Konkurransegjennomføring

Kunngjøringen skal inneholde alle vesentlige opplysninger om anskaffelsen for å sikre forutberegnelighet for leverandøren. Anskaffelsen skal kunngjøres på skjemaer fastsatt av departementet.

Kunngjøringskjemaene krever bla disse opplysningene

• Hvilke ytelser som er omfattet av ordningen, den anslåtte mengden, estimert verdi på anskaffelsen
• Lengen på kontrakten inkludert eventuelle opsjoner
• Hvilke kvalifikasjoner leverandøren skal oppfylle
• Hvilke tildelingskriterier med den relative vektingen som gjelder for anskaffelsen
• Andre opplysninger av betydning som hvordan ordningen virker, hvilket elektronisk utstyr som brukes (feks KGV) og tekniske ordninger
• Hvilke oppdragsgivere som er omfattet av anskaffelsen.  Dette gjelder selvom de først skal slutte seg til senere i kontraktsperioden
• Frist for å innlevere tilbud, eventuelt søke om å bli kvalifisert i begrensede konkurranser

For å avgjøre hvilke anskaffelser som skal kunngjøres på Doffin, må du beregne kontraktens verdi, jfr FOA § 5-4. Se nærmere i FOA § 5-3 om EØS terskelverdier og FOA § 5-1 om hvilke deler av anskaffelsesregelverket som gjelder for anskaffelsen. Fullstendig oversikt over EØS-terskelverdiene finner du også her.

Anskaffelser under nasjonal terskelverdi
For anskaffelser med kontraktsverdi under den nasjonale terskelverdien på kr 1,3 millioner eksl. mva. er det frivillig å kunngjøre anskaffelsen, men oppdragsgiver plikter å avholde en konkurranse ved å invitere et tilstrekkelig antall leverandører. Hvis du velger å ikke bruke frivillig kunngjøring for anskaffelser med kontraktsverdi under EØS terskelverdien, må du sikre tilstrekkelig konkurranse på annen måte. Det krever at du har god kunnskap om markedet. 

Anskaffelser over terskelverdi
Anskaffelser med verdi over den nasjonale terskelverdien skal kunngjøres på Doffin. EØS-terskelverdien for varer og tjenester er for statlige oppdragsgivere (fra 2024) kr 1, 49 millioner eksl. mva. og anskaffelser med kontraktsverdi som er lik, eller overstiger, denne terskelverdien kunngjøres i TED (tenders electronic daily). TED er EUs database for kunngjøringer. For statlige bygg og anleggsanskaffelser, skal anskaffelser opp til EØS terskelverdien (som fra 2024 er kr 57.8 mill eksl. mva.) kunngjøres i Doffin, og anskaffelser med verdi som er lik, eller overstiger, EØS-terskelverdien kunngjøres i TED.

For andre virksomheter som er omfattet av regelverket, skal vare- og tjenesteanskaffelser mellom kr 1,3 millioner eksl. mva. og opp til EØS-terskelverdien (som fra 2024 er kr 2,3 millioner eksl. mva.), kunngjøres i Doffin. Anskaffelser med kontraktsverdi som er lik, eller overstiger kr 2,3 millioner ekskl. mva. skal kunngjøres i TED. Bygg- og anleggsanskaffelser skal kunngjøres i Doffin opp til EØS-terskelverdiene (som fra 2024 er kr 57,8 millioner ekskl. mva.) og anskaffelser som er lik, eller overstiger, EØS-terskelverdiene i TED.

Det er mulig å også kunngjøre i TED, selv om anskaffelsen kun pliktes kunngjort i Doffin.

Dersom du unnlater å kunngjøre en anskaffelse som skulle vært kunngjort, er det i realiteten en ulovlig direkte anskaffelse, se nedenfor. Anskaffelser under kr 100.000 eksl. mva. er ikke omfattet av anskaffelsesregelverket og her er det således ingen kunngjøringsplikt.

Dersom du har hatt en mislykket anbudskonkurranse og ikke fikk inn tilbud eller bare mottok uakseptable tilbud, kan du gå over til en konkurranse med forhandling, men du plikter å kunngjøre denne konkurransen, jf FOA § 13-2 e). Dette er begrunnet med at du nå ønsker å endre konkurransegrunnlaget som vil være interessant for andre leverandører enn dem som deltok i den første kunngjorte anskaffelsen. 

Kunngjøringen må utarbeides i et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), som deretter sender kunngjøringen til publisering på Doffin og evt. TED. Kunngjøringer som er publisert kan ikke endres direkte i Doffin, dette må gjøres via en endringskunngjøring sendt fra KGV. Vær derfor nøye med å fylle ut kunngjøringen korrekt.

Når du kunngjør, skal du velge en CPV kode (Common Procurement Vocabulary) som angir type anskaffelse. Det er meget viktig å finne riktig CPV kode, for angir du feil kode, har du i realiteten ikke kunngjort anskaffelsen din.

Flere leverandører abonnerer på "sine" CPV koder for å holde seg orientert om mulige interessante konkurranser og anskaffelser med feil koder vil ikke bli fanget opp av dem. 

CPV kodene angir imidlertid kun helt overordnet hva konkurransen gjelder. Du bør derfor være nøye med ingressen i kunngjøringen. Den bør være noe mer utfyllende slik at leverandøren raskt ser om dette er av interesse for dem uten å behøve å laste ned alle dokumentene

For konkurranser etter forskriftens del III (over EØS - terskelverdiene) skal både konkurransegrunnlaget og ESPD skjemaet  gjøres tilgjengelig fra den dagen konkurransen kunngjøres i TED-databasen, jf § 14-1. Dette gjelder uansett hvilken prosedyre du har valgt, dvs også for konkurranser med prekvalifisering - noe som er en endring i forhold til tidligere rett.

For konkurranser etter forskriftens del II (under EØS - terskelverdien), jf § 8-4 er det ikke uttrykkelig regulert når konkurransegrunnlaget skal være tilgjengelig. Kunngjøringen må imidlertid minimum inneholde informasjon om hva som skal anskaffes. Dersom kunngjøringen ikke inneholder alle opplysningene som er relvante for anskaffelsen, så må oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag, jf § 8-4. Det må ikke være motstrid mellom det som ligger i selve kunngjørinsskjemaet og det som beskrives i konkurransegrunnlaget.

Eventuelle kvalifikasjonskrav med dokumentasjonskrav skal fremgå av anskaffelsesdokumentene, dvs enten kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Det mest praksiske er at leverandørene raskt kan se om de oppfyller kvalifikasjonene og derfor bør de i hovedsak fremgå av selve kunngjøringen. Det betyr at disse må du ha ferdigstillet på tidspunktet for en alminnelig kunngjøring (§ 8-17), dvs når du kunngjør selve konkurransen eller invitasjon for å bekrefte interesse, jf § 9-2.

Ved forhåndskunngjøring kan oppdragsgiver kunngjøre flere planlagte anskaffelser i en viss periode. Etter del II i regelverket kan alle offentlige virksomheter benytte seg av forhåndskunngjøring. Ved anskaffelser etter del III i regelverket, kan kun ikke-statlige oppdragsgivere benytte seg av denne kunngjøringstypen.

Det er ikke et krav at konkurransegrunnlaget skal være tilgjengelig ved kunngjøringstidspunktet, men da dette er den eneste kunngjøringen av konkurransen, skal det skal være angitt  presist hvilke ytelser kontrakten omfatter og en frist for mottak av forespørsel om å delta, jf § 8-17 og § 21-2 (2).  

Du kan også foreta en veiledende kunngjøring for å informere markedet om en kommende anskaffelse.

For anskaffelser under den nasjonale terskelverdien som fra 2024 er på kr 1,3 mill ekskl. mva .er det frivillig å kunngjøre anskaffelsen. Du skal imidlertid ivareta de grunnleggende prinsipper, herunder prinsippet om konkurranse. Hvorvidt du velger å kunngjøre anskaffelsen eller ikke, er en innkjøpsfaglig vurdering. Det kan ofte være hensiktsmessig å kunngjøre for å nå de rette leverandørene.

Hva som skal til for å oppfylle det grunnleggende prinsippet må vurderes konkret. Det vil avhenge av den beløpsmessige størrelsen på anskaffelsen, hvor strategisk viktig den er, om du kjenner markedet godt (ikke bare det lokale) eller ikke, om det er en område der markedet er under endring eller de ytelsene du skal anskaffe endres raskt. Det er hensiktsmessig å lage virksomhetsinterne rutiner for hvordan anskaffelser under kr 1,3 mill ekskl mva skal gjennomføres og hvilke vurderinger som bør foretas før man eventuelt velger å ikke kunngjøre anskaffelsen.

Som oppdragsgiver har du plikt til å informere om at det i samsvar med forskriften stilles krav til:

• lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten
• dokumentasjon
• sanksjoner

Dette skal fremgå av kunngjøringen eller av konkurransegrunnlaget. Det er tilstrekkelig å legge ved kontrakten som inneholder krav til lønns- og arbeidsvilkår, men DFØ anbefaler at du i tillegg opplyser om dette under «Spesielle kontraktsvilkår» i kunngjøringen.

Hvis en allmenngjøringsforskrift regulerer lønns- og arbeidsvilkårene for den bransjen som kontraktsarbeidet gjelder, anbefaler vi at du informerer om den aktuelle allmenngjøringsforskriften, og opplyser at leverandøren er forpliktet til å sørge for at arbeidstakerne hos leverandøren, og hos eventuelle underleverandører, skal ha lønns- og arbeidsvilkår i tråd med allmenngjøringsforskriften.

Forslag til tekst til konkurransegrunnlaget:

"I vedlagte kontraktskrav pkt. xx.xx.xx/bilag xx [sett inn aktuelt punkt og/eller bilagsnummer] er det stilt krav som sikrer at arbeidstakere hos leverandør og eventuelle underleverandører som utfører arbeid på kontrakten ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende forskrifter om allmenngjorte tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for de aktuelle bransjene. [navn på offentlig virksomhet] vil også føre kontroll med at bestemmelsene blir overholdt og sette i verk sanksjoner overfor leverandørene ved manglende overholdelse av bestemmelsene."

Dersom du ikke kunngjør en anskaffelse som det plikt til å kunngjøre, så er det i realiteten en ulovlig direkte anskaffelse.

Det hjelper ikke at du har holdt en form for konkurranse ved at du har invitert et knippe med leverandører. Det er selve unnlatelsen av å kunngjøre som medfører at det er en ulovlig direkte anskaffelse, da mange potensielle leverandører har blitt avskåret fra å kunne delta i konkurransen.

Dette er et meget alvorlig brudd på anskaffelsesreglene og sanksjoneres hardt dersom det blir innklaget, da det er et brudd på et av de grunnleggende kravene til konkurranse.