Digital CV prosess (EHF)
Oppdragsgiver stiller krav og kriterier til kandidatens kompetanse. Kandidaten dokumenterer sin kompetanse. Oppdragsgiver gjennomfører en elektronisk bevisinnhenting og evaluering av kandidatens kompetanse. EHF CV er ikke enda ferdigstilt.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| ID og navn |
Denne prosessen støtter følgende prosesser: X.2.6.2 Definere krav til erfaring og kompetanse. X.3.5.6 Evaluere tilbud. https://www.anskaffelser.no/verktoy/veiledere/ehf-prosessoversikt |
| EHF Prosess | Digital CV prosess |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | Jan Mærøe |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2021.02.23 | Dokument etablert | Petter Vinje |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
| 1.1 | 2024.03.14 | Inkludert kontraksoppfølgingsprosessen | Jan Mærøe |
3. Ord og uttrykk
- EHF = Elektronisk Handelsformat
- CV = Curriculume Vitae
- DPS= Dynamic Purchase System = på norsk dynamisk innkjøpsordning
4. Om prosessen
Prosessen begynner med at oppdragsgiver stiller krav og kriterier til kandidatens kompetanse. Kandidaten dokumenterer sin kompetanse. Oppdragsgiver gjennomfører en elektronisk bevisinnhenting og evaluering av kandidatens kompetanse. Til slutt velges beste kandidat. Etter at kandidat er valgt lagres CV i en kompetansedatabase. Dersom det i kontraktsgjennomføring oppstår behov for å legge til nye CV, og/eller gjøre endringer/oppdateringer i eksisterende CVer vil prosessen varsle om tidspunkter, sjekke om endringer er i henhold til krav, samt oppdatere kompetansedatabasen.
5. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
6. Brukere behov
- Prosessen er ment å dekke oppdragsgivers behov for enkel og effektiv håndtering av CV informasjon når behov for ekstern kompetanse oppstår. EHF CV egner spesielt godt for DPS prosesser for tjenestekjøp når krav er tydelig.
7. Forventninger
Fordi EHF CV er en støtteprosess, har brukerne en forventning om at den skal kunne gjennomføres med minst mulig bruk av tid og ressurser. EHF CV sammen med annen dokumentasjon kan bidra til at risiko for arbeidslivskriminalitet blir redusert (i henhold til intensjonen bak Norgesmodellen).
8. Formål
- Oppfylle krav til dokumentasjon og effektivisere oppdragsgiver og leverandørs prosess.
9. Mål
| Mål – hva vi ønsker å oppnå | Hvilke indikatorer vi vil bruke for å kunne se om vi når målet | Målverdi/resultat |
| 100% samsvar mellom kandidatens kompetanse/erfaring og krav og kriterier. | Avvik | 0% |
| Alle kandidater skal oppfylle virksomhetens sikkerhetskrav. | Avvik | 0% |
| Informasjonskvalitet | Andel prosesser som blir gjennomført uten feil, mangler i informasjon. | 100% |
| Minst mulig bruk av tid og ressurser. | Tiden det tar å utføre aktiviteter knyttet til CV behandling. | Dette vil variere fra prosess til prosess. Måling vil kunne gi gode indikasjoner på om prosessen er effektiv. |
10. Fordeler/gevinster
| Hvem som kan ha fordel | Hvilke fordeler de kan oppnå |
| Oppdragsgiver | > Økt presisjonsnivå på kravstilling, sikrer bedre kvalitet på leveransen. > Bruk og gjenbruk av standardformater samt automatisk bevisinnhenting, evaluering og oppdatering av kompetansedatabase/CV-bevis reduserer tids- og ressursbruk. > Forenkling av prosess for leverandør kan føre til økt antall tilbydere i anskaffelsen. |
| Leverandører | > Standardisering av krav og automatisering av prosess forenkler og effektiviserer leverandørens arbeid. For eksempel vil tydeligere krav redusere behov for å tolke, stille spørsmål, osv. > Ved bruk av EHF CV etableres det et likt oppsett som hele offentlig sektor kan benytte, og som legger til rette for automatisert hel- eller delvis utfylling av besvarelsen. |
| HR | > EHF CV kan benyttes for jobbsøker systemer. > Bruk av EHF CV vil kunne forenkle og effektivisere evalueringsprosessen av jobbsøkere. |
| CV- støttesystem | > Øke verdien av tjenesten sin. > Redusere kostnader for leverandør som kunde. |
| Konkurransesystemer (KGV) | > Effektivisere prosessen for oppdragsgiver og leverandør. > Tilby verdiøkende tjenester. |
| Samfunnet | > Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver. > Kan bidra til å redusere arbeidslivskriminalitet. |
11. Utløsere og forutsetninger
| Utløser/Trigger | Behov for tjenester |
|---|---|
| Forutsetninger | Teknologiske: > Oppdragsgiver og leverandør må ha systemstøtte. |
| Forutsetninger | Organisatorisk: > Endringer i prosess og prosedyrer. > Informasjon, opplæring. |
| Forutsetninger | Regulatoriske: > Ingen |
12. Input og leverandører
| Input | Navn på prosess: | Navn på leverandør/avsender | Referanse |
|---|---|---|---|
| Beslutning/dokumentasjon av behov | For eksempel fra planleggingsprosess | Intern prosess | |
13. Deltakere
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | O | O brukes når du bare vil spesifisere at disse aktivitetene utføres av en oppdragsgiver. | |
| Oppdragsgiver person | Person/rolle | O-per | O-per brukes når du vil spesifisere at denne aktiviteten utføres av en person hos kjøperen, uten å måtte spesifisere en rolle. |
| Oppdragsgiver | System | O-sys | O-sys brukes når du vil angi at aktiviteten utføres av kjøperens system. |
| Leverandør | L | L - Indikerer at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon. | |
| Leverandør | Person | L-per | L-per Indikerer at aktiviteten utføres av en person i leverandørorganisasjonen |
| Leverandør | System | L-sys | Indikerer at aktiviteten utføres av systemet i leverandørorganisasjonen |
| Systemleverandør | S | S brukes når det er behov for å indikere at aktiviteten utføres av en tjenesteleverandør. Det er som regel ikke nødvendig å spesifisere hvilken rolle systemleverandørens aktivitet utfører. |
14. Prosessdiagram
Dobbel klikk på ikonet så får du frem et Excel ark med bilde av prosessen i Excel ark som kan forstørres. Samt for de som bruker Visio en fil med diagrammet i Visio format.
15. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse | SP (x) | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Vurdere tjenestens innhold, kategorisere, stille krav og kriterier. | O-per | ||||
| 2. Etablere anskaffelsesdokumenter. Forberede utlysning av konkurranse | O-per | ||||
| 3. Send kunngjøring til Doffin og/eller TED | O-sys | Systemspesifikk | |||
| 4. Tilgjengeliggjør EHF CV request i anskaffelsesdokumentene | O-sys | Systemspesifikk | |||
| 5. Søk i utlysningene og finn en anskaffelse som er av interesse | L-per | X.3.1.4 Søk på kunngjøringer | |||
| 6. Vurder hvilke anskaffelser som er interessante | L-per | ||||
| 7. Klikk på lenken for å hente anskaffelsesdokumenter. | L-per | Systemspesifikk | |||
| 8. Velg anskaffelsesdokument og last ned til system. inklusive EHF CV request | O-sys | X.3.1.6 Tilgjengeliggjøre/sende anskaffelsesdokumenter | |||
| 9. Vurder krav i CV request | L-per. | ||||
| 10. Lag EHF CV for tilbud personell | L-sys | ||||
| 11. Fyll ut andre anskaffelsesdokumenter til kvalifisering eller til annen prosedyrer | L-per | ||||
| 12. Logg på oppdragsgivers konkurransesystem | L-sys | Systemspesifikk | |||
| 13. Evaluer og ranger EHF CV opp mot EHF CV request | O-sys | Systemspesifikk | |||
| 14. Vurder kandidatene basert på rangert liste og velg den/de beste. | O-per | Systemspesifikk | |||
| 15. Sjekk bevis. | O-sys | Systemspesifikk | |||
| 16. Klarere sikkerhet. | O-per | ||||
| 17. Sammenstill alle resultater og velg den/de beste kandidatene | O-per | Systemspesifikk | |||
| 18. Finne frem EHF CV | O-per | ||||
| 19. Send melding til leverandør om at sertifisering er utgått, send ny CV. | O-per | ||||
| 20. Sjekk EHF CV request og fyll ut EHF CV for ny arbeidstaker, eller oppdatert CV basert på melding fra oppdragsgiver. | O-per | ||||
| 21. Sjekk EHF CV i henhold til EHF CV rquest | O-sys | ||||
| 22. Oppdater database | O-sys | ||||
| 23. EHF request for ny utfylling, ev beskjed om feil og at den må fylles ut pånytt | O-sys |
16. Sjekkpunkter
| Aktivitet nr. | Hva skal sjekkes | Hvordan sjekke | Hvorfor sjekke |
|---|---|---|---|
| 16. Klarer sikkerhet | Sjekke at korrekt klarering er motatt dersom dette stilles som krav. | Kan være manuell eller automatisk avhengig av system. | Sikre at personen tilfredstiller de riktige klareringskravene. |
| 17. Sammenstill alle resultater og velg den/de beste kandidatene | Kontrollere at priselement er knyttet til riktig person/kompetanse. | Systemstøtte for kobling av maskinlesbare elementer basert på unike identifikatorer. | For å oppnå automatisk evaluering. Mer effektiv prosess. |
17. Output og bruker
| Output/leveranse | Navn på prosess som benytter output | Navn på mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Bakgrunnsjekk utført. | X.3.5.5 Avvise tilbud som ikke oppfyller krav | Oppdragsgiver | |
| Innstilling av beste kandidat. | X.3.5.6 Evaluere tilbud | Oppdragsgiver | |
| Oppdater kompetansedatabase | Digital kontraktsoppfølging | Oppdragsgiver |
18. Sluttkriterier
Nei
19. Unntak og alternativer
| Hvor i prosessen | Unntak/alternativer som kan velges med begrunnelse |
|---|---|
| Ingen |
20. Risiko
| Aktivitet | Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode for å forebygge | Tiltak hvis risiko oppstår |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingen |
21: Behov for støtte
| Støtte | Beskrivelse/Lenker |
|---|---|
| Opplæring/operativ støtte | |
22. Kobling til spesifikasjoner (EHF).
Spesifikasjon under arbeid
23. Tilleggsinformasjon
Ingen
24. Vedlegg
Ingen
Kontakt
e-post: ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)