Prosjektorganisering - OPS
Prosjekt er besluttet gjennomført som OPS, og prosjekteierne har formulert overordnede målsetninger for prosjektet, nå må du få på plass en prosjektorganisasjon.
Offentlig privat samarbeid er en krevende gjennomføringsmodell for både oppdragsgiver og leverandør. Det er viktig at prosjektgruppen er dedikert og setter av tilstrekkelig med tid og ressurser for gjennomføring av anskaffelsen.
Hvordan prosjektet kan organiseres
Prosjektgruppen er ansvarlig for å drive prosessen (fra forberedelser til kontrahering av leverandør), og for å involvere riktige personer til rett tid. Prosjekteier og prosjektleder kan, men må ikke være samme person.
Prosjektgruppen bør være liten og effektiv
- Prosjekteier bør være offentlig ansatt og ha noe kjennskap til OPS.
- Prosjektleder bør ha kjennskap til gjennomføring av OPS-prosjekt. Prosjektleder må påse at brukere og andre berørte parter involveres i tilstrekkelig grad i prosjektet og at framdrift er i henhold til plan.
- Kommersiell kompetanse – det kreves spesialkompetanse på OPS-prosessen og at juridisk/teknisk/finansiell kompetanse involveres tilstrekkelig.
- Juridisk kompetanse – OPS-anskaffelser krever andre kontrakter og juridiske vurderinger enn en tradisjonell anskaffelse. Det er derfor viktig at prosjektgruppen har juridisk spisskompetanse på OPS.
- Teknisk kompetanse – rådgiver i utformingen av de tekniske elementene i konkurransegrunnlaget (tekniske krav og funksjonskrav).
- Finansiell kompetanse – det kreves spisskompetanse for utforming av betalingsmekanismer, og utarbeidelse av finansiell modell for prosjektet.
Prosjektgruppen må i tillegg til å lage konkurransegrunnlag, bidra i evaluering av tilbydere, forhandlinger med tilbydere og kontrahering. Det er viktig å utarbeide en plan for oppfølging av leverandør i bygge- og driftsperioden.
NB: Det er krevende å utarbeide konkurransegrunnlaget. Dersom du ikke er en meget erfaren bestiller, bør du kontrahere eksterne rådgivere, dette kan ta tid. Hvis du ikke har en rammeavtale er det viktig å starte tidlig med å utlyse prosjektbistand, slik at prosjektet ikke blir forsinket.
Referansegruppe skal gi faglige innspill på utformingen av prosjektet og representerer brukere og spesialistkompetanse hos bestiller. Referansegruppen vil typisk bestå av representanter fra brukere (eks. rektor hvis prosjektet er et skolebygg), eiendomsavdeling, økonomiavdeling og eventuelt verneombud.
Styringsgruppe bestående av for eksempel ordfører og rådmann, i tillegg til eiendom/utbyggingsavdeling og lederrepresentant for brukere. Gruppen skal sikre forankring hos beslutningstakere.