Veileder om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv.
Denne veilederen skal hjelpe offentlige oppdragsgivere med å etterleve forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Veilederen viser hvilke krav som skal stilles i relevante kontrakter, og hvordan kravene skal følges opp og kontrolleres. Det finnes også nyttige maler og verktøy.
I dette kapittelet finnes informasjon om virkeområdet for forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv.
Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. har som formål å bidra til at offentlige oppdragsgivere skal velge seriøse virksomheter til å utføre tjenester og bygge- og anleggsarbeider, og at de som arbeider i eller for disse virksomhetene har anstendige arbeidsforhold.
Denne veilederen gir informasjon om hvordan forskriften kan etterleves, steg for steg.
Veilederen er bygget opp etter følgende prosess:
Kilde: DFØ
Forutsetninger for å sikre at regelverket blir fulgt
Denne veilederen viser hvordan oppdragsgiver kan etterleve forskrift om krav til lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Veilederen «Beste praksis for kontraktsoppfølging» inneholder DFØs generelle anbefalinger om oppfølging av kontrakter generelt og seriøsitetskrav spesielt, og disse anbefalingene bør følges der det er relevant. Anbefalingene i "Beste praksis for kontraktsoppfølging" om oppdragsgivers organisering sikrer at
det foreligger tilstrekkelige ressurser
tilgjengelige ressurser har riktig kompetanse
virksomheten har kapasitet til å gjennomføre arbeidet
For å sikre en systematisk tilnærming til kontrollarbeidet, bør anbefalingene knyttet til etablering av en overordnet risikostyring av virksomhetens kontraktsportefølje følges. Dette danner grunnlaget for å kunne prioritere hvilke kontrakter som har høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. og dermed sikre effektiv ressursbruk i virksomheten.
To sjekklister
Veilederen er ment å brukes i sammenheng med tilhørende sjekklister. Det er utarbeidet to sjekklister:
Når gjelder forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter?
Forskriften gjelder ved tildeling av tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter for:
Statlige myndigheter:
Ved kontrakter som er lik eller overstiger 1,3 million kroner ekskl. mva.
Kommunale og fylkeskommunale virksomheter og offentligrettslige organer:
Ved kontrakter som er lik eller overstiger 2,05 millioner kroner ekskl. mva.
Krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP) og krav om HMS-kort gjelder bare for kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- eller anleggsarbeider eller renholdstjenester som er omfattet av CPV-kode 90910000 (rengjøring).
Krav om informasjonsplikt og språkferdigheter gjelder bare der leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider.
Veileder om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv.
Denne veilederen skal hjelpe offentlige oppdragsgivere med å etterleve forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Veilederen viser hvilke krav som skal stilles i relevante kontrakter, og hvordan kravene skal følges opp og kontrolleres. Det finnes også nyttige maler og verktøy.
For kontrakter som er dekket av en allmenngjøringsforskrift, må også forskrift om informasjons-, påseplikt og innsynsrett følges. Påseplikten krever at det iverksettes «systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp at allmenngjøringsforskrifter etterleves», jf. forskrift om informasjons-, påseplikt og innsynsrett § 6 fjerde ledd. Påseplikten gjelder både for offentlige oppdragsgivere og for private bestillere. I tilfeller der det ikke benyttes underleverandører, er det den offentlige oppdragsgiveren som har påseplikt. Oppdragsgiver må derfor utarbeide systemer og rutiner for å ivareta påseplikten.
Både påseplikten og kontrollplikten etter forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. innebærer at oppdragsgiver må gjennomføre nødvendig kontroll av om oppdragstaker etterlever gjeldende krav til lønns- og arbeidsvilkår. Oppfyllelse av kontrollplikten i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter vil som utgangspunkt også oppfylle påseplikten der disse pliktene overlapper for en offentlig kontrakt. Du finner mer informasjon om påseplikten på Arbeidstilsynets hjemmesider.
Dokumenter gjerne system og rutiner i en konkurransestrategi slik at det er tydelig hvem som er ansvarlig for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår for den aktuelle anskaffelsen. I konkurransestrategien kan du også inkludere vurderinger av risikoen for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår for den kontrakten du skal inngå.
Veileder om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv.
Denne veilederen skal hjelpe offentlige oppdragsgivere med å etterleve forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Veilederen viser hvilke krav som skal stilles i relevante kontrakter, og hvordan kravene skal følges opp og kontrolleres. Det finnes også nyttige maler og verktøy.
I dette kapittelet finnes informasjon om hvilke krav kontrakten skal inneholde for å motvirke og bekjempe arbeidslivskriminalitet og sosial dumping.
Kontraktsvilkår
Kilde: DFØ
Arbeidet mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping forutsetter at offentlige oppdragsgivere stiller krav om lønns- og arbeidsvilkår, krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP), krav om HMS-kort og om informasjonsplikt og språkferdigheter i kontrakter som omfattes av forskriften.
I kontrakten skal oppdragsgiver:
Kontraktsfeste krav om lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrifter, eller landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransjen.
Allmenngjorte og landsomfattende tariffavtaler
En allmenngjort tariffavtale er en forskrift som angir en minimumsstandard for lønns- og arbeidsvilkår innenfor en bransje. Den gjelder for alle som arbeider innen det området som allmenngjøringen omfatter, også de som utgangspunkt ikke er bundet av en tariffavtale. Formålet er å hindre at utenlandsk arbeidskraft får dårligere lønn- og arbeidsvilkår enn det som er vanlig i Norge. Du kan lese mer om dette på Arbeidstilsynets hjemmesider.
En landsomfattende tariffavtale er en tariffavtale inngått mellom arbeidstaker- og arbeidsgiverorganisasjoner som regulerer lønns- og arbeidsvilkår for en bransje eller sektor. Virkeområdet for den landsomfattende tariffavtalen skal være dekkende for kontraktsarbeidet. Dersom du er i tvil om hvilken eller hvilke tariffavtaler som finnes og virkeområdet til disse, anbefaler vi at du tar kontakt med partene som representerer henholdsvis arbeidstakere og arbeidsgivere.
For kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- eller anleggsarbeider, eller renholdstjenester som er omfattet av CPV-kode 90910000 (rengjøring), skal oppdragsgiver:
For alle kontrakter innenfor forskriftens virkeområde skal oppdragsgiver:
Kontraktsfeste krav om at leverandører og underleverandører på forespørsel må dokumentere at kontraktsvilkårene om krav til lønns- og arbeidsvilkår, krav til obligatorisk tjenestepensjon og krav til HMS-kort er oppfylt.
Kontraktsfeste rett til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandører eller underleverandører ikke følger kontraktsvilkårene nevnt over. Sanksjonene skal være egnet til å påvirke leverandøren og underleverandør til å oppfylle kontraktsvilkårene
Kontraktsvilkårene er begrenset til ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Hvis det for eksempel stilles krav til alle ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører, og ved arbeid på for eksempel kontrakter med andre oppdragsgivere, vil kravet mangle nødvendig tilknytning til leveransen.
Dokumentasjonen som innhentes i forbindelse med oppfølging og kontroll kan inneholde personopplysninger om leverandørens og eventuelle underleverandørers ansatte. Forskriften om lønns- og arbeidsvilkår mv. i offentlige kontrakter oppstiller en rettslig forpliktelse for oppdragsgiver til å gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. overholdes. Forskriften presiserer også at leverandører og eventuelle underleverandører har en rettslig plikt til å utlevere nødvendig dokumentasjon som viser at kontraktsvilkåret er oppfylt. Det foreligger derfor gyldig behandlingsgrunnlag, jamfør GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Behandlingen av disse personopplysningene må skje i samsvar med personvernlovgivningen.
Dokumentasjonen som kreves fremlagt må gjelde for arbeidstakere som utfører eller har utført arbeid på kontrakten. Dokumentasjonen må være egnet til å dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. er oppfylt. Det er derfor ikke tilstrekkelig med en egenerklæring eller lignende fra leverandøren. Dersom oppdragsgiver ønsker å innhente spesifikk dokumentasjon, bør dette kontraktsfestes.
Informasjonen kan også inngå i "Tendering terms" på alle eller en enkelt lot.
Hvis en allmenngjøringsforskrift regulerer lønns- og arbeidsvilkårene for den bransjen som kontraktsarbeidet gjelder, kan oppdragsgiver i konkurransegrunnlaget vise til den aktuelle allmenngjøringsforskriften og opplyse at leverandøren er forpliktet til å sørge for at arbeidstakeren hos leverandøren og hos eventuelle underleverandører skal ha lønns- og arbeidsvilkår i tråd med allmenngjøringsforskriften.
Dersom kontrakten ikke dekkes av en allmenngjøringsforskrift, kan det gjelde flere ulike landsomfattende tariffavtaler som alle er dekkende for kontraktsarbeidet. I slike tilfeller er det ikke et krav at leverandøren må følge en bestemt tariffavtale. Leverandøren kan da selv velge hvilken landsomfattende tariffavtale som skal legges til grunn, så fremt den valgte tariffavtalen er dekkende for kontraktsarbeidet. Leverandøren kan ikke velge mellom ulike tariffavtalers lønns- og arbeidsvilkår.
Forslag til tekst i konkurransegrunnlaget:
I vedlagte kontraktsvilkår pkt xx/bilag xx [sett inn aktuelt punkt og /eller bilagsnummer] er det stilt krav som sikrer at arbeidstakere hos leverandøren og eventuelle underleverandører som utfører arbeid på kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår mv. i henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Det stilles krav til at leverandør/underleverandører dokumenterer lønns- og arbeidsvilkårene for arbeidstakere som utfører arbeid på kontrakten. xx Navn på offentlig virksomhet vil føre kontroll med at kontraktsvilkårene blir overholdt og sette i verk nødvendige sanksjoner ved manglende overholdelse av bestemmelsene.
Veileder om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv.
Denne veilederen skal hjelpe offentlige oppdragsgivere med å etterleve forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Veilederen viser hvilke krav som skal stilles i relevante kontrakter, og hvordan kravene skal følges opp og kontrolleres. Det finnes også nyttige maler og verktøy.
I dette kapittelet finnes anbefalinger for hvordan oppdragsgiver kan innhente informasjon om lønns- og arbeidsvilkår mv. hos leverandøren.
Kilde: DFØ
DFØ anbefaler at det benyttes et egenrapporteringsskjema for å innhente informasjon om hvilke lønns- og arbeidsvilkår mv. som leverandøren tilbyr sine ansatte. Denne informasjonen er en viktig informasjonskilde for å gjøre en risikovurdering (se kapittel 5) av kontrakten. Det er viktig at svarene fra egenrapporteringen brukes aktivt i risikovurderingen og som grunnlag for dialog med leverandøren. I motsatt fall vil egenrapporteringen kunne oppfattes som en byrde og en tidstyv. Det er derfor viktig å planlegge hvordan informasjon skal brukes, og at det settes av tilstrekkelig med tid og ressurser til arbeidet.
Egenrapporteringsskjemaet bør innhentes innen en måned etter kontraktssignering. Det bør også innhentes et nytt egenrapporteringsskjema fra leverandøren for hver gang kravene om lønns- og arbeidsvilkår mv. skal følges opp og kontrolleres. Vi anbefaler at egenrapporteringsskjemaet innhentes i forkant av samarbeidsmøter/statusmøter med leverandøren. Det bør kontraktsfestes en frist for når egenrapporteringen skal innleveres.
Veileder om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv.
Denne veilederen skal hjelpe offentlige oppdragsgivere med å etterleve forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Veilederen viser hvilke krav som skal stilles i relevante kontrakter, og hvordan kravene skal følges opp og kontrolleres. Det finnes også nyttige maler og verktøy.
I dette kapittelet finnes veiledning om gjennomføring av nødvendig kontroll av om lønns- og arbeidsvilkårene mv. er oppfylt i kontraktsperioden.
Etter kontraktsinngåelse har oppdragsgiver plikt til å gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene om lønns- og arbeidsvilkår, OTP og HMS-kort er oppfylt i kontraktsperioden. Kravet til kontraktsvilkår om informasjons- og språkferdigheter omfattes ikke av kontrollplikten.
«Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kontraktsvilkårene i henhold til § 5a til § 5c overholdes. Graden av kontroll kan tilpasses behovet i vedkommende bransje, geografiske område mv.
Leverandører og eventuelle underleverandører skal på forespørsel utlevere nødvendig dokumentasjon til oppdragsgiver for å dokumentere overholdelse av kontraktsvilkår som nevnt i § 5a til § 5c»
Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. § 7
Forholdet til kontrolletatene
Offentlige oppdragsgivere skal ikke etterforske mulige lovbrudd. Hvis det mistenkes at det foreligger lovbrudd, eller andre kritikkverdige forhold, bør Arbeidstilsynet, Skatteetaten eller politiet kontaktes.
Selv om et forhold anmeldes, eller en av kontrolletatene varsles, må oppdragsgiver fortsatt vurdere om det foreligger brudd på kontraktsvilkårene. I slike tilfeller må det vurderes om eventuelle kontraktsbrudd skal sanksjoneres i tråd med kontraktens bestemmelser.
Risikovurdering
Kilde: DFØ
Behovet for kontroll og omfanget av kontrollplikten avhenger av risikoen for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. Det første steget av kontrollplikten er derfor å gjøre en risikovurdering. Som et minimum forventes det at oppdragsgiver foretar en risikovurdering av alle kontrakter som omfattes av forskriften. Basert på denne risikovurderingen må oppdragsgiver vurdere behovet for å gjøre mer dokumentasjonsbasert kontroll:
Når risikovurderingen avdekker lav risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., er det ikke nødvendig å gjennomføre ytterligere dokumentasjonsbasert kontroll. Kontrollen kan da avsluttes etter dokumentert risikovurdering. Selv om risikoen vurderes som lav, kan det skje brudd på kravene på et senere tidspunkt. Om skriftlighet og dokumentasjon, se punktet om «Rapport etter kontroll
Når risikovurderingen viser middels risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., kan oppdragsgiver vurdere om det bør gjennomføres en stikkprøvekontroll i form av en dokumentasjonsgjennomgang for enkelte arbeidstakere hos leverandøren. Dette kan for eksempel gjelde områder som peker seg ut i risikovurderingen, som for eksempel bruk av underleverandører. Ved en slik stikkprøvekontroll bør omfanget av kontrollen være mindre omfattende enn kontroll dersom risikoen er høy.
Når risikovurderingen viser høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., skal det gjennomføres mer kontroll. Oppdragsgiver skal da be leverandøren om å dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. er oppfylt (dokumentasjonsgjennomgang).
Kontrollen gjelder bare de ansatte hos leverandøren eller underleverandøren som utfører arbeid på kontrakten når de medvirker til å utføre kontraktsarbeidet. Oppdragsgiver skal for eksempel ikke kontrollere hvilke lønns- og arbeidsvilkår de ansatte har hatt tidligere, om de ansatte har hatt obligatorisk tjenestepensjon mv. før kontraktsinngåelse eller hvilke lønns- og arbeidsvilkår de har når de ikke medvirker på kontrakten med oppdragsgiver.
Forskriften gir ikke grunnlag for såkalt stedlig kontroll (kontroll på lokasjon). Kontroll etter forskriften innebærer kun innhenting av dokumentasjon fra leverandør. Stedlig kontroll er derfor ikke nødvendig for å oppfylle kontrollplikten. Hvis oppdragsgiver likevel ønsker å gjennomføre stedlige kontroller må dette kontraktsfestes. Du finner mer veiledning om slike stedlige kontroller i DFØs veileder om beste praksis for kontraktsoppfølging.
Vi anbefaler at oppfølging og kontroll av krav til lønns- og arbeidsvilkår mv. i størst mulig grad gjennomføres sammen med den generelle kontraktsoppfølgingen. Det kan for eksempel være hensiktsmessig å ta opp oppfølgingen av kravene i statusmøter med leverandøren.
Oppdragsgiver må være oppmerksom på at det kan skje endringer i risikobildet i løpet av kontraktsperioden.
Vær oppmerksom på endringer i kontraktsperioden
Tegn på endringer som kan ha betydning i kontraktsperioden:
Flere og hyppigere klager på utført arbeid på kontrakten
Hyppige skifter av personell eller kontaktperson hos leverandøren
Om kontraktsarbeidet utføres til andre tidspunkter enn avtalt
Leverandøren endrer firmanavnet, men beholder organisasjonsnummer eller omvendt
Arbeidstilsynet ilegger leverandøren overtredelsesgebyr eller helt eller delvis stanser virksomhetens aktiviteter. Sjekk eventuelt eInnsyn
Medieoppmerksomhet om leverandørens forhold
Dette kan være signaler om at noe er galt, og i slike tilfeller bør det gjennomføres en ny risikovurdering av kontrakten. Resultatet kan være at risikonivået endrer seg fra lav til høy risiko.
Risikovurderingen skal dokumenteres skriftlig og arkiveres på samme sak som kontrakten, se kapittelet om "Rapport etter kontroll" nedenfor.
Årlige risikovurderinger av kontraktsporteføljen
DFØ anbefaler virksomheten gjør årlige risikovurderinger av kontraktsporteføljen for å avdekke grunnleggende risikofaktorer som bør håndteres i kontraktsoppfølgingen. Kontrakter med høyest risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår m.v. bør prioriteres slik at virksomhetens ressurser kan benyttes mest mulig effektivt og målrettet. Basert på den overordnede risikovurderingen kan det utarbeides oppfølgings- og kontrollplaner. Omfanget av risikovurderingen av kontrakten kan tilpasses vurderingen av risiko på porteføljenivå.
Risikomomenter
Risiko avhenger av konkrete forhold. Det er derfor ikke mulig å angi alle risikofaktorer uttømmende. Enkelte risikofaktorer går imidlertid igjen:
Bransje:
Risikoen for brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår er erfaringsmessig stor i enkelte bransjer. Dette gjelder spesielt for bransjer hvor det finnes allmenngjøringsforskrifter.
Underleverandører:
Hvis leverandøren vil benytte underleverandører under utførelsen av kontraktsarbeidet, kan dette indikere høyere risiko. Dette kommer av at bruk av mange underleverandører gir deg mindre oversikt, og gjør det vanskeligere å følge med på hvordan de ansattes lønns- og arbeidsvilkår ivaretas. Oppdragsgiver må derfor skaffe seg kunnskap om hvordan leverandøren skal utføre kontraktsarbeidet og hvilke underleverandører som utfører arbeidet.
Utenlandske leverandører:
Dersom det forventes at det vil være utenlandske leverandører, eller at underleverandøren vil bruke utenlandsk arbeidskraft under gjennomføringen av kontraktsarbeidet, kan dette tilsi behov for mer omfattende kontroll. Utenlandske arbeidstakere har erfaringsmessig dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det norske arbeidstakere har i tilsvarende arbeidsforhold. Dette til tross for at de tilbudte lønns- og arbeidsvilkårene er akseptable i hjemlandet.
Kontraktens verdi og varighet:
Kontrakter med stor verdi og lang varighet kan ha større risiko knyttet til brudd på lønns- og arbeidsvilkår enn kontrakter av mindre verdi og kortere varighet. Hvis kontraktsarbeidet er av et stort omfang, betyr det at det vil være mange arbeidstakere involvert under utførelsen av oppdraget. Dersom kontrakten i tillegg har lang varighet, kan dette indikere høyere risiko for brudd på regelverket.
Risikoen for brudd på kravene kan likevel være høy i for eksempel bygge- og anleggskontrakter av kortere varighet dersom kontraktsarbeidet gjennomføres intensivt.
Innleid arbeidskraft:
Er det en stor andel av innleid arbeidskraft, kan dette innebære høyere risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår.
Lave krav til formell kompetanse:
Lave krav til formell kompetanse hos arbeidstakerne kan være en risikofaktor.
Tidligere erfaringer:
Har oppdragsgiver anskaffet tilsvarende tjenester fra leverandøren tidligere, eller har kjennskap til leverandørens praksis vedrørende lønns- og arbeidsvilkår fra tidligere oppdrag, kan dette være viktig informasjon å ta med i risikovurderingen. Er oppdragsgiver kjent med at leverandøren tidligere har operert med lovlige lønns- og arbeidsvilkår, kan det tilsi at behovet for kontroll er mindre enn ved motsatt tilfelle.
Vi anbefaler at spørsmål knyttet til lønns- og arbeidsvilkår mv. inkluderes i markedsundersøkelser og/eller i andre dialogaktiviteter med leverandørmarkedet som oppdragsgiver gjennomfører i forberedelsesfasen av en anskaffelsesprosess.
Det kan for eksempel være aktuelt å stille spørsmål om:
Hvilke lønns- og arbeidsvilkår som er vanlige i bransjen (eksempelvis hvilke landsomfattende tariffavtaler som kan være aktuelle, informasjon om arbeidstid)
Informasjon om kravet til OTP
Om det planlegges å bruke underleverandører, om det er vanlig med utenlandske leverandører
Kjenner leverandørene til risikoforhold
Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår
Kilde: DFØ
Dersom risikovurderingen viser at det er høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten, må oppdragsgiver gjennomføre kontroll av relevant dokumentasjon fra leverandøren og eventuelle underleverandører.
Disse dokumentene sier noe om de lønns- og arbeidsvilkårene som arbeidstakeren har:
kopi av arbeidsavtaler
lønnslipper
timeregistreringer
avtaler om kost og losji
Utvalget for kontroll og lengde på kontrollperioden avhenger av kontraktens varighet og omfang. Kontrollperioden bør være avgrenset. Det bør innhentes dokumentasjon for et tilstrekkelig antall ansatte hos leverandøren eller underleverandøren. Hva som er tilstrekkelig, avhenger for eksempel av hvor mange arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten.
Utvalget som skal kontrolleres kan være basert på en vurdering av risiko; kontrollen kan for eksempel konsentreres om underleverandører eller utenlandske arbeidstakere, mens i andre tilfeller kan det være hensiktsmessig med et tilfeldig utvalg.
Tips for utplukk av arbeidstakere for kontroll:
Mannskapslister:
I et bygg- eller anleggsprosjekt kan det tas utgangspunkt i mannskapslister og velge ut et representativt utvalg av arbeidstakere. I en renholdskontrakt kan oppdragsgiver be leverandøren om å oppgi navn på ansatte som jobber for dem på kontrakten.
De arbeidstakerne som har jobbet mest:
En mer generell tilnærming, uten å be om dokumentasjon for navngitte arbeidstakere, kan for eksempel være å be om dokumentasjon for de som har jobbet mest på kontrakten i en aktuell periode.
Underleverandører eller utenlandske arbeidstakere:
Kontrollen kan også konsentreres om underleverandører eller utenlandske arbeidstakere. Dette kan være aktuelt dersom risikovurderingen har avdekket risiko knyttet til disse gruppene.
Tilfeldig utvalg:
Andre ganger kan det være mer relevant med en mer generell tilnærming og ta et tilfeldig utvalg av arbeidstakere som har arbeidet på kontrakten i en bestemt periode.
Erfaring og tips:
Utvalget kan noen ganger basere seg på lokalkunnskap, erfaring og tips.
Hva skal kontrolleres?
Hvis kontrakten gjelder en bransje som er omfattet av en allmenngjøringsforskrift, skal oppdragsgiver kontrollere at arbeidstakerne som utfører arbeid på kontrakten, får de lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av den aktuelle allmenngjøringsforskriften.
For områder som er dekket av landsomfattende tariffavtale, skal oppdragsgiver kontrollere:
bestemmelser om minste arbeidstid i den landsomfattende tariffavtalen
lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg
dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad tariffavtalen har slike bestemmelser
Minste arbeidstid
Begrepet "minste arbeidstid" er ikke nærmere definert i forskriften, men er forstått og praktisert slik at regelverket sikter til mer fordelaktig arbeidstid, typisk ukentlige arbeidstid i timer i de landsomfattende tariffavtalene.
Arbeidsmiljøloven krever at det skal inngås en skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Gjennom innsyn i arbeidsavtalene får oppdragsgiver informasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til den enkelte arbeidstaker som har utført arbeid på kontrakten. Oppdragsgiver kan bruke denne informasjonen ved kontroll av arbeidstakerens lønns- og arbeidsvilkår. Oppdragsgiver skal ikke kontrollere at arbeidsavtalene oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven. Hvis det mangler relevante opplysninger om arbeidsvilkårene, kan leverandøren bes om å dokumentere de opplysningene som mangler. I tillegg kan leverandøren gjøres oppmerksom på at arbeidsavtalen ikke tilfredsstiller lovens krav og det kan eventuelt meldes fra om dette til Arbeidstilsynet.
Kontroll av lønn
Oppdragsgiver må først finne ut hvilken allmenngjøringsforskrift eller tariffavtale som gjelder for den bransjen som omfattes av kontraktsarbeidet:
På Arbeidstilsynets nettside finnes det en oversikt over hvilke bransjer som er dekket av en allmenngjøringsforskrift
Dersom det ikke foreligger noen allmenngjøringsforskrift som dekker arbeidet som omfattes av kontrakten, må oppdragsgiver finne ut hvilken landsomfattende tariffavtale som er relevant for kontraktsarbeidet. Oppdragsgiver kan for eksempel be om at leverandøren oppgir hvilken tariffavtale som de lønner i henhold til i egenrapporteringsskjema eller lignende.
Hvordan finner du riktig allmenngjøringsforskrift eller landsomfattende tariffavtale?
For å sikre korrekt grunnlag for kontrollen må oppdragsgiver sjekke at virkeområdet for den tariffavtalen som leverandøren har oppgitt, dekker arbeidet som utføres på kontrakten.
Etter forskriften skal oppdragsgiver bare kontrollere hvilke lønns- og arbeidsvilkår som gjelder for den perioden kontraktsarbeidet pågår. Det er derfor ikke relevant hvilke lønns- og arbeidsvilkår arbeidstakerne har hatt på tidligere oppdrag eller får på kontrakter med andre oppdragsgivere.
Oppdragsgiver må kontrollere innhentede lønnslipper opp mot arbeidsavtalen og den allmenngjøringsforskriften eller landsomfattende tariffavtalen som leverandøren baserer sine lønns- og arbeidsvilkår på.
Lønnslipp
Arbeidsmiljøloven krever at arbeidstakeren skal ha en skriftlig oppgave som viser:
beregningsmåten for lønnen
beregningsgrunnlaget for feriepenger
hvilke trekk som eventuelt er foretatt
Dette gir oppdragsgiver mulighet til å kontrollere om arbeidstakerens lønn tilfredsstiller kravene til lønns- og arbeidsvilkår.
Sjekkliste kontroll lønn
Kontrollgrunnlag:
Gjeldende allmenngjøringsforskrift for den aktuelle bransjen
Landsomfattende tariffavtale med et virkeområde som gjelder for kontraktsarbeidet
Oppdragsgiver må avgjøre hvilken allmenngjøringsforskrift eller landsomfattende tariffavtale som gjelder for kontrakten for å finne ut hvilke lønns- og arbeidsvilkår som gjelder for den kontrakten som skal kontrolleres. Oppdaterte satser kan finnes ved søk på lovdata eller på Arbeidstilsynets nettside. Du finner også informasjon om hvilken allmengjøringsforskrift eller landsomfattende tariffavtale leverandøren har lagt til grunn i egenrapporteringsskjemaet.
Dokumentasjon:
Arbeidsavtale
Timeliste
Lønnsslipper
Kontroll:
Er den avtalte lønnen minimum i samsvar med gjeldende tariffavtale eller allmenngjøringsforskrift?
Er det samsvar mellom timelister og timer på lønnsslippen?
Stemmer timelønn og eventuelle tillegg oppgitt på den enkelte arbeidstakers lønnsslipp med arbeidsavtalens opplysninger om timelønn og tillegg?
Er beregning av overtidstimer og overtidsgodtgjørelse i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrift eller landsomfattende tariffavtale?
Ved mistanke om brudd - er utbetalt lønn i samsvar med lønnsslippen? Dette kontrollpunktet fordrer at oppdragsgiver har kontraktsfestet rett til å få utlevert leverandørens bankutskrift. I slike tilfeller må det sikres at leverandøren sladder sensitive personopplysninger som ikke har betydning for gjennomføring av kontrollen og av personopplysninger om andre arbeidstakere som ikke omfattes av kontrollen.
Det kan være lurt å involvere HR-avdelingen eller lønns- og personalavdelingen i din virksomhet ved innhenting og tolkning av dokumentasjon som for eksempel arbeidsavtaler, lønnslipper og timeregistreringer. I mange tilfeller kan disse også bistå med hjelp i eventuelle arbeidsrettslige tolkninger.
Kontroll av arbeidstid
Oppdragsgiver skal kontrollere bestemmelser om minste arbeidstid i gjeldende allmenngjøringsforskrift som er dekkende for kontraktsarbeidet eller i landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransjen.
Arbeidsmiljøloven krever at det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Denne oversikten er godt egnet for å vurdere om det er samsvar mellom timelistene og timer på lønnsslippene, og oversikten bør derfor innhentes fra leverandøren og eventuelle underleverandører.
Tips!
Oppdragsgiver kan kontraktsfeste at leverandøren og eventuelle underleverandører plikter å føre timelister som minimum viser dato og klokkeslett for arbeidets begynnelse og slutt, varighet på lovpålagte pauser og det totale antall arbeide timer per dag og per uke. Det bør fremkomme tydelig hvilke oppdrag timene gjelder for.
Dersom det er gjort unntak fra arbeidsmiljølovens hovedregler om arbeidstid hos leverandøren, for eksempel gjennomsnittsberegning av arbeidstiden, kan oppdragsgiver be om at den skriftlige avtalen om unntaket fremlegges.
Sjekkliste kontroll av arbeidstid
Dokumentasjon:
Informasjon om leverandørens timeregistreringssystem
Eventuelle rutinebeskrivelser vedrørende timeregistrering hos leverandøren
Timelister
Aktuell landsomfattende tariffavtale eller allmenngjøringsforskrift
Kontroll:
Er det samsvar mellom timelistene for den enkelte arbeidstaker og den registrerte oversikten over arbeidede timer for arbeidstakeren?
Finnes det bestemmelser om arbeidstid i den landsomfattende tariffavtalen eller allmenngjøringsforskriften som gjelder i dette tilfellet?
Kontroll av krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP)
Når risikovurderingen viser at det er høy risiko for brudd på kontraktsvilkårene, skal oppdragsgiver gjennomføre kontroll av relevant dokumentasjon fra leverandøren og eventuelle underleverandører. I slike tilfeller er det ikke tilstrekkelig å bare gjøre en risikovurdering.
Leverandøren skal opprette pensjonsordning for sine ansatte når minst ett av disse vilkårene er oppfylt:
Foretaket har minst to ansatte og begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av en full stilling.
Foretaket har minst én arbeidstaker som ikke har eierinteresser i foretaket, og en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling.
Foretaket har personer som hver har en arbeidstid og lønn som utgjør 20 prosent eller mer av full stilling, og som til sammen utfører arbeid som tilsvarer minst to årsverk.
Leverandøren skal opprette en avtale om OTP med en godkjent pensjonsinnretning slik som bank, livsforsikringsselskap, pensjonskasse, innskuddspensjonsforetak eller forvaltningsselskap for verdipapirfond.
Hvis leverandøren plikter å ha pensjonsordning etter OTP-loven, gjelder pensjonsordningen for arbeidstakere som:
Er pliktig medlem av folketrygden
Har fylt 13 år
Har inntekt som overstiger grensene for rapporteringspliktig lønn i a-meldingsordningen. Grensen er kr 1000 eller kr 10 000 om leverandøren er en skattefri organisasjon
Oppdragsgiver må kontrollere at leverandøren har inngått gyldig avtale om OTP med en pensjonsinnretning (leverandøren av pensjonsordningen).
Oppdragsgiver skal også kontrollere at arbeidstakerne som utfører arbeid på kontrakten er innmeldt i OTP-ordningen, forutsatt at den ansatte omfattes av OTP-ordningen. Det er leverandøren som må dokumentere at eventuelle arbeidstakere ikke omfattes av ordningen.
Relevant dokumentasjon kan være:
Avtalen med pensjonsinnretningen (pensjonsleverandøren) som viser at leverandøren har OTP for aktuelle ansatte
Faktura med vedlegg som viser at ansatte som har utført arbeid på kontrakten omfattes av OTP-avtalen
Liste over arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten
Dokumentasjonen må vise at avtalen med pensjonsinnretningen er gyldig. Det er ikke tilstrekkelig med et tilbud om OTP-ordning fra en pensjonsinnretning. Dokumentasjonen må også vise at relevante arbeidstakere er innmeldt i ordningen. Dersom enkelte arbeidstakere ennå ikke fremkommer av siste faktura eller lignende dokumentasjon, må leverandøren dokumentere på annen måte at arbeidstakeren er innmeldt i ordningen.
Tips:
Tips: Bruk oversiktslisten som føres i medhold av byggherreforskriften til å skaffe oversikt over arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten.
Oppdragsgiver skal ikke kontrollere at det avsettes pensjon for den enkelte arbeidstaker, og at innmeldte opplysninger om inntektsforhold med videre er riktige.
Oppdragsgiver bør sikre at leverandøren sladder personopplysninger om ansatte som ikke utfører arbeid på kontrakten fra dokumentasjonen som innhentes. Vi anbefaler at dette gjennomgås med leverandøren etter kontraktssignering (for eksempel under oppstartsmøtet).
Alle virksomheter som tilbyr renholdstjenester og bygge- og anleggsarbeider, skal sørge for at arbeidstakerne har gyldig HMS-kort. Kravet gjelder for både norske og utenlandske arbeidstakere.
HMS-kort
HMS-kortet viser hvem arbeidstakeren er og hvilken virksomhet vedkommende jobber for. Kortet bekrefter at både virksomheten og arbeidstakeren er registrert i nødvendige offentlige register.
HMS-kortet skal bæres godt synlig, og skal på oppfordring fremvises. HMS-kortet skal inneholde følgende opplysninger på norsk og engelsk:
navn på arbeidsgiver eller enkeltpersonforetak
organisasjonsnummer for registreringspliktige virksomheter
Oppdragsgiver skal kontrollere at leverandørene oppfyller kravene til HMS-kort, eksempelvis ved å be om dokumentasjon på at enhver som plikter det, innehar HMS-kort. For renholdskontrakter må det kontrolleres at leverandøren er godkjent av Arbeidstilsynet.
Kontrollplikten oppfylles for eksempel ved at det fremlegges kopi av HMS-kortene, eller ved at HMS-kortene fremvises på lokasjonen hvor arbeidet utføres. Du kan sjekke gyldighet på HMS-kort her. Arbeidstilsynet har utarbeidet en sjekkliste for kontroll av HMS-kort for renholdstjenester.
Oppdragsgiver skal dokumentere kontrollen skriftlig, jamfør kapittelet om "Rapport etter kontroll".
Informasjon skal foreligge slik at den enkelte arbeidstaker forstår informasjonen godt. Dette gjelder for eksempel informasjon om:
planer og rutiner for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø
sikkerhetsopplæring
verneprotokoller
sikkerhetsinstrukser
sikkerhetsdatablader
varselsskilter
bruksanvisninger for verktøy og arbeidsutstyr mv.
Kravet til språkferdigheter innebærer at leverandøren skal sørge for at arbeidstakerne og innleide arbeidstakere i virksomheten kan kommunisere på en slik måte at kommunikasjonen ikke utgjør en sikkerhetsrisiko. Leverandøren plikter å sørge for at minst en av de utførende arbeidstakerne og innleide arbeidstakerne på ethvert arbeidslag på bygge- eller anleggsplassen skal, når det er nødvendig for å ivareta sikkerhetshensyn, kunne forstå og gjøre seg forstått på et språk de andre på arbeidslaget forstår og kan gjøre seg forstått på.
Oppdragsgiver kan be om at leverandøren dokumenterer at kravet til språkferdigheter og informasjonsplikt er oppfylt, men det foreligger ikke en forpliktelse etter forskriften til dette. Det kan for eksempel være å innhente dokumentasjon som viser at planer og instrukser foreligger på arbeidstakernes morsmål såfremt arbeidstakerne ikke forstår norsk eller engelsk.
Veileder om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv.
Denne veilederen skal hjelpe offentlige oppdragsgivere med å etterleve forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Veilederen viser hvilke krav som skal stilles i relevante kontrakter, og hvordan kravene skal følges opp og kontrolleres. Det finnes også nyttige maler og verktøy.
I dette kapittelet finnes veiledning om krav til sanksjoner ved brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv.
Kilde: DFØ
Kontrakten skal inneholde bestemmelser om sanksjoner hvis det avdekkes brudd på kravene om lønns- og arbeidsvilkår mv. eller på dokumentasjonsplikten. Oppdragsgiver står relativt fritt til å iverksette passende sanksjoner, men det er et krav om at sanksjonen er egnet til å påvirke leverandøren til å oppfylle vilkårene i kontrakten. Dette betyr at sanksjonen må stå i forhold til alvorlighetsgraden og omfanget av bruddet på kontraktsvilkårene.
Sanksjonene må ikke være uforholdsmessige, og må tilpasses den enkelte kontrakt. DFØ anbefaler at oppdragsgiver krever at brudd på kravene rettes ved mindre alvorlige brudd. Dette gir leverandøren en mulighet til å oppfylle kontrakten slik at arbeidstakerne får lønns- og arbeidsvilkår mv. i tråd med regelverket.
Dersom det er større avvik som må rettes, bør oppdragsgiver be leverandøren om en forpliktende handlingsplan for å sikre at retting skjer. Du bør gi leverandøren en rimelig frist til å rette forholdene og dokumentere at retting er gjennomført. Oppdragsgiver kan også be om at leverandøren kommer med sin uttalelse om eventuelle avvik før du iverksetter andre sanksjoner.
Andre sanksjoner som kan vurderes, er dagbøter eller tilbakeholdelse av kontraktssum.
Ved vesentlige kontraktsbrudd kan kontrakten heves. Alvorlige eller gjentatte brudd på kontraktens krav til lønns- og arbeidsvilkår samt på dokumentasjonsplikten kan føre til at vesentlighetskravet er oppfylt.
Veileder om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv.
Denne veilederen skal hjelpe offentlige oppdragsgivere med å etterleve forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Veilederen viser hvilke krav som skal stilles i relevante kontrakter, og hvordan kravene skal følges opp og kontrolleres. Det finnes også nyttige maler og verktøy.
I dette kapittelet finnes informasjon om dokumentasjon etter gjennomført kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. er oppfylt.
En gjennomført kontroll av lønns- og arbeidsvilkår mv. skal dokumenteres i samsvar med god forvaltningsskikk og krav i arkivloven. Dette gjelder også gjennomførte risikovurderinger. Dokumentasjonen skal være skriftlig, og det bør utarbeides et notat eller en rapport etter at kontrollen er avsluttet. Denne rapporten vil, sammen med en skriftlig risikovurdering, vise at du har ivaretatt kontrollplikten etter forskriften om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.
Rapporten vil også ligge til grunn for fremtidige kontroller, og som en erfaring som kan benyttes i fremtidige risikovurderinger av kontraktsforhold med denne leverandøren.
