk "Rediger" eller Åpne" diagram i Visio.
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Vurdere tjenestens innhold, kategorisere, stille krav og kriterier – D. | O | ||||
|
2. Etablere anskaffelsesdokumenter. Forbered utlysning av konkurranse. Opprette CV og velge krav og kriterier – D. |
O | ||||
| 3. Send kunngjøring til Doffin og/eller TED | O-sys |
Systemspesifikk X.3.1.1 Kunngjøre konkurranse |
|||
| 4. Lage en EHF CV request og sammenstille denne med andre anskaffelsesdokumenter | O-sys | Systemspesifikk | |||
| 5. Søk i utlysningene og finn en anskaffelse som er av interesse | L-per | X.3.1.4 Søk på kunngjøringer | |||
| 6. Vurder hvilke anskaffelser som er interessante | L-per | ||||
| 7. Velg i system hvilke anskaffelsesdokumenter du ønsker å få tilsendt. | L-per | ||||
| 8. Lag en melding for å hente anskaffelsesdokumentene maskinelt | L-sys | Systemspesifikk | |||
| 9. Pakke dokumentene i en container og sende ut til de leverandører som har vist interesse | O-sys. | X.3.1.6. Tilgjengeliggjøre/sende anskaffelsesdokumenter | |||
| 10. Se gjennom EHF CV Request og tilpass CV basert på krav og kriterier – O. | L-per | Leverandør CV tjeneste | |||
| 11. Koble på elektronisk adresse til bevisdatabase hvis dette finnes | L-sys | Systemspesifikk | |||
| 12. Fyll ut andre anskaffelsesdokumenter til kvalifisering eller til annen prosedyrer | L-per | ||||
| 13. Sammenstill alle strukturerte og ustrukturerte dokumenter og pakke de i container. | L-sys | Systemspesifikk | |||
| 14. Evaluer og ranger EHF CV opp mot EHF CV request. | O-sys | Systemspesifikk | |||
| 15. Vurder kandidatene basert på rangert liste og velg den/de beste. | O-per | ||||
| 16. Sjekk bevis. | O-sys | Systemspesifikk | |||
| 17. Klarere sikkerhet. | O-per | ||||
| 18. Sammenstill alle resultater og velg den/de beste kandidatene. | O-per | ||||
15. Kontrollpunkter og målinger
| Aktivitet nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Aktivitet nr. 17 | Sjekke at korrekt klarering er motatt dersom dette stilles som krav. | Kan være manuell eller automatisk avhengig av system. | Sikre at personen tilfredstiller de riktige klareringskravene. |
| Aktivitet nr. 18 | Kontrollere at priselement er knyttet til riktig person/kompetanse. | Systemstøtte for kobling av maskinlesbare elementer basert på unike identifikatorer. | For å oppnå automatisk evaluering. Mer effektiv prosess. |
16. Output og mottaker/bruker
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Bakgrunnsjekk utført. | X.3.5.5 Avvise tilbud som ikke oppfyller krav | Oppdragsgiver | |
| Innstilling av beste kandidat. | X.3.5.6 Evaluere tilbud | Oppdragsgiver | |
17. Sluttkriterier
Nei
18. Unntak/spesielle hensyn
| Hvor | Unntak/hensyn |
|---|---|
| Nei |
19. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| Nei |
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for prosessopplæring | |
21. Lenke til EHF/PEPPOL BIS Spesifikasjon.
Lenke EHF ESPD: https://anskaffelser.dev/preaward/g2/spec/
22. Tilleggsinformasjon
Nei
23. Vedlegg
Nei