Konseptutvikling og bearbeiding i bygg- og anlegg

• Skal prosjekterende utarbeide funksjonsbeskrivelse eller en detaljbeskrivelse etter NS 3420/prosesskoden?
• Skal det være spesiell teknologi eller særegen arkitektur?
• Standardkrav til bygningskomponenter, som tak og gulvbelegg, krav til universell utforming, hensyn til kulturminner.
• Miljø-/ klimahensyn?
• Hvilke oppgaver er forventet av rådgiverne? Skal de ha ansvar for gjennomføring av anskaffelser og kontraktsoppfølging må dette klart fram av spesifikasjon og kompetansekrav.
• En tegnings- eller dokumentleveringsplan er nyttig og gjør kontraktsoppfølgingen enklere. Hvilke tegninger og dokumenter skal produseres, og når skal de leveres til oppdragsgiver?

Du må avklare tidlig om du ønsker gruppekontrakt eller enkeltkontrakt med rådgiverne.

Ved enkeltkontrakter får du full innsikt i de enkelte rådgivernes leveranser, men som byggherre må du koordinere flere grensesnitt mellom kontraktene og dette kan føre til mer administrasjon enn ved gruppekontrakter.

Oppdragsgiver vil også stå (økonomisk) ansvarlig dersom en av rådgiverne blir forsinket eller på annen måte hindrer arbeidet til de andre rådgiverne.

Gruppekontrakter kan være frivillig sammensatt eller sammensatt av byggherren. Begge typer er regulert i NS 8401. Det kan være en fordel for byggherren med en frivillig sammensatt gruppekontrakt fordi deltakerne kan ha et godt innarbeidet samarbeid som fører til mindre koordinering for byggherren.

Den frivillige sammensatte gruppekontrakten består av selvstendige prosjekterende som blir solidarisk ansvarlige for eventuelle feil og mangler i prosjekteringen. Gruppen har både rett og plikt til å skifte ut deltakere dersom noen misligholder sine forpliktelser.

Når byggherren peker ut deltakerne i gruppen gjelder ikke solidaransvaret om en av deltakerne blir insolvens, misligholder kontrakten forsettlig eller mangler den nødvendige faglige kompetansen.

Ved prosjekteringsoppdrag bør du velge NS 8401 som kontrakt. NS 8401 er spesielt tilpasset for de utfordringer som gjelder for prosjektering, her regulerer den endrede offentlige krav og gruppekontrakter.

Du kan velge både honorar basert på fastpris eller timepris etter medgått tid. Dersom du velger timepris basert på medgått tid bør du sette en honorarramme for prosjektet, og følge med på timeforbruk i kontraktsoppfølging.

Skal rådgiverne og arkitekten tiltransporteres entreprenør, må dette fremgå av konkurransegrunnlaget. Tiltransport forutsetter at dette er avtalt mellom byggherre og rådgiver på forhånd.

I NS 8401 står det at ved utskifting av prosjekterende skal varsles skriftlig, men dette kan klargjøres bedre i konkurransegrunnlaget – for eksempel slik:

"Leverandøren plikter å benytte de oppgitte personene. Utskiftning av personell skal godkjennes av oppdragsgiver. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandøren kan likevel benytte annet personell til rutinepreget arbeid."

Tildelingskriteriene skal sikre at du får de beste rådgiverne til ditt prosjekt.

Det er lite hensiktsmessig med ren priskonkurranse i slike anskaffelser – her er det kompetanse og erfaring hos rådgiveren som er viktig. Kvalitet bør vektes høyt, slik at pris ikke blir utslagsgivende.

Det er vanlig å be om CV og referanser fra tidligere oppdrag som dokumentasjon på kompetanse og erfaring. I beskrivelsen av tildelingskriteriene må du presisere hva rådgiveren skal ha erfaring med og hvilke kompetansekrav som stilles. Det er viktig at disse kravene skal være forholdsmessige til det som skal leveres. 

Ta utgangspunkt i kravspesifikasjonen og det konkrete behovet når du utformer kriteriene. Beskriv hvordan kriteriene skal dokumenteres, og hva du vil vurdere.

• Er det spesielle forhold ved prosjektet som vil kreve ekstra kunnskap? Innovative løsninger, miljøkrav, spesielle tekniske innretninger, antikvariske forhold m.v.
• Er det rådgiveren som skal gjennomføre anskaffelsesprosessene i prosjektet - still krav til kompetanse innen gjennomføring av offentlige anskaffelser.
• Har du stort fokus på miljø og energi for eksempel gjennom bruk av og LCC i prosjektet – still krav til ekstra kompetanse innen dette feltet. 

Noen rådgiverfirmaer fokuserer på at de samlet i firmaet har den kompetansen som trengs. Presiser gjerne i konkurransegrunnlaget at det er de tilbudte personer som skal utføre arbeidet og følg dette opp som del av kontraktsoppfølgingen.

• Les mer om arbeid med, og regler for konkurransegrunnlaget i den generelle anskaffelsesprosessen. 
• Veileder om kjøp av konsulenttjenester gir også gode tips til utforming av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.

For tiltak som krever tillatelse etter plan- og bygningsloven må arbeidene utføres i samsvar med lovens krav, og leverandør bekrefter dette ved å erklære såkalt ansvarsrett for de oppgavene de skal utføre i byggesaken. 

Krav til nødvendig og relevant utdanning og praksis skal bidra til å sikre at kvaliteten på leveransen blir god nok. 

Byggesaksforskriften presenterer minimumskrav til leverandøren avhengig av hvilken rolle leverandøren skal ha: 

• SØK Ansvarlig søker 
• PRO Ansvarlig prosjekterende 
• KTR Ansvarlig kontrollerende   

• Minimumskrav til tiltaksklasse (kompleksitet og risiko) oppgaven i prosjektet har. 

Les mer om Minimumskravene i byggesaksforskriften kap. 11 (eller kap. 9 for tiltaksklassene). 

Eksempel på kvalifikasjonskrav utdanning og praksis

Kvalifikasjonskrav:

Leverandøren må ha nødvendig og relevant utdanning og praksis til å kunne erklære ansvarsrett i tråd med byggesaksforskriften kap. 11 for leveransene beskrevet i konkurransegrunnlaget. 

Dokumentasjon: 

Dokumentasjon på at kravene listet opp i byggesaksforskriften, kapittel 11 oppfylles ved attest for relevant og gyldig sentral godkjenning eller annen dokumentasjon som viser at leverandøren oppfyller kravene. 

Dokumentasjonseksempelet må er ment til inspirasjon og må vurderes konkret i hver enkelt anskaffelse.  

Det er i tillegg viktig å stille krav til relevante referanseprosjekter og be om dokumentasjon med en tydelig beskrivelse av tilbyders leveranseansvar og rolle i prosjektene der dette anses som nødvendig. 

Eksempel på kvalifikasjonskrav relevant erfaring 

Kvalifikasjonskrav:

Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag av tilsvarende kompleksitet og omfang. 

Dokumentasjon: 

En beskrivelse av leverandørens tre mest relevante oppdrag de åtte siste årene. Beskrivelsene skal være på maks 1/2 A4-side for hver av de tre oppdragene og skal angi hvilken rolle leverandøren hadde i prosjektet samt begrunnelse for overføringsverdi til dette prosjektet. Leverandører kan dokumentere nødvendig erfaring ved å vise til erfaring som ansatte har opparbeidet seg i tjeneste for andre enn leverandøren.  

Dokumentasjonseksempelet må er ment til inspirasjon og må vurderes konkret i hver enkelt anskaffelse.  

I byggesaksforskriftens kapittel 10 er det for rådgivende ingeniører/ arkitekter som påtar seg ansvarsrett for en av rollene over (SØK, PRO, KTR), også krav om ha på plass kvalitetssikringsrutiner:

  § 10-1.Kvalitetssikringsrutiner for oppfyllelse av plan- og bygningsloven 

1. rutiner for å identifisere, ivareta, herunder verifisere, og dokumentere oppfyllelse av relevante krav gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven  som gjelder for foretakets ansvarsområde i tiltaket, jf. § 1-2 bokstav d 
2. rutiner for å ivareta de plikter og oppgaver som følger av foretakets ansvar og funksjon i tiltaket, jf. kap. 12 
3. rutiner for å styre andre foretak som foretaket knytter til seg 
4. rutiner for å identifisere, behandle og lukke avvik fra krav gitt i eller med hjemmel i plan og bygningsloven.

For kravene i byggesaksforskriften er sentral godkjenning utstedt av Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) én måte å dokumentere at leverandøren har tilstrekkelige rutiner. Ettersom sentral godkjenning er en frivillig ordning, må du åpne opp for at det på annen måte kan dokumenteres at rutinene tilfredsstiller kravene i byggesaksforskriften kapittel 10. 

Eksempel på kvalifikasjonskrav kvalitetssikringsrutiner

Kvalifikasjonskrav:

Leverandøren skal ha kvalitetssikringsrutiner som tilfredsstiller kravene i byggesaksforskriftens kapittel 10 for tiltaksklasse X.

Dokumentasjon:

Dokumentasjon på at kravene listet opp i byggesaksforskriften (SAK10, kapittel 10) oppfylles for tiltaksklasse X ved attest for relevant og gyldig sentral godkjenning eller annen dokumentasjon som viser at kravene oppfylles. 

Dokumentasjonseksempelet må er ment til inspirasjon og må vurderes konkret i hver enkelt anskaffelse.  

Som oppdragsgiver må du vurdere om det er hensiktsmessig, relevant og proporsjonalt med krav til kvalitetssikringsrutiner ut over lovpålagte krav, for eksempel for leverandører som ikke har behov for ansvarsrett. Mener du det er relevant og proporsjonalt med rutiner for disse, eller ytterligere rutiner eller sertifiseringer for de som allerede er omfattet av ansvarsrett, bør du spisse hvilke målsettinger og tilknyttet risiko som skal ivaretas. I bransjer der det er mindre vanlig med ISO-sertifisering kan et krav om sertifisering redusere antall tilbydere. Dette må du sjekke med markedet. 

Du kan stille kvalifikasjonskrav til ytterligere rutiner for å sikre miljømålsettinger, for eksempel relevante miljøledelsestiltak. Dette kan dokumenteres ved en egenerklæring som beskriver rutinene, eller med et gyldig bevis fra tredjeparts sertifiseringsordning (ISO, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende). Husk å vurdere om krav til miljøledelsesrutiner heller bør oppstilles som et kontraktskrav.

Eksempel på kvalifikasjonskrav miljøledelse

Kvalifikasjonskrav:

Leverandøren skal ha miljøledelsestiltak og -rutiner som ivaretar prosjektets risiko og målsetninger i tråd med punkt X i konkurransegrunnlaget. 

Dokumentasjonskrav:

Egenerklæring med beskrivelse av miljøledelsestiltakene og – rutinene, eller tredjepartssertifisering i henhold til ISO, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende. Det skal angis hvor i sertifiseringen de relevante rutinene er angitt og hvordan disse ivaretar målsettingene.

Dokumentasjonseksempelet må er ment til inspirasjon og må vurderes konkret i hver enkelt anskaffelse.  

Se mer om krav til miljøledelse i vår kriterieveiviser på miljø for bygg.
Les mer om kvalifikasjonskrav i den generelle veiledningen om anskaffelsesprosessen.