SIA - Seksjon for IKT-avtaler

Formålet med anskaffelsen er å dekke virksomhetenes behov for multifunksjonsmaskiner og printere med tilhørende utstyr. En enhetlig maskinpark og forenklet drift og administrasjon i staten har potensialet til å gi gevinster.

Vi har ingen eksisterende fellesavtale for dette produktområdet i dag.

Status

• Prosjektmandat: godkjent
• Behovsanalyse: ferdigstilt
• Markedsundersøkelse: ferdigstilt
• Konkurransestrategi: godkjent
• Konkurransen er kunngjort

Kontraktsinngåelse er forsinket.

Grunnet behandling av innsynsbegjæringer og behov for avklaringer i mottatte tilbud, er kontraktsinngåelsen foreløpig utsatt. 

Vi beklager ulempene dette medfører.

Prosjektmandat

Effektmål

• Effektiviseringsgevinst: Det er estimert en potensiell årlig besparelse potensiale på 20 MNOK. For å kunne nå besparelsespotensialet i avtalen er det viktig med tilnærmet full deltagelse fra alle aktuelle virksomheter og at virksomhetene etterlever rammedokumentets anbefalinger. Dersom virksomhetene etterspør riktig teknologi tilpasset nytt bruksmønster, kan det medføre vesentlige besparelser ut over prisbesparelsene.
• Kvalitetsgevinst:  
  • sikre riktig behovsdekning
  • god kvalitet på produkter og tjenester
  • god opplevd kvalitet på service og reparasjoner
• Samfunnsgevinst: Økt levetid og brukstid på maskinene bidrar til økt bærekraft og reduksjon i utslipp. 

Tentativ fremdriftsplan

Milepæler	Tidspunkt
Oppstart prosjekt	Q2 2022
Godkjent konkurransestrategi	Q4 2022
Kunngjøring av konkurranse	Q4 2023
Tildeling og inngåelse av kontrakt	Q1 2024
Oppstart og implementering av kontrakt	Q1 2024

Organisering

• Prosjekteier: Ken Patrick, seksjonssjef IKT-avtaler, Statens innkjøpssenter
• Prosjektleder: Junaid Aftab, Statens innkjøpssenter
• Prosjektdeltakere:
  • Yngvar Loen Larsen, juridisk rådgiver, Statens innkjøpssenter
  • David Behrens, analyse, Statens innkjøpssenter
  • Bjørn Kummeneje, miljø og samfunnsansvar, avdeling for bærekraft og innovasjon

Innkjøpsgruppe

• Børge Aune, SIKT – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør
• Espen Ruud, Politidirektoratet
• Mona Mathisen Hellebust, Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS)
• Ane Katrine Skogseth, Domstoladministrasjonen
• Øivind Martinsen, Statens pensjonskasse
• Harald Magne Løvø, Statens vegvesen

Referansegruppe

• Hanne Helen Jenssen, Forsvarsbygg
• Margrethe Skjelven, Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir)
• Kjartan Nilsen, Politiets fellestjenester (PFT)
• Sverre Sørensen, Utdanningsdirektoratet (Udir)
• Unni L. Norrøne, Udir
• Cecilie Fossum, Patentstyret

Ta kontakt med prosjektleder Junaid Aftab ved eventuelle spørsmål, se kontaktinformasjon under.

Statens innkjøpssenter har inngått fellesavtale for kjøp av AV-utstyr med fire leverandører:

1. Atea AS
2. Advania Norge AS
3. Kinly AS
4. Friday Networks

Avtalen trådte i kraft 15 september 2023 med en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse inntil 2 år.

Om avtalen

• Ikrafttredelse: 15.09.23
• Varighet: 2 år med opsjon på 2x1 år
• Opsjon: Virksomhetene vil bli varslet i god tid i forveien dersom opsjon ikke utløses
• Fellesavtalen er inngått som en nasjonal, parallell rammeavtale med avrop i form av direkteavrop etter fossefallsmetoden og bruk av minikonkurranser.

Rammedokumentet for fellesavtalen for AV-utstyr

Rammedokument- AV-utstyr.pdf

pdf

435.83 KB

Hovedsortiment

Alle de fire tilbydere har opprettet et hovedsortiment som knyttes opp til samhandlingsrom, små møterom, mellomstore møterom og store møterom. I tillegg er det et utvalg av ulike skjermer og prosjektorer med tilbehør.

Produktsortimentet er tilgjengelig for lokale avtaleforvaltere via Teamsområdet som benyttes for forvaltning av avtalen.

Avropsmekanisme 

Direkteavrop etter fossefallsmetoden:

Avrop på hovedsortimentet skal i hovedsak gjøres direkte etter fossefallmetoden, og det er ikke lagt en verdibegrensning på disse avropene.

Fossefallsmetoden innebærer at leverandøren som rangert som nr. 1 , Atea AS, er første leverandøren virksomhetene skal kontakte ved behov som skal dekkes av direkteavrop. Dersom Atea AS, ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser som eks. levering på 10 virkedager, kan virksomhetene kontakte leverandør nr. 2, Advania Norge AS. Dersom Advania Norge AS ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser, kan virksomhetene kontakte leverandør nr.3, Kinly AS. Dersom Kinly AS ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser, kan virksomhetene kontakte leverandør nr. 4, Friday Networks AS.

Helle Paulsen

Det er tre unntak fraavropsmekanismen med direkteavrop etter fossefallsmetoden:

1. Særlige behov: Oppdragsgivere med særlige behov for tjenester knyttet til eksisterende utstyr eller behov for ytelser hvor pris ikke har vært konkurranseutsatt, kan gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører.   
   1. Sentraliserte tjenester: Direkteavrop av sentraliserte tjenester skal ikke følge fossefallsmetoden. Avrop knyttet til sentraliserte tjenester skal enten gjøres hos leverandør nr. 1,  Atea AS,  eller settes ut som en minikonkurranse mellom alle leverandørene.
   1. Øvrig sortiment: Avrop på øvrig sortiment med en forventet verdi over 500 000 NOK pr. avrop skal gjennomføres som minikonkurranse mellom alle leverandører.

Spesielt om avrop av sentraliserte tjenester:

I avtalen er det lagt til grunn at virksomhetene som omfattes av avtalen har behov for å kunne forholde seg til én leverandør for leveranse av sentraliserte tjenester. I dette ligger blant annet drift, vedlikehold, overvåkning, serviceavtaler, support, lisensiering osv.

Det er derfor lagt til grunn at Leverandør nr. 1, Atea AS, i utgangspunktet har alle sentraliserte tjenester i avtaleperioden, med mindre den enkelte virksomhet anskaffer sentraliserte tjenester i tilknytning til en minikonkurranse eller som en separat minikonkurranse om sentraliserte tjenester for hele avtaleperioden.

Avrop ved bruk av minikonkurranse gjøres i tre tilfeller:

1. Særlige behov: Oppdragsgivere med særlige behov for tjenester knyttet til eksisterende utstyr eller behov for ytelser hvor pris ikke har vært konkurranseutsatt, kan gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører.   
   1. Sentraliserte tjenester: Avrop knyttet til sentraliserte tjenester skal enten gjøres hos leverandør nr. 1,  Atea AS,  eller settes ut som en minikonkurranse mellom alle leverandørene.
   1. Øvrig sortiment: Avrop på øvrig sortiment med en forventet verdi over 500 000 NOK pr. avrop skal gjennomføres som minikonkurranse mellom alle leverandører.

Noen praktiske eksempler på bruk av ulike avropsmekanismer:

• Direkte etter fossefallsmetoden: En standard portefølje med 20 møterom som ikke treffer noen særlige behov i virksomheten skal avropes direkte etter fossefallsmetoden.
• Direkte uten bruk av fossefall: Avrop av drift, vedlikehold og overvåkning av en møteromsportefølje kan gjøres direkte til Atea AS.
• Minikonkurranse: Utstyr til auditorium er en opsjon i avtalen og vil ofte være en kombinasjon av produkter og tjenester som ikke har vært konkurranseutsatt i konkurransen om fellesavtalen, herunder avanserte lydanlegg. Dersom verdien av avropet er forventet å overstige 500.000 NOK, skal en virksomhet gjennomføre en minikonkurranse blant alle tilbyderne.     
• Minikonkurranse: Avrop av drift, vedlikehold og overvåkning av en møteromsportefølje kan gjøres som en minikonkurranse.

Avrop gjøres gjennom egen e-handelsportal eller ved å benytte leverandørens nettbutikk. For tilganger, kontakt leverandørenes oppgitte kontaktperson. 

Gjennomføring av minikonkurranser

Minikonkurranse skal gjennomføres mellom alle de fire leverandørene på rammeavtalen. Oppdragsgiver er selv ansvarlig for gjennomføring av mini-konkurransene og skal selv definere virksomhetens behov.

Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud.

1.4.1 Bilag 4B Mal for minikonkurranse.docx

docx

52.32 KB

Tildelingskriterier i mini-konkurransene

Oppdragsgivere kan velge innenfor følgende tildelingskriterier i minikonkurransene:

Oppdragsgiver kan benytte en eller flere av følgende tildelingskriterier:

• Pris
• Kvalitet
  • Oppdragsforståelse
  • Kompetanse
  • Kvalitative egenskaper ved produkter
  • Kvalitative egenskaper ved løsninger eller tjenester
  • Levering

Vekting av tildelingskriterier i minikonkurranser bestemmes av bestillende virksomhet.

Kontaktinformasjon til leverandørene

1. Atea AS: abc@atea.no, 22 09 50 00
2. Advania Norge AS: andreas.augdahl@advania.no, 922 82 222
3. Kinly AS: pingdahl@kinly.com, 908 123 88
4. Friday Networks AS: grethe.mona.pettersen@fridaynetworks.no, 484 841 00

Samarbeidsområde i MS teams

Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter for denne fellesavtalen. Den lokale avtaleforvalteren vil være avtaleansvarlig og koordinator både ovenfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter eller evt. dennes kontaktinformasjon.

Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. I Teams finner lokal avtaleforvalter avtaledokumenter og annen informasjon om avtalen. I Teams kan lokal avtaleforvalter rapportere eventuelle avvik (se avviksskjema), stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter og andre avtaleforvaltere.

For å få tilgang til teamet og for andre henvendelser omkring avtalen, vennligst kontakt oss på e-post: ikt-avtaler@dfo.no

Her er lenke til Brukerveiledning for gjestetilgang i Teams.

Om avtalene

Det er inngått 4 fellesavtaler, alle med Foxway AS:

• Delkontrakt 1, nasjonal
• Delkontrakt 2, region 1: Østlandet
• Delkontrakt 3, region 2: Sør og Vestlandet
• Delkontrakt 4, region 3: Midt og Nord Norge

Ikrafttredelse: 15.02.2023

Varighet: 2år + 1år + 1år

Tjenester:

• Bestilling, utplassering og opphenting av sikkerhetsskap
• Sortering og gjenvinning
• Sikker sletting og destruksjon
• Klargjøring, konfigurasjon og oppgradering
• Rapportering og oppgjør

Avropsmekanismer

Den enkelte virksomhet gjennomfører selv bestillinger på avtalene.

Rammedokument ombruk og gjenvinning av IKT-utstyr.pdf

pdf

259.69 KB

Lokal avtaleforvalter

Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter som ansvarlig for denne fellesavtalen. Den lokale avtaleforvalteren vil være avtaleansvarlig og koordinator både overfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres ved endringer av lokal avtaleforvalter eller eventuelt dennes kontaktinformasjon.

Samarbeidsområde for avtaleforvaltere i Teams

Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. Dette for å tilrettelegge for en mer effektiv kommunikasjon, bedre informasjonsflyt og selvbetjening. Teamet vil fungere som en digital møteplass for lokale avtaleforvaltere. Det er et sted for læring, samhandling og erfaringsutveksling. I teamet får alle medlemmer tilgang til avtaledokumenter og annen relevant informasjon. I Teams kan det rapporteres eventuelle avvik, stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter.

Tilgang til teamet får du ved å sende en forespørsel til IKT-avtaler@dfo.no

Konkurransestrategi

Konkurransestrategien beskriver plan og strategi for gjennomføring av anskaffelsesprosessen.

Konkurransestrategi Fellesavtale ombruk og gjenvinning av IKT-utstyr

pdf

792.89 KB

Om avtalen

• Ikrafttredelse: 27.03.2023
• Varighet: 2 år med opsjon på 4x6 måneder
• Opsjon: Virksomhetene vil bli varslet i god tid i forveien dersom opsjon ikke utløses
• Fellesavtalen består av to delkontrakter med ulik konstellasjon av leverandører og ulik hovedleverandør

Det er inngått to rammeavtaler med totalt 4 leverandører:

Delkontrakt 1, omhandler kjøp av PC-klienter, PC-skjermer og tilleggsutstyr har følgende leverandører i rangert rekkefølge:

• Atea AS (hovedleverandør)
• Advania Norge AS
• Dustin Norway AS

Delkontrakt 2, omhandler kjøp av Mac og tilleggstjenester vil ha følgende leverandører i rangert rekkefølge:

• Dustin Norway AS (hovedleverandør)
• Atea AS
• Techstep Norway AS

Rammedokument for fellesavtalen for PC-utstyr

Rammedokument - Fellesavtale for kjøp av PC-utstyr.pdf

pdf

245.78 KB

Standardsortiment

Delkontrakt 1: PC-klient, PC-skjerm og tilleggsutstyr

Varegruppe	PC-modell
Standard kontor-PC (stasjonær)	HP Elite Mini 600 DM
Standard kontor-PC (stasjonær)	Dell OptiPlex 7000 Micro
Liten bærbar "reise-PC"	HP EliteBook 835 G9
Liten bærbar "reise-PC"	Dell Latitude 5330
Standard bærbar PC	HP ELiteBook 845 G9
Standard bærbar PC	Dell Latitude 5430
Kraftig bærbar PC	HP Zbook Fury
Kraftig bærbar PC	Dell Precision 3571

Varegruppe	Skjerm-modell
Skjerm 24"	Lenova T24i-30
Skjerm 24"	HP E24 G4 FHD Monitor
Skjerm 27"	Lenova T24h-30
Skjerm 27"	Dell P2723DE
Skjerm 34"	Samsung 34" Curved S34A650
Skjerm 34"	Samsung 34" Curved 346B1C/00
Skjerm 49"	Samsung 34" Curved S49A950
Skjerm 49"	Dell U4919DW

Tilleggsprodukter/tjenester
Standard dokkingstasjon 1	WD22TB4
Standard dokkingstasjon 2	HP TB 120W G4 Dock
Standard hodetelefon "liten"	Poly Voyager 4300 UC Series 4320
Standard hodetelefon "stor"	Poly Voyager Focus 2 UC
Standard mus	HP 235 Slim Wireless Mouse
Standard tastatur	HP 230 BLK WL KBD
Standard mus- og tastaturpaakke	HP 235 Wireless Mouse and Keyboard Combo

Delkontrakt 2: Mac og tilleggstjenester

Produkter på standardsortiment

Mac mini, uten skjerm

Macbook Air, med 13.6 tommer skjerm

Macbook Pro, med 14 tommer skjerm

Macbook Pro, med 16 tommer skjerm

Apple Magic Keyboard

Apple Magic Mouse

Avropsmekanisme

Den leverandør som blir rangert som nr. 1 (Atea på delkontrakt 1 og Dustin på delkontrakt 2) får alt kjøp på standardsortiment, uavhengig beløpsgrense.

Den leverandør som blir rangert som nr. 1 får i tillegg alt kjøp (utenfor standardsortiment) med estimert verdi inntil kr. 500.000 eksklusive mva., regnet per avrop/kjøp.

Avrop/kjøp defineres som bestillingers samlede verdi gjennom en (1) kalendermåned.

Avrop gjøres gjennom egen e-handelsportal eller ved å benytte leverandørens nettbutikk.

For tilgang til nettbutikk, punch-out eller EHF-katalog, kontakt

• Delkontrakt 1 - Atea, Armin.heidarieh@atea.no
• Delkontrakt 2 - Dustin, morten.sather@dustin.no

Gjennomføring av mini-konkurranser

Avrop utenfor standardsortiment, med estimert verdi som er lik med eller over kr. 500.000 ekskl. mva., skal gjennomføres ved mini-konkurranse hvor vinneren får leveransen. Minikonkurranse skal gjennomføres gjennom konkurranse mellom alle leverandørene på rammeavtalen.

Minikonkurranse skal også benyttes der man ønsker å anskaffe utstyr gjennom alternative kjøpsformer (PC-klien som tjeneste, o.l.). Enheter som anskaffes gjennom alternative kjøpsformer skal avhendes tilbake til leverandøren som vant den aktuelle minikonkurransen.

Oppdragsgivere (bestillende virksomheter) med spesielle behov og som ønsker forutsigbarhet i leveranser, kan gjennomføre en mini-konkurranse mellom alle leverandører, for alt kjøp av produkter for en nærmere angitt tidsperiode. Dette kan for eksempel være oppdragsgivere som ønsker å standardisere spesielle modeller og tilhørende utstyr som ikke inngår bland standardmodellene.

Oppdragsgiver er selv ansvarlig for gjennomføring av avrop/mini-konkurranser og skal selv definere virksomhetens behov.

Bilag 4b Mal for minikonkurranse - Delkontrakt 1.docx

docx

51.51 KB

Bilag 4b Mal for minikonkurranse - Delkontrakt 2.docx

docx

51.5 KB

Tildelingskriterier i mini-konkurransene

Oppdragsgivere kan velge innenfor følgende tildelingskriterier i minikonkurransene:

• Pris, herunder: Samlet pris på produkter, Samlet pris på tjenester
• Kvalitet, herunder: Support og service, Garanti, Bestilling og leveringstid, Kvalitative egenskaper

Vekting av tildelingskriterier i mini-konkurranser bestemmes av bestillende virksomhet.

Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud.

Kontakt leverandørene

• Atea AS: Charlotte Hermansen Moland charlotte.hermansen.moland@atea.no
• Advania Norway AS: Ole Anders Wilkow Jenssen ole.jenssen@advania.no
• Dustin Norway AS: Ketil Knutsen ketil.knutsen@dustin.no
• Techstep Norway AS: Martin Meintjes martin.meintjes@techstep.io

Samarbeidsområde i MS teams

Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter for denne fellesavtalen. Den lokale avtaleforvalteren vil være avtaleansvarlig og koordinator både ovenfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter eller evt. dennes kontaktinformasjon.

Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. I Teams finner lokal avtaleforvalter avtaledokumenter og annen informasjon om avtalen. I Teams kan lokal avtaleforvalter rapportere eventuelle avvik (se avviksskjema), stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter og andre avtaleforvaltere.

For å få tilgang til teamet og for andre henvendelser omkring avtalen, vennligst kontakt oss på mail. For kontaktinformasjon se under.

Brukerveiledning for gjestetilgang i Teams

pdf

757.31 KB