Konseptutvikling og bearbeiding i bygg- og anlegg

Prosjektplan med et kostnadsoverslag er grunnlaget for fremdriften av prosjektet og kommende konkurranser. Prosjektplanen må inneholde følgende:

• Beskrivelse av prosjektet
• Mandat
• Prosjektmål i prioritert rekkefølge
• Kostnadsoverslag
• Hovedmilepæler
• Krav til samfunnsansvar, for eksempel unngå sosial dumping, ta miljøhensyn og sosialt ansvar

Det er viktig å sette av nok tid til tverrfaglig samarbeid og oppfølging av samfunnsansvar i prosjektplanen. Mål og krav for samfunnsansvar må være godt kjent av alle roller i prosjektet, og bli evaluert ved milepælene. Det inkluderer:

• Ekstra miljøkartlegging og sanering ved rivning eller ombygging.
• Kartlegging av risiko for sosialt ansvar i leveransekjedene til byggematerialene.
• Oppfølging av risiko for sosial dumping i leverandørkjedene.

Redegjør for økonomien på overordnet nivå. Følgende momenter må være vurdert:

• Totale bygge-/anleggskostnader
• Budsjett for prosjektorganisasjonen
• Risikovurderinger og usikkerhetsavsetninger
• Fremdriftsføringer
• Tilstrekkelig finansiering for å gjennomføre prosjektet

Livssykluskostnadene i prosjektet kan vise viktige konsekvenser av de alternative konseptene.

Det kan være nyttig å ta kontakt med bransjeaktører for å få med deres kompetanse og erfaringer. Kostnadsoverslag skal legges inn i prosjektplanen.

Når behov, mål, krav og prosjektorganisering er definert dokumenteres dette i et styringsdokument. Styringsdokumentet skal brukes i hele prosjektet, og suppleres med opplysninger stadig ettersom prosjektet detaljeres.

Vår mal for styringsdokument er generisk. Det er derfor nødvendig å tilpasse den til både prosjektets innhold og at du er i denne tidlige fasen der prosjektet er som et behov, og ikke en løsning. Du bør ha en tanke om hvordan du skal ivareta livssykluskostnadene i prosjektet, for eksempel spesifisere krav om hvilke alternativanalyser du vil ha en LCC-analyse av, og at LCC-analysen skal være del av beslutningsgrunnlaget, for å vise de økonomiske konsekvensene av ulike alternativer.

Livssykluskostnadene (LCC) består av to hovedelementer: investeringskostnaden og løpende kostnader i driftsperioden til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU-kostnader) av bygget i en definert levetid.

Leiekostnader er også en årlig kostnad der byggherre normalt dekker kostnader til verdibevarende vedlikehold, men leietaker dekker driftskostnader og utviklingskostnader til for eksempel ombygging. For å kunne sammenligne investeringskostnader og FDVU-kostnader og leie benyttes en nåverdiberegning.

Ulike konsepter i konseptutviklingsfasen vil ha ulik sammensetning av investeringskostnader og årlige kostnader. Om du f.eks. skal sammenligne å bygge nytt, rehabilitering og leie av eksterne lokaler for å dekke et behov, vil investeringskostnadene være høyest for nybygg, mens løpende årlige kostnader til leie og drift av bygget vil være høyest for leid bygg. En LCC-analyse for alle alternativene gir et sammenlignbart beslutningsgrunnlag for de økonomiske konsekvenser, og er en viktig del av beslutningsgrunnlaget.

I denne fasen er alternativene lite detaljert og alle beregninger gjøres på kvadratmeternivå basert på estimerte erfaringstall/ nøkkeltall. Areal er den største kostnadsdriveren i denne fasen.

For investeringskostnaden i de ulike alternativene må følgende momenter beregnes/vurderes:

• Totale bygge-/ anleggskostnader, inkludert prosjektering
• Budsjett for prosjektorganisasjonen
• Risikovurderinger for eksmeple høyere risiko ved rehabilitering enn nybygg, grunnforhold mm.
• Fremdriftsføringer og virkninger for prisstigning og finansieringskostnader
• Tilstrekkelig finansiering for å gjennomføre prosjektet

For de årlige kostnadene må følgende momenter beregnes/ vurderes: 

• FDVU-kostnader og avvik i disse for de ulike alternativene

Rehabiliterte bygg når ofte ikke samme energieffektivitet som nybygg

• Rehabiliterte bygg har ofte lavere fleksibilitet, noe som gir høyere utviklingskostnader i levetiden
• Rehabiliterte bygg er ofte mindre arealeffektive enn nybygg, noe som gir høyere areal og høyere FDVU-kostnader
• Rehabiliterte bygg er ofte ikke planlagt for moderne, effektivt renhold, som f.eks. tilpasninger for maskinelt renhold
• Leiekostnader i driftsperioden (leie hele eller deler av lokalene for å dekke det definerte behovet)
• Eventuelle leieinntekter dersom du bygger for stort/ eller kan sambruke deler av arealet

For å følge god praksis skal alltid videreføring av dagens situasjon beregnes, eventuelt med nødvendige oppgraderinger for å møte lovkrav, som krav til inneklima, brannkrav, krav i forskrift om miljørettet helsevern, osv. Dette omtales normalt som nullalternativet. Hvordan nullalternativet skal defineres og beregnes er beskrevet i Finansdepartementets veileder nr. 8 for kvalitetssikring av konseptvalg.

Les mer om LCC på våre temasider. 

• Rehabilitering krever en god tilstandsanalyse og økonomisk analyse.
• Rehabiliterte bygg får, for samme funksjoner, større bruksareal enn nybygg. Disse ekstra kvadratmetrene må driftes og vedlikeholdes og ekstra årskostnad må påregnes.
• Det må skaffes erstatningslokaler under ombygg.
• Salg av attraktive tomter og/eller bygninger som enkelt kan tilpasses annen bruk, gir tilskudd til finansiering av nybygg. 
• Om et nybygg gir bedre primærdrift, vil merkostnaden på investeringen i nytt bygg raskere betale seg.
• Ved byggearbeid i bygg som er i bruk i byggeperioden vil du oppleve ulemper for brukerne i form av støy, sikkerhetsrisiko og mindre tilgjengelige uteområder.
• Hvordan er behovet i dag? Om 10 eller 20 år? 
• Leie eller eie? Kan du leie lokaler eller arealer et annet sted?
• Hvilke arealer kan du ha sambruk av?
• Kan du disponere eksisterende arealer annerledes?

Tomten må vurderes med tanke på en rekke forhold:

• Hvordan er plassering med tanke på brukerne, i dag og om 10 år?
• Hvordan er transportbehovet for bil/buss?
• Er tomten stor nok etter den nye behovsvurderingen?
• Er det plass til senere utvidelser?
• Har tomta plass til provisoriske lokaler under en eventuell ombygging?
• Kan eiendommen enkelt brukes til andre formål, offentlig eller privat?
• Gir reguleringen for aktuelle tomter føringer for valget?

Om du kommer til at den beste løsningen er å bygge nytt, må miljøaspektet vurderes i valg av tomt og beliggenhet:

• Uberørte områder er en ressurs i et økologisk perspektiv. Kan du bygge der det allerede er bebygd?
• Vurder plassering av bygget opp mot kollektivt knutepunkt. Miljøbelastningen fra reiser og transport reduseres ved å bygge nær et knutepunkt.
• Undersøk om det er miljøverdier vernet i lov, forskrift eller avtaler som må ivaretas ved utbygging. Dette kan være forekomst av truede eller sjeldne naturtyper og påvirkning av leveområder til truede dyrearter.
• Er tomten optimal for et bygg eller anlegg med de funksjonene du trenger? Er det andre funksjoner som egner seg bedre med tanke på flerbruk, transportbehov mm?

Bygninger som skal rehabilites, får i utgangspunktet same krav til standard på alle område som nybygg. Noen grunnleggende spørsmål:

• Kan du gjennomføre en generell oppgradering?
• Kan du bygge om deler av arealet?
• Kan du bevare deler av konstruksjonen, for eksempel bærende konstruksjoner?
• Kan du bevare enkelte bygnings- eller anleggskomponenter, eksempelvis heiser, trapper, ventilasjonsanlegg, broer eller veibelysning?
• Er det mulig å tilpasse bygningene til kravet om universell utforming?
• Kan de fleste bærende konstruksjonene beholdes?
• Kan funksjoner bli værende i dagens rom?
• Er bygningene signalbygg i nærmiljøet eller bevaringsverdige?
• Har kommunen teknisk dokumentasjon av bygget? For eksmeple tegninger, bygningsmessig beskrivelser, tilstandsanalyse, oversikt over farlige bygningsmaterialer mm.?

Allerede i konseptutviklingsfasen er det viktig å ta stilling til miljøambisjonene i prosjektet. I arbeidet med utkast til konkurransegrunnlag må du beskrive hvilke ambisjoner du har, og utfordre leverandøren til hvordan ivareta disse ambisjonene. Er det i kravspesifikasjon, tildelingskriterier, eller som kontraktskrav? 

Høye energiambisjoner bør avklares tidlig. Beregninger av livssykluskostnader vil få frem de økonomiske konsekvensene med slike bygg. Beslutningen om energiambisjon kan tas senere, men kan da medføre økte kostnader. Når miljømål for prosjektet fastsettes vil f.eks et nullenergihus være en måte å oppnå miljømålet på. Ofte er det nødvendig med en politisk behandling av dette i denne fasen for å avklare rammene for prosjektet.

Valg av materialer og utførelse på bygg- og anleggsplasser har stor invirkning på klimagssutslippene i prosjekter. For å redusere utslippene bør du fokusere på materialer med lave klimagassutslipp og å redusere utslipp fra anleggsmaskiner og utstyr.

I byggeprosjekt kan du sette opp en utslippsramme for materialene i bygget, og stille krav til at entreprenørene skal gjøre klimagassberegninger som viser at bygget innfrir denne. 

Tilgangen på utslippsfrie maskiner og utstyr blir stadig bedre, og det anbefales å ha markedsdialog for å undersøke om dette er noe du kan be om i anskaffelsen.

Påvirkningen på livssykluskostnadene er størst tidligst i prosjektet. I denne tidlige fasen er areal den største kostnadsdriveren. Enkelt sagt er den billigste kvadratmeteren den du ikke trenge å bygge. Et kritisk blikk på faktisk behov  før et prosjekt settes i gang kan derfor være det viktigste tiltaket for å redusere livssykluskostnaden.

LCC-analysene blir grove i tidligfase, det gir likevel byggherre og beslutningstagere et anslag over mulige variasjoner i årskostnader i driftsfasen. De fleste byggherrer er bevisst at tidligfase utformer grunnlaget for å fastsette prosjektrammen, samt lager forutsetningene for senere konkurransegrunnlag.

Det er mindre oppmerksomhet rundt at du i denne fasen også foretar mange valg som får konsekvenser for driftsfasen og kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) av det ferdige bygget eller anlegget. LCC-analyser er viktig for å vurdere konsekvenser av de ulike valgene du kan ta.

Når behovet er definert bør det gjøres alternativvurderinger med LCC-beregninger for de ulike alternativenekonseptene. Det er ikke alltid alternativet med lavest LCC er det beste valget. Hvordan de kvalitative målene og samfunnsansvaret svares ut av de ulike alternativene må også vurderes opp mot forskjeller i LCC -kostnaden. Det er ikke alltid alternativet med lavest LCC er det beste valget. For eksempel kan kostnaden for kjernevirksomheten som skal bruke bygget variere. En dårlig lokalisering (se film 1 konseptvalg i basiskurset for LCC), langt unna knutepunkt og/ eller andre deler av virksomheten kan øke virksomhetskostnaden betydelig. Dette synliggjøres ikke i en tradisjonell LCC-beregning og må enten beregnes separat og/ eller vurderes kvalitativt.

Eksempel på arealvurderinger fra Statsbygg:

En utdanningsinstitusjon meldte inn behov for større areal. Det ble blant annet meldt om behov for flere grupperom for studenter. For å sjekke behovet gjennomførte Statsbygg en telling av rombruk. Dette viste at det var flere grupperom for studenter med god kapasitet. For å øke brukermedvirkningen gjennomførte utdanningsinstitusjonen samme telling med tilsvarende resultat. Gjennom gruppeintervjuer med de ulike brukergruppene, deriblant studentene, viste det seg at grupperommene med god kapasitet var mindre sentralt passert. Grupperommene med høy bruk lå slik at man «ser og blir sett» - man fikk med seg når andre gikk til lunsj, tok pauser med andre grupper og gjorde avtaler om andre sosiale hendelser. Det reelle behovet var ikke flere grupperom, det var en reorganiseringen av rombruken, noe som er langt billigere og mer arealeffektivt enn å bygge ut. 

Eksempel kvalitative mål Kristiansand kommune brukte i evalueringen av ulike alternativer for nytt rådhuskvartal

I en LCC-analyse er det ikke alle mål som kan vi kan sette en kroneverdi på. Forskjeller i mulighet for samarbeid på tvers av sektorer i en kommune er for eksempel vanskelig å verdsette i kronebeløp. Det kan være mer fornuftig å verdsette dette med en poenggivning mellom de ulike alternativene. I tabellen under vises de kvalitative målene Kristiansand kommune brukte da de evaluerte ulike alternativer for nytt rådhuskvartal: