For å sikre at forskriften etterleves, må oppdragsgiver etablere hensiktsmessige systemer og rutiner. Systemet og rutinen skal dokumenteres skriftlig.   

Systemet og rutinen bør minst: 

• dekke alle krav i forskriften om lønns- og arbeidsvilkår for alle anskaffelser innenfor forskriftens virkeområde 
• krav til kontraktsvilkår iht. forskriftens krav 
• krav til informasjon 
• beskrive oppfølging og gjennomføring av kontrollplikt: 
  • beskrive hvem (rolle) som har ansvar for å følge opp kontrakten
  • beskrive hvordan behovet for kontroll skal vurderes
  • beskrive hvordan kontroll kan gjennomføres
  • beskrive hvordan oppfølging og kontroll skal dokumenteres

For kontrakter som er dekket av en allmenngjøringsforskrift, må også forskrift om informasjons-, påseplikt og innsynsrett følges. Påseplikten krever at det iverksettes «systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp at allmenngjøringsforskrifter etterleves», jf. forskrift om informasjons-, påseplikt og innsynsrett § 6 fjerde ledd. Påseplikten gjelder både for offentlige oppdragsgivere og for private bestillere. I tilfeller der det ikke benyttes underleverandører, er det den offentlige oppdragsgiveren som har påseplikt. Oppdragsgiver må derfor utarbeide systemer og rutiner for å ivareta påseplikten.  

Både påseplikten og kontrollplikten etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. innebærer at oppdragsgiver må gjennomføre nødvendig kontroll av om oppdragstaker etterlever gjeldende krav til lønns- og arbeidsvilkår. Oppfyllelse av kontrollplikten i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter vil som utgangspunkt også oppfylle påseplikten der disse pliktene overlapper for en offentlig kontrakt. Du finner mer informasjon om påseplikten på Arbeidstilsynets hjemmesider.

Dokumenter gjerne system og rutiner i en konkurransestrategi slik at det er tydelig hvem som er ansvarlig for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår for den aktuelle anskaffelsen. I konkurransestrategien kan du også inkludere vurderinger av risikoen for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår for den kontrakten du skal inngå.