Etter kontraktsinngåelse har oppdragsgiver plikt til å gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene om lønns- og arbeidsvilkår, OTP og HMS-kort er oppfylt i kontraktsperioden. Kravet til kontraktsvilkår om informasjons- og språkferdigheter omfattes ikke av kontrollplikten. 

«Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kontraktsvilkårene i henhold til § 5a til § 5c overholdes. Graden av kontroll kan tilpasses behovet i vedkommende bransje, geografiske område mv. 

Leverandører og eventuelle underleverandører skal på forespørsel utlevere nødvendig dokumentasjon til oppdragsgiver for å dokumentere overholdelse av kontraktsvilkår som nevnt i § 5a til § 5c» 

Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. § 7

Forholdet til kontrolletatene

Offentlige oppdragsgivere skal ikke etterforske mulige lovbrudd. Hvis det mistenkes at det foreligger lovbrudd, eller andre kritikkverdige forhold, bør Arbeidstilsynet, Skatteetaten eller politiet kontaktes. 

Selv om et forhold anmeldes, eller en av kontrolletatene varsles, må oppdragsgiver fortsatt vurdere om det foreligger brudd på kontraktsvilkårene. I slike tilfeller må det vurderes om eventuelle kontraktsbrudd skal sanksjoneres i tråd med kontraktens bestemmelser.  

Risikovurdering

Behovet for kontroll og omfanget av kontrollplikten avhenger av risikoen for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. Det første steget av kontrollplikten er derfor å gjøre en risikovurdering. Som et minimum forventes det at oppdragsgiver foretar en risikovurdering av alle kontrakter som omfattes av forskriften. Basert på denne risikovurderingen må oppdragsgiver vurdere behovet for å gjøre mer dokumentasjonsbasert kontroll:  

• Når risikovurderingen avdekker lav risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., er det ikke nødvendig å gjennomføre ytterligere dokumentasjonsbasert kontroll. Kontrollen kan da avsluttes etter dokumentert risikovurdering. Selv om risikoen vurderes som lav, kan det skje brudd på kravene på et senere tidspunkt. Om skriftlighet og dokumentasjon, se punktet om «Rapport etter kontroll
• Når risikovurderingen viser middels risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., kan oppdragsgiver vurdere om det bør gjennomføres en stikkprøvekontroll i form av en dokumentasjonsgjennomgang for enkelte arbeidstakere hos leverandøren. Dette kan for eksempel gjelde områder som peker seg ut i risikovurderingen, som for eksempel bruk av underleverandører. Ved en slik stikkprøvekontroll bør omfanget av kontrollen være mindre omfattende enn kontroll dersom risikoen er høy.
• Når risikovurderingen viser høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., skal det gjennomføres mer kontroll. Oppdragsgiver skal da be leverandøren om å dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. er oppfylt (dokumentasjonsgjennomgang).

Kontrollen gjelder bare de ansatte hos leverandøren eller underleverandøren som utfører arbeid på kontrakten når de medvirker til å utføre kontraktsarbeidet. Oppdragsgiver skal for eksempel ikke kontrollere hvilke lønns- og arbeidsvilkår de ansatte har hatt tidligere, om de ansatte har hatt obligatorisk tjenestepensjon mv. før kontraktsinngåelse eller hvilke lønns- og arbeidsvilkår de har når de ikke medvirker på kontrakten med oppdragsgiver. 

Forskriften gir ikke grunnlag for såkalt stedlig kontroll (kontroll på lokasjon). Kontroll etter forskriften innebærer kun innhenting av dokumentasjon fra leverandør. Stedlig kontroll er derfor ikke nødvendig for å oppfylle kontrollplikten. Hvis oppdragsgiver likevel ønsker å gjennomføre stedlige kontroller må dette kontraktsfestes. Du finner mer veiledning om slike stedlige kontroller i DFØs veileder om beste praksis for kontraktsoppfølging.   

Vi anbefaler at oppfølging og kontroll av krav til lønns- og arbeidsvilkår mv. i størst mulig grad gjennomføres sammen med den generelle kontraktsoppfølgingen. Det kan for eksempel være hensiktsmessig å ta opp oppfølgingen av kravene i statusmøter med leverandøren.  

Oppdragsgiver må være oppmerksom på at det kan skje endringer i risikobildet i løpet av kontraktsperioden.   

Risikovurderingen skal dokumenteres skriftlig og arkiveres på samme sak som kontrakten, se kapittelet om "Rapport etter kontroll" nedenfor.

Risikomomenter

Risiko avhenger av konkrete forhold. Det er derfor ikke mulig å angi alle risikofaktorer uttømmende. Enkelte risikofaktorer går imidlertid igjen: 

• Bransje:
  • Risikoen for brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår er erfaringsmessig stor i enkelte bransjer. Dette gjelder spesielt for bransjer hvor det finnes allmenngjøringsforskrifter.
• Underleverandører:
  • Hvis leverandøren vil benytte underleverandører under utførelsen av kontraktsarbeidet, kan dette indikere høyere risiko. Dette kommer av at bruk av mange underleverandører gir deg mindre oversikt, og gjør det vanskeligere å følge med på hvordan de ansattes lønns- og arbeidsvilkår ivaretas. Oppdragsgiver må derfor skaffe seg kunnskap om hvordan leverandøren skal utføre kontraktsarbeidet og hvilke underleverandører som utfører arbeidet.
• Utenlandske leverandører:
  • Dersom det forventes at det vil være utenlandske leverandører, eller at underleverandøren vil bruke utenlandsk arbeidskraft under gjennomføringen av kontraktsarbeidet, kan dette tilsi behov for mer omfattende kontroll. Utenlandske arbeidstakere har erfaringsmessig dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det norske arbeidstakere har i tilsvarende arbeidsforhold. Dette til tross for at de tilbudte lønns- og arbeidsvilkårene er akseptable i hjemlandet.
• Kontraktens verdi og varighet:
  • Kontrakter med stor verdi og lang varighet kan ha større risiko knyttet til brudd på lønns- og arbeidsvilkår enn kontrakter av mindre verdi og kortere varighet. Hvis kontraktsarbeidet er av et stort omfang, betyr det at det vil være mange arbeidstakere involvert under utførelsen av oppdraget. Dersom kontrakten i tillegg har lang varighet, kan dette indikere høyere risiko for brudd på regelverket.
  • Risikoen for brudd på kravene kan likevel være høy i for eksempel bygge- og anleggskontrakter av kortere varighet dersom kontraktsarbeidet gjennomføres intensivt.
• Innleid arbeidskraft:
  • Er det en stor andel av innleid arbeidskraft, kan dette innebære høyere risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår. 
• Lave krav til formell kompetanse:
  • Lave krav til formell kompetanse hos arbeidstakerne kan være en risikofaktor.
• Tidligere erfaringer:
  • Har oppdragsgiver anskaffet tilsvarende tjenester fra leverandøren tidligere, eller har kjennskap til leverandørens praksis vedrørende lønns- og arbeidsvilkår fra tidligere oppdrag, kan dette være viktig informasjon å ta med i risikovurderingen. Er oppdragsgiver kjent med at leverandøren tidligere har operert med lovlige lønns- og arbeidsvilkår, kan det tilsi at behovet for kontroll er mindre enn ved motsatt tilfelle.

Risikostyringsverktøy lønns- og arbeidsvilkår

Kilde: Direktoratet for forvaltning og økonimistyring (DFØ)

Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår

Dersom risikovurderingen viser at det er høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten, må oppdragsgiver gjennomføre kontroll av relevant dokumentasjon fra leverandøren og eventuelle underleverandører.  

Disse dokumentene sier noe om de lønns- og arbeidsvilkårene som arbeidstakeren har: 

• kopi av arbeidsavtaler 
• lønnslipper 
• timeregistreringer 
• avtaler om kost og losji  

Utvalget for kontroll og lengde på kontrollperioden avhenger av kontraktens varighet og omfang. Kontrollperioden bør være avgrenset. Det bør innhentes dokumentasjon for et tilstrekkelig antall ansatte hos leverandøren eller underleverandøren. Hva som er tilstrekkelig, avhenger for eksempel av hvor mange arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten.  

Utvalget som skal kontrolleres kan være basert på en vurdering av risiko; kontrollen kan for eksempel konsentreres om underleverandører eller utenlandske arbeidstakere, mens i andre tilfeller kan det være hensiktsmessig med et tilfeldig utvalg. 

Hva skal kontrolleres?

Hvis kontrakten gjelder en bransje som er omfattet av en allmenngjøringsforskrift, skal oppdragsgiver kontrollere at arbeidstakerne som utfører arbeid på kontrakten, får de lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av den aktuelle allmenngjøringsforskriften. 

For områder som er dekket av landsomfattende tariffavtale, skal oppdragsgiver kontrollere: 

• bestemmelser om minste arbeidstid i den landsomfattende tariffavtalen
• lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg
• dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad tariffavtalen har slike bestemmelser

Arbeidsmiljøloven krever at det skal inngås en skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Gjennom innsyn i arbeidsavtalene får oppdragsgiver informasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til den enkelte arbeidstaker som har utført arbeid på kontrakten. Oppdragsgiver kan bruke denne informasjonen ved kontroll av arbeidstakerens lønns- og arbeidsvilkår. Oppdragsgiver skal ikke kontrollere at arbeidsavtalene oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven. Hvis det mangler relevante opplysninger om arbeidsvilkårene, kan leverandøren bes om å dokumentere de opplysningene som mangler. I tillegg kan leverandøren gjøres oppmerksom på at arbeidsavtalen ikke tilfredsstiller lovens krav og det kan eventuelt meldes fra om dette til Arbeidstilsynet.   

Kontroll av lønn

Oppdragsgiver må først finne ut hvilken allmenngjøringsforskrift eller tariffavtale som gjelder for den bransjen som omfattes av kontraktsarbeidet: 

• På Arbeidstilsynets nettside finnes det en oversikt over hvilke bransjer som er dekket av en allmenngjøringsforskrift 
• Dersom det ikke foreligger noen allmenngjøringsforskrift som dekker arbeidet som omfattes av kontrakten, må oppdragsgiver finne ut hvilken landsomfattende tariffavtale som er relevant for kontraktsarbeidet. Oppdragsgiver kan for eksempel be om at leverandøren oppgir hvilken tariffavtale som de lønner i henhold til i egenrapporteringsskjema eller lignende.

For å sikre korrekt grunnlag for kontrollen må oppdragsgiver sjekke at virkeområdet for den tariffavtalen som leverandøren har oppgitt, dekker arbeidet som utføres på kontrakten.  

Etter forskriften skal oppdragsgiver bare kontrollere hvilke lønns- og arbeidsvilkår som gjelder for den perioden kontraktsarbeidet pågår. Det er derfor ikke relevant hvilke lønns- og arbeidsvilkår arbeidstakerne har hatt på tidligere oppdrag eller får på kontrakter med andre oppdragsgivere. 

Oppdragsgiver må kontrollere innhentede lønnslipper opp mot arbeidsavtalen og den allmenngjøringsforskriften eller landsomfattende tariffavtalen som leverandøren baserer sine lønns- og arbeidsvilkår på. 

Ved mistanke om brudd - er utbetalt lønn i samsvar med lønnsslippen? Dette kontrollpunktet fordrer at oppdragsgiver har kontraktsfestet rett til å få utlevert leverandørens bankutskrift. I slike tilfeller må det sikres at leverandøren sladder sensitive personopplysninger som ikke har betydning for gjennomføring av kontrollen og av personopplysninger om andre arbeidstakere som ikke omfattes av kontrollen.

Det kan være lurt å involvere HR-avdelingen eller lønns- og personalavdelingen i din virksomhet ved innhenting og tolkning av dokumentasjon som for eksempel arbeidsavtaler, lønnslipper og timeregistreringer. I mange tilfeller kan disse også bistå med hjelp i eventuelle arbeidsrettslige tolkninger. 

Kontroll av arbeidstid

Oppdragsgiver skal kontrollere bestemmelser om minste arbeidstid i gjeldende allmenngjøringsforskrift som er dekkende for kontraktsarbeidet eller i landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransjen.  

Arbeidsmiljøloven krever at det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Denne oversikten er godt egnet for å vurdere om det er samsvar mellom timelistene og timer på lønnsslippene, og oversikten bør derfor innhentes fra leverandøren og eventuelle underleverandører.

Dersom det er gjort unntak fra arbeidsmiljølovens hovedregler om arbeidstid hos leverandøren, for eksempel gjennomsnittsberegning av arbeidstiden, kan oppdragsgiver be om at den skriftlige avtalen om unntaket fremlegges. 

Kontroll av krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP)

Når risikovurderingen viser at det er høy risiko for brudd på kontraktsvilkårene, skal oppdragsgiver gjennomføre kontroll av relevant dokumentasjon fra leverandøren og eventuelle underleverandører. I slike tilfeller er det ikke tilstrekkelig å bare gjøre en risikovurdering.  

Når gjelder kravet til å ha OTP?

Kravet gjelder i den utstrekning leverandøren er forpliktet til å ha en tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Kravet gjelder ikke for utenlandske virksomheter med utsendte arbeidstakere i Norge, jamfør arbeidsmiljøloven § 1–7 og forskrift om utsendte arbeidstakere § 2.  

Hva skal kontrolleres?

Oppdragsgiver må kontrollere at leverandøren har inngått gyldig avtale om OTP med en pensjonsinnretning (leverandøren av pensjonsordningen).  

Oppdragsgiver skal også kontrollere at arbeidstakerne som utfører arbeid på kontrakten er innmeldt i OTP-ordningen, forutsatt at den ansatte omfattes av OTP-ordningen. Det er leverandøren som må dokumentere at eventuelle arbeidstakere ikke omfattes av ordningen.  

Relevant dokumentasjon kan være: 

• Avtalen med pensjonsinnretningen (pensjonsleverandøren) som viser at leverandøren har OTP for aktuelle ansatte 
• Faktura med vedlegg som viser at ansatte som har utført arbeid på kontrakten omfattes av OTP-avtalen 
• Liste over arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten 

Dokumentasjonen må vise at avtalen med pensjonsinnretningen er gyldig. Det er ikke tilstrekkelig med et tilbud om OTP-ordning fra en pensjonsinnretning. Dokumentasjonen må også vise at relevante arbeidstakere er innmeldt i ordningen. Dersom enkelte arbeidstakere ennå ikke fremkommer av siste faktura eller lignende dokumentasjon, må leverandøren dokumentere på annen måte at arbeidstakeren er innmeldt i ordningen.  

Oppdragsgiver skal ikke kontrollere at det avsettes pensjon for den enkelte arbeidstaker, og at innmeldte opplysninger om inntektsforhold med videre er riktige.  

Oppdragsgiver bør sikre at leverandøren sladder personopplysninger om ansatte som ikke utfører arbeid på kontrakten fra dokumentasjonen som innhentes. Vi anbefaler at dette gjennomgås med leverandøren etter kontraktssignering (for eksempel under oppstartsmøtet).   

Kontroll av HMS-kort

I kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- eller anleggsarbeider eller renholdstjenester som er omfattet av CPV-kode 90910000 (rengjøring), skal oppdragsgiver kontraktsfeste krav  om HMS-kort i samsvar med forskrift om HMS-kort på bygge- og anleggsplasser og forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter om kjøp av renholdstjenester.  

Alle virksomheter som tilbyr renholdstjenester og bygge- og anleggsarbeider, skal sørge for at arbeidstakerne har gyldig HMS-kort. Kravet gjelder for både norske og utenlandske arbeidstakere.  

Kontroll

Oppdragsgiver skal kontrollere at leverandørene oppfyller kravene til HMS-kort, eksempelvis ved å be om dokumentasjon på at enhver som plikter det, innehar HMS-kort. For renholdskontrakter må det kontrolleres at leverandøren er godkjent av Arbeidstilsynet.   

Kontrollplikten oppfylles for eksempel ved at det fremlegges kopi av HMS-kortene, eller ved at HMS-kortene fremvises på lokasjonen hvor arbeidet utføres. Du kan sjekke gyldighet på HMS-kort her. Arbeidstilsynet har utarbeidet en sjekkliste for kontroll av HMS-kort for renholdstjenester.  

Oppdragsgiver skal dokumentere kontrollen skriftlig, jamfør kapittelet om "Rapport etter kontroll". 

Krav til informasjonsplikt og språkferdigheter

I kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider skal oppdragsgiver kontraktsfeste krav  om informasjonsplikt og språkferdigheter i samsvar med forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (byggherreforskriften) § 19 og 19a.  

Informasjon skal foreligge slik at den enkelte arbeidstaker forstår informasjonen godt. Dette gjelder for eksempel informasjon om: 

• planer og rutiner for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø 
• sikkerhetsopplæring 
• verneprotokoller 
• sikkerhetsinstrukser 
• sikkerhetsdatablader 
• varselsskilter 
• bruksanvisninger for verktøy og arbeidsutstyr mv. 

Kravet til språkferdigheter innebærer at leverandøren skal sørge for at arbeidstakerne og innleide arbeidstakere i virksomheten kan kommunisere på en slik måte at kommunikasjonen ikke utgjør en sikkerhetsrisiko. Leverandøren plikter å sørge for at minst en av de utførende arbeidstakerne og innleide arbeidstakerne på ethvert arbeidslag på bygge- eller anleggsplassen skal, når det er nødvendig for å ivareta sikkerhetshensyn, kunne forstå og gjøre seg forstått på et språk de andre på arbeidslaget forstår og kan gjøre seg forstått på.  

Oppdragsgiver kan be om at leverandøren dokumenterer at kravet til språkferdigheter og informasjonsplikt er oppfylt, men det foreligger ikke en forpliktelse etter forskriften til dette. Det kan for eksempel være å innhente dokumentasjon som viser at planer og instrukser foreligger på arbeidstakernes morsmål såfremt arbeidstakerne ikke forstår norsk eller engelsk.