Anskaffelsesprosessen steg for steg

Evaluere tilbud

Evaluering av tilbudene består i å rangere tilbudene i forhold til hverandre basert på hvert tildelingskriterium for å finne frem til en vinner.

Kvalifikasjonsvurderingen
Når de leverandørene som ikke oppfyller kvalifikasjonene eller er omfattet av avisningsgrunner er valgt bort, kan du begynne å vurdere tilbudene, jf. foa del II § 9-4 og 9-5 og for foa del III §§ 24-2 - 24-7.

Der du har kunngjort en begrenset tilbudskonkurranse etter del II, jf. foa § 8-9 eller konkurranse med forhandling etter foa del III, jf. foa § 16-7 skal du velge ut de leverandørene blant de kvalifiserte som skal inviteres til å innlevere tilbud. Utvelgelsen skal skal skje i henhold til de objektive og ikke-diskriminerende kriterier du har angitt i kunngjøringen.

Valg av evalueringsmodell
Før du åpner tilbudene må evalueringsmetoden fastsettes, hvis du ikke allerede har gjort det i anskaffelsesdokumentene.

Oppfyllelse av absolutte krav
Det første du skal vurdere er om tilbudet oppfyller de spesifikasjoner, dvs absolutte krav du har satt til egenskapene ved ytelsen. Dersom tilbudet ikke oppfyller disse kravene, skal du avvise tilbudet. Du skal avvise tilbud dersom tilbudet inneholder vesentlige avvik fra konkurransedokumentene, jf. foa § 9-6 og § 24-8.

Avvik eller forbehold i tilbudet
Hvorvidt det er et avvik eller forbehold i tilbudet, beror på en tolkning av konkurransegrunnlaget og tilbudet.

Avvik eller forbehold som ikke er vesentlig, skal kunne prises for å kunne gjøre tilbudene sammenlignbare. Forenklingsutvalget har i NOU 2014: 4, på side 238 uttalt seg om plikt til å ta hensyn til avvik i tilbudene:
«Oppdragsgiver har imidlertid en plikt til å gjøre tilbudene sammenlignbare. Det betyr
at dersom han ønsker å ta i betraktning et tilbud som har et avvik som har en økonomisk
verdi, vil han være forpliktet til å prissette dette. Gjør han ikke det, vil leverandøren kunne
få en urimelig konkurransefordel som følge av avviket. Tilbudene vil da ikke kunne
sammenlignes, og det vil være i strid med likebehandlingsprinsippet å ta et slikt tilbud i
betraktning».

Vesentlige forbehold i tilbudet medfører avvisningsplikt, jf. foa § 9-6 og § 24-8. Forbehold mot konkurransegrunnlaget som vil gi leverandøren en konkurransefordel er et vesentlig forbehold. Et vesentlig forbehold vil kunne endre konkurransesituasjonen mellom tilbyderne ved at den økonomiske balansen endres. Forbehold mot de alminnelige kontraktsvilkårene kan være et vesentlig forbehold, for eksempel er leverandøren har lagt ved sine egne standardvilkår som skal gjelde fullt ut.

Rangering av tilbudene
Det neste du gjør er å ta tilbud for tilbud og rangere dem i forhold til de andre tilbudene på hvert tildelingskriterium du har angitt i anskaffelsesdokumentene. Her er det ikke en "enten-eller-vurdering", dvs om tildelingskriteriet er oppfylt eller ikke, men en rangering av tilbudene basert på hvordan de skårer på hvert tildelingskriterium og den vekt du har gitt kriteriet.

For å gjennomføre en god evaluering som gjør at du finner fram til det beste tilbudet, er du avhengig av å ha satt riktige og presise tildelingskriterier, organisert evalueringsprosessen på en best mulig måte og valgt den beste evalueringsmodellen. Før endelig evaluering av tilbud gjennomføres, må eventuell avklaring av tilbudene gjøres og eventuelle forhandlinger må være sluttført.

Husk at hvert tildelingskriterium skal dokumenteres av leverandøren på den måten du har angitt i konkurransedokumentene slik at du kan verifisere hvordan den enkelte leverandør skårer på tildelingskriteriet, jf. foa § 8-11 og § 18-1 (9).

Avklaring av tilbudene

Kjernen i avklaringsadganger er å avklare motstridende opplysninger i tilbudet både mht kvalifikasjoner og selve tilbudet, Kofa 2021/592. Du kan be leverandørene supplere, ettersende, avklare eller utfylle mottatte opplysninger innen kort tilleggsfrist, dersom tilbudet eller dokumentasjonen synes å innehold feil eller uklarheter eller dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler. Dette forutsetter at opplysningene, fremgår av tilbudet, men at dokumentasjonen mangler eller er uklar

En slik supplering, ettersending mm skal ikke medføre at tilbudet forbedres. Dette er regulert i forskriftens  § 23-5 for anskaffelser over EØS-terskelverdien, men vil tilsvarende gjelde for de mindre beløpsmessige anskaffelser enten de er regulert av del I eller del II i forskriften.

Forhandlinger

Der det er hjemmel til å forhandle, skal de foregå slik det er angitt i konkurransegrunnlaget. 

Inngå kontrakt uten å forhandle
Der du har forbeholdt det retten til å inngå kontrakt uten å ha dialog/forhandle i anskaffelsesdokumentene, kan du inngå kontrakt direkte, jf. foa § 9-3 og § 23-7. Det å ikke velge å gjennomføre dialog eller forhandle når du først har åpnet for det, vil som hovedregel være uklokt, da leverandørene typisk vil legge inn en forhandligs"buffer" i konkurranser med dialog/forhandling.

Gjennomføring av forhandlinger
Forhandlinger kan gjennomføres skriftlig, ved fysiske møter eller via Teams, Zoom ol. Husk å skrife referat fra forhandlinger som ikke er skriftlige for å sikre kravet til etterprøvbarhet.

Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene, men det er ikke anledning til å forhandle om tildelingskriteriene og absolutte krav. Grunnen til dette er kravet til forutberegnelighet. Det kan være leverandører som har valgt å ikke delta i konkurransen da de ikke kunne oppfylle de absolutte krav du har satt eller som ser at de ikke vil kunne vinne frem i konkurransen med de tildelingskriterier som var angitt i anskaffelsesdokumentene. Dersom du endrer noen av disse forutsetningene i forhandlingene, er dette en vesentlig endring det ikke er lovlig å gjøre.

Eventuelle andre endringer i konkurransegrunnlaget som følge av forhandlingene skal umiddelbart sendes til alle leverandører som er med i forhandlingene.

Etter at forhandlingene er gjennomført, skal du sette en siste felles frist for mottak av endelig tilbud (også kalt revidert tilbud) fra leverandørene. Pass på at fristen er tilstrekkelig lang, slik at leverandørene har tid til å inngi det endelige tilbudet.

Det er ikke tillatt å forhandle om det endelige tilbudet.

Gjennomføringer av forhandlinger i faser
Der du har angitt i anskaffelsesdokumentene at forhandlingene vil foregå i faser, kan du redusere antall leverandører det skal forhandles med basert på tildelingskriteriene. Det betyr at du må rangere tilbudene på hvert tildelingskriterium og så velge ut de leverandører du ønsker å invitere inn til forhandlinger. De leverandører som blir valgt bort, skal snarest få en begrunnelse.

Gjennomføring av forhandlinger med et redusert antall leverandører
Der du har angitt i anskaffelsesdokumentene at du kun vil invitere et begrenset antall leverandører til forhandling, skal du invitere kun det antall du har angitt. Du skal velge ut leverandørene basert på hvor godt de skårer på tildelingskriteriene.

De leverandører som ikke blir invitert med til forhandlinger, skal snarest få en begrunnelse.

Selve forhandlingene skal gjennomføres slik at de grunnleggende krav inklusiv kravene til likebehandling og forutberegnelighet overholdes, les mer om det i veiledning for forhandlinger

Gjennomføring av evalueringen

Når eventuelle avklaringer og rettelser er gjort og forhandlinger gjennomført, evalueres tilbudene i henhold til de tildelingskriterier som er beskrevet i anskaffelsesdokumentene og i henhold til den vekting mellom kriteriene som er oppgitt.

Det anbefales å etablere interne prosedyrer for hvordan evalueringsarbeidet skal gjennomføres, hvordan arbeidet skal organiseres, konkrete tips og veiledning om hvordan evaluering skal gjøres, hvordan arbeidet skal dokumenteres, hvordan resultatene skal kommuniseres mv. Dette kan gjøres gjennom bruk av et konkurransegjennomføringsverktøy, i en prosjektbeskrivelse, arbeidsmanual e.l.  

Les mer om evaluering av tildelingskriterier og bruk av evalueringsmodeller på "Tildelingskriterier – utforming og evaluering".

Automatisk evaluering

For automatisk evealuering av varer og tjenester egner EHF tilbudskatalog seg godt.  Ved at leverandør spesifiserer sine varer og tjenester likt og at katalogen er maskinlesbar kan konkurranseverktøyet legge opp til at besvarelsene evaluerer automatisert.  Det kan være pris, kvalitet eller egenskaper ved varen og tjenesten, som miljø- eller sosialtansvars merker, som evalueres.  Her kan du lese mer om prosessen EHF tilbudskatalog og EHF katalog er en del av. For å få til et optimal prosess vil bruk av EHF Forespørselskatalog, der du stiller krav om generiske egenskaper, gjøre det lettere for leverandørene å besvare anskaffelsen.  Konkurransesystemet vil lettere kunne sammenligne tilbudene på tvers av leverandørene og sikre en retferdig og transparent prosess.  Her finner du prosessen der EHF forespørselskatalog er en del av

Se også

Oppdatert: 24. januar 2022

Kontakt

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord