Konseptutvikling i BAE-anskaffelser
I konseptfasen vurderer du ulike konsepter og finner det som dekker behovet best. Les om hvordan du lager prosjektplan, styringsdokument, alternativsvurderinger, og organiserer prosjektet.
Forsvarsbygg
Tidligfase 1 Konseptvalg
Statsbygg
Utvikle
Oslo kommune
KVU
Mange av valgene du gjør tidlig i prosjektet gir kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av det ferdige bygget eller anlegget.
Å få frem livssykluskostnader er derfor spesielt viktig tidlig i prosjektet for å vurdere økonomiske konsekvenser av ulike alternativer før du beslutter.
Hva er rammene for prosjektet?
Prosjektemålene skal hensynta brukernes behov og overordnede mål, som (fylkes-) kommunale bærekraftmål, økonomi, mål i eiendomsstrategien og øvrige interessenter.
Hvilke målsetninger har prosjektet?
Du bør formulere tydelige prioriterte, målbare og rangerte mål som oppfyller brukernes behov.
Hvordan legge frem prosjektet for ledelse eller politisk behandling
Ofte krever et prosjekt og grunnlagsmaterialet som er utarbeidet politisk behandling.
Disse grunnprinsippene bør du følge når du legger frem saken:
- Prosjektmålene skal være godt synlige i saksdokumentene. Hvilken konsekvense et tiltak eller en løsning har for målene skal gå tydelig fram.
- Lekfolk må forstå saksdokumentene. Skriv enkelt og tydelig.
- Saksfremstillingen bør omtale brukergrupper i prosjektet med forslag til prioritering av ulike behov og/eller aktiviteter.
- Eventeulle alternativer må vise tydelige konsekvenser for fremdrift, økonomi og kvalitet.
- Saken skal ha et klart forslag til vedtak, eventuelt alternative vedtak, med en konsekvensvurdering av de ulike alternativene.
- Hvis tillegg legges fram i behandlingen, bør konsekvensene for fremdrift, kostnad og kvalitet vurderes før et eventuelt vedtak.
LCC i konseptutvikling
Påvirkningen på livssykluskostnadene er størst tidlig i prosjektet. Areal er den største kostnadsdriveren. Et kritisk blikk på faktisk behov før et prosjekt settes i gang kan derfor være det viktigste tiltaket for å redusere livssykluskostnaden.
LCC-analysene blir grove i tidligfase, men de gir likevel byggherre og beslutningstagere et anslag over variasjoner i årskostnadene, og et grunnlag for å fastsette den økonomiske rammen for prosjektet.
Du foretar mange valg som får konsekvenser for driftsfasen og kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) av det ferdige bygget eller anlegget.
Når behovet er definert er det viktig å gjøre LCC-beregninger for alternative konsepter. Alternativet med lavest LCC er ikke alltid det beste valget, men det er viktig å få fram hva det koster i drift. Kvalitative mål og samfunnsansvar er eksempler på noe som kan koste ekstra i investering og å vurderes opp mot forskjeller i LCC-kostnaden. En dårlig lokalisering (se film 1 konseptvalg i basiskurset for LCC), langt unna knutepunkt kan øke virksomhetskostnaden betydelig med reiser. Dette synliggjøres ikke i en tradisjonell LCC-beregning og må beregnes separat og vurderes kvalitativt.
Eksempel på arealvurderinger fra Statsbygg:
En utdanningsinstitusjon meldte behov for flere grupperom for studenter. For å verifisere behovet gjorde Statsbygg en telling av rombruken, som viste at det var flere grupperom for studenter med god kapasitet. Med brukermedvirknning gjorde utdanningsinstitusjonen samme telling med tilsvarende resultat. I gruppeintervjuer med studentene, viste det seg at grupperommene med god kapasitet var usentralt passert. Grupperommene med høy bruk lå slik at studentete så dem når de gikk forbi. Det reelle behovet var ikke flere grupperom, det var nok med en reorganiseringen av rombruken slik at de ble mer synlige, noe som er langt billigere og mer arealeffektivt enn å bygge nytt.
Eksempel kvalitative mål kvalitative mål Kristiansand kommune brukte i evalueringen av ulike alternativer for nytt rådhuskvartal
I en LCC-analyse er det vanskelig å sette en kroneverdi på alle mål. Forskjeller i mulighet for samarbeid på tvers av virksomheter i en kommune er for eksempel vanskelig å verdsette i et kronebeløp. Det kan være mer fornuftig å verdsette dette med en poenggivning. I tabellen under vises de kvalitative målene Kristiansand kommune brukte da de evaluerte ulike alternativer for nytt rådhuskvartal:
| Scenarie | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Løsninger som stimulerer til helhetlig ledelse på alle plan | 2 | 6 | 4 | 3 | 5 | 3 |
| Løsninger som legger til rette for tverrsektoriell samarbeid og medvirkning | 2 | 6 | 4 | 3 | 5 | 3 |
| Fysiske og tekniske løsninger som gir en bedre og mer attraktiv arbeidsplass | 3 | 5 | 4 | 4 | 4 | 4 |
| Sikkert bygg i bruk | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 |
| Tilrettelegging for bedre publikumsservice | 2 | 6 | 4 | 3 | 4 | 4 |
| God intern og ekstern kommunikasjon | 2 | 6 | 4 | 3 | 4 | 3 |
| Bygningsmessig og teknisk fleksibilitet og generalitet for å møte endring i nåtid og framtid | 2 | 5 | 4 | 2 | 3 | 3 |
| Relativt sett lav ressursbruk i driftsfasen (energi, renhold, vedlikehold) | 2 | 5 | 4 | 5 | 5 | 4 |
| Miljøriktige løsninger som gir godt inneklima og arbeidsmiljø | 4 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| Sum poeng | 25 | 55 | 44 | 34 | 41 | 35 |
Huskeliste
- Sett klare, prioriterte mål for prosjektet. Hvilken verdi skal sluttproduktet gi brukerne?
- Forankre bærekraft og samfunnsansvar i prosjektets målsetninger. Trekk inn ledelse og brukere i disse diskusjonene.
- Foreta prinsippvalg og utréd ulike alternative løsninger med utgangspunkt i dette, for eksempel: leie eller eie?
- Undersøk hvordan behov og ulike løsninger påvirker livssykluskostnadene.
- Sikre lederforankring av beslutninger på et tidlig tidspunkt.
- Undersøk om innovasjon kan gi nye og bedre løsninger og utvikle markedet.